A Realtec Community Services, Inc, (RCS) é a Agente Gerente da Associação de Proprietários de Colônia da Ford (FCHOA) localizada em Williamsburg, Virgínia, uma comunidade que mais de 5.000 residentes chamam de lar. Dentro da comunidade há mais de 2.500 casas particulares e casas em banda, 2 conjuntos de condomínios, bem como 2 piscinas privadas, e 10 quadras de tênis. RCS é responsável pela manutenção de 48 milhas de estradas privadas, 2700 acres privados e múltiplas áreas comunitárias e veículos de serviço. Audrey Miller, Coordenadora de Serviços do Proprietário, e Ryan Lee, Gerente de Estradas e Manutenção de Projeto buscaram uma maneira mais eficiente de gerenciar os pedidos dos proprietários, manutenção recorrente e relatórios da comissão.

Antes da implementação do eMaint CMMS, o RCS confiava em planilhas Excel que forneciam informações gerais sobre os trabalhos a serem realizados. Este sistema estava se tornando pesado e não estava fornecendo os relatórios detalhados desejados pelos comitês de HOA. O RCS precisava de um sistema para acompanhar as tarefas de manutenção recorrente, gerir o número crescente de pedidos de manutenção residentes e fornecer relatórios semanais e mensais detalhados aos chefes dos comités HOA, incluindo segurança, recreação, estradas, manutenção de projectos, orçamento e administração dos projectos de manutenção recorrente do seu departamento e orçamento.

O eMaint CMMS foi recomendado por um membro residente e membro do comité HOA e foi escolhido com base nos seus preços acessíveis e na capacidade de adaptar o sistema de acordo com as suas necessidades. Dentro de 30 dias após a implementação, todas as ordens de trabalho recorrentes foram carregadas no sistema e as ordens de trabalho estavam sendo geradas e atribuídas. Ryan e Audrey foram capazes de personalizar os campos do formulário de ordens de trabalho para corresponder à sua terminologia.

Um link em seu site para um formulário de solicitação de manutenção personalizado permite que a RCS aprove, atribua e acompanhe os pedidos dos proprietários de casa todas as manhãs. Audrey e Ryan foram capazes de criar prontamente relatórios contendo as informações detalhadas exigidas por cada um dos 13 comitês HOA. Um benefício adicional do eMaint CMMS foi a capacidade de invocar e rastrear proativamente medidas de "auto-ajuda" em propriedades que estão abandonadas ou em execução hipotecária, preservando os valores das propriedades para todos os residentes.

Audrey M., Coordenadora de Serviços Proprietários, Serviços Comunitários Realtec