Die Instandhaltung von Immobilien ist wichtig, damit die Bewohner eines Gebäudes sicher und zufrieden sind. Sie ist auch ein wirksames Mittel, um den Wert der Immobilie zu erhalten und die örtlichen Vorschriften und Verordnungen einzuhalten.

However, property maintenance has some built-in challenges. Keeping essential services like air conditioning and elevators up and running, repairing leaky pipes, and caring for buildings and their grounds can be a juggling act. That’s where a computerized maintenance management system (CMMS) comes into play.

A good CMMS can help property maintenance teams avoid asset failure and maximize limited resources. In this article, we’ll dig into exactly how property maintenance works. We’ll also look at some examples of property management and explore how a CMMS and other PropTech can help.

Was ist Instandhaltung von Immobilien?

Die Instandhaltung von Immobilien umfasst alle Aufgaben und Verfahren, die erforderlich sind, um zu gewährleisten, dass die Gebäude sicher, komfortabel und in gutem Zustand sind. Es handelt sich um eine weit gefasste Kategorie, die alles von der Schädlingsbekämpfung über die Müllentsorgung bis hin zur Wartung von Klimaanlagen umfasst. Die Instandhaltung von Immobilien bezieht sich sowohl auf die Instandhaltung von Wohngebäuden als auch auf die gewerbliche Instandhaltung.

Zu einer erfolgreichen Instandhaltung von Immobilien gehören Routineaufgaben wie Reinigung, Hausmeistertätigkeiten und Sicherheitsinspektionen bei Begehungen. Auch die Reparatur von Geräten und die grundlegende Instandhaltung von Anlagen wie HLK-Einheiten und Heizkesseln fallen in den Aufgabenbereich der Immobilieninstandhaltung. Je nach Gebäude kann die Instandhaltung von Immobilien auch die Pflege des Geländes, die Landschaftsgestaltung und andere damit verbundene Aufgaben umfassen.

Eine der größten Herausforderungen bei der Instandhaltung von Immobilien ist der Spagat zwischen routinemäßiger Instandhaltung - Rasenmähen, Reinigung von Fluren usw. - und dringenden Instandhaltungsaufgaben wie der Reparatur undichter Rohre. Eine wirksame Strategie für die Instandhaltung von Immobilien erfordert eine sorgfältige Planung, Anlagenverwaltung und Ressourcenzuweisung - alles Bereiche, in denen ein CMMS helfen kann.

Hauptarten der Instandhaltung von Immobilien

Es gibt einige Hauptkategorien der Instandhaltung von Immobilien. Die meisten Aufgaben der Instandhaltung von Immobilien können wie folgt definiert werden:

  • Vorbeugende Instandhaltung
  • Korrigierende Wartung
  • Wartung im Notfall

Preventive maintenance tasks are all the routine tasks that keep your property in optimal condition. Cleaning, safety inspections, and waste disposal all fall into this category. Regularly servicing HVAC units and boilers are other examples of preventive maintenance.

Der Aufbau eines soliden Programms zur vorbeugenden Wartung senkt Ihre Gesamtkosten und verringert den Bedarf an Notfallreparaturen. Vorbeugende Wartung erleichtert auch die Ersatzteil- und Bestandsverwaltung, da Sie vorhersagen können, wann Sie Teile und Zubehör benötigen.

Corrective maintenance refers to non-emergency repairs. This includes anything on the property that isn’t life-threatening or urgent but still requires maintenance. A slow-draining sink, a broken ceiling fan, or a few loose tiles are all examples of corrective maintenance.

Wenn Sie sich um die Instandhaltung kümmern, können Sie den Wert Ihrer Immobilie steigern und die Zufriedenheit der Bewohner erhöhen, was zu besseren langfristigen Beziehungen führt.

Emergency maintenance, as the name suggests, refers to repairs that need immediate attention. Gas leaks, power outages, and electrical issues all call for emergency maintenance. A broken HVAC unit in the middle of a summer heatwave can also be classed as a maintenance emergency.

Beispiele für die Instandhaltung von Immobilien

Jede Immobilie ist anders, aber einige der häufigsten Beispiele für die Instandhaltung von Immobilien sind die folgenden.

