O Whispering Woods Resort está localizado em 10 acres na cidade de Welches, no majestoso Mt. Hood Territory de Oregon. O desenvolvimento começou em 1981 e o Whispering Woods evoluiu para o que é agora um resort de propriedade de férias de 74 unidades com 10 condomínios tradicionais de propriedade integral, além de um clube, piscina e playground. A Vacation Resorts International (VRI), a maior empresa independente de administração de timeshare do país, fornece serviços de administração ao Whispering Woods desde 1996.

Pat Easterbrooks, Gerente Geral, supervisiona a operação que inclui limpeza e uma equipe de manutenção de três funcionários em tempo integral. O Whispering Woods é composto por unidades de aluguel, timeshare e condomínios de proprietário único, cada um dos quais é regido por uma associação diferente com seu próprio orçamento. Enquanto os condomínios têm apenas necessidades de manutenção externa, os timeshares têm necessidades de manutenção interna, juntamente com a piscina do clube, banheira de hidromassagem e um playground que precisam ser mantidos. Pat e sua equipe precisavam de uma maneira de gerenciar solicitações de hóspedes e funcionários do resort, controlar os atrasos e o que foi concluído e alocar os custos ao orçamento apropriado.

Pat adquiriu o CMMS eMaint em 2007 depois de perceber que o CMMS anterior que eles haviam adquirido era muito complicado para atender às suas necessidades. As ordens de serviço são iniciadas no sistema em resposta a solicitações de hóspedes ou como resultado de inspeções de quartos. O diretor de operações também insere ordens de serviço no eMaint CMMS e as codifica para as várias categorias de despesas. Isso permite que a equipe produza relatórios para o conselho mostrando as despesas de manutenção incorridas para cada entidade. A equipe de manutenção usa o eMaint para monitorar solicitações de manutenção recorrentes para determinar se a substituição de um ativo é justificada. Mais de 50 ordens de serviço são produzidas a cada semana e alocadas em 12 códigos de cobrança diferentes. O eMaint também é uma ferramenta de gerenciamento usada para rastrear o trabalho realizado e o tempo para concluir o trabalho, para que a produtividade possa ser medida. Pat se reúne com sua equipe de manutenção para garantir que as solicitações sejam atendidas prontamente, garantindo o mais alto nível de satisfação do hóspede.

• Melhoria de 20% na produtividade e no tempo de resposta às solicitações
• Capacidade de acompanhar as crescentes necessidades de manutenção e limpeza
• Os relatórios mostram o backlog de manutenção e o trabalho futuro a ser realizado
• As despesas de manutenção são alocadas ao centro de custo apropriado para rastreamento do orçamento
• Status periódico e relatórios de despesas produzidos para cada associação e membros do conselho
• Trabalhando para usar o eMaint para o inventário de limpeza

Pat E., Gerente Geral, Whispering Woods Resort