O que é a Gestão de Manutenção? Um Guia de Sistemas e Software

A gestão da manutenção refere-se às actividades coordenadas de preservação e restauro de equipamentos, infra-estruturas e sistemas para garantir um desempenho e fiabilidade ideais. Esta disciplina centra-se no prolongamento da vida útil dos activos, na minimização do tempo de inatividade e na gestão eficiente dos custos de manutenção, contribuindo para a eficácia operacional global.

O que é a manutenção do equipamento?

A gestão da manutenção de equipamentos é uma abordagem estratégica centrada na manutenção regular e no funcionamento ótimo dos activos físicos de uma organização. Esta prática implica o planeamento, a implementação e o acompanhamento sistemáticos das actividades de manutenção para garantir a longevidade dos activos, evitar avarias e apoiar fluxos de trabalho operacionais contínuos.

Os quatro fundamentos da gestão da manutenção são a orçamentação, a programação de tarefas, o cumprimento dos regulamentos, a otimização dos fluxos de trabalho e o respeito pelas normas de segurança. Uma vez que a maioria dos programas são flexíveis, podem ser orientados para a formação do pessoal sobre as melhores práticas ou para a utilização de software de ordens de trabalho para dar resposta a pedidos complexos.

1. Orçamentação

Os gestores de manutenção estão por vezes limitados pelo orçamento da fábrica e necessitarão de maior transparência para decidir como esses fundos devem ser atribuídos para preservar a saúde dos activos. O verdadeiro desafio reside na prevenção de paragens não planeadas causadas por problemas menores que escapam ao controlo se as reparações ou substituições de peças necessárias não estiverem a ser feitas.

As avarias são uma fonte de custos operacionais em que as máquinas danificadas prejudicam a qualidade e a quantidade dos produtos. Mas nem todas as despesas são criadas de forma igual: Para que os activos estejam operacionais, um gestor de manutenção terá de reabastecer os inventários MRO, considerando a funcionalidade de cada item antes de calcular o compromisso entre o custo e a durabilidade.

2. Programação de tarefas

Uma grande parte é a questão de equilibrar diferentes personalidades num horário diário, semanal, ou mensal. Este é um método que reduz o custo de empregar mão-de-obra para chamadas de manutenção reactivas. Quando as encomendas de trabalho se acumulam, será necessário atribuir várias responsabilidades aos seus técnicos e engenheiros para assegurar que um produto é entregue a tempo.

Em troca, os pedidos concluídos actuam como titulares de lugar para quando se realizou a manutenção e quais os procedimentos realizados, documentando os históricos do equipamento para que se possa estimar a vida útil restante. O tempo e a mão-de-obra são bons indicadores de como as actividades devem ser ordenadas no calendário, com notificações para lembrar ao pessoal.

3. Cumprimento das normas

Os padrões de qualidade na sua indústria estão constantemente a mudar de um ano para o outro. Pode ser fácil perder de vista os regulamentos se não tiver estado a actualizar os registos em arquivo para incorporar novas políticas emitidas pela FDA ou EPA. A maioria das organizações tem listas de controlo de garantia de qualidade para a prontidão dos produtos durante as fases de fabrico ou distribuição.

No entanto, o cumprimento tem várias camadas que abrangem as leis locais, estaduais, e federais. Isto inclui a formação do seu pessoal em normas de segurança no local de trabalho e operações de equipamento. Por esse motivo, é necessário guardar registos electrónicos de ordens de trabalho aprovadas e incidentes documentados para se preparar para futuras auditorias.

Um exemplo seria rotular correctamente os alimentos e bebidas antes de serem enviados para fora da cadeia de abastecimento.

4. Otimizar os fluxos de trabalho

O terceiro objectivo é automatizar os fluxos de trabalho, mantendo a eficiência operacional em todas as fases do ciclo de produção. Isto mantém o equipamento em boas condições para que dure mais tempo e seja menos propenso a falhas súbitas. Uma estratégia de manutenção eficaz permitirá tirar o máximo partido dos seus processos preventivos, preditivos, ou de execução em caso de avaria.

