¿Qué es la gestión del mantenimiento?
La gestión del mantenimiento se refiere a las actividades coordinadas de conservación y restauración de equipos, infraestructuras y sistemas para garantizar un rendimiento y una fiabilidad óptimos. Esta disciplina se centra en prolongar la vida útil de los activos, minimizar el tiempo de inactividad y gestionar eficientemente los costes de mantenimiento, contribuyendo a la eficacia operativa global.
Maintenance management includes asset and inventory tracking, planning and scheduling maintenance tasks, and monitoring expenses. Today, most organizations have traded their paper-based management systems for digital tools, like a computerized maintenance management system (CMMS) or an enterprise asset management (EAM) system. These software solutions streamline the management process and enable a data-driven maintenance strategy.
Why Is Maintenance Management Important?
A good maintenance department is the backbone of your whole organization, so it’s important to give your Maintenance, Repair, and Operations (MRO) team all the tools and support they need. That’s where maintenance management comes in. It provides the structure you need to make the most of your maintenance resources and ensure long-term asset health.
Using the right management tools is important, too. The old, paper-based maintenance management systems were labor-intensive and susceptible to human error. Digital tools changed that. Maintenance management software makes an objective, data-driven maintenance approach possible. It tightens up your whole maintenance strategy, so preventive maintenance tasks don’t slip through the cracks and assets always get necessary repairs.
If you’re following a predictive maintenance strategy, maintenance management tools can monitor asset health data and keep your team informed of any emerging issues. But regardless of your maintenance strategy, a good CMMS or EAM will keep you on track to meet your goals.
CMMS and EAM software handle the tasks that people tend to find tedious, like work order management, scheduling, and inventory management. Used correctly, the software eliminates human error, standardizes your workflows, and ensures that your team gets every maintenance task done on time. The results speak for themselves. Teams that use maintenance management software see significant boosts in efficiency, lower costs, and less downtime.
¿Qué es mantenimiento de equipos?
La gestión del mantenimiento de equipos es un enfoque estratégico centrado en la conservación periódica y el funcionamiento óptimo de los activos físicos de una organización. Esta práctica conlleva la planificación, ejecución y supervisión sistemáticas de las actividades de mantenimiento para garantizar la longevidad de los activos, evitar averías y respaldar flujos de trabajo operativos fluidos.
Gestión del mantenimiento frente a gestión de activos
Como ya hemos dicho, la gestión del mantenimiento hace hincapié en prolongar la vida útil de los activos minimizando los tiempos de inactividad y los gastos.
Por otro lado, la gestión de activos se refiere al proceso más amplio de seguimiento y evaluación del rendimiento de los activos para lograr una productividad y eficiencia óptimas (incluidas las tareas de mantenimiento).
Por tanto, aunque similar, la gestión de activos es la categoría más amplia de la que la gestión del mantenimiento es sólo una parte.
Most computerized maintenance Management systems (CMMS) allow you to manage data for both procedures in one central tool.
¿Cuáles son los 4 tipos de gestión del mantenimiento?
Una estrategia de mantenimiento adecuada puede hacer que su planta funcione a pleno rendimiento y reducir sus costes generales. Implementar el enfoque de mantenimiento adecuado también le ayudará a estandarizar los flujos de trabajo y a maximizar su mano de obra. Un GMAO puede ayudarle a planificar, controlar y evaluar el éxito de su estrategia de mantenimiento actual.
Veamos cuatro tipos clave de mantenimiento de equipos: mantenimiento preventivo, mantenimiento basado en el estado, mantenimiento predictivo y mantenimiento hasta el fallo.
Mantenimiento preventivo
Preventive maintenance, also known as time-based maintenance, uses a schedule of maintenance tasks and routine inspections to ensure that machines are always in good working order. Learn how the right preventive maintenance software can automate, simplify, and organize your operations.
Mantenimiento basado en las condiciones
El mantenimiento basado en la condición utiliza una red de sensores para recopilar continuamente datos sobre el estado de los activos. Los cambios en los niveles de vibración de los activos, la temperatura, la calidad del aceite y otros factores pueden indicar nuevos fallos en los activos. monitoreo de condición permite a los equipos detectar defectos potenciales con antelación y abordarlos de inmediato.
