¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento que contiene toda la información y los pasos necesarios para completar una tarea de mantenimiento. Las órdenes de trabajo también pueden incluir detalles como quién autorizó el trabajo, quién está asignado para completar el trabajo, el alcance del trabajo y las expectativas de finalización. Las órdenes de trabajo son una parte fundamental de las operaciones de mantenimiento y, cuando se hacen bien, le ayudan a usted y a su equipo a mantenerse organizados, a establecer prioridades de forma eficaz y a realizar el trabajo sin problemas y con eficiencia.
Las órdenes de trabajo son una autorización para realizar trabajos de mantenimiento, reparación u operaciones. Las órdenes de trabajo pueden ser generadas manualmente a través de una solicitud de trabajo presentada por un miembro del personal, un cliente, un inquilino, o generadas automáticamente a través de un software de gestión de órdenes de trabajo o un programa de mantenimiento preventivo (PM). Las órdenes de trabajo también pueden ser generadas a través del seguimiento de inspecciones o auditorías. eMaint CMMS ayuda a simplificar el proceso de órdenes de trabajo para las operaciones de mantenimiento.
Digitalizar las órdenes de trabajo para mejorar la eficiencia
Las órdenes de trabajo creadas manualmente llevan mucho tiempo formando parte del mundo del mantenimiento. Aunque las órdenes de trabajo en papel son fáciles en algunos aspectos, no funcionan tan bien como una solución a largo plazo o a gran escala. Las órdenes de trabajo en papel también pueden provocar retrasos en la comunicación, costes adicionales (tanto en tiempo como en dinero) por la introducción de datos, etc. En el vertiginoso mundo del mantenimiento actual, las órdenes de trabajo en papel son ineficaces, por no mencionar que no son respetuosas con el medio ambiente.
Los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento, como el GMAO eMaint, ayudan a las organizaciones a adoptar el poder del software de órdenes de trabajo en línea basado en la nube y ponen fin a las repetidas llamadas telefónicas, las notas adhesivas y el papeleo perdido. La centralización y la racionalización del proceso de órdenes de trabajo mejoran la claridad y consiguen que el trabajo se realice a tiempo.
¿Qué hace una orden de trabajo?
- Ofrezca una explicación del problema, la reparación o la instalación
- Programar los recursos y herramientas necesarios para el mantenimiento
- Proporcionar a los técnicos instrucciones detalladas sobre el trabajo a realizar
- Documentar la mano de obra, los materiales y los recursos utilizados para completar el trabajo
- Rastrear todos los trabajos de mantenimiento y reparación que se han realizado en cada activo
¿Qué incluye una orden de trabajo?
Cómo utilizar una GMAO para la gestión de órdenes de trabajo
Las órdenes de trabajo son el corazón de un programa de mantenimiento. Las herramientas de una GMAO ayudan a las organizaciones a mantenerse al día sobre la mano de obra, los proyectos y los recursos. Una GMAO puede ayudar a las organizaciones a controlar tanto los trabajos pendientes como los futuros, a aumentar la productividad y a gestionar el cumplimiento. Hay algunas claves para una gestión eficaz de las órdenes de trabajo.
La gestión de órdenes de trabajo se refiere al proceso de priorizar, completar y documentar las órdenes de trabajo de mantenimiento de manera oportuna. Aunque pueda parecer sencillo, el proceso lleva mucho tiempo y es propenso a errores cuando se hace a mano. Por ejemplo, las órdenes de trabajo rellenadas en papel y archivadas en armarios son fáciles de extraviar, y las hojas de cálculo manuales tardan en actualizarse con nueva información. En cambio, aprovechar un sólido software de gestión de órdenes de trabajo, como un sistema informático de gestión del mantenimiento (CMMS), acelera y agiliza este proceso al tiempo que garantiza una documentación precisa y actualizada. Cuando se implementa eficazmente, este enfoque puede ser asequible y escalable en una instalación, permitiendo a los equipos de mantenimiento reducir el tiempo de inactividad no planificado de los activos y ahorrar costes.
Proceso de gestión de órdenes de trabajo
El proceso de gestión de órdenes de trabajo suele comenzar con la aceptación de una orden de trabajo por parte de un gestor de mantenimiento y la transmisión de la solicitud a un técnico para que la cumpla. El formulario de orden de trabajo comunica el mantenimiento a través de un ciclo de vida de seis pasos.
Identificación de tareas: Identificar lo que hay que hacer para resolver un problema de mantenimiento.
Creación de la orden de trabajo: Completar un formulario de solicitud de orden de trabajo para autorizar las tareas de mantenimiento.
Aprobación de la orden de trabajo: La dirección de mantenimiento decide si existe una necesidad legítima.
Asignación de prioridades: Las órdenes de trabajo se evalúan teniendo en cuenta la urgencia, el retraso existente y la disponibilidad del equipo.
Distribución y ejecución: Las órdenes de trabajo aprobadas y priorizadas se imprimen y se entregan a los técnicos para que realicen la actividad.
