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Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag ist eine Genehmigung für die Durchführung von Wartungs-, Reparatur- oder Betriebsarbeiten. Arbeitsaufträge können manuell durch eine von einem Mitarbeiter, Kunden oder Mieter eingereichte Arbeitsanforderung oder automatisch durch eine Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen oder einen Zeitplan für die vorbeugende Wartung (PM) erstellt werden. Arbeitsaufträge können auch im Nachgang zu Inspektionen oder Audits erstellt werden.

Welchen Zweck hat die Erstellung eines Arbeitsauftrags?

• Bieten Sie eine Erklärung für das Problem, die Reparatur oder den Einbau an.
• Planung der für die Wartung benötigten Ressourcen und Werkzeuge
• den Technikern detaillierte Anweisungen für die auszuführenden Arbeiten geben
• Dokumentieren Sie den Arbeitsaufwand, die Materialien und die Ressourcen, die für die Ausführung der Arbeiten verwendet wurden.
• Nachverfolgung aller Wartungs- und Reparaturarbeiten, die an den einzelnen Anlagen durchgeführt wurden

Woraus bestehen die Arbeitsaufträge?

• Wer fordert die Arbeit an
• Wer autorisiert die Arbeit?
• Wer wird die Arbeit ausführen?
• Welche Aufgabe ist zu bewältigen?
• Wenn die Arbeit bis zu folgenden Terminen abgeschlossen sein muss
• Wo die Arbeit ausgeführt werden muss
• Erledigung der Aufgaben, mit Auflistung der erforderlichen Teile

Manuell erstellte Arbeitsaufträge sind in der Welt der Instandhaltung weit verbreitet, seit die ersten Instandhaltungsteams gegründet wurden. Obwohl papiergestützte Arbeitsaufträge im Moment einfacher zu erstellen sind, eignen sie sich nicht für eine langfristige/große Lösung. Diese Methode bringt auch unvorhergesehene Probleme mit sich, wie z. B. Verzögerungen bei der Kommunikation, zusätzliche Kosten (sowohl in Form von Zeit als auch Geld) für das Personal zur Dateneingabe und vieles mehr. In der heutigen schnelllebigen Welt der Instandhaltung, in der Organisationen wachsen und ihre Reichweite zunimmt, kann die Verwaltung papierbasierter Arbeitsaufträge insgesamt ineffizient und umweltschädlich werden.

Computergestützte Instandhaltungsmanagementsysteme wie eMaint CMMS helfen Unternehmen dabei, Telefonanrufe, Haftnotizen und fehlenden Papierkram hinter sich zu lassen und die Vorteile einer cloudbasierten Online-Software zu nutzen.

Verwendung Ihres CMMS für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen

Arbeitsaufträge sind das Herzstück eines Instandhaltungsprogramms, und der Einsatz von Softwaretools für Arbeitsaufträge innerhalb eines CMMS hilft Unternehmen, über den aktuellen Stand von Arbeit, Projekten und Ressourcen in der aktuellen Warteschlange auf dem Laufenden zu bleiben. Mit den Tools zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen kann ein Unternehmen die Kontrolle über den Arbeitsrückstand und anstehende Arbeiten übernehmen, ständige Verbesserungen vornehmen, die Arbeitsproduktivität steigern und die Vorschriften einhalten. Es gibt drei Hauptakteure im Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung:

Verwaltung von Arbeitsauftragsanfragen

Die Arbeiten können nicht immer im Voraus geplant werden. Für Korrekturarbeiten oder Kundenreklamationen werden Anfragen für Arbeitsaufträge eingereicht. Instandhaltungsmanager können Workflow-Prozesse für das Einreichen, Genehmigen, Ablehnen und Abschließen von Anfragen an die spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens anpassen. Die Identifizierung eines Workflow-Prozesses gewährleistet:

• Standardarbeitsanweisungen (SOPs) werden von allen Anwendern befolgt
• Die Arbeit durchläuft einen Genehmigungsprozess
• Zuständigkeitsbereiche und Erwartungen sind für die Nutzer klar
• Regelmäßige Prozessaudits werden durchgeführt
• Es werden gültige Daten in ein CMMS eingegeben
• Effizienter Kommunikationsfluss

Mit eMaint haben Unternehmen die Möglichkeit, zwischen drei Optionen für die Einreichung von Arbeitsaufträgen zu wählen:

1. Arbeitsanforderer erhalten ein eMaint-Benutzer-Login, mit dem sie Anfragen einreichen und den Verlauf und die Statistiken ihrer Anfragen einsehen können
2. Arbeitsanforderer senden eine E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse, die in eine eMaint-Arbeitsanforderung umgewandelt wird.
3. Die Antragsteller übermitteln ihre Anträge an eMaint über ein individuelles Webformular, das in die Webseite oder das Intranet des Unternehmens eingebettet ist.

