El Grinnell College aumenta en un 27% la finalización del PM y ahorra 15 horas semanales con eMaint

Grinnell College es una universidad privada y residencial de artes liberales situada en Grinnell, Iowa. Atiende a más de 1.700 estudiantes en su campus de 192 acres.

La seguridad y la comodidad de los estudiantes y el personal es una prioridad máxima para la universidad. Pero con 90 edificios y más de 10.000 activos, incluidos 3.000 componentes de seguridad vital como extintores y señales de salida, documentar el estado de los equipos y las inspecciones era todo un reto.

Antes de eMaint, Grinnell College utilizaba una base de datos de Microsoft Access para documentar sus inspecciones. Los trabajadores también utilizaban varios sistemas para realizar el seguimiento de las inspecciones y gestionar las órdenes de trabajo. Pero la universidad quería combinarlo todo en un único sistema que pudiera simplificar el seguimiento, permitirles ejecutar informes y garantizar que seguían cumpliendo los requisitos mensuales de inspección.

Los estudiantes también necesitaban poder presentar solicitudes de trabajo para mantenimiento, y los técnicos debían poder acceder a las órdenes de trabajo y al historial de activos independientemente del edificio en el que estuvieran trabajando.

Recurrieron a eMaint GMAO para encontrar la solución.

El paso a eMaint fue un proceso sencillo, que se hizo aún más fácil con el apoyo del equipo de implementación de eMaint. "Tuvimos personal que nos ayudó, y el equipo de implementación de eMaint estuvo ahí cuando lo necesitamos", dijo Charles Besick, gerente de mantenimiento de Grinnell College. "Simplemente hicieron un trabajo impresionante para nosotros de principio a fin, y se aseguraron antes de que saliéramos en vivo [de que] tuviéramos la mayoría de los problemas resueltos."

Además, la formación presencial del equipo de implantación de eMaint facilitó que el personal de mantenimiento de Grinnell aprovechara al máximo todo lo que GMAO podía ofrecer. "Desde el principio, la formación fue fenomenal", dijo. "Los campamentos de entrenamiento de eMaint merecen la pena para la gente que realmente lo necesita".

A cada activo se le asignaba un código de barras, que los trabajadores podían escanear para acceder a su historial. Desde sus portátiles, los técnicos podían documentar inspecciones, crear o actualizar órdenes de trabajo o realizar otras tareas sin abandonar la zona. Y lo más importante, en lugar de utilizar varios sistemas, todo estaba contenido en la base de datos eMaint.

No pasó mucho tiempo antes de que el Grinnell College empezara a ver los Beneficios de su GMAO.

El equipo del Grinnell College pasó a gestionar el mantenimiento sin papel, equipando a cada operario con un ordenador portátil, y pudo hacer un seguimiento de los costes específicos de cada proyecto.

Con eMaint, los técnicos ahora pueden escanear fácilmente los activos en sus inspecciones mensuales de seguridad. Documentan las condiciones de los equipos a medida que recorren cada instalación, lo que garantiza que cumplen los requisitos normativos y que todos los activos funcionan como deberían. Si es necesario, el sistema crea automáticamente órdenes de trabajo para que las reparaciones puedan realizarse rápidamente.

"Ahora tenemos los datos para demostrar que hemos comprobado los activos mensualmente si alguna vez nos hacen una auditoría", dijo Besick. "Lo más importante es mantener a salvo a los estudiantes, al personal y a todo el mundo en el campus".

Los estudiantes y el personal también pueden utilizar un enlace web específico para solicitar trabajos en sus activos. "Los estudiantes no saben cuándo hay que reparar un climatizador; sólo saben que no funciona", explica Besick. "Hemos simplificado el sistema y lo hemos configurado para que el estudiante identifique el edificio y nuestros técnicos sepan dónde acudir para solucionar el problema".

Además de documentar las inspecciones y agilizar las órdenes de trabajo, Grinnell College utiliza eMaint para optimizar sus niveles de inventario de piezas de repuesto. El equipo de mantenimiento puede comprobar fácilmente si hay piezas de repuesto disponibles, y el equipo de contabilidad puede ejecutar informes de inventario para sus informes de fin de mes. "Todo esto es fundamental para nuestro éxito", afirma Besick.

El Grinnell College espera implantar eMaint X5 el año que viene, lo que añadirá aún más Características. "La velocidad va a ser increíble", afirma Besick. "Va a estar bien disponer de un servidor dedicado para X5, y nos entusiasma poder añadir más fotos a nuestras órdenes de trabajo". Sus planes incluyen integrar otros departamentos de gestión de instalaciones para que se unan a ellos en la gestión de mantenimiento sin papel.