Mantenimiento predictivo
El mantenimiento predictivo es un tipo de mantenimiento basado en la condición. El mantenimiento predictivo utiliza datos de monitoreo de condición , junto con software analítico, para hacer predicciones sobre cuándo es probable que las máquinas necesiten mantenimiento. El mantenimiento predictivo permite a los equipos anticiparse a los problemas y tomar decisiones de programación inteligentes.
Mantenimiento hasta el fallo
Run-to-failure maintenance is the practice of performing maintenance only when assets break down. This approach can work for less important assets — for example, most facilities let their lightbulbs run to failure. But when it’s applied to critical assets, it can result in expensive downtime and costly repairs. A 2025 research paper suggests that corrective maintenance may make up more than half of the total maintenance workload, which makes it a cornerstone of effective maintenance management.
La mejor estrategia para un programa de gestión del mantenimiento
La mejor estrategia de mantenimiento aumentará la eficacia operativa, reducirá el tiempo de inactividad y disminuirá los costes de mantenimiento. Pero la estrategia de cada instalación será diferente. De hecho, la mayoría de las instalaciones utilizan varias estrategias de mantenimiento simultáneamente porque los distintos activos tienen necesidades diferentes.
En general, es una buena idea incorporar enfoques de mantenimiento proactivo -como el mantenimiento predictivo y el mantenimiento preventivo- para mantener sus activos más críticos en condiciones óptimas de funcionamiento.
Realizar un análisis de criticidad de los activos también puede ayudarle a determinar qué activos son los más importantes para sus operaciones. De este modo, podrá decidir cuál es la estrategia de mantenimiento más adecuada para cada activo.
¿Qué hace un Jefe de Mantenimiento?
La gestión del mantenimiento tiene cuatro elementos clave: presupuestación, programación de tareas, cumplimiento de la normativa y optimización del flujo de trabajo. He aquí cómo se ve en acción.
Presupuestos
Presupuestar es la práctica de elegir cómo utilizar unos recursos limitados para mantener los activos en funcionamiento. Es esencial equilibrar el coste del mantenimiento con el coste del tiempo de inactividad imprevisto causado por problemas menores que se descontrolan sin las reparaciones o sustituciones de piezas necesarias. Un GMAO como eMaint puede ayudar a los gestores a realizar un seguimiento del gasto y generar informes detallados y granulares.
Programación del trabajo
Programar las tareas es un reto constante para cualquier equipo que se enfrente a limitaciones de mano de obra o a un presupuesto ajustado. Una programación eficaz debe tener en cuenta la necesidad de realizar tareas de mantenimiento preventivo y reparaciones de emergencia. Un buen GMAO puede ayudar a automatizar las tareas de programación y actualizar los calendarios cuando cambian las necesidades de mantenimiento o la disponibilidad del personal.
Cumplimiento de la normativa
Cumplir unas normas de seguridad y calidad que cambian rápidamente, de un año para otro, es difícil. Una buena estrategia de mantenimiento incluye un procedimiento detallado para mantener el cumplimiento y conservar los registros. Un GMAO como eMaint puede ayudar almacenando automáticamente las órdenes de trabajo y los registros de finalización de PM en una ubicación central de fácil búsqueda.
Optimizar el trabajo
Optimización del flujo de trabajo. Siempre hay margen de mejora a la hora de establecer flujos de trabajo y procedimientos. El objetivo es minimizar los contratiempos derivados de la falta de coordinación y realizar inspecciones frecuentes de las máquinas para estimar el ritmo de producción. Un GMAO puede ayudar a estandarizar los flujos de trabajo incorporando listas de comprobación detalladas a las órdenes de trabajo.
Siempre hay margen de mejora a la hora de establecer flujos de trabajo y procedimientos. Lo importante es determinar qué tareas son urgentes y quién debe realizarlas. El objetivo es minimizar los contratiempos derivados de la falta de coordinación y realizar inspecciones frecuentes de las máquinas para estimar el ritmo de producción. Añadir modificaciones puede aumentar aún más la fiabilidad de los activos pesados.
¿Qué es una lista de control de mantenimiento?
Las listas de comprobación de mantenimiento ayudan a garantizar que las tareas de mantenimiento se realizan correctamente y en el orden correcto, siempre. Las listas de comprobación también son una excelente forma de estandarizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia operativa.
Una lista de comprobación sólida debe incluir los pasos precisos necesarios para completar cada tarea, junto con cualquier información relevante. eMaint puede crear listas de comprobación directamente en sus órdenes de trabajo para que los equipos puedan acceder a ellas en cualquier momento. Los trabajadores en el campo pueden utilizar la aplicación móvil de eMaint para leer, actualizar y comprobar los elementos de la lista - todo mientras están en movimiento.