Vorbeugende und routinemäßige Wartung:

  • Reinigung und Abfallentsorgung
  • Sicherheitsinspektionen, einschließlich Routineüberprüfungen von Rauch- und Kohlenmonoxidmeldern
  • Vorbeugende Wartung von Heizkesseln, Aufzügen und anderen Anlagen

Korrigierende Wartung:

  • Reparieren kleinerer Lecks
  • Beseitigung von Abflussverstopfungen
  • Kleinere elektrische Reparaturen

Notreparaturen:

  • Reparatur von HLK-Einheiten, Heizkesseln, Aufzügen oder anderen kritischen Anlagen
  • Auswechseln zerbrochener Fenster
  • Behebung größerer elektrischer Probleme

Buildings and Industries That Manage Properties

Die Instandhaltung von Immobilien ist für eine breite Palette von Gebäuden und Einrichtungen unerlässlich:

  • Mehrfamilienhäuser und -komplexe
  • Gemeinschaftsunterkünfte wie Altenheime
  • Einrichtungen des Gesundheitswesens
  • Bildungseinrichtungen
  • Gewerbeimmobilien

Je größer die Immobilie ist, desto mehr Instandhaltung ist wahrscheinlich erforderlich. Dies kann für Immobilienverwalter eine Herausforderung darstellen: Wie können Sie sicherstellen, dass Gebäude und Außenanlagen gut instand gehalten werden, und gleichzeitig den Bewohnern des Gebäudes schnelle und zuverlässige Reparaturen bieten? Die meisten Verwalter arbeiten heute mit einem knappen Budget und begrenzten Ressourcen, was diese Herausforderungen noch schwieriger macht.

Digitale Werkzeuge können helfen. Ein gutes CMMS, wie eMaint, rationalisiert Arbeitsabläufe und standardisiert Prozesse, damit Wartungsaufgaben jedes Mal korrekt ausgeführt werden. CMMS-Software hilft auch bei der Anlagenverwaltung, bei Strategien zur vorbeugenden Wartung und bei der Bestandsverwaltung.

CMMS für die Instandhaltung von Immobilien

Ein gutes CMMS spielt in nahezu allen Bereichen der Immobilieninstandhaltung eine Rolle.

eMaint CMMS kann die Lebensdauer Ihrer Heizkessel, HLK-Anlagen und anderer kritischer Anlagen verlängern, indem es die Leistungsdaten der Anlagen in Echtzeit verfolgt und analysiert. eMaint kann sogar Arbeitsaufträge generieren, wenn Anlagen Anzeichen von Problemen zeigen. Und das Ergebnis? Sie sind dem Ausfall von Anlagen immer ein paar Schritte voraus und können so die Kosten für Reparaturen minimieren und sicherstellen, dass Ihre Anlagen länger in optimalem Zustand bleiben.

eMaint kann auch bei der Festlegung von Wartungsprioritäten, der Erstellung von Zeitplänen und der Verfolgung der Fertigstellungsraten bei der vorbeugenden Wartung helfen. Die Software kann Checklisten für die Wartungsteams erstellen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben konsequent durchgeführt werden.

eMaint fungiert als zentrales Repository für alle Ihre Wartungsdaten. Sie haben immer sofortigen Zugriff auf alles - vom Inventar bis zu den Inspektionsunterlagen. Das bedeutet, dass es einfach ist, den Überblick zu behalten und die bestmögliche Instandhaltung zu gewährleisten, damit die Bewohner Ihres Gebäudes zufrieden und sicher bleiben.

PropTech for Property Maintenance

Property management is getting smarter thanks to integrative technology and artificial intelligence (AI). PropTech, or Property Technology, describes digital solutions that monitor activities within properties and can allow remote intervention.

For residents, PropTech can be smart locks or thermostats which can be integrated with property management systems. Video intercoms and streamlined security systems are another example of property technology. There are also PropTech solutions to assist building owners manage resident requests and communications, as well as for realtors to offer virtual tours of buildings.

For property maintenance, PropTech has huge potential when it comes to ensuring buildings are future-proofed and responsive, with hardware that monitors changes and opportunities to streamline energy usage and prevent breakdowns in service. According to Deloitte, investing in Internet of Things devices and smart technologies to track energy consumption was the top sustainability-related initiative by global real estate executives for 2024.

