Deep Blue automatisiert Finanzprozesse durch nahtlose ERP-Integration mit eMaint

Marcus McDaniel, Measurement Foreman bei Deep Blue, und Brian Hoogendam, Chief Information Officer, erläuterten einige der wichtigsten Herausforderungen, mit denen sie vor dem Wechsel zu eMaint konfrontiert waren.

• Silo-Systeme: Für jeden Arbeitsauftrag musste eine entsprechende Bestellung in Oracle NetSuite ERP erstellt werden. Aufgrund der unterschiedlichen Systeme und der zeitlichen Verzögerung zwischen Arbeit und Zahlungen war die Verwaltung der Rechnungsabgrenzungen eine Herausforderung, und die Erstellung von Berichten erforderte einen erheblichen Personalaufwand.

• Suboptimale Nutzung der Anbieter: Die Zuweisung von Arbeiten an externe Auftragnehmer erfolgte dezentral, was zu widersprüchlichen Prioritäten führte. "Unsere Auftragnehmer erhielten Anfragen von vielen verschiedenen Personen im Unternehmen, und zwar per E-Mail, SMS oder Telefonanruf", erklärt McDaniel. "Die Arbeit wurde begonnen, und dann brauchte jemand anderes sie für eine andere Aufgabe.

• Mangelnde Sichtbarkeit von Arbeitsaufträgen und vorbeugenden Wartungsplänen: Ohne ein CMMS gab es keinen definierten Prozess für die Bearbeitung von Arbeitsaufträgen, Wartungsanfragen oder sogar für die Erstellung eines Zeitplans für die vorbeugende Wartung. "Das allererste, was ich tat, nachdem ich an Bord kam, war, dass ich sagte, wir müssen unsere Arbeitsaufträge in den Griff bekommen und was wir vor Ort tun und die Kosten verfolgen", sagt Hoogendam.

Hoogendam hatte bereits Erfahrung mit eMaint und wusste, dass die Software genau das war, was Deep Blue brauchte, um sein Wartungsprogramm zu verbessern. "Was mir an eMaint gefiel, war, dass es sehr flexibel ist. Wenn ich ein Feld hinzufügen wollte, um etwas zu tun, musste ich niemanden anrufen. Ich musste kein Entwicklungsteam einsetzen... es war eine natürliche Wahl."

Deep Blue stand auch vor der Herausforderung, eMaint zu implementieren und das bisherige System in nur wenigen Monaten abzulösen. Da so viele Systeme und Personen involviert waren, beauftragte Deep Blue Curt Chamberlain, einen Berater für IT-Strategie und Geschäftsausrichtung, mit der Durchführung der Umstellung.

Chamberlain arbeitete eng mit Deep Blue und eMaint zusammen, um alte Systeme auf eMaint umzustellen und das CMMS so zu konfigurieren, dass die Prozesse reibungsloser und einfacher wurden. Gemeinsam schlossen Chamberlain und das Wartungsteam die Integration und Schulung vor Ablauf der Frist ab.

Seit der Implementierung von eMaint und der Integration mit NetSuite ERP hat Deep Blue erhebliche Vorteile in allen Bereichen des Unternehmens festgestellt.

• Automatisierte Finanzprozesse: Jetzt automatisiert eMaint die Abgrenzungen und integriert sich nahtlos in NetSuite, wodurch die Notwendigkeit manueller Berechnungen entfällt und der Zeitaufwand für den Finanzabschluss am Ende eines jeden Monats reduziert wird. Wenn jemand einen Arbeitsauftrag in eMaint erstellt, wird automatisch eine entsprechende Bestellung in NetSuite erstellt, wodurch die Finanzprozesse rationalisiert werden. "Die Buchhaltungsgruppe könnte mit den Ergebnissen, die wir tatsächlich erzielen konnten, nicht zufriedener sein", sagt Chamberlain.