Documentación de resultados: Los trabajadores documentan lo ocurrido de manera precisa y oportuna.
La orden de trabajo puede cerrarse una vez que se hayan prestado todos los servicios y el trabajo esté terminado.
¿Cuáles son los cuatro tipos principales de órdenes de trabajo?
1. Órdenes de trabajo de inspección
Las órdenes de trabajo de inspección disponen que un técnico venga a inspeccionar un activo concreto. Si se detecta un problema durante una orden de trabajo de inspección, el técnico de mantenimiento creará una nueva orden de trabajo para resolver el problema.
Lo que desencadena una orden de inspección dependerá de su estrategia de mantenimiento. Por ejemplo, si está utilizando una estrategia de mantenimiento preventivo, su planta puede requerir que los trabajadores inspeccionen todos sus equipos a intervalos regulares, basados en el tiempo o en el uso. Si está utilizando una estrategia de mantenimiento predictivo basado en la condición, su GMAO puede emitir una orden de trabajo de inspección en respuesta a un cambio inesperado en la condición de su máquina en tiempo real, como un aumento repentino de la vibración.
2. Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo
Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo se utilizan para programar las revisiones rutinarias de todos sus equipos y activos. Puede aprovechar un software de GMAO para programar automáticamente la limpieza rutinaria, la lubricación y otras tareas de mantenimiento preventivo en un momento conveniente para su programa de producción y para su equipo de mantenimiento.
3. Órdenes de trabajo de emergencia
Las órdenes de trabajo de emergencia se crean en respuesta a una avería inesperada. Estas órdenes de trabajo requieren una respuesta inmediata para evitar costosos tiempos de inactividad. Al responder a las órdenes de trabajo de emergencia, los técnicos deben registrar por qué ha fallado el activo, qué se ha hecho para restablecer su estado de funcionamiento normal y las recomendaciones para evitar que este tipo de fallo vuelva a producirse.
El seguimiento de sus órdenes de trabajo de emergencia en un sistema de GMAO puede ayudarle a determinar dónde puede mejorar su estrategia de mantenimiento: ¿Se averían siempre las mismas máquinas? ¿Con qué rapidez se ocupa el personal de mantenimiento de estos problemas? ¿Cuánto tiempo pasa entre las averías? El seguimiento y el análisis de esta información a lo largo del tiempo pueden ayudarle a optimizar su enfoque de mantenimiento, reducir el tiempo de inactividad no planificado y ahorrar en costes de mantenimiento.
4. Órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo
Las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo se emiten para reparar nuevas averías antes de que se conviertan en algo grave. Los técnicos pueden descubrir el fallo mientras realizan inspecciones rutinarias en sus equipos. O bien, si está utilizando un enfoque de mantenimiento predictivo, sus herramientas de IA podrían diagnosticar un nuevo fallo en su equipo. Una orden de trabajo de mantenimiento correctivo puede incluir la reparación o sustitución de piezas desgastadas o dañadas en su equipo. Además, las órdenes de trabajo correctivas pueden programarse, a diferencia de las órdenes de trabajo de emergencia.
Ejemplos de órdenes de trabajo de mantenimiento
Una orden de trabajo eficaz debe ser clara, específica y detallada. También debe estar redactada con precisión para evitar confusiones o interpretaciones erróneas y proporcionar un seguimiento documental claro del historial de mantenimiento del activo.
Las órdenes de trabajo deben describir el problema en cuestión y deben responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué activo hay que reparar? ¿Dónde se encuentra el activo?
- ¿Qué partes, si es que hay alguna, deben ser reemplazadas?
- ¿Qué herramientas tendrá que llevar el equipo de mantenimiento?
- ¿Cuántos trabajadores se necesitan para realizar este trabajo? ¿Qué tipo de conocimientos necesitan? ¿Tendrá que recurrir a trabajadores externos?
- ¿Cuál es el plazo para realizar este trabajo? ¿Se trata de un proyecto de mantenimiento preventivo que debe realizarse en una fecha determinada? ¿Se trata de una reparación urgente en un activo clave que debe realizarse inmediatamente?
- ¿Qué costes conlleva este trabajo?
- ¿Quién solicita el trabajo? ¿Quién ha autorizado el trabajo?
Las órdenes de trabajo también cumplen una función de registro. Los responsables de la planta pueden revisar las órdenes de trabajo anteriores para saber con qué frecuencia hay que reparar los activos, o para evaluar el éxito de su estrategia de mantenimiento.
¿Cuáles son los diferentes enfoques de la gestión de órdenes de trabajo?
Los dos enfoques principales de la gestión de órdenes de trabajo son el manual (utilizando lápiz y papel, hojas de cálculo y/o pizarras) y el automatizado (aprovechando un software de gestión de órdenes de trabajo para automatizar los flujos de trabajo de creación y documentación).