Digital Twinning

Digital twinning is an approach that is being adopted for property maintenance. The idea is to create a real-time digital replica of a building in order to provide a dynamic overview of its performance, allowing operators to manage activity and predict and potentially resolve potential issues before they become breakdowns.

Digital twins is a concept which originated in the construction industry about a decade ago, and is used to track materials and resources, with information from a building’s design and construction phase used to operate and maintain it more efficiently.

The digital twin is linked to the physical building using an array of sensors and a management system. The twin is constantly informed about the state of the building, able to assess factors such as temperature and air quality and make adjustments in real time. It can also flag problems with building systems and be used for predictive maintenance to mitigate the risks of component failures.

As well as helping manage efficiency during the life of a property, digital twinning can also help with sustainability by providing a baseline of information for the reuse of materials and machinery contained in assets like property when it reaches the end of its lifecycle.

Smart Building Systems

Smart Building Systems, also known as Intelligent Building Management Systems, are integrated technologies that use sensors, software, connected devices, building automation, energy management and security controls to manage what goes on within large buildings.

Examples include lights which automatically turn on or off based on occupancy and daylight levels, smart HVAC systems which adjust temperature and ventilation in response to the weather or the number of occupants, remote security monitoring and access control, smart parking systems that guide drivers to open spots, and digital dashboards for building managers which offer a visual guide to the general performance and efficiencies.

Internet of Things (IoT) usage data enables you to monitor and analyze patterns, helping asset owners to make informed decisions, identify waste and optimize systems.

Taking a smart approach can save operational resources and money, as well as help fight climate change. Buildings are responsible for more than 39% of carbon emissions worldwide. Smart Building Systems have the potential to reduce global energy consumption by 3 to 5%.

Budgeting for Property Maintenance

Estimating maintenance costs depends on the asset’s size, function, condition, and system complexity. Typically, between 1.5% and 2% of the property’s value should be spent each year on maintaining it. When looking at commercial scale properties, the difference in that half a percent could be enormous.

It’s generally acknowledged that preventive maintenance comes with higher installation costs (such as IoT technology, sensors, integrated analysis software, and CMMS software) but will save on energy and breakdown costs over time by helping property managers tackle and resolve potential issues before they become expensive emergencies.

Reactive maintenance (responding when something breaks down) lacks installation costs but has potential for greater long-term costs. For example, repairing or replacing a broken HVAC during extreme summer or winter temperatures is sure to be expensive.

Whatever your approach, using a mixture of data, regular inspections, and expert analysis can help you estimate and account for potential costs.

Seasonal Property Maintenance Checklist

While you can’t always predict which assets will need repair or upkeep, there are things you can account for depending on the season and climate.

From extra strain on HVAC systems during a heatwave or a cold snap, to increased reliance on electrical light in winter, here’s what to look out for each season:

Fall/Winter

Roofs and Gutters: A building’s first line of defense from water damage is a fully watertight roof and properly functioning gutters. In fall, leaves can overload gutters and downspouts, so ensure the removal of debris to ensure proper drainage during fall. Rainwater can freeze and cause fissures, so regular inspections after cold weather are key.

Brickwork: Inspect for damage after winter weather, repair any cracks or gaps to prevent damp or mold.

Exterior: Remove dirt by power washing brickwork, decks, and other external areas. This helps identify and problem areas hidden by dirt, as well as preserve the condition.

Plumbing and windows: Make sure exterior pipes are insulated to prevent freezing and bursting, and that all the windows open, close, and seal properly.

Heating system: Make sure the HVAC unit or other heating system is fully serviced and clean. Replace filters as needed and inspect chimneys and fireplaces for functionality.

Safety: Verify that smoke and carbon monoxide detectors are fully functioning, and that lights in communal areas and external shared areas work and go on at the right time of day.

Spring/Summer

Roof and Gutters: Inspect for damage from winter and spring weather and regularly clear any debris before temperatures rise during summer months.

Cooling system: Replace or clean air conditioning filters, service the HVAC unit, and ensure the system is cooling effectively.

Exterior: Verify that garden hoses and sprinkler systems are fully functional. Additionally, power wash patios and brickwork.

Energy: Make sure energy efficiencies are in place, including solar energy usage, and that responsive lights and heating are tuned to respond to daylight and temperature.