A Software de Gestão de Manutenção (CMMS) é uma ferramenta para ajudar a programar, planejar, gerir e acompanhar as actividades de manutenção associadas a equipamentos, veículos ou instalações. Um processo de implementação bem sucedido é fundamental para alavancar toda a potência de um CMMS. Um CMMS pode permitir que as organizações o façam:

  • Melhore seu desempenho de manutenção com base em dados
  • Rastreie e gerencie o backlog de manutenção
  • Automatize os fluxos de trabalho e processos de manutenção
  • Acompanhe projetos e custos de manutenção associados
  • Priorize o trabalho e gerencie os recursos
  • Rastreie e controle o uso de materiais de manutenção

No entanto, especialistas estimam que até 80% das implementações de CMMS não atendem às expectativas. Isso se deve em grande parte à falta de planejamento prévio e preparação antes de iniciar a implementação. A maioria das soluções CMMS também falha logo após a novidade da implementação desaparecer e o foco se move para outro projeto importante e interessante do setor.

O que causa a falha na implementação do CMMS?

Muitas organizações confundem a implementação de um CMMS com um projeto de tecnologia. Uma grande quantidade de tempo, tanto quanto um ano, se não mais, é gasto para garantir que o software atenda a critérios específicos. Selecionar o software certo é importante, no entanto, os projetos de CMMS são mais sobre preparação e gerenciamento de mudanças do que sobre tecnologia. As principais causas de falha na implementação do CMMS são:

  • Gerenciamento de projeto ruim ou insuficiente
  • Falta de visão para o futuro

Muitas organizações falham na gestão de projectos e mudanças porque não garantem que os seus planos de projecto sejam abrangentes. O plano deve ser documentado, seguido, e utilizado para acompanhar e analisar o progresso. As implementações falham porque as equipas não são frequentemente responsabilizadas pelas suas tarefas, ou responsáveis pelos resultados.
A falta de visão para o futuro é outra razão pela qual as implementações falham. Um aspecto da gestão da mudança é o desenvolvimento de objectivos e uma visão de como a manutenção funcionará com um CMMS totalmente implementado. É importante documentar e comunicar objectivos para o papel da manutenção na facilitação do sucesso organizacional, a abordagem da empresa à manutenção, e a forma como um CMMS irá apoiar os processos empresariais.
Cintas Corporation é um fabricante de topo de uniformes de identidade corporativa, tapetes de entrada, serviços de gestão documental e mais de 800.000 empresas, através de 430 instalações distribuídas nos EUA e Canadá. Após alguns anos utilizando eMaint, a equipa Cintas percebeu que precisava de se concentrar em dados fundamentais para atingir os seus objectivos. Para Cintas, isto significava realizar o trabalho de carregar 28.000 activos no sistema depois de a equipa já estar a utilizar o sistema. Caso contrário, não conseguiriam que o eMaint CMMS produzisse dados importantes relativos a decisões como reparação vs substituição, OEE, MTTR, MTBF, e percentagens de tempo de funcionamento em tempo real. Uma vez concluído esse trabalho, Cintas começou a ver dados úteis e precisos para os ajudar a melhorar o seu retorno sobre o património líquido (R.O.N.A.) e muito mais. O Gestor de Projectos Regional e Engenheiro de Gestão de Instalações James Wagoner observou que desejava que a equipa tivesse incorporado este trabalho no plano de implementação, para que tivessem alcançado estes resultados mais cedo.

O que torna as implementações bem-sucedidas?

Há uma série de fatores que contribuem para uma implementação lucrativa de CMMS. O processo requer um bom planejamento, bem como o investimento de tempo e treinamento.

Defina as Necessidades, Desejos e Anseios Organizacionais

As implementações bem-sucedidas de CMMS são sistemáticas e metódicas. Uma maneira útil de começar é com uma lista do que sua organização gostaria de realizar com um CMMS sob a perspectiva de desejo/querer/necessidades. Isso inclui:

  1. Identificando e documentando as necessidades imediatas QUE…
  2. Impulsione o desejo de…
  3. Alimente os desejos para apoiar a melhoria contínua.

O desenvolvimento dessas metas e de um plano de implementação completo é um processo que economiza tempo e leva à redução de custos e ao cumprimento de metas. O processo gira em torno da priorização dessas metas para experimentar todo o potencial de um CMMS. Os consultores seniores da eMaint observam que as implementações mais bem-sucedidas incorporaram:

  • Uma fase de definição para o tempo de desenvolver todos os padrões de dados pertinentes, garantindo a coleta de dados consistente.
  • Alavancando o conhecimento de um implementador experiente de CMMS para orientação.
  • Um cronograma de implementação inicial definido para ajudar a avaliar onde uma organização está, para onde está indo e o que vem a seguir.

