A Grinnell College aumenta a conclusão de PM em 27% e poupa 15 horas por semana com o eMaint

O Grinnell College é um colégio de artes liberais privado e residencial situado em Grinnell, Iowa. Atende mais de 1.700 alunos no seu campus de 192 acres.

A segurança e o conforto dos estudantes e do pessoal são uma prioridade máxima para o colégio. Mas com 90 edifícios e mais de 10.000 bens, incluindo 3.000 componentes de segurança, como extintores de incêndio e sinais de saída, documentar as condições do equipamento e as inspecções era um desafio.

Antes do eMaint, o Grinnell College utilizava uma base de dados Microsoft Access para documentar as suas inspecções. Os trabalhadores também utilizavam vários sistemas para acompanhar as inspecções e gerir as ordens de trabalho. Mas o colégio queria combinar tudo num único sistema que pudesse simplificar o acompanhamento, permitir a execução de relatórios e garantir o cumprimento dos requisitos de inspeção mensais.

Os alunos também precisavam de poder apresentar pedidos de trabalho para manutenção e os técnicos precisavam de poder aceder às ordens de trabalho e ao histórico de activos, independentemente do edifício em que estivessem a trabalhar.

A solução encontrada foi o eMaint CMMS.

A mudança para o eMaint foi um processo simples, que se tornou ainda mais fácil com o apoio da equipa de implementação do eMaint. "Tínhamos pessoal que nos ajudava a apoiar e a equipa de implementação do eMaint estava lá quando precisávamos", disse Charles Besick, gestor de manutenção do Grinnell College. "Fizeram-nos um trabalho fantástico do início ao fim e certificaram-se de que, antes de entrarmos em funcionamento, já tínhamos resolvido a maior parte dos problemas."

Além disso, a formação presencial da equipa de implementação do eMaint facilitou ao pessoal de manutenção da Grinnell tirar o máximo partido de tudo o que o CMMS tinha para oferecer. "Desde o início, a formação foi fenomenal", afirmou. "Os campos de treino do eMaint valem bem a pena para as pessoas que realmente precisam."

A cada ativo foi atribuído um código de barras, que os trabalhadores podiam digitalizar para aceder ao seu histórico. A partir dos seus computadores portáteis, os técnicos podiam documentar inspecções, criar ou atualizar ordens de trabalho ou realizar outras tarefas sem sair da área. E o mais importante é que, em vez de utilizar vários sistemas, tudo estava contido na base de dados eMaint.

Não demorou muito para que a Grinnell College começasse a ver os benefícios do seu novo CMMS.

A equipa do Grinnell College fez a transição para uma gestão de manutenção sem papel, equipando cada técnico com um computador portátil, e ganhou a capacidade de controlar os custos específicos do projeto.

Com o eMaint, os técnicos podem agora analisar facilmente os activos nas suas inspecções mensais de segurança. Documentam as condições do equipamento à medida que percorrem cada instalação, garantindo que cumprem os requisitos de conformidade regulamentar e que todos os activos estão a funcionar como devem. O sistema cria automaticamente ordens de trabalho, se necessário, para que as reparações possam ser concluídas rapidamente.

"Agora temos os dados para mostrar que verificámos os bens mensalmente se alguma vez formos auditados", disse Besick. "O mais importante é manter a segurança dos alunos, do pessoal e de toda a gente aqui no campus."

Os alunos e o pessoal também podem utilizar uma ligação Web específica para solicitar trabalhos nos seus bens. "Os alunos não sabem quando é necessário reparar um ventilador; sabem apenas que o ar condicionado não está a funcionar", explicou Besick. "Simplificámos o sistema e configurámo-lo de forma a que o aluno identifique o edifício e os nossos técnicos saibam onde ir para resolver o problema."

Para além de documentar as inspecções e simplificar as ordens de trabalho, o Grinnell College utiliza o eMaint para otimizar os seus níveis de inventário de peças sobresselentes. A equipa de manutenção pode verificar facilmente se as peças sobresselentes estão disponíveis e a equipa de contabilidade pode elaborar relatórios de inventário para os seus relatórios de fim de mês. "Tudo isto é muito importante para o nosso sucesso", afirmou Besick.

O Grinnell College espera implementar o eMaint X5 no próximo ano, que irá acrescentar ainda mais funcionalidades. "A velocidade vai ser espetacular", disse Besick. "Vai ser bom ter um servidor dedicado para o X5, e estamos entusiasmados por podermos adicionar mais fotografias às nossas ordens de trabalho." Os seus planos incluem a integração de outros departamentos de gestão de instalações para se juntarem a eles na gestão de manutenção sem papel.