O eMaint CMMS simplifica o processo de pedido de propostas de CMMS - fornecendo-lhe as informações, especificações de software e considerações gerais de que necessita para agilizar a sua tomada de decisões.

Contacte [email protected] e anexe o seu RFP ou preencha o formulário para iniciar o processo →

A nossa equipa terá todo o gosto em fazê-lo:

• Responda rapidamente a pedidos de RFI e RFP
• Ponha-o em contacto com empresas semelhantes que aumentaram os indicadores-chave de desempenho (KPIs) da manutenção, reduziram os custos e maximizaram a eficiência com o eMaint
• Fornecer respostas detalhadas ao RFP que incluam informações de base, capturas de ecrã e contexto

O que é um pedido de proposta (RFP) de CMMS?

Uma Solicitação de Proposta (RFP) é um documento formal emitido por uma organização para solicitar propostas de fornecedores para um projeto, produto ou serviço específico. Descreve os requisitos, objectivos e critérios da organização para selecionar um fornecedor. O objetivo principal de uma RFP é obter propostas detalhadas e competitivas de fornecedores qualificados, facilitando um processo de avaliação abrangente para identificar a melhor solução para as necessidades da organização.

No contexto dos sistemas informatizados de gestão da manutenção, um RFP é especificamente dirigido aos fornecedores de software CMMS. O objetivo é identificar uma solução que corresponda às necessidades de gestão da manutenção da organização e que se integre perfeitamente nos sistemas existentes.

Quando é que se deve criar um RFP?

Um RFP é particularmente útil quando a sua aplicação é complexa e uma solução standard, pronta a utilizar, não é suficiente. Eis alguns cenários específicos em que deve considerar a criação de um RFP:

1. Necessidade de soluções personalizadas: Quando a sua organização tem requisitos de manutenção que exigem soluções personalizadas, é essencial um RFP.
2. Implementações em grande escala: Se estiver a planear uma implementação em grande escala ou a nível empresarial, um RFP ajuda a gerir a complexidade. Isto inclui implementações em vários locais ou departamentos, onde a consistência e a integração são cruciais.
3. Conformidade regulamentar: Os sectores com requisitos regulamentares rigorosos, como os cuidados de saúde, a indústria aeroespacial ou a indústria alimentar e de bebidas, beneficiam significativamente de um RFP. O documento pode delinear necessidades específicas de conformidade e exigir que os fornecedores forneçam soluções que cumpram todas as normas e regulamentos necessários.
4. Novas implementações de CMMS: Para as organizações que estão a implementar um CMMS pela primeira vez, um RFP pode ser particularmente benéfico. Fornece um quadro estruturado para identificar a solução mais adequada, especialmente quando a organização não tem experiência anterior com soluções de CMMS.

O que fazer primeiro: Preparando-se para elaborar uma RFP de CMMS

O sucesso do seu RFP de CMMS depende de um trabalho de base minucioso. Uma preparação cuidadosa ajuda a captar as necessidades e desafios únicos da sua organização, permitindo-lhe atrair propostas que sejam relevantes e competitivas.

Comece com uma avaliação das necessidades para identificar os requisitos de gestão da manutenção da sua organização. Determine os actuais desafios de manutenção e os objectivos que pretende alcançar com o novo CMMS e, em seguida, liste as funcionalidades e capacidades que o CMMS pode fornecer para atingir esses objectivos. A gestão de ordens de trabalho, o agendamento de manutenção preventiva, o rastreio de activos e o acesso móvel são algumas das funcionalidades que se podem aplicar à sua organização.

Em segundo lugar, liste todos os requisitos técnicos. Inclua preferências de implantação (ou seja, baseado em nuvem), recursos de integração com sistemas existentes (ERP, SCADA, IoT, etc.) e necessidades de conformidade com os padrões do setor. Nomear essas necessidades pode ajudá-lo a restringir um fornecedor que atenderá aos requisitos funcionais e priorizará os recursos que serão essenciais para as operações diárias.

Para obter estas informações, terá de falar com os gestores de manutenção, o pessoal de TI e outros intervenientes importantes, de modo a não perder ou ignorar quaisquer necessidades operacionais, técnicas e estratégicas. Lembre-se de que, sem alinhamento, os diferentes departamentos podem ter prioridades contraditórias, conduzindo a um RFP que não responde totalmente às necessidades da organização. Um esforço de colaboração conduzirá, em última análise, a um RFP mais abrangente e eficaz.

Redigir o RFP do CMMS: 8 elementos essenciais a incluir

Quando a preparação estiver concluída, é altura de redigir o RFP tendo em conta as informações e os requisitos recolhidos. Inclua os seguintes elementos para obter um RFP abrangente e eficaz:

Exemplo de uma RFP de CMMS

Pronto para criar o seu RFP CMMS? Aqui está um exemplo que cobre todas as bases. Utilizando-o como guia, poderá expressar os seus requisitos aos fornecedores de forma clara e concisa.

Finalização do RFP do CMMS

Ao seguir estas diretrizes e incluir requisitos detalhados e específicos no seu RFP de CMMS, está a preparar o terreno para um processo de aquisição bem sucedido. Informações claras e precisas ajudam os fornecedores a compreender as suas necessidades e resultam em propostas adequadas aos objectivos da sua organização.