Uma ordem de trabalho é uma autorização para a realização de trabalhos de manutenção, reparação ou operações. As ordens de trabalho podem ser geradas manualmente através de um pedido de trabalho apresentado por um membro do pessoal, cliente, inquilino, ou geradas automaticamente através de um software de gestão de ordens de trabalho ou de um programa de Manutenção Preventiva (PM). As ordens de trabalho também podem ser geradas através do acompanhamento de inspecções ou auditorias.
Qual é o propósito de gerar uma ordem de serviço?
Ofereça uma explicação do problema, reparo ou instalação
Agende os recursos e ferramentas necessários para a manutenção
Fornecer aos técnicos instruções detalhadas sobre o trabalho a ser realizado
Documente a mão de obra, os materiais e os recursos usados para concluir o trabalho
Acompanhar todos os trabalhos de manutenção e reparação que tenham sido realizados em cada ativo
Do que são compostas as ordens de serviço?
Quem está solicitando o trabalho
Quem está autorizando o trabalho
Quem realizará o trabalho
Qual é a tarefa em questão
Quando o trabalho precisa ser concluído por
Onde o trabalho precisa ser realizado
Como concluir as tarefas, com as peças necessárias listadas
As ordens de trabalho criadas manualmente têm sido predominantes no mundo da manutenção desde que as primeiras equipas de manutenção foram estabelecidas. Embora as ordens de trabalho em papel pareçam ser mais fáceis de criar no momento, elas não funcionam bem como uma solução de longo prazo/grande escala. Este método também inclui desafios imprevistos, tais como atrasos na comunicação, custos adicionais (tanto em tempo como em dinheiro) para o pessoal de entrada de dados e mais. No actual mundo da manutenção em ritmo acelerado, à medida que as organizações crescem e o seu alcance se expande, a gestão de ordens de trabalho baseadas em papel pode tornar-se ineficiente e ambientalmente incorreta.
Os Sistemas de Gerenciamento de Manutenção Computadorizados, como o eMaint CMMS, ajudam as organizações a acabar com os telefonemas, notas adesivas e papelada perdida, e a abraçar o poder do software online baseado na nuvem.
Utilizar o CMMS para a gestão de ordens de trabalho
As ordens de serviço são o coração de um programa de manutenção, e a utilização das ferramentas de software de ordem de serviço dentro de um CMMS ajuda as organizações a se manterem atualizadas sobre mão de obra, projetos e recursos na fila atual. As ferramentas de gerenciamento de ordens de serviço permitem que uma organização assuma o controle do backlog de trabalho e do trabalho futuro, faça melhorias constantes, aumente a produtividade da mão de obra e permaneça em conformidade. Existem três atores principais no processo de gerenciamento de ordens de serviço:
Solicitante de Serviço
Cria solicitações de serviço para relatar problemas em equipamentos ou ativos.
Aprovador da Ordem de Serviço
Aprova a solicitação e atribui o trabalho aos técnicos apropriados.
Técnico
Executa o trabalho e fecha a ordem de serviço
Gestão de pedidos de ordens de trabalho
O trabalho nem sempre pode ser planejado com antecedência. Para trabalhos corretivos ou recursos de clientes, as solicitações de ordem de serviço são enviadas. Os gerentes de manutenção podem personalizar os processos de fluxo de trabalho para envio, aprovação, rejeição e conclusão de solicitações de acordo com as necessidades específicas de sua organização. A identificação de um processo de fluxo de trabalho garante:
Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são seguidos por todos os usuários
O trabalho passa por um processo de aprovação
As áreas de responsabilidade e expectativas são claras para os usuários
A auditoria periódica do processo é realizada
Dados válidos estão sendo inseridos em um CMMS
Fluxo de comunicação eficiente
Com o eMaint, as organizações têm a opção de escolher entre três opções de envio de solicitação de ordem de serviço:
Os solicitantes de serviço recebem um login de usuário eMaint que lhes permite enviar solicitações e visualizar o histórico e as estatísticas de suas solicitações
Os solicitantes de serviço enviam um e-mail para um endereço de e-mail designado que é convertido em uma solicitação de serviço eMaint
Os solicitantes de serviço enviam solicitações para o eMaint através de um formulário web personalizado que é incorporado (na página web ou intranet de uma empresa)
Com as ferramentas de solicitação de serviço em um CMMS, o erro humano associado a solicitações por telefone ou presenciais não é mais um problema. As organizações podem enviar alertas de e-mail automatizados aos solicitantes quando uma solicitação de serviço é aprovada ou rejeitada e, em seguida, um alerta de e-mail automatizado com uma pesquisa de satisfação assim que o trabalho for concluído.
Com as modernas soluções móveis de CMMS, os solicitantes podem enviar solicitações de serviço a qualquer hora e em qualquer lugar a partir de seus dispositivos móveis, incluindo fotos dos equipamentos que precisam de reparo.
Software de Ordem de Serviço
Com os avanços tecnológicos de hoje, um software CMMS abrangente facilita o trabalho da maneira que você deseja, com ferramentas que permitem às organizações aumentar a conclusão do trabalho no prazo, melhorar a eficiência do fluxo de trabalho, controlar os prazos dos projetos e muito mais.
