El viejo adagio "Obtienes lo que pagas" ciertamente suena cierto cuando se trata de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), también conocido como gestión de activos empresariales (EAM) software. Estos programas permiten a las empresas programar, planificar, administrar y actividades de mantenimiento de las vías asociados a equipos, vehículos o instalaciones. Utilizar un GMAO ayuda a las organizaciones a prolongar la vida útil de los activos, cumplir las normas de conformidad y seguridad, mejorar la tasa de finalización de los trabajos y, en última instancia, reducir los costes de mantenimiento.

Pero no todos los GMAO se crean -ni se venden- por igual. De hecho, el precio de la misma funcionalidad puede variar enormemente. Dado que adquirir e implantar un GMAO es una inversión, la transparencia de costes es fundamental a la hora de emprender el proceso de selección. Este es el primer paso importante para entender por qué no se debe elegir un GMAO basándose únicamente en el precio: sin una descripción por adelantado de los precios, puede encontrarse con tarifas ocultas por servicios como la formación y la asistencia, y a nadie le gustan las sorpresas cuando se trata de facturar.

Esto es lo que hay que buscar para asegurarse de que estás haciendo una buena inversión.

1. Implantación y formación GMAO

Se calcula que el 80% de las integraciones GMAO no cumplen las expectativas porque el proveedor no estaba preparado para ofrecer formación y asistencia postventa. Por eso es importante seleccionar un proveedor que incluya asistencia antes, durante y después de la implantación.

Más allá de la configuración en sí, busque opciones de entrenamiento robustas, servicios de asesoría y administración de cuentas que se ajusten a su horario y preferencias. Los principales proveedores ofrecen a los clientes acceso a instrucción en persona, conferencias de usuarios, portales de aprendizaje en línea, servicios de implementación y consultoría, y seminarios web y talleres mensuales.

Finalmente, averigua si el entrenamiento cubre la funcionalidad de tu sistema completo o sólo el aspecto del software. El enfoque ideal ofrece una formación integral sobre los procesos para asegurarse de que los usuarios entienden por qué necesitan hacer algo en el sistema. Utiliza una educación profunda, basada en roles, de lo que se espera de las personas en varios trabajos.

2. GMAO en las instalaciones o en la nube

Elegir entre una solución de software como servicio (SaaS ) o una solución in situ es una consideración importante a la hora de seleccionar GMAO. El modelo SaaS, también conocido como basado en la nube, suele ofrecer un coste total de propiedad (TCO) más bajo y un retorno de la inversión (ROI) más rápido que el software tradicional in situ.

Un sistema basado en la nube también permite a los gerentes y técnicos de mantenimiento ver e introducir información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ya sea en una estación de trabajo en la instalación o en la carretera utilizando un teléfono inteligente, los datos almacenados en la nube están siempre disponibles. Los modelos SaaS suelen ofrecer diferentes niveles de suscripción, de modo que su organización puede seleccionar el nivel que mejor le convenga, con la opción de actualizarlo y ampliarlo en el futuro.

Las soluciones SaaS también son más rápidas de implementar. Además, el departamento de TI no tiene que preocuparse por las mejoras del software, ya que las actualizaciones se automatizan y se hacen en tiempo real por el desarrollador. Las soluciones basadas en la nube equivalen a un tiempo de inactividad mucho menor del sistema debido al mantenimiento del software.

La opción on-premise sigue siendo viable cuando el software debe utilizarse en entornos de datos altamente seguros y controlados. Sin embargo, esto conlleva la sobrecarga añadida del mantenimiento y la asistencia internos. Si bien es posible que un sistema GMAO in situ resulte inicialmente más barato que una solución SaaS, a la larga el gasto puede ser mayor.

3. Flexibilidad y facilidad de uso en un GMAO

Se puede hacer mucho más si se puede trabajar de la manera que se quiere trabajar. Busque un sistema flexible que le permita configurar los campos y diseños de los formularios, crear informes y tableros personalizados, filtrar y clasificar los datos y realizar un seguimiento de los elementos prioritarios. También incluiría una interfaz de usuario (UI) de arrastrar y soltar. Una interfaz de usuario simple e intuitiva hace que la gestión de las actividades de mantenimiento sea fácil para cualquier equipo y aumenta los índices de adopción.

Saque más partido a su GMAO y mejore la supervisión del estado de los equipos agregando e integrando datos de fuentes y dispositivos dispares. La incorporación de datos de diferentes dispositivos alivia la carga de la transferencia, disminuye las entradas manuales propensas a errores y permite tomar decisiones de mantenimiento más rápidas y mejores. En última instancia, el GMAO debe tener la capacidad de integrarse con datos de la máquina que proporcionen procesos procesables y basados en eventos, algo que puede que no consiga si selecciona su GMAO basándose únicamente en el precio.

4. El mito del software gratuito GMAO

Algunos proveedores afirman que su GMAO es "gratuito", pero luego cobran por asistencia telefónica y correo electrónico, alojamiento, usuarios adicionales y otros servicios. A la hora de evaluar un GMAO, es esencial conocer el coste total de propiedad y el posible rendimiento de la inversión. El éxito de la implantación no debe depender únicamente del precio. Sin el apoyo y la formación adecuados, la implantación de GMAO GMAO tiene muchas menos probabilidades de éxito.

Aunque utilizar una hoja de cálculo Excel para gestionar el mantenimiento es una opción más barata, puede convertirse rápidamente en algo engorroso y difícil de administrar y buscar. Además, Excel no puede proporcionar recordatorios y notificaciones automatizados como lo hace un sistema GMAO . El tiempo de inactividad no planificado es una certeza si no se entera de un problema en una máquina hasta que es demasiado tarde. Entre el envío urgente de piezas, los costes de mano de obra y el retraso en el programa de producción, todo puede salir muy caro.

Recuerda: si puedes hacerlo en Excel, puedes hacerlo mucho mejor en un GMAO.

5. Ir más allá del software GMAO

En lugar de basar su decisión sobre GMAO en el precio, busque una empresa que ofrezca una solución integral de mantenimiento, nosólo software. Para empezar, una solución integral debe incluir asistencia ilimitada, gestión de cuentas, formación en línea y presencial, y servicios profesionales. El sistema ideal también:

  • Ayudar al personal de mantenimiento a recopilar datos de fallos más precisos
  • Automatizar los procesos de ejecución del trabajo
  • Registro de los costos de mantenimiento para decisiones presupuestarias más inteligentes
  • Permite a los empleados planificar y programar fácilmente el mantenimiento
  • Designar piezas de repuesto críticas y/o de capital, hacer un seguimiento de la información de la garantía y proporcionar procesos para la renovación y restauración de los equipos
  • Medir los KPIs importantes, como el tiempo de inactividad de la máquina (o más bien el tiempo de funcionamiento), la mano de obra, el rendimiento, el tiempo de la llave inglesa, las fallas y los datos de Pareto
  • Poner la información al alcance del técnico

Para obtener más información sobre cómo seleccionar un sistema informatizado de gestión del mantenimiento, consulte 5 errores comunes que se cometen al seleccionar GMAO.

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