Das Rockland Community College (RCC) ist die einzige öffentliche Hochschuleinrichtung in Rockland County und dient seit 1959 als Bildungseinrichtung. Mehr als 8.000 Studenten aus über 50 Ländern sind hier eingeschrieben, und über 200.000 Menschen besuchen den Campus jedes Jahr zu kulturellen, freizeitlichen und kommerziellen Veranstaltungen. Das Technologiezentrum des RCC war das erste Gebäude in der Region, das nach dem LEED-Programm (Leadership in Engineering and Environmental Design) zertifiziert wurde.

Lorinda Hill, Assistentin des Direktors der Werksanlagen, ist seit 1998 am Rockland Community College tätig. Das RCC nutzte einen anderen CMMS-Anbieter, dem es an Flexibilität und Zuverlässigkeit mangelte, was zu einer schlechten Benutzerakzeptanz und einer Abhängigkeit von Papierformularen führte, die häufig verloren gingen. Das Ergebnis war ein Kommunikations- und Verwaltungsalptraum. Mit neun Gebäuden und zahlreichen Anlagen, die es zu überwachen galt, wusste die Organisation, dass sie eine andere CMMS-Lösung finden musste. Die Suche begann unter 25 Anbietern, doch dann wurde die Kandidatenliste auf der Grundlage von Kosten und Funktionen auf vier eingegrenzt. RCC entschied sich für das CMMS von eMaint, da es am besten konfigurierbar war und sich sowohl an aktuelle als auch an zukünftige Anforderungen anpassen ließ.

Das Rockland Community College implementierte eMaint CMMS im Jahr 2005 als lokal gehostete Lösung und migrierte dann im Jahr 2009 zu eMaint Online CMMS, dem Software-as-a-Service (SaaS)-Modell von eMaint. Die SaaS-Lösung erleichtert die Wartung der Hardware, die Durchführung von Backups und die Wiederherstellung nach Stromausfällen. Um eine hohe Benutzerakzeptanz zu gewährleisten, wurden die Arbeitsauftrags- und Arbeitsanforderungsbildschirme so konfiguriert, dass sie den bereits vorhandenen Papierformularen für Arbeitsaufträge entsprechen.

Als Systemadministratorin verwaltet Lorinda Konfigurationen und Sicherheitseinstellungen sowie die Genehmigung und Zuweisung von Arbeitsaufträgen nach Abteilungen. Arbeitsaufträge werden einer Abteilung zugewiesen und dann an eine Person delegiert. Campus-Benutzer können sich an jedem beliebigen Computer anmelden, um Anfragen einzureichen, den Status eines Arbeitsauftrags einzusehen und Aktualisierungen per E-Mail zu erhalten, um eine vollständige Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Das RCC nutzt sein CMMS auch, um Schlüsselanfragen durch die erforderlichen Genehmigungsstufen zu verfolgen und um die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln zu überwachen. Seit der Einführung des Systems wurden fast 10.000 Arbeitsanfragen bearbeitet.

• Das Software-as-a-Service-Modell verringert die mit Hardware, Backups und Stromausfällen verbundenen Kopfschmerzen
• Die Berichte werden nun verwendet, um Überstunden und Personaleinsatz zu rechtfertigen und die für Projekte aufgewendete Zeit zu Budgetierungszwecken zu validieren.
• Arbeitsanforderungsberichte ermöglichen es dem Management, wiederkehrende Probleme zu analysieren und zu beheben.
• Verbesserte Verantwortlichkeit, da das Wartungsteam Datum und Uhrzeit des Arbeitsabschlusses verfolgt
• Verfolgen Sie die Nutzung und den Kilometerstand der Fahrzeuge der Hochschule
• Verbesserte Sicherheit bei der Beantragung von Schlüsseln von der ersten Genehmigung bis zur Ausgabe und Rückgabe

Lorinda H., Assistentin des Direktors der Werksanlagen, Rockland Community College