Atribuição de Ordem de Serviço – Usando recursos como as ferramentas de agendamento de manutenção do eMaint, os planejadores e programadores de manutenção podem atribuir diretamente ordens de serviço a funcionários, contratados ou fornecedores em um dia, horário ou local específicos. As ordens de serviço atribuídas e não atribuídas também podem ser visualizadas em uma exibição de calendário, e o trabalho pode ser facilmente reatribuído quando necessário.
Calendário de Agendamento – Visualize um calendário por dia, semana ou mês com todos os recursos de mão de obra e ordens de serviço em aberto, ou ajuste as visualizações do calendário e filtre o trabalho por funcionário, tipo de ordem de serviço (como Agendamentos de Manutenção Preventiva) ou qualquer informação que seja mais crítica para sua organização. As organizações também podem utilizar o recurso de Projeção de MP para planejar o trabalho futuro e garantir que peças, mão de obra e ferramentas estejam disponíveis.
Relatórios e painéis – Aproveite os Relatórios e painéis para se manter informado sobre as ordens de serviço categorizadas por tipo, técnico, departamento e qualquer outro campo definível pelo usuário.
Manutenção Móvel – Ao utilizar serviços de manutenção CMMS móvel como o MX Mobile do eMaint, você pode acessar dados em tempo real e executar funções em toda a sua instalação e em trânsito, incluindo o envio e a aprovação de solicitações de serviço, assinatura e encerramento de ordens de serviço e muito mais.
Projetos
Grandes projetos de revisão e reforma podem ser uma dor de cabeça, mas o processo de gestão não precisa ser. Com as ferramentas de gestão de projetos do eMaint, as organizações podem facilmente criar projetos, atribuir e rastrear ordens de serviço desde o início até a conclusão do projeto.
Com os Gráficos de Gantt, os usuários podem visualizar todas as ordens de serviço dentro de um único projeto com base nas datas para ajudar a criar uma compreensão visual das taxas de conclusão do trabalho em comparação com a data de término do projeto.
Benefits of Work Order Management Software
Organizations across all industries have experienced impressive benefits by utilizing the work order management tools within eMaint CMMS solution.
O MidFirst Bank Melhora o Processo de Ordens de Serviço e Obtém Visibilidade do Backlog com o eMaint CMMS
O MidFirst Bank é um dos maiores bancos privados dos Estados Unidos. Antes da implementação do eMaint CMMS, o MidFirst Bank não possuía um programa formal de gestão de PM ou de trabalho, o que impossibilitava o acompanhamento e a elaboração de relatórios de manutenção.
During implementation, MidFirst Bank personalized eMaint to automatically route work orders to the appropriate technician and/or subcontractor based on category. Benefits of eMaint CMMS include:
Obteve visibilidade do trabalho concluído
Aumente a eficiência através do processo de gerenciamento de ordens de serviço personalizadas
Redução do número de chamados de manutenção através da implementação de um processo de manutenção preventiva
Torne-se móvel e sem papel por meio de formulários de ordem de serviço online e código de barras
O Whispering Woods Resort é um resort com 74 unidades de férias localizado em 10 acres em Welches, Oregon. A equipe do Whispering Woods precisava de uma maneira de gerenciar os pedidos dos hóspedes e do pessoal do resort, e manter um registro dos atrasos.
Mais de 50 ordens de serviço são produzidas a cada semana e alocadas em 12 diferentes códigos de cobrança. O eMaint também é uma ferramenta de gestão utilizada para rastrear o trabalho realizado e o tempo para concluir o trabalho, para que a produtividade possa ser medida. O Whisper Woods Resort experimentou:
Melhoria de 20% na produtividade e no tempo de resposta às solicitações
Capacidade de acompanhar as crescentes necessidades de manutenção e limpeza
Os relatórios mostram o backlog de manutenção e o trabalho futuro a ser realizado
As despesas de manutenção são alocadas ao centro de custo apropriado para rastreamento do orçamento
Status periódico e relatórios de despesas produzidos para cada associação e membros do conselho
Pure Fishing Elimina o Uso de Papel Utilizando a Interface Móvel do eMaint CMMS
Um dos principais fornecedores globais de artigos de pesca, iscas, varas e molinetes, a Pure Fishing opera em 19 países com uma força de trabalho que domina 28 idiomas. A empresa procurava uma solução CMMS para gerenciar com mais eficiência o edifício, os equipamentos e as instalações.
Após a implementação do eMaint, a empresa adquiriu iPhones e iPod Touches da Apple para cada um de seus usuários móveis e personalizou a interface móvel para corresponder à sua visão de simplicidade e eficiência. A Pure Fishing observou:
Capacidade de usar o software eMaint em dispositivos móveis de todos os tamanhos e personalizar a interface para corresponder aos seus requisitos de entrada
Acesso em tempo real baseado na web que fornece um método eficiente para gerenciar o trabalho e identificar tendências
Melhor comunicação entre a equipe de manutenção devido à capacidade de acessar seu CMMS móvel de qualquer lugar e a qualquer momento
Capacidade de concluir tarefas em dispositivos móveis para dar suporte a um ambiente de trabalho sem papel
Leitores de código de barras em seus dispositivos móveis para aumentar a produtividade
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