El mantenimiento de la propiedad es esencial para mantener a los ocupantes del edificio seguros y contentos. También es una forma eficaz de conservar el valor de la propiedad y cumplir los códigos y ordenanzas locales.

However, property maintenance has some built-in challenges. Keeping essential services like air conditioning and elevators up and running, repairing leaky pipes, and caring for buildings and their grounds can be a juggling act. That’s where a computerized maintenance management system (CMMS) comes into play.

A good CMMS can help property maintenance teams avoid asset failure and maximize limited resources. In this article, we’ll dig into exactly how property maintenance works. We’ll also look at some examples of property management and explore how a CMMS and other PropTech can help.

¿Qué es mantenimiento de propiedades?

El mantenimiento de propiedades incluye todas las tareas y procedimientos necesarios para garantizar que los edificios sean seguros, cómodos y estén en buen estado de funcionamiento. Es una categoría amplia que lo abarca todo, desde el control de plagas y la eliminación de basuras hasta el mantenimiento de la calefacción, ventilación y aire acondicionado. El mantenimiento de propiedades se refiere tanto al mantenimiento residencial como al comercial.

Un buen mantenimiento de la propiedad incluye tareas rutinarias como la limpieza, la conserjería y las inspecciones de seguridad. Las reparaciones de equipos y el mantenimiento básico de activos como las unidades de calefacción, ventilación y aire acondicionado y las calderas entran dentro de las tareas de mantenimiento. Dependiendo del edificio, el mantenimiento de la propiedad también puede incluir el cuidado del terreno, la jardinería y otras tareas relacionadas.

Uno de los mayores retos en el mantenimiento de propiedades es equilibrar el mantenimiento rutinario -cortar el césped, limpiar los pasillos, etc.- con tareas de mantenimiento de emergencia como arreglar tuberías con fugas. Una estrategia de mantenimiento eficaz requiere una planificación cuidadosa, gestión de activos y asignación de recursos, áreas en las que una GMAO puede ayudar.

Principales tipos de mantenimiento

Existen algunas categorías clave de mantenimiento de propiedades. La mayoría de las tareas de mantenimiento de propiedades pueden definirse como:

  • Mantenimiento preventivo
  • Mantenimiento correctivo
  • Mantenimiento de emergencia

Preventive maintenance tasks are all the routine tasks that keep your property in optimal condition. Cleaning, safety inspections, and waste disposal all fall into this category. Regularly servicing HVAC units and boilers are other examples of preventive maintenance.

La creación de un sólido programa de mantenimiento preventivo reducirá sus costes generales y disminuirá la necesidad de reparaciones de emergencia. El mantenimiento preventivo también facilita la gestión de piezas de repuesto e inventarios, ya que le permite predecir cuándo necesitará piezas y suministros.

Corrective maintenance refers to non-emergency repairs. This includes anything on the property that isn’t life-threatening or urgent but still requires maintenance. A slow-draining sink, a broken ceiling fan, or a few loose tiles are all examples of corrective maintenance.

Estar al tanto de las tareas de mantenimiento correctivo puede aumentar el valor de su propiedad y aumentar la satisfacción de los ocupantes del edificio, lo que conduce a mejores relaciones a largo plazo.

Emergency maintenance, as the name suggests, refers to repairs that need immediate attention. Gas leaks, power outages, and electrical issues all call for emergency maintenance. A broken HVAC unit in the middle of a summer heatwave can also be classed as a maintenance emergency.

Ejemplos de mantenimiento de propiedades

Cada propiedad es diferente, pero algunos de los ejemplos más comunes de mantenimiento de propiedades son los siguientes.