What Is the Primary Purpose of Maintenance Management?
The primary purpose of maintenance management is to support your MRO team, so they can protect you from unplanned downtime and outages. That’s going to look different in every organization, but a few things always hold true.
An effective maintenance management program helps decision-makers analyze their existing processes and find room for improvement. Currently, most organizations are facing labor shortages and skills gaps. They’re also struggling to do more with fewer resources. That’s why a powerful, easy-to-use CMMS is crucial to the success of any maintenance management program.
Un GMAO como eMaint le permite analizar costes, realizar un seguimiento de los KPI de mantenimiento, cumplir la normativa y gestionar el estado de los activos. El resultado es una operación racionalizada y eficiente con un tiempo de inactividad significativamente menor y una mayor productividad.
What Are the Objectives of Maintenance Management?
Maintenance management has several important goals, all of which benefit the broader organization. CMMS software helps teams meet all of those objectives.
Reducción del tiempo de inactividad de los activos y aumento de la productividad
Using maintenance management software, like eMaint CMMS, increases asset reliability and availability by giving you consistent insight into asset health, along with a big-picture view of plant operations. That means you’ll always know where to focus your maintenance resources, so you can stay ahead of breakdowns and increase uptime.
Prolongar la vida útil de los activos
CMMS solutions enable a proactive maintenance approach by tracking asset health, monitoring emerging machine faults, and creating structured preventive maintenance plans to optimize long-term equipment health.
Reducción de los costes de mantenimiento
CMMS software cuts costs by preventing costly asset breakdowns. That means no more expensive, time-consuming repairs. CMMS solutions also lower maintenance costs by streamlining and standardizing workflows and managing spare parts inventory.
Aumento de la eficacia operativa
CMMS solutions build efficiency into every step of the maintenance process. Scheduling and tracking PMs, assigning tasks, and managing work orders are all easier and faster, leaving your team more time for challenging jobs. And standardized workflows and improved inventory management mean your team has the tools and know-how to get the job done right, every time.
Cumplimiento de la normativa
A CMMS includes built-in audit trails, so you can keep track of all your compliance-related documentation. Signatures, inspection records, and maintenance histories all get stored in one place, automatically. It’s worth adding that a CMMS ensures your preventive maintenance tasks are always done on time, making it easier to stay compliant with relevant regulations.
Increasing safety
A CMMS improves working conditions for maintenance teams by reducing potentially dangerous asset breakdowns and emergency repairs. The software also helps by scheduling sufficient time for each task, building safety checks into work orders, and ensuring that everyone has the right protective gear for the job.
Minimizing human error
Human errors cost your business time, money, and productivity. CMMS solutions go a long way to solving this issue. A CMMS takes over tedious jobs like creating schedules and tracking work orders. The software also automates audit trails, ensuring accurate records.
Beyond administrative issues, maintenance management software helps keep your team on track so that there’s less human error throughout your maintenance workflows. PM tracking, notifications, and work orders with built-in checklists help your technicians perform at their best.
Buenas prácticas para gestionar un equipo de mantenimiento
Como director de planta, debe ser proactivo en la comunicación con su equipo, estando abierto a comentarios y sugerencias sobre cómo mejorar los procesos existentes. Antes de aprobar una solicitud, lo mejor sería practicar escenarios de prueba modelados a partir de tipos de fallo.
Su documentación escrita debe almacenarse en un GMAO, donde se describan las políticas, los procedimientos, las guías de usuario y los flujos jerárquicos de los sistemas mecánicos. La mejora continua es el objetivo principal, lo que significa planificar el mantenimiento en torno a la disponibilidad de las máquinas.
Los principios básicos de la gestión del mantenimiento son:
- Liderazgo
- Fundaciones
- Procesos
- Mejora
- Resultados
Be able to define the scope of work before you try to gather the results. Run a cost-benefit analysis based on past outcomes to understand what the implementation challenges are. The final takeaway should be: What results are actually meaningful, followed by what resources can be used to address these obstacles?
La verdad es que el mantenimiento de los activos de máxima prioridad requiere mucho tiempo y esfuerzo, por lo que tiene sentido aspirar a un rendimiento de mayor calidad limitando al mismo tiempo el tiempo y el dinero invertidos a una cantidad razonable. Con un plan procesable, su equipo ya no se verá frenado por acontecimientos impredecibles.
