Whispering Woods Resort verbessert mit eMaint die Reaktionsfähigkeit auf Gästeanfragen
Kunde seit: 2007 | Branche: Immobilienverwaltung
Das Whispering Woods Resort ist eine Ferienanlage mit 74 Wohneinheiten, die sich auf einem 10 Hektar großen Gelände in Welches, Oregon, befindet. Das Team von Whispering Woods suchte nach einer Möglichkeit, Anfragen von Gästen und Mitarbeitern des Resorts zu verwalten und den Überblick über Rückstände zu behalten. Nach der Implementierung von eMaint profitierte das Resort in mehrfacher Hinsicht. So konnten die Produktivität und die Reaktionszeit auf Anfragen um 20 % gesteigert werden, und es wurde möglich, mit den wachsenden Anforderungen an die Wartung und das Housekeeping Schritt zu halten. Whispering Woods arbeitet nun daran, eMaint auf andere einzigartige Weise zu nutzen.
HINTERGRUND
Das Whispering Woods Resort befindet sich auf einem 10 Hektar großen Gelände in der Stadt Welches in Oregons majestätischem Mt. Hood Territory. Die Entwicklung begann 1981 und Whispering Woods hat sich zu einem Ferienresort mit 74 Einheiten entwickelt, das 10 traditionelle Eigentumswohnungen sowie ein Clubhaus, einen Pool und einen Spielplatz umfasst. Vacation Resorts International (VRI), die landesweit größte unabhängige Timeshare-Verwaltungsgesellschaft, bietet Whispering Woods seit 1996 Verwaltungsdienste an.
DIE HERAUSFORDERUNG
Pat Easterbrooks, die Geschäftsführerin, leitet den Betrieb, zu dem auch das Housekeeping und drei Vollzeitangestellte für die Instandhaltung gehören. Whispering Woods besteht aus Mieteinheiten, Teilzeitnutzungsrechten und Eigentumswohnungen für Einzeleigentümer, für die jeweils ein eigener Verband mit eigenem Budget zuständig ist. Während die Eigentumswohnungen nur von außen gewartet werden müssen, müssen die Timesharing-Wohnungen von innen gewartet werden, ebenso wie der Pool im Clubhaus, der Whirlpool und der Spielplatz. Pat und sein Team brauchten eine Möglichkeit, die Anfragen von Gästen und Mitarbeitern des Resorts zu verwalten, den Überblick über Rückstände und erledigte Arbeiten zu behalten und die Kosten dem entsprechenden Budget zuzuordnen.
UMSETZUNG
Pat erwarb eMaint CMMS im Jahr 2007, nachdem sie festgestellt hatte, dass das zuvor angeschaffte CMMS zu schwerfällig war, um ihre Anforderungen zu erfüllen. Arbeitsaufträge werden als Reaktion auf Gästeanfragen oder als Ergebnis von Zimmerinspektionen in das System eingegeben. Der Betriebsleiter gibt die Arbeitsaufträge ebenfalls in eMaint CMMS ein und kodiert sie für die verschiedenen Kostenkategorien. Auf diese Weise kann das Team Berichte für den Vorstand erstellen, in denen die für jede Einheit angefallenen Wartungskosten aufgeführt sind. Das Wartungsteam nutzt eMaint, um wiederkehrende Wartungsanfragen zu überwachen und festzustellen, ob ein Austausch einer Anlage gerechtfertigt ist. Wöchentlich werden mehr als 50 Arbeitsaufträge erstellt und auf 12 verschiedene Kostencodes verteilt. eMaint ist auch ein Management-Tool, mit dem die durchgeführten Arbeiten und die dafür benötigte Zeit verfolgt werden können, um die Produktivität zu messen. Pat trifft sich mit seinem Wartungsteam, um sicherzustellen, dass die Anfragen umgehend erfüllt werden, damit die Zufriedenheit der Gäste auf höchstem Niveau gewährleistet ist.
BENEFITS
- 20%ige Verbesserung der Produktivität und der Reaktionszeit auf Anfragen
- Fähigkeit, mit dem wachsenden Bedarf an Instandhaltung und Haushaltsführung Schritt zu halten
- Berichte zeigen Wartungsrückstände und anstehende Arbeiten
- Die Wartungskosten werden der entsprechenden Kostenstelle für die Budgetverfolgung zugewiesen.
- Erstellung regelmäßiger Status- und Spesenberichte für jede Vereinigung und jedes Vorstandsmitglied
- Einsatz von eMaint für das Inventar der Hauswirtschaft
"eMaint hat unsere Fähigkeit verbessert, sicherzustellen, dass alle Gästeanfragen ausgefüllt, die Einheiten ordnungsgemäß gewartet und die Kosten dem richtigen Verband zugewiesen werden - und das alles in einem einfach zu bedienenden System. "
Pat E., Geschäftsführerin, Whispering Woods Resort