Case study

A RCS Desfruta de um Tempo de Resposta Melhorado em Solicitações de Serviço de Mais de 5.000 Residentes

Cliente Desde: 2006 | Setor: Administração de Imóveis

Facilities

Customer since 2006

A Realtec Community Services, Inc. (RCS) engloba mais de 2.500 casas e moradias particulares, 2 conjuntos de condomínios, bem como 2 piscinas privadas e 10 quadras de tênis. Com um sistema menos que ideal envolvendo planilhas do Excel, a RCS precisava de uma solução CMMS acessível que fizesse mais por menos. Dentro de 30 dias após a implementação, todas as ordens de serviço recorrentes estavam no sistema e as ordens de serviço estavam sendo geradas e atribuídas. A RCS conseguiu fazer tudo isso e personalizar os campos do formulário de ordem de serviço de acordo com suas especificações exatas.

Comunicação Aprimorada Através do Rastreamento de Ordens de Serviço
Melhoria no tempo de resposta às preocupações e solicitações dos residentes.
Maior conclusão do trabalho através de processos mais eficientes

ANTECEDENTES

A Realtec Community Services, Inc, (RCS) é o Agente Administrativo da Ford’s Colony Homeowners’ Association (FCHOA) localizada em Williamsburg, Virgínia, uma comunidade que mais de 5.000 residentes chamam de lar. Dentro da comunidade, existem mais de 2.500 casas e moradias particulares, 2 conjuntos de condomínios, bem como 2 piscinas privadas e 10 quadras de tênis. A RCS é responsável pela manutenção de 48 milhas de estradas particulares, 2.700 acres particulares e várias áreas comunitárias e veículos de serviço. Audrey Miller, Coordenadora de Serviços ao Proprietário, e Ryan Lee, Gerente de Manutenção de Estradas e Projetos, procuraram uma maneira mais eficiente de gerenciar solicitações de proprietários, manutenção recorrente e relatórios de comitês.

O DESAFIO

Antes da implementação do eMaint CMMS, a RCS dependia de planilhas do Excel que forneciam informações gerais sobre o trabalho a ser realizado. Este sistema estava se tornando difícil de manejar e não estava fornecendo os relatórios detalhados desejados pelos comitês da HOA. A RCS precisava de um sistema para rastrear tarefas de manutenção recorrentes, gerenciar o crescente número de solicitações de manutenção de residentes e fornecer relatórios semanais e mensais detalhados aos chefes dos comitês da HOA, incluindo segurança, recreação, estradas, manutenção de projetos, orçamento e administração sobre os projetos de manutenção recorrentes e orçamento de seu departamento.

IMPLEMENTAÇÃO

O eMaint CMMS foi recomendado por um residente e membro do comitê da HOA e foi escolhido com base em seus preços acessíveis e na capacidade de personalizar o sistema para atender aos seus requisitos. Dentro de 30 dias após a implementação, todas as ordens de serviço recorrentes foram carregadas no sistema e as ordens de serviço estavam sendo geradas e atribuídas. Ryan e Audrey foram capazes de personalizar os campos do formulário de ordem de serviço para corresponder à sua terminologia.

Um link em seu site para um formulário de solicitação de manutenção personalizado permite que a RCS aprove, atribua e rastreie as solicitações dos proprietários todas as manhãs. Audrey e Ryan conseguiram criar facilmente relatórios contendo as informações detalhadas exigidas por cada um dos 13 comitês da HOA. Um benefício adicional do eMaint CMMS foi a capacidade de invocar e rastrear proativamente medidas de "autoajuda" em propriedades abandonadas ou em execução de hipotecas, preservando os valores das propriedades para todos os residentes.

BENEFÍCIOS

Monitore as medidas de preservação de “autoajuda” em propriedades abandonadas.
Aumento da taxa de conclusão de ordens de trabalho através de um processo mais eficiente de aprovação, atribuição, controlo e revisão de ordens de trabalho.
e revisão.
Melhoria no tempo de resposta às preocupações e solicitações de serviço dos residentes.
Forneceu relatórios automatizados detalhados para 13 comissões permanentes e o Conselho de Administração.
Comunicação aprimorada com os residentes através do rastreamento de ordens de serviço e solicitações.

“O eMaint CMMS nos permitiu fornecer um atendimento superior aos nossos moradores, diminuindo drasticamente o tempo de resposta às solicitações de manutenção, além de fornecer relatórios automatizados detalhados aos nossos vários comitês de HOA.”

Audrey M., Coordenadora de Serviços ao Proprietário, Realtec Community Services

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