Whispering Woods Resort está situado en 10 acres en el pueblo de Welches en el majestuoso territorio de Mt. Hood en Oregon. El desarrollo comenzó en 1981 y Whispering Woods ha evolucionado hasta convertirse en ¿Qué es ahora un complejo de 74 unidades de propiedad vacacional con 10 condominios tradicionales de propiedad total más una casa club, piscina y parque infantil. Vacation Resorts International (VRI), la mayor empresa independiente de gestión de tiempo compartido del país, presta servicios de gestión a Whispering Woods desde 1996.

Pat Easterbrooks, Gerente General, supervisa la operación que incluye la limpieza y un personal de mantenimiento de tres empleados a tiempo completo. Whispering Woods se compone de unidades de alquiler, tiempo compartido y condominios de un solo propietario, cada uno de los cuales se rige por una asociación diferente con su propio presupuesto. Mientras que los condominios sólo tienen necesidades de mantenimiento exterior, los de tiempo compartido tienen necesidades de mantenimiento interior, junto con la piscina de la casa club, el jacuzzi y un patio de recreo que necesitan ser mantenidos. Pat y su equipo necesitaban una forma de gestionar las peticiones de los huéspedes y el personal del complejo, hacer un seguimiento de los atrasos y de lo que se ha completado y asignar los costes al presupuesto apropiado.

Pat compró eMaint GMAO en 2007 tras darse cuenta de que el anterior GMAO que habían adquirido era demasiado engorroso para satisfacer sus necesidades. Las órdenes de trabajo se inician en el sistema en respuesta a las peticiones de los huéspedes o como resultado de las inspecciones de las habitaciones. El director de operaciones también introduce las órdenes de trabajo en eMaint GMAO y las codifica según las distintas categorías de gastos. Esto permite al equipo elaborar informes para el consejo en los que se muestran los gastos de mantenimiento incurridos por cada entidad. El equipo de mantenimiento utiliza eMaint para supervisar las solicitudes de mantenimiento recurrentes y determinar si está justificada la sustitución de un activo. Cada semana se producen más de 50 órdenes de trabajo, que se asignan a 12 códigos de cargo diferentes. eMaint es también una herramienta de gestión utilizada para realizar un seguimiento del trabajo realizado y del tiempo necesario para completarlo, de modo que pueda medirse la productividad. Pat se reúne con su equipo de mantenimiento para asegurarse de que las solicitudes se atienden con prontitud, garantizando el máximo nivel de satisfacción de los huéspedes.

• 20% de mejora en la productividad y el tiempo de respuesta a las solicitudes
• Capacidad de mantenerse al día con las crecientes necesidades de mantenimiento y limpieza
• Los informes muestran el atraso en el mantenimiento y el trabajo que se realizará próximamente
• Los gastos de mantenimiento se asignan al centro de costos apropiado para el seguimiento del presupuesto
• Informes periódicos de situación y gastos elaborados para cada asociación y miembros de la junta directiva
• Trabajando hacia el uso de eMaint para el inventario de la casa

Pat E., Gerente General, Whispering Woods Resort