Pedidos de trabalho: Um guia para as equipas MRO

Um pedido de trabalho é um documento formal ou uma entrada digital utilizada para notificar a manutenção de um problema ou necessidade de serviço numa organização. Funciona como o primeiro passo no fluxo de trabalho da manutenção, assegurando que os problemas são registados, acompanhados e tratados de forma sistemática.

Os pedidos de trabalho são utilizados em muitos sectores, incluindo o fabrico, a gestão de instalações e os serviços públicos. Quando associados a um sistema informatizado de gestão da manutenção (CMMS), os pedidos de trabalho ajudam a simplificar a comunicação entre os diferentes departamentos e a manutenção. Em conjunto, isto ajuda a garantir que as tarefas de manutenção e reparação são identificadas e priorizadas de forma eficaz.

Partes de um pedido de trabalho

As principais características de um pedido de trabalho incluem:

• Uma descrição pormenorizada que descreva claramente o problema, o serviço ou a reparação necessários, incluindo sintomas ou observações específicos.
• Informações sobre o requerente, tais como o nome e as informações de contacto da pessoa que apresenta o pedido.
• Localização, para que o departamento de manutenção saiba onde se dirigir nas instalações para resolver o problema.
• Nível de prioridade, para indicar a urgência do pedido. Isto ajuda o pessoal de manutenção a dar prioridade à sua carga de trabalho.
• Anexos, que podem incluir fotografias ou documentos que forneçam contexto ou informações adicionais sobre o problema.

Poderá ouvir estes termos serem utilizados indistintamente, mas não são exatamente a mesma coisa.

Um pedido de trabalho é uma comunicação ou documento inicial para notificar o departamento de manutenção quando estão prontas novas tarefas de trabalho. Pode vir da manutenção ou de um empregado de outro departamento. Este pedido comunica os pormenores de uma tarefa que se pretende concluir. O pessoal de manutenção pode utilizar os pedidos de trabalho para dar prioridade ao trabalho recebido com base na importância e urgência, ponderando factores-chave como a segurança e o impacto na atividade.

Uma ordem de trabalho é o documento oficial criado quando um pedido de trabalho é aprovado. Descreve os detalhes da tarefa, atribui recursos e acompanha o progresso da tarefa. A ordem de trabalho contém pormenores e instruções específicos necessários à execução da tarefa, tais como detalhes do equipamento, localização (incluindo instalações e edifícios), trabalhadores afectados, informações de segurança e custos. As ordens de trabalho são específicas para cada tarefa individual e têm normalmente números de referência únicos para ajudar a acompanhar o estado e registar o progresso.

Embora seja necessária uma ordem de trabalho para programar, atribuir e concluir tarefas de manutenção, um pedido de trabalho é o primeiro passo.

Os pedidos de trabalho podem variar muito, dependendo da natureza do problema e do sector. Aqui estão cinco tipos comuns:

1. Pedidos de manutenção correctiva

Os departamentos apresentam pedidos de manutenção corretiva quando o equipamento ou os sistemas falham ou funcionam mal. Isto pode incluir situações de emergência que exijam atenção imediata. Um exemplo seria um pedido para reparar uma correia transportadora avariada numa fábrica.

Pedidos de manutenção preventiva

Trata-se de pedidos programados para tarefas de manutenção de rotina destinadas a evitar falhas no equipamento. Um pedido de inspeção mensal de uma máquina seria um pedido de manutenção preventiva destinado a manter a qualidade e o desempenho.

3. Pedidos de manutenção preventiva

Com base nos dados dos sensores que prevêem potenciais falhas, estes pedidos alertam o departamento de manutenção para resolver os problemas antes que as falhas ocorram. Por exemplo, um sensor pode detetar quando um componente de uma máquina funciona com um desempenho inferior, indicando sinais de desgaste. Seria gerado um pedido de manutenção preditiva para que um técnico reparasse ou substituísse o componente enquanto este ainda está a funcionar.