Mantenimiento preventivo y rutinario:

  • Limpieza y eliminación de residuos
  • Inspecciones de seguridad, incluidas las comprobaciones rutinarias de los detectores de humo y monóxido de carbono.
  • Mantenimiento preventivo de calderas, ascensores y otros activos

Mantenimiento correctivo:

  • Reparación de pequeñas fugas
  • Desatascar desagües
  • Pequeñas reparaciones eléctricas

Reparaciones de urgencia:

  • Reparación de unidades HVAC, calderas, ascensores u otros activos críticos
  • Sustitución de ventanas rotas
  • Reparación de problemas eléctricos importantes

Buildings and Industries That Manage Properties

El mantenimiento de propiedades es esencial para una amplia gama de edificios e instalaciones, entre ellos:

  • Edificios y complejos de apartamentos
  • Residencias de ancianos
  • Centros sanitarios
  • Instalaciones educativas
  • Inmobiliario comercial

Cuanto mayor sea el inmueble, más mantenimiento necesitará. Esto puede suponer un reto para los administradores de fincas: ¿cómo asegurarse de que los edificios y los terrenos están bien mantenidos y, al mismo tiempo, ofrecer reparaciones rápidas y fiables a los ocupantes del edificio? Hoy en día, la mayoría de los administradores trabajan con un presupuesto ajustado y recursos limitados, lo que hace que estos retos sean aún más difíciles.

Las herramientas digitales pueden ayudar. Un buen GMAO, como eMaint, agiliza los flujos de trabajo y estandariza los procesos para que las tareas de mantenimiento se realicen siempre correctamente. El software GMAO también ayuda con la gestión de activos, las estrategias de mantenimiento preventivo y la gestión de inventarios.

GMAO para el mantenimiento de propiedades

Un buen GMAO desempeña un papel en casi todos los aspectos del mantenimiento de la propiedad.

eMaint GMAO puede prolongar la vida útil de sus calderas, unidades HVAC y otros activos críticos mediante el seguimiento y análisis en tiempo real de los datos de rendimiento de los activos. eMaint puede incluso generar órdenes de trabajo cuando los activos muestran signos de problemas. ¿Cuál es el resultado? Estará unos pasos por delante de los fallos de los activos, lo que le ayudará a minimizar el coste de las reparaciones y a garantizar que sus equipos se mantengan en condiciones óptimas durante más tiempo.

eMaint también puede ayudar a establecer prioridades de mantenimiento, crear programas y realizar un seguimiento de las tasas de finalización del mantenimiento preventivo. El software puede crear listas de comprobación para que las cuadrillas de mantenimiento las sigan, lo que ayuda a garantizar que las tareas se realicen de forma coherente.

eMaint actúa como un repositorio central para todos sus datos de mantenimiento. Siempre tendrá acceso instantáneo a todo, desde el inventario hasta los registros de inspección. Esto significa que es fácil mantenerse al día y proporcionar el mejor mantenimiento posible de la propiedad, asegurando que los ocupantes de su edificio permanezcan felices y seguros.

PropTech for Property Maintenance

Property management is getting smarter thanks to integrative technology and artificial intelligence (AI). PropTech, or Property Technology, describes digital solutions that monitor activities within properties and can allow remote intervention.

For residents, PropTech can be smart locks or thermostats which can be integrated with property management systems. Video intercoms and streamlined security systems are another example of property technology. There are also PropTech solutions to assist building owners manage resident requests and communications, as well as for realtors to offer virtual tours of buildings.

For property maintenance, PropTech has huge potential when it comes to ensuring buildings are future-proofed and responsive, with hardware that monitors changes and opportunities to streamline energy usage and prevent breakdowns in service. According to Deloitte, investing in Internet of Things devices and smart technologies to track energy consumption was the top sustainability-related initiative by global real estate executives for 2024.

Digital Twinning

Digital twinning is an approach that is being adopted for property maintenance. The idea is to create a real-time digital replica of a building in order to provide a dynamic overview of its performance, allowing operators to manage activity and predict and potentially resolve potential issues before they become breakdowns.

Digital twins is a concept which originated in the construction industry about a decade ago, and is used to track materials and resources, with information from a building’s design and construction phase used to operate and maintain it more efficiently.

