Rockland utiliza eMaint CMMS para mantener la seguridad de su proceso de solicitud y aprobación de llaves
Cliente desde: 2005 | Industria: Educación
El Rockland Community College (RCC) se compone de nueve edificios y matricula a más de 8.000 estudiantes de 50 países. El RCC utilizaba un inflexible sistema de GMAO que se basaba en formularios de papel. El RCC necesitaba desesperadamente un método más efectivo. De los 25 contendientes, RCC eligió eMaint para proveerles los servicios que necesitaban. RCC experimentó una mejora en la rendición de cuentas, ya que los equipos de mantenimiento ahora rastreaban las fechas y horas de finalización del trabajo, y el uso y kilometraje de los vehículos universitarios. El concepto de Software-as-a-Service ha aliviado las tensiones asociadas con el hardware, las copias de seguridad y los cortes de energía.
ANTECEDENTES
El Rockland Community College (RCC) es la única institución pública de educación superior en el condado de Rockland y ha servido como recurso educativo desde 1959. Se matriculan más de 8.000 estudiantes de más de 50 países y más de 200.000 personas visitan el campus cada año para asistir a eventos culturales, recreativos y comerciales. El Centro de Tecnología del RCC fue el primer edificio de la región en ser certificado bajo el programa de Liderazgo en Ingeniería y Diseño Ambiental (LEED).
EL DESAFÍO
Lorinda Hill, Asistente del Director de Instalaciones de Plantas, ha estado en el Rockland Community College desde 1998. El RCC utilizaba otro proveedor de CMMS que carecía de flexibilidad y fiabilidad, lo que provocaba una escasa adopción por parte de los usuarios y una dependencia de los formularios en papel que a menudo se perdían. El resultado fue una pesadilla administrativa y de comunicaciones. Con nueve edificios y varios activos que rastrear, la organización sabía que necesitaba encontrar otra solución de GMAO. La búsqueda comenzó entre 25 contendientes, pero luego la lista de candidatos se redujo a cuatro en función del coste y las características. El GMAO de eMaint fue seleccionado por la RCC por ser el más configurable y poder adaptarse a las necesidades presentes y futuras.
IMPLEMENTACIÓN
Rockland Community College implementó eMaint CMMS como una solución alojada localmente en 2005, y luego migró a eMaint Online CMMS, el modelo de software como servicio (SaaS) de eMaint, en 2009. La solución SaaS alivia los dolores de cabeza asociados con el mantenimiento del hardware y la realización de copias de seguridad y la recuperación de los cortes de energía. Para asegurar una alta adopción por parte de los usuarios, las pantallas de órdenes de trabajo y solicitudes de trabajo se configuraron para que coincidieran con sus formularios de órdenes de trabajo en papel preexistentes.
Como administradora del sistema, Lorinda mantiene las configuraciones y los ajustes de seguridad, además de aprobar y asignar las órdenes de trabajo por departamento. Las órdenes de trabajo se asignan a un departamento y luego se delegan a un individuo. Los usuarios del campus pueden conectarse a cualquier computadora para presentar solicitudes, ver el estado de una orden de trabajo y recibir actualizaciones de notificaciones por correo electrónico para una completa rendición de cuentas. El RCC también utiliza su CMMS para rastrear las solicitudes de llaves a través de los niveles de aprobación requeridos, junto con el seguimiento de cuándo se emiten y devuelven las llaves. Desde que se puso en marcha el sistema se han procesado casi 10.000 solicitudes de trabajo.
BENEFICIOS
- El modelo de "software como servicio" alivia los dolores de cabeza asociados con el hardware, las copias de seguridad y los apagones.
- Los informes se utilizan ahora para justificar las horas extraordinarias y la dotación de personal y validar el tiempo dedicado a los proyectos con fines de presupuestación
- Los informes de solicitud de trabajo permiten a la administración analizar y remediar problemas recurrentes
- Mejora de la rendición de cuentas, ya que el equipo de mantenimiento hace un seguimiento de la fecha y la hora de finalización de los trabajos
- Rastrear el uso y el kilometraje de los vehículos universitarios
- Mejora de la seguridad en el proceso de solicitud de claves desde la aprobación inicial hasta la emisión y devolución
"El hecho de que eMaint CMMS hace que el proceso de solicitud sea inequívoco y saque el 'él dijo que ella dijo' de la ecuación es maravilloso. La facilidad de uso y la capacidad de personalizar nuestros formularios para reflejar los formularios de papel ayudó a asegurar la rápida adopción del sistema."
Lorinda H., Asistente del Director de Instalaciones de la Planta, Rockland Community College