4. Pedidos de manutenção das instalações

Estes pedidos dizem respeito à manutenção do edifício ou aos serviços das instalações. Por exemplo, os pedidos de reparação de alcatifas, de remoção de neve ou de reparação de um telhado com fugas constituem pedidos de manutenção das instalações.

5. Pedidos de segurança e conformidade

Os pedidos de trabalho de segurança e conformidade estão relacionados com quaisquer questões relativas à segurança e à conformidade regulamentar numa instalação. Pode tratar-se de um pedido para limpar um derrame de produtos químicos, substituir sinalética de segurança gasta ou efetuar uma reparação de emergência de uma barreira de segurança, por exemplo.

Compreender os tipos de pedidos de trabalho ajuda os departamentos de manutenção a categorizar e a dar prioridade às actividades de manutenção, assegurando que podem apoiar todos os aspectos das operações da organização.

O preenchimento correto de um pedido de trabalho garante que a manutenção pode encontrar e resolver os problemas de forma eficiente. Cada organização terá formulários de pedido de trabalho ligeiramente diferentes, adaptados às necessidades e políticas específicas do sector. Mas, geralmente, um formulário preenchido terá o seguinte aspeto:

• Informações sobre o requerente:John Doe, [email protected], 555-1234
• Data e hora do pedido:10 de março de 2025, 14:00
• Localização:Piso de produção, Máquina A-23
• Descrição do problema:A correia transportadora da máquina A-23 deixou de se mover e está a emitir um ruído de trituração. O desgaste da correia também é visível.
• Nível de prioridade:Elevado (produção interrompida)
• Anexos:[Foto anexa]

As equipas de manutenção, reparação e operações (MRO) dependem muito dos pedidos de trabalho para gerir e dar prioridade ao seu volume de trabalho. Eis porque é que os pedidos de trabalho são essenciais:

1. Fluxo de trabalho estruturado:Os pedidos de trabalho proporcionam uma forma estruturada de captar, gerir e concluir projectos de manutenção, garantindo que os técnicos não se esquecem de nada.
2. Priorização:Ajudam a priorizar as tarefas com base na urgência e no impacto, permitindo que o pessoal de MRO se concentre primeiro nos problemas mais críticos.
3. Responsabilidade:Os pedidos de trabalho criam um registo dos problemas comunicados e do trabalho concluído, assegurando a responsabilidade e a rastreabilidade.
4. Gestão de recursos:Ajudam a planear e a atribuir eficazmente os recursos do projeto, tais como pessoal, ferramentas e materiais.
5. Comunicação melhorada:Os pedidos de trabalho facilitam uma comunicação clara entre os diferentes departamentos, a manutenção e os clientes, se for caso disso, reduzindo os mal-entendidos e os atrasos.
6. Recolha de dados:fornecem dados valiosos para analisar as tendências de manutenção, identificar problemas recorrentes e melhorar os programas de manutenção preventiva.
7. Conformidade e relatórios:A manutenção de um registo dos pedidos de trabalho ajuda a garantir a conformidade com os requisitos regulamentares e apoia as necessidades de relatórios.

Em geral, os pedidos de trabalho são uma ferramenta fundamental para as equipas MRO, ajudando-as a gerir eficazmente as actividades de manutenção, a comunicar actualizações de estado, a reduzir o tempo de inatividade e a garantir o bom funcionamento das instalações e do equipamento.