Mit den Arbeitsanforderungstools in einem CMMS sind menschliche Fehler, die bei telefonischen oder persönlichen Anfragen auftreten, kein Thema mehr. Unternehmen können Antragstellern automatische E-Mail-Benachrichtigungen senden, wenn eine Arbeitsanforderung genehmigt oder abgelehnt wird, und dann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung mit einer Zufriedenheitsumfrage, sobald die Arbeit abgeschlossen ist.

Mit modernen mobilen CMMS-Lösungen können Anforderer jederzeit und überall von ihrem Mobilgerät aus Arbeitsaufträge einreichen und dabei auch Bilder der zu reparierenden Geräte einreichen.

Software für Arbeitsaufträge

Mit den technologischen Fortschritten von heute macht es eine umfassende CMMS-Software einfach, so zu arbeiten, wie Sie es möchten, mit Werkzeugen, die es Unternehmen ermöglichen, die termingerechte Fertigstellung von Arbeiten zu erhöhen, die Effizienz von Arbeitsabläufen zu verbessern, Projekttermine im Auge zu behalten und vieles mehr.

• Zuweisung von Arbeitsaufträgen - Mit Hilfe von Funktionen wie den Wartungsplanungswerkzeugen von eMaint können Wartungsplaner und Disponenten Arbeitsaufträge direkt an Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Lieferanten an einem bestimmten Tag, einer bestimmten Uhrzeit oder einem bestimmten Ort zuweisen. Zugewiesene und nicht zugewiesene Arbeitsaufträge können auch auf einer Kalenderanzeige angezeigt werden, und die Arbeit kann bei Bedarf leicht neu zugewiesen werden.
• Planungskalender - Zeigen Sie einen Kalender nach Tag, Woche oder Monat mit allen Arbeitsressourcen und offenen Arbeitsaufträgen an, oder passen Sie die Kalenderansichten an und filtern Sie die Arbeit nach Mitarbeiter, Arbeitsauftragstyp (z. B. vorbeugende Wartungspläne ) oder nach den Informationen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Unternehmen können auch die Funktion PM-Projektion nutzen, um anstehende Arbeiten zu planen und sicherzustellen, dass Teile, Arbeitskräfte und Werkzeuge verfügbar sind.
• Berichte und Dashboards - Nutzen Sie Berichte und Dashboards, um den Überblick über Arbeitsaufträge zu behalten, kategorisiert nach Typ, Techniker, Abteilung und jedem anderen benutzerdefinierten Feld.
• Mobile Instandhaltung - Mit mobilen CMMS-Wartungsdiensten wie MX Mobile von eMaint können Sie in Echtzeit auf Daten zugreifen und Funktionen in Ihrer Anlage und unterwegs ausführen, z. B. Arbeitsanforderungen einreichen und genehmigen, Arbeitsaufträge unterzeichnen und abschließen und vieles mehr.

Projekte

Große Überholungs- und Renovierungsprojekte können Kopfzerbrechen bereiten, aber das muss nicht sein. Mit den Projektmanagement-Tools von eMaint können Unternehmen ganz einfach Projekte erstellen und Arbeitsaufträge zuweisen und verfolgen - vom Beginn bis zum Abschluss des Projekts.

Mit Gantt-Diagrammen können Benutzer alle Arbeitsaufträge innerhalb eines einzelnen Projekts auf der Grundlage von Daten anzeigen, um ein visuelles Verständnis der Arbeitswettbewerbsraten im Vergleich zum Enddatum des Projekts zu schaffen.

Benefits of Work Order Management Software

Organizations across all industries have experienced impressive benefits by utilizing the work order management tools within eMaint CMMS solution.