¿Qué es Pencil Whipping?

El uso del lápiz significa que firma apresuradamente órdenes de trabajo u otras tareas que no se han completado correctamente. Esto puede aumentar el riesgo de que se produzcan averías en los equipos, problemas de inventario, riesgos para la seguridad y mucho más para su organización.

Algunas de las tareas más comunes que se ven afectadas por el lápiz labial son el mantenimiento preventivo, las comprobaciones de inventario, la aprobación de envíos, las inspecciones de seguridad y las certificaciones de formación.

Dónde se pega el lápiz en mantenimiento

Estas son las actividades de mantenimiento más comunes en las que se produce el pencil whipping, junto con las razones por las que la dirección debería reducir el pencil whipping en estas áreas.

1. Controles de seguridad

Las comprobaciones de seguridad son especialmente propensas a ser repetitivas. Esto se debe a que son repetitivas y se realizan con frecuencia (a menudo semanalmente, o incluso a diario), por lo que los técnicos pueden considerarlas tediosas y estar ansiosos por terminarlas rápidamente. Por supuesto, unas comprobaciones de seguridad inadecuadas pueden entrañar riesgos importantes.

2. Controles programados

Todas las inspecciones programadas son vulnerables a los latigazos. Cuando los empleados utilizan los equipos con regularidad y sin problemas aparentes, pueden suponer que los equipos pasarán la inspección. Esta suposición puede llevar a tomar atajos y realizar las inspecciones apresuradamente o saltárselas. Cuando los técnicos revisan repetidamente los mismos equipos, esos activos pueden pasar semanas o meses sin recibir una inspección adecuada.

3. Controles de inventario

Los empleados de almacén pueden considerar que los formularios de inventario son tediosos, desalentadores o ambas cosas. Ya sea intencionadamente o por accidente, los miembros del equipo que actúan de forma descuidada pueden causar retrasos, afectar a los presupuestos y provocar roturas de stock. Los repetidos errores de recuento pueden afectar significativamente a las operaciones, la satisfacción del cliente y los indicadores clave de rendimiento, por no hablar de la reputación de su empresa.

4. Certificaciones de formación

Cuando un nuevo empleado con experiencia se incorpora a su equipo, ¿le exige la dirección que se someta a certificaciones de formación para tareas que ya sabe realizar? Si no es así, se está saltando su formación a la torera. Si han demostrado su competencia, esto puede parecer inofensivo para los directivos, pero un evaluador de cumplimiento no estaría de acuerdo. Pasar por alto las certificaciones de formación podría incluso acarrearle problemas legales.

Señales de advertencia y ejemplos de látigo lápiz

En los departamentos de mantenimiento, busque los siguientes patrones:

• Velocidad de comprobación inusual. Los técnicos experimentados pueden trabajar con rapidez, pero algunas velocidades no son razonables. Busque largas listas de comprobación finalizadas en cuestión de minutos.
• Tiempos de finalización idénticos. ¿Ha completado un técnico cuatro órdenes de trabajo con la misma hora? Eso es señal de que algo no va bien.
• Campos y elementos de la lista de comprobación omitidos. Los espacios en blanco en las listas de comprobación de mantenimiento indican que un técnico ha ignorado pasos esenciales.
• Comentarios copiados y pegados. Si ves la misma nota en todos los campos de la lista de control o en varias listas, es señal de que alguien se ha precipitado en la inspección o se la ha saltado por completo.
• Problemas recurrentes en activos controlados. Digamos que un activo sigue averiándose, pero todas las comprobaciones de seguridad e inspecciones parecen positivas. Inspeccione detenidamente las órdenes de trabajo para detectar imprecisiones.

¿Por qué es un problema azotar los lápices?

Puede parecer una práctica inofensiva. Pero si esta práctica se convierte en habitual, puede convertirse en una bola de nieve que cause graves problemas a su empresa. Por ejemplo, las inspecciones inadecuadas pueden dar lugar a reparaciones inesperadas y costosas, incumplimiento de plazos, productos de baja calidad y clientes enfadados. En el peor de los casos, el azote de lápices puede incluso provocar fallos catastróficos en los equipos que pongan en peligro la seguridad de los empleados.

Si no se controla, el latigazo con lápiz también puede causar problemas relacionados con el cumplimiento de la normativa, el despido, multas costosas o incluso problemas legales. Los empresarios pueden procesar penalmente a los empleados cuyas acciones provoquen lesiones graves. Los terceros afectados también pueden reclamar daños legales. Por eso es fundamental detectar y eliminar el "pencil whipping".

¿Cuál es la causa del síndrome del lápiz azotado?

El azote de lápices se produce por diversas razones y, por lo general, la pereza del trabajador no es una de ellas. Sigue leyendo para conocer las principales causas.

Empleados con exceso de trabajo

Cuando se asignan demasiadas tareas a muy pocos trabajadores, éstos suelen priorizar en función de lo que consideran más importante. Esto puede dar lugar a que se salten a la torera el trabajo que perciben como poco prioritario o de bajo riesgo. El software de órdenes de trabajo es una forma excelente de agilizar los flujos de trabajo y automatizar el mantenimiento de registros, liberando más tiempo para que sus empleados completen todas sus tareas de mantenimiento programadas.

