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¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es una autorización para realizar trabajos de mantenimiento, reparación u operaciones. Las órdenes de trabajo pueden generarse manualmente mediante una solicitud de trabajo presentada por un miembro del personal, un cliente o un inquilino, o automáticamente mediante un programa informático de gestión de órdenes de trabajo o un programa de mantenimiento preventivo. Las órdenes de trabajo también pueden generarse como seguimiento de inspecciones o auditorías.

What is the purpose of generating a work order?

• Ofrecer una explicación del problema, la reparación o la instalación
• Programar los recursos y herramientas necesarios para el mantenimiento
• Proporcionar a los técnicos instrucciones detalladas sobre el trabajo a realizar
• Documentar la mano de obra, los materiales y los recursos utilizados para completar el trabajo
• Rastrear todos los trabajos de mantenimiento y reparación que se han realizado en cada activo

¿De qué están compuestas las órdenes de trabajo?

• ¿Quién solicita el trabajo
• ¿Quién autoriza la obra
• ¿Quién realizará el trabajo
• ¿Cuál es la tarea en cuestión?
• Cuando el trabajo tiene que ser completado por
• Donde se necesita realizar el trabajo
• Cómo completar las tareas, con las partes necesarias listadas

Las órdenes de trabajo creadas manualmente han prevalecido en el mundo del mantenimiento desde que se establecieron los primeros equipos de mantenimiento. Aunque las órdenes de trabajo en papel parecen ser más fáciles de crear en el momento, no funcionan bien como una solución a largo plazo/gran escala. Este método también incluye desafíos imprevistos, como retrasos en la comunicación, costos adicionales (tanto en tiempo como en dinero) para el personal de entrada de datos y más. En el mundo actual de mantenimiento acelerado, a medida que las organizaciones crecen y su alcance se amplía, la gestión de las órdenes de trabajo en papel puede llegar a ser, en conjunto, ineficiente y poco respetuosa con el medio ambiente.

Computerized Maintenance Management Systems such as eMaint CMMS help organizations put an end to the phone calls, post-it notes and missing paperwork, and embrace the power of cloud-based, online software.

Using Your CMMS for Work Order Management

Work orders are the heart of a maintenance program, and utilizing the work order software tools within a CMMS helps organizations stay up-to-date on labor, projects and resources in the current queue. The work order management tools enable an organization to take control of work backlog and upcoming work, make constant improvements, boost labor productivity and remain compliant. There are three main players in the work order management process:

Gestión de solicitudes de órdenes de trabajo

El trabajo no siempre puede planificarse con antelación. Para trabajos correctivos o apelaciones de clientes, se presentan solicitudes de órdenes de trabajo. Los gerentes de mantenimiento pueden adaptar los procesos de flujo de trabajo para la presentación, aprobación, rechazo y finalización de las solicitudes a las necesidades específicas de su organización. La identificación de un proceso de flujo de trabajo garantiza:

• Todos los usuarios se adhieren a los Procedimientos Operativos Estándar (SOP)
• El trabajo pasa por un proceso de aprobación
• Las áreas de responsabilidad y las expectativas son claras para los usuarios
• Se realiza una auditoría periódica de los procesos
• Se están introduciendo datos válidos en un GMAO
• Flujo de comunicación eficiente

Con eMaint, las organizaciones tienen la opción de elegir entre tres opciones de presentación de solicitudes de órdenes de trabajo:

1. Los solicitantes de empleo reciben un acceso de usuario de eMaint que les permite presentar solicitudes y ver el historial y las estadísticas de sus solicitudes
2. Los solicitantes de trabajo envían un correo electrónico a una dirección de correo electrónico designada que se convierte en una solicitud de trabajo de eMaint
3. Los solicitantes de trabajo presentan sus solicitudes a eMaint a través de un formulario web personalizado que está incrustado (en la página web de una empresa o en la intranet)

With the work request tools in a CMMS, the human error associated with phone or face-to-face requests is no longer an issue. Organizations can send requestors automated email alerts when a work request is approved or rejected, and then an automated email alert with a satisfaction survey once work has been completed.

With modern mobile CMMS solutions, requestors can submit work requests anytime, anywhere from their mobile device, including pictures of equipment needing repair.

Software de orden de trabajo

With the technological advancements of today, comprehensive CMMS software makes it easy to work the way you want to work with tools that enable organizations to increase on-time work completion, improve workflow efficiency, keep track of project due dates and more.

• Work Order Assignment – Using features such as eMaint’s maintenance scheduling tools, maintenance planners and schedulers can directly assign work orders to staff, contractors or vendors on a specific day, time or location. Assigned and unassigned work orders can also be viewed on a calendar display, and work can easily be reassigned when necessary.
• Calendario de programación - Vea un calendario por día, semana o mes con todos los recursos laborales y las órdenes de trabajo abiertas, o ajuste las vistas del calendario y filtre el trabajo por empleado, tipo de orden de trabajo (como los Programas de Mantenimiento Preventivo) o cualquier información que sea más crítica para su organización. Las organizaciones también pueden utilizar la función de Proyección PM para planificar el trabajo que se realizará próximamente y asegurarse de que las piezas, la mano de obra y las herramientas estén disponibles.
• Informes y Tableros de control - Aproveche los informes y tableros de control para mantenerse al tanto de las órdenes de trabajo clasificadas por tipo, técnico, departamento y cualquier otro campo definible por el usuario.
• Mobile Maintenance – Using mobile CMMS maintenance services such as eMaint’s MX Mobile, you can access real-time data and perform functions throughout your facility and on the road, including submitting and approving work requests, signing and closing out work orders and more.

Proyectos

Los grandes proyectos de revisión y renovación pueden ser un dolor de cabeza, pero el proceso de gestión no tiene por qué serlo. Con las herramientas de gestión de proyectos de eMaint, las organizaciones pueden crear proyectos fácilmente y asignar y hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo desde el inicio del proyecto hasta su finalización.

Con los diagramas de Gantt, los usuarios pueden ver todas las órdenes de trabajo dentro de un mismo proyecto en función de las fechas para ayudar a crear una comprensión visual de las tasas de competencia del trabajo en comparación con la fecha de finalización del proyecto.

Benefits of Work Order Management Software

Organizations across all industries have experienced impressive benefits by utilizing the work order management tools within eMaint CMMS solution.