A Deep Blue automatiza os processos financeiros através da integração perfeita do ERP com o eMaint

Marcus McDaniel, responsável pelas medições na Deep Blue, e Brian Hoogendam, diretor de informação, explicaram alguns dos principais desafios que enfrentaram antes de mudarem para o eMaint.

• Sistemas em silos: Cada ordem de trabalho precisava de uma ordem de compra correspondente criada no ERP Oracle NetSuite. Com sistemas diferentes e tempos de atraso entre o trabalho e os pagamentos, a gestão dos acréscimos era um desafio e a criação de relatórios exigia uma mão de obra significativa.

• Utilização subótima do fornecedor: A atribuição de trabalho a contratantes externos era feita de forma descentralizada, o que levava a conflitos de prioridades. "Os nossos prestadores de serviços recebiam pedidos de muitas pessoas diferentes na empresa, que chegavam por e-mail, SMS ou telefonema", explica McDaniel. "O trabalho começava e depois outra pessoa precisava que eles fossem trabalhar noutra tarefa."

• Falta de visibilidade das ordens de trabalho e da programação da manutenção preventiva: Sem um CMMS, não havia um processo definido para tratar as ordens de trabalho, os pedidos de manutenção ou mesmo para manter um calendário de manutenção preventiva. A primeira coisa que fiz quando entrei na empresa foi dizer: "Temos de controlar as nossas ordens de trabalho e o que estamos a fazer no terreno e a controlar os custos", afirma Hoogendam.

Hoogendam tinha experiência anterior de trabalho com o eMaint, e sabia que o software era exatamente o que a Deep Blue precisava para melhorar o seu programa de manutenção. "O que eu gostei no eMaint foi o facto de ser muito flexível. Se eu quisesse adicionar um campo para fazer algo, não precisava de telefonar a ninguém. Não tinha de usar uma equipa de desenvolvimento... foi uma escolha natural."

A Deep Blue também teve o desafio de implementar o eMaint e abandonar o sistema anterior em apenas alguns meses. Com tantos sistemas e pessoas envolvidas, a Deep Blue contratou Curt Chamberlain, um consultor de estratégia de TI e alinhamento de negócios, para ajudá-la a gerenciar a transição.

A Chamberlain trabalhou em estreita colaboração com a Deep Blue e a eMaint para converter sistemas antigos em eMaint e para configurar o CMMS de modo a tornar os processos mais simples e fáceis. Em conjunto, a Chamberlain e a equipa de manutenção concluíram a integração e a formação antes do prazo.

Desde a implementação do eMaint e a integração com o NetSuite ERP, a Deep Blue tem visto benefícios significativos em todas as suas operações.

• Processos financeiros automatizados: Agora, o eMaint automatiza os acréscimos e integra-se perfeitamente com o NetSuite, eliminando a necessidade de cálculos manuais e reduzindo o tempo necessário para fechar as finanças no final de cada mês. Quando alguém cria uma ordem de trabalho no eMaint, uma ordem de compra correspondente é criada automaticamente no NetSuite, simplificando os processos financeiros. "O grupo de contabilidade não podia estar mais satisfeito com os resultados que conseguimos obter", afirma Chamberlain.

• Gestão simplificada de fornecedores: O portal de fornecedores eMaint centralizou a comunicação com os fornecedores, centralizando as solicitações e permitindo que a Deep Blue priorize com eficiência as ordens de serviço dos fornecedores. "O portal do fornecedor nos permitiu definir uma prioridade, um prazo, e tudo é rastreável, onde todos podem ver no que estão trabalhando e nós podemos ver onde eles estão", disse McDaniel. "Acho que o portal do fornecedor facilita o meu trabalho, mas acho que facilita muito o trabalho deles."

• Estratégia de manutenção preventiva aprimoradaA programação de manutenção preventiva do eMaint permitiu à Deep Blue implementar programas de manutenção preventiva para activos críticos como bombas e contadores. "Provavelmente temos cerca de 36 ordens de trabalho programadas e utilizamos a capacidade da relação pai-filho nos activos para cobrir todos os milhares deles", disse Chamberlain. "É muito sofisticado e não o conseguiríamos fazer sem o eMaint."

• Melhoria da gestão das ordens de trabalho e da manutenção de registos: A Deep Blue ganhou clareza e visibilidade em seu processo de gerenciamento de ordens de serviço. "Podemos ver quando temos medidores problemáticos que estamos constantemente a tratar uma e outra vez", disse McDaniel. "Utilizamos o eMaint para comentar tudo o que estamos a fazer, de modo a que a pessoa que gerou o pedido de trabalho esteja a par de tudo, do princípio ao fim, e todos possam voltar atrás e dar uma vista de olhos."

• Melhoria da visibilidade dos dados e da tomada de decisões: Uma vez que o eMaint capta 90% dos dados de despesas operacionais e os alimenta no seu armazém de dados do Azure, a empresa dispõe agora de poderosas capacidades de elaboração de relatórios entre sistemas, melhorando a perceção operacional e a tomada de decisões. "Ajuda-me a justificar à minha gestão se preciso de mais recursos ou se tenho demasiados", afirmou McDaniel.

• Flexibilidade e configurabilidadeA flexibilidade do eMaint permite que a Deep Blue altere campos, formulários e faça personalizações ilimitadas instantaneamente sem enviar um ticket para um desenvolvedor ou membro da equipe de TI. "Por exemplo, estamos agora no processo de criação de vários formulários MOC (Management of Change) e não estamos limitados pelo que queremos perguntar como parte desse processo", disse Hoogendam. "Portanto, se quisermos que 10 pessoas assinem o formulário de gestão da mudança, podemos fazê-lo. Se eu quiser acrescentar uma 11ª pessoa, posso fazê-lo. Se eu quiser acrescentar uma 11ª pessoa, posso fazê-lo."

A Deep Blue planeia continuar a trabalhar com o eMaint e encontrar ainda mais formas de o utilizar para obter resultados. "Penso que o maior desafio para nós no último ano foi fazer com que as pessoas realmente aceitassem o facto de que se não o acompanharmos, não o podemos medir. Estamos num ponto em que penso que as pessoas estão realmente a ver o valor", disse Hoogendam. "Daqui para a frente, vamos continuar a desenvolver ainda mais processos em cima disto."

"Estou incrivelmente satisfeito com o ponto de partida, há cerca de um ano, e com o ponto em que nos encontramos agora, porque penso que a organização fez um excelente trabalho de adoção e de criação de coisas novas", afirmou Hoogendam. "Sinceramente, acho que temos uma óptima parceria com a eMaint. Recebemos um apoio muito bom do pessoal da eMaint."