As comunidades de residência assistida Wesley Enhanced Living (WEL) são compostas por oito instalações na área da Filadélfia, com mais de 1.200 residentes. A unidade de Burholme, Pensilvânia, é responsável por três instalações que oferecem vida independente, cuidados pessoais e serviços de enfermagem. Dennis McElhare, Diretor de Instalações, e sua equipe de nove técnicos são responsáveis pela segurança, manutenção, limpeza, solicitações de inquilinos e conformidade com os padrões regulatórios e corporativos.

Antes da implementação do eMaint, as ordens de trabalho e pedidos de trabalho eram redigidos à mão, sem qualquer responsabilidade ou padrões estabelecidos. Dennis sabia que precisava de gerir mais eficazmente as solicitações de trabalho dos inquilinos, a fim de melhorar o tempo de entrega e conclusão e reduzir as chamadas de status para o balcão de atendimento. Ele também precisava fornecer relatórios mensais à empresa consistentes com as outras propriedades para demonstrar o trabalho realizado e o tempo médio para completar cada tarefa. As inspeções do Departamento de Saúde e do Departamento de Bem-Estar Público exigiam provas documentadas do trabalho realizado em AVAC, unidades de aquecimento, canalizações e outras manutenções para demonstrar o cumprimento dos regulamentos.

O CMMS eMaint foi escolhido com base na facilidade de uso geral, bem como no sucesso alcançado com o eMaint em outros locais da Wesley. Dennis utilizou o recurso de importação de dados, que permitiu inserir equipamentos para todos os edifícios em uma hora. Ele imediatamente começou a rastrear ordens de serviço e solicitações de residentes e atribuí-las com base na prioridade. Dennis utiliza o rastreamento de projetos para atividades de “reocupação”, que incluem pintura, remendos, limpeza de carpetes e pequenas reformas.

A WEL conseguiu rastrear o tempo gasto por cada técnico, bem como o volume de solicitações para justificar as necessidades de pessoal para a empresa. O recurso de relatório fácil de usar permite que Wesley identifique problemas recorrentes, chegue à causa raiz e os corrija proativamente. A responsabilidade e a padronização resultaram em uma redução no tempo médio de conclusão das solicitações dos inquilinos de 1,5 horas para 0,5 horas.

• O sistema permite a conclusão de três vezes o volume de ordens de serviço em um terço do tempo.
• Melhoria no atendimento ao cliente aos residentes através de atualizações de status por e-mail sobre solicitações de trabalho e menor tempo de resposta, reduzindo as chamadas de status.
• A tecnologia móvel permite aprovações de ordens de serviço e pesquisas de peças em qualquer lugar.
• Relatórios gerados para a empresa facilitam procedimentos de trabalho padronizados e tempos de resposta
• O rastreamento de tempo melhorou a produtividade do trabalho e oferece suporte a decisões de pessoal

Dennis M., Diretor de Instalações, Wesley Enhanced Living