Gestión ineficaz

Los técnicos y otros trabajadores implicados en tareas de mantenimiento preventivo deben saber por qué realizan las tareas que se les asignan, y transmitirlo es responsabilidad de los responsables de mantenimiento. El software de órdenes de trabajo permite la creación de plantillas personalizables que describen exactamente cómo y por qué debe completarse un trabajo específico, lo que ayuda a sus empleados a mantenerse informados y al día sobre las prioridades cambiantes, al tiempo que garantiza que todos siguen unas normas comunes.

Presión para mejorar la métrica

Los trabajadores pueden sentirse presionados para alcanzar lo que consideran métricas de rendimiento o indicadores clave de rendimiento (KPI) inalcanzables, lo que a veces conduce a órdenes de trabajo a lápiz. Con el software de órdenes de trabajo, su empresa puede auditar y analizar automáticamente toda la actividad de mantenimiento, ayudándole a identificar posibles áreas de mejora, así como a establecer objetivos realistas y alcanzables para su equipo de mantenimiento.

Problema de cultura laboral

Sea cual sea la causa, si la práctica del "azote de lápices" es habitual en su empresa, puede extenderse rápidamente y provocar averías, pérdida de productividad y despilfarro de dinero. Por eso deben establecerse procesos que garanticen que sus trabajadores disponen de las herramientas necesarias para completar y documentar fácilmente todas sus tareas de mantenimiento preventivo. Con el software de órdenes de trabajo, los empleados pueden enviar rápidamente firmas electrónicas, rellenar formularios personalizables, realizar un seguimiento de sus tareas de mantenimiento y mucho más.

Cómo evitar el látigo en su organización

La mejor manera de evitar el látigo lápiz es fomentar la responsabilidad, la transparencia y la retroalimentación de todos sus empleados.

Cuando los trabajadores saben exactamente lo que se espera de ellos, disponen de los recursos que necesitan para completar sus tareas y cuentan con las herramientas necesarias para comunicarse fácilmente con la dirección, son más productivos, se sienten más valorados y es menos probable que recurran al azote de lápices.

Reevaluar o eliminar cuotas

Imagina que intentas cumplir una cuota de finalización de órdenes de trabajo, incentivado por una prima o un aumento. ¿Te tomarías tu tiempo para completar cada tarea a fondo? ¿O te darías un poco de prisa, sobre todo al final del día, al final de la semana o cerca de la hora límite para cumplir tu cuota?

Las cuotas poco realistas pueden hacer que sus empleados se precipiten en sus tareas. Algunos pueden saltarse pasos conscientemente para ahorrar tiempo, mientras que otros pueden hacerlo accidentalmente. Por desgracia, cuando se trata de seguridad y tiempo de actividad, no importa por qué se saltan pasos. Las consecuencias son las mismas para sus activos, instalaciones, empleados y terceros.

Pregunte a los empleados sobre Pencil Whip

Anime a sus empleados a denunciar los castigos físicos. Puede celebrar reuniones de todos los empleados, crear un sistema de denuncias anónimas o hablar con ellos individualmente. La cultura de tu lugar de trabajo dictará cuál es el mejor enfoque.

Sea directo pero comprensivo con los empleados a los que se descubra azotando con el lápiz. Deles la oportunidad de corregir su comportamiento y mejorar. Esto demostrará a su equipo que no pasa nada por cometer errores, siempre que se asuma la responsabilidad.

Realización de controles aleatorios

Para evitar que se produzcan o detectarlos a tiempo, realice comprobaciones aleatorias de los equipos y activos. Saque listas de comprobación recientes y compárelas con su inspección en directo. En el mejor de los casos, todo coincide y el equipo es seguro. Y en el peor, detectas algo que evita un fallo crítico.

Confíe en su software GMAO

Las listas de comprobación pueden mostrar una inspección minuciosa, pero cuando los datos en tiempo real señalan un posible fallo, usted sabe que algo no va bien.

Un potente software de órdenes de trabajo, que se incluye con un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO ) como eMaint, convierte la gestión de su equipo de mantenimiento en un juego de niños. Con toda la información organizada y accesible en tiempo real desde cualquier dispositivo inteligente, los gestores pueden identificar y abordar rápidamente las posibles deficiencias de las prácticas de mantenimiento actuales.

El azote de los lápices hace acto de presencia, pero puede evitarlo con el software GMAO adecuado

Combatir el latigazo del lápiz con la ayuda de un software de órdenes de trabajo ayudará a su organización a realizar rápida y correctamente las tareas críticas de mantenimiento, maximizando así la productividad y eficacia de su equipo de mantenimiento.

Además, gracias a las sólidas funciones de elaboración de informes del software eMaint GMAO , tendrá la tranquilidad de saber que dispone de registros precisos y actualizados que cumplen todas las normas pertinentes. Con el software de órdenes de trabajo, cada actividad se documenta y se marca electrónicamente, lo que permite una fácil recuperación en caso de auditoría.

Al aumentar el tiempo de actividad de los activos, reducir los tiempos de inactividad imprevistos, minimizar los gastos de mantenimiento y automatizar el mantenimiento de registros, el software de órdenes de trabajo se amortiza rápidamente.

No espere más, obtenga eMaint para asegurarse fácilmente de que sus órdenes de trabajo no son a lápiz hoy mismo.