Há sempre espaço para melhorias ao estabelecer fluxos de trabalho e procedimentos. O importante é descobrir que tarefas são urgentes e quem as deve executar. O objectivo é minimizar os contratempos resultantes da falta de coordenação e realizar inspecções frequentes das máquinas para estimar a taxa de produção. A adição de modificações pode aumentar ainda mais a fiabilidade dos bens pesados.

Como gestor da fábrica, deve ser proactivo na comunicação com a sua equipa, estando aberto a feedback e sugestões sobre como melhorar os processos existentes. Antes de aprovar um pedido, seria melhor praticar cenários de teste modelados após tipos de falhas.

A sua documentação escrita deve ser armazenada num CMMS, descrevendo as políticas, procedimentos, guias do utilizador, e fluxos hierárquicos dos sistemas mecânicos. A melhoria contínua é o principal objectivo, o que significa planear a manutenção em torno da disponibilidade das máquinas.  

Os princípios fundamentais da gestão da manutenção são:

• Liderança
• Fundações
• Processos
• Melhoramento
• Resultados

Ser capaz de definir o âmbito do trabalho antes de tentar reunir os resultados. Executar uma análise custo-benefício baseada em resultados passados para compreender quais são os desafios da implementação. O takeaway final deve ser: Que resultados são realmente significativos, seguidos de alguns recursos para enfrentar estes obstáculos?

A verdade é que muito tempo e esforço são investidos na manutenção de activos de alta prioridade, pelo que faz sentido disparar para um desempenho de maior qualidade enquanto se limita o tempo e dinheiro gastos a um montante razoável. Com um plano accionável, a sua equipa não será mais retida por acontecimentos imprevisíveis. 

Software de gestão de manutenção, por vezes também conhecido como um sistema informatizado de gestão da manutenção (CMMS)é um software que centraliza toda a sua informação de manutenção e fornece ferramentas para optimizar o desempenho dos activos. O objectivo de qualquer software de gestão de manutenção é aumentar a disponibilidade, utilização, e fiabilidade do seu equipamento.

Ao nível mais básico, o software de gestão de manutenção é uma solução completa para a manutenção de bens físicos nas suas instalações. Um CMMS permite-lhe gerir, automatizar e racionalizar eficazmente as suas operações de manutenção.

Hoje em dia, o software de gestão da manutenção está cada vez mais baseado em nuvens, em vez de se basear no local. Isto significa que a informação de manutenção é rapidamente acessível a partir de qualquer dispositivo, proporcionando uma rápida visibilidade em todas as suas operações de manutenção, mesmo em múltiplas instalações.

As soluções de software de gestão de manutenção oferecem uma grande variedade de características e capacidades, incluindo:

• Gestão e automatização da manutenção preventiva
• Gestão centralizada de activos ao longo de todo o ciclo de vida dos activos
• Gestão e automatização de ordens de trabalho
• Gestão de inventário, seguimento e reordenação automática de peças
• monitoramento de condição e análise para manutenção preditiva e manutenção prescritiva.
• Painéis de relatórios e análises
• Manutenção de registos digitais para preparação da auditoria
• Segurança e gestão de conformidade

Um software de gestão de manutenção com uma interface de utilizador intuitiva faz com que os utilizadores de qualquer nível acedam sem problemas às informações e ferramentas de que necessitam para fazer o seu trabalho de forma mais eficiente.

Há muitas vantagens em aproveitar um software de gestão de manutenção, ou CMMS, nas suas operações de manutenção.

Uma comunicação clara e eficaz em toda a sua organização é fundamental. Um CMMS fornece uma única fonte de verdade para todas as suas actividades de manutenção e informação relacionada.Isto reduz o risco de má comunicação, pelo que as decisões são tomadas com base na informação mais actualizada e precisa possível, mantendo as equipas de manutenção na mesma página com o seu programa de manutenção.