The digital twin is linked to the physical building using an array of sensors and a management system. The twin is constantly informed about the state of the building, able to assess factors such as temperature and air quality and make adjustments in real time. It can also flag problems with building systems and be used for predictive maintenance to mitigate the risks of component failures.

As well as helping manage efficiency during the life of a property, digital twinning can also help with sustainability by providing a baseline of information for the reuse of materials and machinery contained in assets like property when it reaches the end of its lifecycle.

Smart Building Systems

Smart Building Systems, also known as Intelligent Building Management Systems, are integrated technologies that use sensors, software, connected devices, building automation, energy management and security controls to manage what goes on within large buildings.

Examples include lights which automatically turn on or off based on occupancy and daylight levels, smart HVAC systems which adjust temperature and ventilation in response to the weather or the number of occupants, remote security monitoring and access control, smart parking systems that guide drivers to open spots, and digital dashboards for building managers which offer a visual guide to the general performance and efficiencies.

Internet of Things (IoT) usage data enables you to monitor and analyze patterns, helping asset owners to make informed decisions, identify waste and optimize systems.

Taking a smart approach can save operational resources and money, as well as help fight climate change. Buildings are responsible for more than 39% of carbon emissions worldwide. Smart Building Systems have the potential to reduce global energy consumption by 3 to 5%.

Budgeting for Property Maintenance

Estimating maintenance costs depends on the asset’s size, function, condition, and system complexity. Typically, between 1.5% and 2% of the property’s value should be spent each year on maintaining it. When looking at commercial scale properties, the difference in that half a percent could be enormous.

It’s generally acknowledged that preventive maintenance comes with higher installation costs (such as IoT technology, sensors, integrated analysis software, and CMMS software) but will save on energy and breakdown costs over time by helping property managers tackle and resolve potential issues before they become expensive emergencies.

Reactive maintenance (responding when something breaks down) lacks installation costs but has potential for greater long-term costs. For example, repairing or replacing a broken HVAC during extreme summer or winter temperatures is sure to be expensive.

Whatever your approach, using a mixture of data, regular inspections, and expert analysis can help you estimate and account for potential costs.

Seasonal Property Maintenance Checklist

While you can’t always predict which assets will need repair or upkeep, there are things you can account for depending on the season and climate.

From extra strain on HVAC systems during a heatwave or a cold snap, to increased reliance on electrical light in winter, here’s what to look out for each season:

Fall/Winter

Roofs and Gutters: A building’s first line of defense from water damage is a fully watertight roof and properly functioning gutters. In fall, leaves can overload gutters and downspouts, so ensure the removal of debris to ensure proper drainage during fall. Rainwater can freeze and cause fissures, so regular inspections after cold weather are key.

Brickwork: Inspect for damage after winter weather, repair any cracks or gaps to prevent damp or mold.

Exterior: Remove dirt by power washing brickwork, decks, and other external areas. This helps identify and problem areas hidden by dirt, as well as preserve the condition.

Plumbing and windows: Make sure exterior pipes are insulated to prevent freezing and bursting, and that all the windows open, close, and seal properly.

Heating system: Make sure the HVAC unit or other heating system is fully serviced and clean. Replace filters as needed and inspect chimneys and fireplaces for functionality.

Safety: Verify that smoke and carbon monoxide detectors are fully functioning, and that lights in communal areas and external shared areas work and go on at the right time of day.

Spring/Summer

Roof and Gutters: Inspect for damage from winter and spring weather and regularly clear any debris before temperatures rise during summer months.

Cooling system: Replace or clean air conditioning filters, service the HVAC unit, and ensure the system is cooling effectively.

Exterior: Verify that garden hoses and sprinkler systems are fully functional. Additionally, power wash patios and brickwork.

Energy: Make sure energy efficiencies are in place, including solar energy usage, and that responsive lights and heating are tuned to respond to daylight and temperature.