Aprovechar el software de gestión del mantenimiento
El software de gestión del mantenimiento, también conocido a veces como sistema informatizado de gestión del mantenimientoGMAO), centraliza toda la información de mantenimiento y proporciona herramientas para optimizar el rendimiento de los activos. El objetivo de cualquier software de gestión del mantenimiento es aumentar la disponibilidad, la utilización y la fiabilidad de sus equipos.
En el nivel más básico, el software de gestión del mantenimiento es una solución completa para el mantenimiento de activos físicos en todas sus instalaciones. Un GMAO le permite gestionar, automatizar y racionalizar eficazmente sus operaciones de mantenimiento.
Hoy en día, el software de gestión del mantenimiento está cada vez más basado en la nube, en lugar de en las instalaciones. Esto significa que la información de mantenimiento es rápidamente accesible desde cualquier dispositivo, proporcionando una rápida visibilidad de todas sus operaciones de mantenimiento, incluso a través de múltiples instalaciones.
GMAO vs EAM
Tanto GMAO como la EAM tratan aspectos de la gestión de activos, pero en esto se diferencian:
Sistema informatizado de gestión del mantenimientoGMAO)
Un GMAO, como eMaint, le ayuda a gestionar los datos y la programación del mantenimiento de los equipos. Características como las alertas automáticas, la actualización de datos en tiempo real, la programación del mantenimiento preventivo, etc., le ayudan a controlar las tareas de mantenimiento de los activos.
Software de Gestión de Activos Empresariales (EAM)
EAM es la práctica de optimizar la vida útil de los activos en toda la empresa. Más que un sistema de software, es un enfoque de la gestión de activos. El software con funciones de EAM permite ver y gestionar los activos en todas sus fases, desde el diseño hasta la eliminación. Las herramientas EAM suelen incluir funciones GMAO .
Características del software de gestión del mantenimiento
Las soluciones de software de gestión del mantenimiento ofrecen una amplia variedad de Características y capacidades, entre las que se incluyen:
- Gestión y automatización del mantenimiento preventivo
- Gestión centralizada de activos a lo largo de todo su ciclo de vida
- Gestión y automatización de órdenes de trabajo
- Gestión de inventarios, seguimiento y reordenación automática de piezas
- monitoreo de condición y análisis para el mantenimiento predictivo y el mantenimiento prescriptivo.
- Informes y cuadros de mando analíticos
- Registro digital para la preparación de auditorías
- Gestión de la seguridad y el cumplimiento
Un software de gestión del mantenimiento con una interfaz de usuario intuitiva ofrece a los usuarios de cualquier nivel un acceso sin fisuras a la información y las herramientas que necesitan para hacer su trabajo de forma más eficaz.
¿Cuáles son las Beneficios del software de gestión del mantenimiento?
Aprovechar una solución de software de gestión del mantenimiento, o GMAO, en sus operaciones de mantenimiento tiene muchas ventajas.
Aumente la productividad con información de mantenimiento centralizada
Una comunicación clara y eficaz en toda la organización es fundamental. Un GMAO proporciona una única fuente de verdad para todas sus actividades de mantenimiento y la información relacionada.Esto reduce el riesgo de falta de comunicación, por lo que las decisiones se toman sobre la base de la información más actualizada y precisa posible, manteniendo a los equipos de mantenimiento en la misma página con su programa de mantenimiento.
Ahorro de costes al tiempo que aumenta el tiempo de actividad de los activos
Al ayudar a los equipos de mantenimiento a afinar sus operaciones, el software de gestión del mantenimiento puede aumentar la eficacia de su programa de mantenimiento. Por ejemplo, un GMAO agrega datos críticos de monitoreo de condición y emite alertas cuando se detecta un problema potencial. Esto permite a los equipos de mantenimiento responder con prontitud cuando y donde se les necesita. En última instancia, mediante la aplicación de enfoques de mantenimiento más proactivos, como el mantenimiento predictivo, el software de gestión de mantenimiento reduce los costosos tiempos de inactividad no planificados y los costes generales de mantenimiento.