Ao ajudar as equipas de manutenção a afinar as suas operações, um software de gestão de manutenção pode aumentar a eficácia do seu programa de manutenção. Por exemplo, um CMMS agrega monitoramento de condição dados e emite alertas quando é detectado um problema potencial. Isto permite que as equipas de manutenção respondam prontamente quando e onde forem mais necessárias. Em última análise, ao permitir abordagens de manutenção mais proactivas, como a manutenção preditiva, o software de gestão de manutenção reduz o tempo de paragem não planeado dispendioso e reduz os custos globais de manutenção.

A gestão e automatização das ordens de trabalho é a capacidade chave de qualquer software de gestão de activos. Isto reduz o risco de erros devido à gestão manual de ordens de trabalho, ao mesmo tempo que aumenta a eficiência, facilitando aos técnicos a visualização do que precisa de ser feito.

Uma solução CMMS pode frequentemente substituir o arquivo manual em papel e as folhas de cálculo, facilitando a organização e a manutenção adequada de toda a documentação necessária no caso de uma auditoria. Por exemplo, um software de gestão de manutenção pode ser utilizado para registar automaticamente informações sobre todos os bens das suas instalações num local centralizado. No caso de uma auditoria, este registo digital pode ser facilmente exportado para um ficheiro ou relatório.Isto não só garante o cumprimento das normas relevantes, como também pode facilitar auditorias mais rápidas e evitar tempos de paragem para investigações.

Ao seleccionar um software de gestão de manutenção, é importante considerar não apenas as características e capacidades.É também importante considerar se o fornecedor oferece o nível de apoio necessário para executar a solução eficazmente dentro da sua organização. Por exemplo, para além das suas capacidades principais, a tecnologia deve também ser expansível para incluir outras funções de manutenção, tais como a vibração sensors oroutras técnicas em linha monitoramento de condição.

Os fornecedores de soluções de gestão da manutenção devem também fornecer formação sólida e serviços de apoio antes, durante e após a implementação do software para ajudar a reduzir a curva de adopção e permitir o melhoramento contínuo do sistema instalado.

É também importante assegurar que os sistemas herdados possam ser integrados em software mais recente para proteger a integridade das bases de dados e poupar tempo e frustração de trabalhar com sistemas incompatíveis.

O software de gestão da manutenção foi concebido para lhe dar uma imagem clara dos dados de tendências sobre infra-estruturas críticas em muitos locais. 

Um dos benefícios é monitoramento de condição em tempo real, o que permite às organizações tomarem decisões orientadas pelos dados para reduzir os custos e aumentar o seu tempo de actividade global. Isto elimina muitos processos manuais morosos, para que se possa planear em conformidade o tempo de inactividade com maior visibilidade nas ordens de trabalho programadas. 

A partir do painel de bordo, existem características como o seguimento do inventário MRO, para que saiba que artigos comprar para substituir peças danificadas. As capacidades de auditoria tornam possível manter-se actualizado sobre os mais recentes SOP, permitindo-lhe criar um histórico de manutenção sobre qualquer bem com fotografias e certificações marcadas no tempo. 

Há muitos benefícios em termos de eficiência e ciclo de vida , com a implementação e utilização de software de sistema de gestão de manutenção computorizado. Em geral, permite às equipas alinharem as suas práticas e actividades de manutenção com outros departamentos e objectivos empresariais. Quando se tem um sistema que permite a partilha de dados entre departamentos, o trabalho de todos fica um pouco mais eficiente.

A instalação de um CMMS é uma solução que dá maior visibilidade ao seu ambiente de instalações. Algumas delas até apoiam integrações com software de contabilidade ou aplicações de gestão de projectos para ajudar a aumentar a produtividade dos funcionários e assegurar que todas as funções centrais sejam transparentes.