RCS disfruta de un mejor tiempo de respuesta a las solicitudes de servicio de más de 5000 residentes
Cliente desde: 2006 | Industria: Gestión de la Propiedad
Realtec Community Services, Inc. (RCS) abarca más de 2.500 viviendas particulares y adosadas, 2 conjuntos de condominios, así como 2 piscinas privadas y 10 pistas de tenis. Con un sistema poco ideal basado en hojas de cálculo Excel, RCS necesitaba una solución GMAO asequible que hiciera más por menos. A los 30 días de la implantación, todas las órdenes de trabajo recurrentes estaban en el sistema, y las órdenes de trabajo se estaban generando y asignando. RCS pudo hacer todo esto y personalizar los campos de los formularios de órdenes de trabajo según sus especificaciones exactas.
ANTECEDENTES
Realtec Community Services, Inc, (RCS) es el agente administrativo de la Asociación de Propietarios de Colonia de Ford (FCHOA) ubicada en Williamsburg, Virginia, una comunidad que más de 5.000 residentes llaman hogar. Dentro de la comunidad hay más de 2.500 casas privadas y casas adosadas, 2 conjuntos de condominios, así como 2 piscinas privadas, y 10 canchas de tenis. RCS es responsable de mantener 48 millas de caminos privados, 2700 acres privados y múltiples áreas comunitarias y vehículos de servicio. Audrey Miller, Coordinadora de Servicios al Propietario, y Ryan Lee, Gerente de Mantenimiento de Caminos y Proyectos buscaron una forma más eficiente de manejar las solicitudes de los propietarios, el mantenimiento recurrente y los informes del comité.
EL DESAFÍO
Antes de la implantación de eMaint GMAORCS se basaba en hojas de cálculo Excel que proporcionaban información general sobre el trabajo a realizar. Este sistema se estaba volviendo difícil de manejar y no proporcionaba los informes detallados deseados por los comités de la HOA. RCS necesitaba un sistema para realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento recurrentes, gestionar el creciente número de solicitudes de mantenimiento de los residentes y proporcionar informes semanales y mensuales detallados a los jefes de los comités de las HOA, incluyendo seguridad, recreación, carreteras, mantenimiento de proyectos, presupuesto y administración, sobre los proyectos de mantenimiento recurrentes y el presupuesto de sus departamentos.
IMPLEMENTACIÓN
eMaint GMAO fue recomendado por un residente y miembro del comité de la HOA y fue elegido por su precio asequible y la posibilidad de adaptar el sistema a sus necesidades. A los 30 días de la implantación, todas las órdenes de trabajo recurrentes se habían cargado en el sistema y se estaban generando y asignando órdenes de trabajo. Ryan y Audrey pudieron personalizar los campos del formulario de órdenes de trabajo para adaptarlos a su terminología.
Un enlace en su sitio web a un formulario personalizado de solicitud de mantenimiento permite a RCS aprobar, asignar y realizar un seguimiento de las solicitudes de los propietarios cada mañana. Audrey y Ryan pudieron crear fácilmente informes con la información detallada requerida por cada uno de los 13 comités de la HOA. Una ventaja añadida de eMaint GMAO fue la capacidad de invocar proactivamente y realizar un seguimiento de las medidas de "autoayuda" en propiedades abandonadas o en ejecución hipotecaria, preservando el valor de la propiedad para todos los residentes.
Beneficios
"eMaint GMAO nos ha permitido ofrecer un servicio al cliente superior a nuestros residentes al disminuir drásticamente el tiempo de respuesta de las solicitudes de mantenimiento, así como proporcionar informes automatizados detallados a nuestros diversos comités HOA."
Audrey M., Coordinadora de Servicios al Propietario, Servicios de la Comunidad Realtec