Os pedidos de trabalho e as ordens de trabalho são tão úteis quanto a forma como os gere. Uma comunicação clara e uma gestão de tarefas eficiente são importantes para criar fluxos de trabalho que façam sentido para toda a organização. Aqui estão as tarefas de otimização mais importantes para projectos de manutenção:

1. Normalizar as ordens de trabalho e os pedidos. Conceba modelos para utilização em todos os departamentos e projectos. Certifique-se de que são fáceis de aceder e simples de preencher, pois isso minimizará as falhas de comunicação e tornará o processo eficiente para todos.
2. Criar um sistema transparente de definição de prioridades. Os departamentos de manutenção podem perder tempo a decidir como dar prioridade a cada pedido de trabalho e ordem de trabalho. Crie uma escala de prioridades oficial para poupar tempo e reduzir a resistência dos clientes e colegas. Em 2020, uma ferramenta de processamento de linguagem natural (PNL) alcançou 78% de precisão ao classificar os pedidos de gestão de instalações, e a tecnologia só está a melhorar.
3. Automatize as atribuições de trabalho. A atribuição de recursos não tem de ser um desafio. Quando normaliza e automatiza a forma como atribui recursos às ordens de trabalho, poupa tempo e simplifica o processo.
4. Utilize um software de gestão de pedidos de trabalho e ordens de trabalho, de preferência um CMMS. Com um local centralizado para armazenar, acompanhar e priorizar pedidos de trabalho e ordens de trabalho, o seu departamento de manutenção pode aceder a todas as informações do projeto de que necessita em qualquer lugar e a qualquer momento.
5. Audite regularmente o seu fluxo de trabalho de pedidos de trabalho. Com o tempo, podem surgir novas formas de trabalhar. Realize auditorias regulares e implemente actualizações conforme necessário para otimizar as operações.

Um sistema informatizado de gestão da manutenção (CMMS) é uma solução de software que melhora significativamente a gestão dos pedidos de trabalho, ligando e simplificando todo o processo. Aqui estão várias caraterísticas chave que fazem de um CMMS o software ideal de gestão de pedidos de trabalho e ordens de trabalho:

• Sistema centralizado:Um CMMS centraliza todos os pedidos de trabalho, facilitando o seu acompanhamento e gestão a partir de uma única plataforma. Esta capacidade garante que os departamentos de manutenção não se esquecem de nenhuma tarefa e que podem monitorizar os recursos
• Fluxos de trabalho automatizados:O software encaminha automaticamente os pedidos de trabalho para o pessoal adequado com base em regras predefinidas. Isto acelera os tempos de resposta e garante que os especialistas certos tratam de cada problema.
• Actualizações em tempo real:Um CMMS fornece actualizações em tempo real sobre o estado dos pedidos de trabalho, incluindo a conclusão e a documentação emitida. Todas as partes interessadas podem ser informadas ao longo do processo, o que aumenta a transparência e simplifica também a comunicação com o cliente.
• Acesso móvel:A maioria dos sistemas CMMS inclui uma aplicação móvel, que permite ao pessoal de manutenção apresentar e atualizar pedidos de trabalho através de dispositivos móveis. O resultado é uma maior flexibilidade e capacidade de resposta, permitindo uma resolução mais rápida dos problemas.
• Integração com os calendários de manutenção:Um CMMS integra os pedidos de trabalho com os calendários de manutenção preventiva e preditiva. Isto assegura que todas as actividades de manutenção são coordenadas, reduzindo o tempo de inatividade e melhorando a eficiência.
• Relatórios e análises:Com um CMMS, as partes interessadas podem gerar relatórios detalhados e análises sobre pedidos de trabalho e ordens de trabalho, incluindo tempos de resposta, taxas de conclusão e problemas comuns. Estas informações permitem a melhoria contínua do processo de manutenção e ajudam os líderes a tomar decisões baseadas em dados.
• Gestão de inventário:O sistema monitoriza os níveis de inventário e associa os pedidos de trabalho às peças e materiais necessários. Isto assegura que as peças necessárias estão disponíveis para as tarefas de manutenção, reduzindo os atrasos.

Ao utilizar um CMMS, as organizações podem simplificar o processo de pedido de trabalho, melhorar a comunicação e melhorar a eficiência geral da reparação e manutenção. Esta abordagem interligada e simplificada ajuda as equipas MRO a responder prontamente aos problemas, a manter elevados padrões operacionais e a apoiar os objectivos da organização.

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