¿Qué es mantenimiento de instalaciones?
El mantenimiento de instalaciones implica la gestión y conservación exhaustivas de edificios, equipos e infraestructuras para garantizar un rendimiento y una seguridad óptimos. Mediante la aplicación de estrategias de mantenimiento proactivas y la utilización de software avanzado de gestión de instalaciones, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa, prolongar la vida útil de los activos y reducir los costes generales. Las actividades periódicas de mantenimiento de las instalaciones no sólo mejoran su funcionalidad y fiabilidad, sino que también contribuyen a crear un entorno de trabajo más seguro y productivo.
El objetivo del mantenimiento de instalaciones es que todo el edificio funcione con eficiencia y eficacia para garantizar una producción óptima y la seguridad en el lugar de trabajo. El edificio y sus activos deben mantenerse limpios y en condiciones óptimas de funcionamiento, y el mantenimiento de las instalaciones proporciona los medios para ello. Los activos físicos, como máquinas, vehículos y carretillas elevadoras, también se deteriorarán gradualmente sin un mantenimiento programado con regularidad. Un plan de mantenimiento de instalaciones correctamente gestionado afecta a casi todas las partes físicas de una empresa.
Este artículo explorará el alcance y el impacto de las instalaciones y el mantenimiento en las propiedades, los activos y las personas. Al desarrollar y ejecutar un plan que promueva la longevidad de las máquinas y reduzca los costes de capital con software de gestión de instalaciones, puede ayudar a liberar todo el potencial de su operación.
¿Qué es mantenimiento de edificios?
El mantenimiento de edificios es un subconjunto del mantenimiento de instalaciones centrado en la conservación de los aspectos estructurales y operativos de los edificios. Incluye tareas como:
- Inspecciones rutinarias: Comprobaciones periódicas de la infraestructura del edificio para detectar y resolver a tiempo cualquier problema.
- Reparaciones: Arreglo de componentes dañados, como fugas de fontanería, ventanas rotas o sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado que funcionan mal.
- Limpieza: Garantizar que todas las zonas del edificio estén limpias e higiénicas, incluidos los aseos, las zonas comunes y los espacios de trabajo.
- Inspecciones de seguridad: Realización de inspecciones de seguridad para cumplir la normativa de salud y seguridad, incluidos los sistemas de alarma contra incendios y las salidas de emergencia.
- Mantenimiento preventivo: Realización de actividades de mantenimiento programadas para evitar que se produzcan problemas importantes, como el mantenimiento de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado y de los ascensores.
- Gestión de la energía: Supervisión y gestión del uso de la energía para mejorar la eficiencia y reducir los costes, incluidos los sistemas de iluminación, calefacción y refrigeración.
El mantenimiento de los edificios es esencial para garantizar su longevidad, la seguridad de sus ocupantes y el funcionamiento eficaz de sus sistemas.
¿Dónde se utiliza el mantenimiento de instalaciones?
El mantenimiento de instalaciones se utiliza en una amplia gama de edificios, plantas e instalaciones industriales. Los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) son uno de los principales objetivos del mantenimiento de instalaciones, ya que requieren tareas periódicas como la sustitución de filtros, la limpieza de conductos y la comprobación de fugas de refrigerante. El mantenimiento adecuado de los sistemas HVAC garantiza una calidad del aire y un control de la temperatura óptimos, reduce el consumo de energía y evita averías en el sistema.
Los sistemas eléctricos también exigen una atención significativa, que abarca la inspección y reparación del cableado, los disyuntores y los dispositivos de iluminación. La comprobación periódica de conexiones defectuosas, la sustitución de componentes desgastados y el cumplimiento de la normativa eléctrica evitan riesgos y reducen el tiempo de inactividad por cortes de electricidad.
Los sistemas de fontanería son otra área crucial, que implica la inspección de tuberías, accesorios y sistemas de drenaje. Solucionar fugas, obstrucciones y problemas de presión del agua garantiza un suministro de agua y una gestión de residuos fiables, al tiempo que se evitan daños por agua y se mantienen las normas de saneamiento.
Los sistemas de seguridad contra incendios requieren un mantenimiento meticuloso, que incluye comprobaciones y revisiones periódicas de alarmas contra incendios, rociadores, extintores y salidas de emergencia. Estas tareas son fundamentales para proteger vidas y bienes, ya que garantizan que los sistemas de seguridad contra incendios funcionan y cumplen las normas de seguridad.
Los sistemas de automatización de edificios, que controlan funciones como la iluminación, la climatización y la seguridad, también necesitan actualizaciones periódicas, calibración de sensores y resolución de problemas. Esto aumenta la eficiencia operativa, reduce el consumo de energía y mejora la gestión general del edificio.