Los métodos de órdenes de trabajo manuales fueron en su día la norma y todavía pueden ser eficaces para las organizaciones más pequeñas que manejan un volumen bajo de órdenes de trabajo. Sin embargo, una GMAO destaca como el sistema más fiable que facilita la priorización de las órdenes de trabajo, su distribución automática a los técnicos disponibles y la actualización instantánea de los registros de mantenimiento con la información más actualizada.
Las empresas deben adherirse a las mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo para tener un mayor control sobre sus órdenes de trabajo. Esto significa emplear un modelo adecuado para gestionar grandes volúmenes de solicitudes en lugar de confiar únicamente en un GMAO para realizar el trabajo.
Gestión de las solicitudes de órdenes de trabajo
No todos los trabajos pueden planificarse con antelación. Para los trabajos correctivos o las necesidades de los clientes, existe un sistema de solicitudes. Los responsables de mantenimiento pueden adaptar los procesos de flujo de trabajo para la presentación, aprobación, rechazo y finalización de solicitudes a las necesidades específicas de su organización. La identificación de un proceso de flujo de trabajo garantiza:
- Todos los usuarios se adhieren a los Procedimientos Operativos Estándar (SOP)
- El trabajo pasa por un proceso de aprobación
- Las áreas de responsabilidad y las expectativas son claras para los usuarios
- Se realiza una auditoría periódica de los procesos
- Se están introduciendo datos válidos en un CMMS
- Flujo de comunicación eficiente
Con eMaint, las organizaciones pueden elegir entre tres opciones de presentación de solicitudes de trabajo:
- Los solicitantes de trabajo disponen de un nombre de usuario eMaint que les permite presentar solicitudes y ver el historial y el estado de sus solicitudes
- Los solicitantes de trabajo envían un correo electrónico a una dirección de correo electrónico designada que se convierte en una solicitud de trabajo de eMaint
- Los solicitantes de trabajo envían las solicitudes a eMaint a través de un formulario web personalizado incrustado en el sitio web o la intranet de la empresa
Las herramientas de solicitud de trabajo de una GMAO reducen los errores de comunicación. Las organizaciones pueden enviar a los solicitantes alertas automáticas por correo electrónico cuando se aprueba o rechaza una solicitud de trabajo, seguidas de una alerta automática por correo electrónico con una encuesta de satisfacción una vez que el trabajo se ha completado.
Con las modernas soluciones de GMAO móvil, los solicitantes pueden presentar solicitudes de órdenes de trabajo en cualquier momento y lugar utilizando su dispositivo móvil. Los solicitantes pueden adjuntar imágenes a sus solicitudes, incluidas las de los equipos que necesitan reparación.
¿Qué es el software de órdenes de trabajo?
El software de GMAO facilita a las organizaciones el aumento de la finalización del trabajo a tiempo, la mejora de la eficiencia del flujo de trabajo, el seguimiento de las fechas de vencimiento de los proyectos y mucho más.
- Asignación de órdenes de trabajo - Utilizando características como las herramientas de programación de mantenimiento de eMaint, los planificadores y programadores de mantenimiento pueden asignar directamente órdenes de trabajo al personal, a los contratistas o a los proveedores para días, horas y lugares específicos. Las órdenes de trabajo asignadas y no asignadas también pueden verse en una pantalla de calendario, y el trabajo puede reasignarse fácilmente cuando sea necesario.
- Calendario de programación - Vea un calendario por día, semana o mes con todos los recursos de mano de obra y órdenes de trabajo abiertas, o ajuste las vistas del calendario y filtre el trabajo por empleado, tipo de orden de trabajo (como los programas de mantenimiento preventivo ), y más. Las organizaciones también pueden utilizar la función de proyección de mantenimiento preventivo para planificar los próximos trabajos y asegurarse de que las piezas, la mano de obra y las herramientas adecuadas están disponibles.
- Informes y cuadros de mando - Aproveche los informes y cuadros de mando para estar al día. Clasifique las órdenes de trabajo por tipo, técnico, departamento o cualquier otro campo definido por el usuario.
- Mantenimiento móvil - Utilizando servicios de mantenimiento de GMAO móvil como MX Mobile de eMaint, las organizaciones pueden acceder a datos en tiempo real y realizar funciones en todas sus instalaciones y en la carretera, incluyendo el envío y la aprobación de solicitudes de trabajo, la firma y el cierre de órdenes de trabajo, y mucho más.
Seguimiento de proyectos
Los grandes proyectos de reforma y renovación pueden ser un dolor de cabeza, pero el proceso de gestión no tiene por qué serlo. Con las herramientas de gestión de proyectos de eMaint, las organizaciones pueden crear fácilmente proyectos y asignar y seguir las órdenes de trabajo desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Una GMAO organiza los datos en un lugar central. Los activos, los inventarios y las acciones que afectan a los objetivos operativos se pueden gestionar desde una sola plataforma.
Con los diagramas de Gantt, los usuarios pueden obtener una clara comprensión visual de las tasas de finalización de las órdenes de trabajo en comparación con la fecha de finalización de un proyecto.