• Rationalisiertes Lieferantenmanagement: Das eMaint-Lieferantenportal hat die Kommunikation mit den Lieferanten zentralisiert und ermöglicht es Deep Blue, die Arbeitsaufträge der Lieferanten effizient zu priorisieren. "Das Lieferantenportal ermöglicht es uns, eine Priorität und eine Frist festzulegen, und alles ist nachvollziehbar, so dass jeder sehen kann, woran er arbeitet, und wir können sehen, wo er steht", sagt McDaniel. "Ich denke, dass das Lieferantenportal meine Arbeit erleichtert, aber ich glaube, dass es auch deren Arbeit sehr viel einfacher macht."

• Verbesserte Strategie zur vorbeugenden WartungeMaint: Die vorbeugende Wartungsplanung hat es Deep Blue ermöglicht, vorbeugende Wartungsprogramme für kritische Anlagen wie Pumpen und Zähler zu implementieren. "Wir haben wahrscheinlich etwa 36 geplante Arbeitsaufträge und nutzen die Möglichkeit der Eltern-Kind-Beziehung bei Anlagen, um alle tausend Anlagen abzudecken", so Chamberlain. "Das ist sehr ausgeklügelt und wir könnten es ohne eMaint nicht tun."

• Verbesserte Verwaltung und Aufzeichnung von Arbeitsaufträgen: Deep Blue hat Klarheit und Transparenz bei der Verwaltung von Arbeitsaufträgen gewonnen. "Wir können sehen, wenn wir problematische Zähler haben, die wir immer und immer wieder reparieren müssen", sagt McDaniel. "Wir nutzen eMaint, um alles, was wir tun, zu kommentieren, so dass die Person, die den Arbeitsauftrag erstellt hat, von Anfang bis Ende über alles Bescheid weiß, und jeder kann zurückgehen und es sich ansehen."

• Verbesserte Datentransparenz und Entscheidungsfindung: Da eMaint 90 % der Betriebskostendaten erfasst und in das Azure Data Warehouse einspeist, verfügt das Unternehmen nun über leistungsstarke, systemübergreifende Berichtsfunktionen, die den betrieblichen Einblick und die Entscheidungsfindung verbessern. "Es hilft mir, vor meinem Management zu rechtfertigen, ob ich mehr Ressourcen brauche oder zu viele habe", so McDaniel.

• Flexibilität und KonfigurierbarkeitDie Flexibilität von eMaint ermöglicht es Deep Blue, Felder und Formulare zu ändern und unbegrenzte Anpassungen vorzunehmen, ohne ein Ticket an einen Entwickler oder ein Mitglied des IT-Teams senden zu müssen. "Wir sind zum Beispiel gerade dabei, eine Reihe von MOC-Formularen (Management of Change) zu erstellen, und wir sind nicht darauf beschränkt, was wir im Rahmen dieses Prozesses abfragen wollen", so Hoogendam. "Wenn wir also 10 Personen auf dem Änderungsmanagementformular unterschreiben lassen wollen, können wir das tun. Wenn ich eine 11. Person hinzufügen möchte, kann ich sie hinzufügen.

Deep Blue plant, die Arbeit mit eMaint fortzusetzen und noch mehr Möglichkeiten zu finden, um damit Ergebnisse zu erzielen. "Ich denke, die größte Herausforderung für uns im letzten Jahr war es, die Leute davon zu überzeugen, dass man etwas nicht messen kann, wenn man es nicht verfolgt. Wir sind jetzt an einem Punkt angelangt, an dem die Leute den Wert wirklich erkennen", so Hoogendam. "In Zukunft werden wir noch mehr Prozesse darauf aufbauen."

"Ich bin unglaublich zufrieden damit, wo wir vor etwa einem Jahr angefangen haben und wo wir jetzt stehen, denn ich denke, die Organisation hat bei der Einführung und beim Aufbau neuer Dinge ganze Arbeit geleistet", sagte Hoogendam. "Ich glaube wirklich, dass wir eine großartige Partnerschaft mit eMaint haben. Wir haben von den Leuten bei eMaint wirklich gute Unterstützung bekommen.