Deep Blue automatiza los procesos financieros gracias a la perfecta integración del ERP con eMaint

Marcus McDaniel, Encargado de Mediciones en Deep Blue, y Brian Hoogendam, Director de Información, explicaron algunos de los principales retos a los que se enfrentaban antes de cambiar a eMaint.

• Sistemas en silos: Cada orden de trabajo necesitaba una orden de compra correspondiente creada en Oracle NetSuite ERP. Con diferentes sistemas y tiempos de espera entre el trabajo y los pagos, la gestión de las acumulaciones era un reto, y la generación de informes requería mucha mano de obra.

• Utilización subóptima del proveedor: La asignación de trabajo a contratistas externos se hacía de forma descentralizada, lo que provocaba conflictos de prioridades. "Nuestros contratistas recibían solicitudes de muchas personas diferentes de la empresa, y les llegaban por correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas", explica McDaniel. "El trabajo se iniciaba y luego otra persona necesitaba que fueran a trabajar en otra tarea".

• Falta de visibilidad de las órdenes de trabajo y de la programación del mantenimiento preventivo.: Sin un GMAO, no había un proceso definido para gestionar las órdenes de trabajo, las solicitudes de mantenimiento o incluso para mantener un programa de mantenimiento preventivo. "Lo primero que hice al incorporarme fue decir que teníamos que controlar las órdenes de trabajo, lo que hacíamos sobre el terreno y los costes", explica Hoogendam.

Hoogendam tenía experiencia previa con eMaint, y sabía que el software era exactamente lo que Deep Blue necesitaba para mejorar su programa de mantenimiento. "Lo que me gustó de eMaint es que es muy flexible. Si quería añadir un campo para hacer algo, no tenía que llamar a nadie. No tenía que recurrir a un equipo de desarrollo... era una elección natural".

Deep Blue también se enfrentó al reto de implantar eMaint y abandonar su sistema anterior en tan sólo unos meses. Con tantos sistemas y personas implicadas, Deep Blue contrató a Curt Chamberlain, consultor de estrategia informática y alineación empresarial, para que le ayudara a gestionar la transición.

Chamberlain trabajó en estrecha colaboración con Deep Blue y eMaint para convertir los antiguos sistemas a eMaint y configurar el GMAO para que los procesos fueran más fluidos y sencillos. Juntos, Chamberlain y el equipo de mantenimiento completaron la integración y la formación antes de la fecha límite.

Desde la implementación de eMaint y la integración con NetSuite ERP, Deep Blue ha visto Beneficios en todas sus operaciones.

• Procesos financieros automatizados: Ahora, eMaint automatiza los devengos y se integra perfectamente con NetSuite, eliminando la necesidad de cálculos manuales y reduciendo el tiempo necesario para cerrar las finanzas al final de cada mes. Cuando alguien crea una orden de trabajo en eMaint, se crea automáticamente una orden de compra correspondiente en NetSuite, agilizando los procesos financieros. "El grupo de contabilidad no podría estar más contento con los resultados que hemos conseguido", afirma Chamberlain.

• Gestión racionalizada de proveedores: El portal de proveedores eMaint ha centralizado la comunicación con los proveedores, centralizando las solicitudes y permitiendo a Deep Blue priorizar eficazmente las órdenes de trabajo de los proveedores. "El portal de contratistas nos ha permitido establecer una prioridad, un plazo, y todo es rastreable donde todo el mundo puede ver en qué están trabajando y nosotros podemos ver en qué punto se encuentran", dijo McDaniel. "Creo que el portal de proveedores facilita mi trabajo, pero creo que realmente facilita mucho el trabajo de ellos".

• Mejora de la estrategia de mantenimiento preventivo: La programación del mantenimiento preventivo eMaint ha permitido a Deep Blue implantar programas de mantenimiento preventivo para activos críticos como bombas y contadores. "Probablemente tenemos alrededor de 36 órdenes de trabajo programadas que utilizamos la capacidad de relación padre-hijo en los activos para cubrir los mil de ellos", dijo Chamberlain. "Es muy sofisticado y no podríamos hacerlo sin eMaint".

• Mejora de la gestión y el registro de las órdenes de trabajo: Deep Blue ha ganado claridad y visibilidad en su proceso de gestión de órdenes de trabajo. "Podemos ver cuándo tenemos contadores problemáticos que estamos revisando una y otra vez", explica McDaniel. "Utilizamos eMaint para comentar todo lo que estamos haciendo, de modo que la persona que generó la solicitud de trabajo está al tanto de todo desde el principio hasta el final, y todo el mundo puede volver atrás y echarle un vistazo."

• Mejora de la visibilidad de los datos y de la toma de decisiones: Dado que eMaint captura el 90% de los datos de gastos operativos y los introduce en su almacén de datos Azure, la empresa dispone ahora de potentes capacidades de generación de informes entre sistemas, lo que mejora la visión operativa y la toma de decisiones. "Me ayuda a justificar ante la dirección si necesito más recursos o si tengo demasiados", afirma McDaniel.

• Flexibilidad y configurabilidadLa flexibilidad de eMaint permite a Deep Blue cambiar los campos, los formularios y realizar personalizaciones ilimitadas al instante, sin tener que enviar un ticket a un desarrollador o a un miembro del equipo informático. "Por ejemplo, estamos creando varios formularios MOC (Management of Change) y no estamos limitados por lo que queremos preguntar en el marco de este proceso", explica Hoogendam. "Si queremos que diez personas firmen el formulario de gestión del cambio, podemos hacerlo. Si quiero añadir una undécima, puedo hacerlo".

Deep Blue tiene previsto seguir trabajando con eMaint y encontrar aún más formas de utilizarlo para obtener resultados. "Creo que el mayor reto al que nos hemos enfrentado en el último año ha sido conseguir que la gente se convenza de que si no se hace un seguimiento, no se puede medir. Estamos en un punto en el que creo que la gente está viendo realmente el valor", dijo Hoogendam. "En el futuro, seguiremos desarrollando aún más procesos".

"Estoy muy contento de haber llegado desde donde empezamos hace un año hasta donde estamos ahora, porque creo que la organización ha hecho un gran trabajo de adopción y creación de cosas nuevas", dijo Hoogendam. "Sinceramente, creo que tenemos una gran colaboración con eMaint. Hemos recibido un gran apoyo de la gente de eMaint".