Este foi o método de Marc Cote, C.B. Laboratórios da Frota Director de Manutenção e Engenharia. A CB Fleet é um fabricante líder de produtos de saúde e de cuidados de beleza de venda livre. Com objectivos de crescimento agressivos na vanguarda da estratégia da empresa, Cotes e a sua equipa entrevistaram técnicos, recolheram dados fundamentais, e desenvolveram uma declaração de visão para onde a empresa queria estar dentro de 5 anos. A Cote povoou painéis de bordo eMaint com estes objectivos, e fornece consistentemente actualizações a esta informação.
A abordagem da Cote à implementação e implantação pode ser vista como uma lição para qualquer empresa com objectivos de crescimento semelhantes. Identificar os pontos de dor dos empregados e desenvolver uma visão clara de onde se quer estar, é uma forma organizada de se manter no bom caminho com melhorias à medida que a excitação inicial da implementação se desvanece.

Fornecer Treinamento em CMMS para Usuários Finais

Para além de estabelecer esses objectivos, é igualmente crítico fornecer formação abrangente em CMMS para os utilizadores finais, e criar uma equipa de implementação interfuncional. Com uma formação eficaz em CMMS, os utilizadores aprendem a executar correctamente as funções, eliminando tentativas e erros morosos e poupando tempo gasto no sistema para permitir a conclusão de outras tarefas.
As implementações mais bem sucedidas são também defendidas por um funcionário que é proprietário do projecto. Esta pessoa deve escolher uma equipa de apoio que atraia conhecimentos especializados de uma variedade de departamentos, desde a tecnologia da informação, passando pelas compras, até à gestão de materiais.
Nutrição HerbalifeA empresa de nutrição global, fabrica e vende produtos de nutrição, gestão de peso e de cuidados com a pele. Em preparação para uma expansão de fabrico numa instalação de 800.000 pés quadrados na costa leste, a empresa procurou um CMMS. As melhores práticas estavam no cerne da abordagem da empresa à implementação.
Paul Sheehy, Director de Engenharia e Instalações, Laura Phillips, Administradora de CMMS e o resto da equipa de gestão da manutenção seleccionaram cuidadosamente uma equipa de trabalho de alto desempenho para defender o projecto. "Eles são uma equipa forte de peritos em manutenção. Desde o início da implementação, fizemos um investimento em formação para garantir que eles pudessem aproveitar o que estavam a aprender", disse Sheehy.
Para aprender as principais chaves do sucesso do CMMS, confira".Qual é o segredo do sucesso do CMMS?" por eMaint's Sr. Consultor em Serviços Profissionais.

Foco na Melhoria Contínua

Há tantas maneiras de implementar um CMMS que é sempre possível melhorar. À medida que as organizações utilizam a inteligência de um CMMS para orientar as decisões, os chefes de equipa compreenderão as causas das falhas e poderão fazer ajustes contínuos. O estabelecimento de métricas de sucesso desde o início, juntamente com uma equipa responsável por um processo de revisão contínua, é a chave para uma melhoria contínua e uma implementação bem sucedida.
Para começar, os campeões do projecto devem concentrar-se em questões como:

  • Quais dados ou relatórios facilitariam sua vida?
  • Quais informações seu chefe pede consistentemente?
  • Qual é a sua proporção atual de MP:MC (Manutenção Planejada: Manutenção Corretiva)?
  • Que tipo de proporção PM:CM sua empresa precisa?
  • Quais são os maiores furos no seu orçamento de manutenção atual?
  • Qual é o seu desempenho ou conformidade de MP no prazo?

As respostas a estas perguntas têm ajudado muitas organizações a decidir sobre as métricas correctas a seguir, sobretudo os indicadores de liderança e de atraso de desempenho. Os eventos futuros são apontados como indicadores principais, e incluem o cumprimento de PM, ou Estimativa vs. Desempenho Real. Como tal, os indicadores desfasados explicam eventos passados. Os indicadores desfasados úteis são o tempo médio entre falhas (MTBF) e o tempo médio para reparação (MTTR). O rastreio métrico CMMS que inclui tanto as métricas de avanço como as de atraso são as mais conducentes a uma melhoria contínua.
Para ainda mais informações sobre métricas que fazem a diferença e fizeram com que as implementações fossem bem sucedidas, consulte o livro branco de eMaint".Métricas de Desempenho que Importam.”