Prolongar la vida útil de los activos
Un enfoque proactivo del mantenimiento optimiza el rendimiento de los equipos. Esto no sólo reduce las averías, sino que también prolonga la vida útil de sus activos. Al supervisar el estado de los activos, realizar tareas de mantenimiento periódicas y reparar y sustituir piezas antes de que se produzcan averías, puede mantener los activos en funcionamiento durante más tiempo. Esto significa un mayor rendimiento de su inversión.
Minimice los errores humanos con la gestión de órdenes de trabajo
La gestión y automatización de las órdenes de trabajo es la capacidad clave de cualquier software de gestión de activos. Esto reduce el riesgo de errores debido a la gestión manual de las órdenes de trabajo, al tiempo que aumenta la eficiencia al facilitar a los técnicos la visualización de lo que hay que hacer.
Digitalizar y automatizar el mantenimiento de registros para el cumplimiento de normativas y las auditorías
A menudo, una solución GMAO puede sustituir al archivado manual en papel y a las hojas de cálculo, lo que facilita la organización y el mantenimiento adecuado de toda la documentación necesaria en caso de auditoría. Por ejemplo, el software de gestión del mantenimiento puede utilizarse para registrar automáticamente información sobre cada activo de sus instalaciones en una ubicación centralizada. En caso de auditoría, este registro digital puede exportarse fácilmente a un archivo o informe.Esto no sólo garantiza el cumplimiento de las normas pertinentes , sino que también puede facilitar auditorías más rápidas y evitar el tiempo de inactividad causado por las investigaciones.
Enhance Safety at Your Facilities
CMMS software improves safety for maintenance personnel and everyone on-site. The software can build safety procedures into every work order, along with checklists to reinforce standard operating procedures. CMMS solutions also ensure that preventive maintenance tasks are completed on time, keeping assets in good running order and minimizing dangerous breakdowns. If you do have a breakdown, CMMS helps manage the repair process safely.
Elegir el mejor sistema informatizado de gestión del mantenimiento
Al seleccionar un software de gestión del mantenimiento, es importante tener en cuenta no sólo Características y capacidades.También es importante considerar si el proveedor ofrece el nivel de soporte que su organización necesita para ejecutar la solución con eficacia. Por ejemplo, además de sus capacidades básicas, la tecnología debe poder ampliarse para incluir otras funciones de mantenimiento, como sensores de vibración u otras técnicas monitoreo de condición en línea.
Los proveedores de soluciones de gestión del mantenimiento también deben ofrecer sólidos servicios de formación y asistencia antes, durante y después de implantar el software para ayudar a reducir la curva de adopción y permitir la mejora continua del sistema instalado.
También es importante verificar que los sistemas heredados pueden integrarse en software más reciente para proteger la integridad de las bases de datos: garantizar la compatibilidad le ahorrará tiempo y evitará frustraciones.
Por qué su equipo necesita un software de gestión del mantenimiento
El software de gestión del mantenimiento está diseñado para ofrecerle una imagen clara de los datos de tendencias de las infraestructuras críticas en muchas ubicaciones.
Una de las ventajas es monitoreo de condición en tiempo real, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos para reducir costes y aumentar su tiempo de actividad general. Esto elimina muchos procesos manuales que consumen mucho tiempo, por lo que puede planificar en consecuencia el tiempo de inactividad con una mayor visibilidad de las órdenes de trabajo programadas.
En el cuadro de mandos, hay Características como el seguimiento del inventario MRO, para que sepa qué artículos comprar cuando sustituya piezas dañadas. Las funciones de auditoría permiten estar al día de los últimos procedimientos normalizados de trabajo, lo que permite crear un historial de mantenimiento de cualquier activo con fotos y certificaciones selladas con fecha y hora.
La implantación y el uso de software de sistemas informatizados de gestión del mantenimientoBeneficios numerosos Beneficios términos de eficiencia y ciclo de vida. En general, permite a los equipos alinear sus prácticas y actividades de mantenimiento con otros departamentos y objetivos empresariales. Cuando se dispone de un sistema que permite compartir datos entre departamentos, el trabajo de todos se vuelve un poco más eficiente.
Learn how automotive parts manufacturer Martinrea Metallics achieved +95% work order completion — across 47 operating divisions and 15,000 employees — by adding eMaint to their maintenance workflow.
Instalar un GMAO es una solución que aporta mayor visibilidad al entorno de sus instalaciones. Algunas incluso se integran con programas de contabilidad o aplicaciones de gestión de proyectos para aumentar la productividad de los empleados y garantizar la visibilidad de todas las funciones básicas.