Además, el mantenimiento de componentes como tejados, paredes, ventanas y puertas evita daños y prolonga la vida útil del edificio. Las inspecciones y reparaciones periódicas de estos elementos garantizan la integridad del edificio, evitan filtraciones y corrientes de aire y mantienen los estándares estéticos y funcionales.
5 lugares que utilizan el mantenimiento de instalaciones
Edificios comerciales
- Descripción: Las oficinas, las tiendas y los centros comerciales requieren un mantenimiento periódico de las instalaciones para garantizar un entorno seguro y cómodo para empleados y clientes.
- Por ejemplo: Revisiones periódicas del sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado, mantenimiento del alumbrado y servicios de conserjería.
Instituciones educativas
- Descripción: Los colegios, institutos y universidades necesitan el mantenimiento de sus instalaciones para mantener las aulas, laboratorios y zonas comunes en buen estado.
- Ejemplo: Mantenimiento de sistemas de calefacción, fontanería y limpieza de aulas y auditorios.
Instalaciones sanitarias
- Descripción: Los hospitales, clínicas y residencias de ancianos requieren un mantenimiento meticuloso para cumplir las normas sanitarias y garantizar la seguridad de los pacientes.
- Por ejemplo: Esterilización del equipo médico, mantenimiento de los sistemas de ventilación y garantía de la limpieza de las habitaciones de los pacientes y las zonas comunes.
Polígonos industriales
- Descripción: Las fábricas, almacenes y plantas dependen del mantenimiento de las instalaciones para que los equipos sigan funcionando y se mantenga la seguridad en el lugar de trabajo.
- Por ejemplo: Inspecciones y revisiones periódicas de la maquinaria, mantenimiento de los sistemas eléctricos y garantía de la limpieza del lugar de trabajo.
Locales de hostelería
- Descripción: Los hoteles, complejos turísticos y restaurantes necesitan el mantenimiento de las instalaciones para ofrecer un servicio excelente y mantener la satisfacción de los clientes.
- Ejemplo: Mantenimiento de las habitaciones de los huéspedes, mantenimiento de los equipos de cocina y limpieza periódica de las zonas comunes.
Tipos de mantenimiento de instalaciones
Existen cuatro tipos principales de mantenimiento de instalaciones. Los responsables de mantenimiento de instalaciones pueden optar por utilizar una combinación de estrategias, seleccionando la mejor estrategia de mantenimiento de instalaciones para cada área de la empresa.
Mantenimiento reactivo de instalaciones
Esta estrategia de mantenimiento, también conocida como run-to-failure, aborda los problemas sólo cuando surgen, por ejemplo, reparando un activo sólo después de que falle.
El mantenimiento reactivo puede funcionar bien en determinadas situaciones en toda la instalación. Por ejemplo, suele tener más sentido sustituir una bombilla sólo cuando deja de funcionar que hacerlo según un calendario. Incluso en el caso de algunas máquinas, puede haber piezas que se desgasten completamente antes de sustituirlas porque son fáciles de reemplazar y su fallo no causará daños a otros componentes ni detendrá los procesos.
Este tipo de mantenimiento de las instalaciones funciona bien en determinados casos como parte de una estrategia global de mantenimiento de las instalaciones, pero cuando se utiliza en toda la instalación, puede resultar costoso y llevar mucho tiempo. Las reparaciones de emergencia, las horas extraordinarias no planificadas y la falta de planificación de las piezas de repuesto contribuyen a los elevados costes asociados a este método.
Mantenimiento correctivo de las instalaciones
El mantenimiento correctivo de instalaciones incluye tanto el mantenimiento planificado como el no planificado. Al igual que el mantenimiento reactivo, este tipo de mantenimiento de instalaciones aborda los problemas a medida que surgen, pero también los problemas que se descubren durante las inspecciones y otras reparaciones. Por ejemplo, si durante una sustitución rutinaria de una correa, un técnico se da cuenta de que un ventilador también se está desgastando, puede sustituir ambos.
Esto puede ayudar a mitigar algunos de los costes asociados al mantenimiento reactivo, al permitir a los técnicos dedicar más tiempo a abordar de forma proactiva los posibles problemas.
Mantenimiento preventivo de las instalaciones
El mantenimiento preventivo de instalaciones también se denomina a veces mantenimiento en función del tiempo. Con esta estrategia de mantenimiento, hay un calendario establecido para realizar las tareas. Según el calendario, determinadas tareas pueden realizarse a diario, semanalmente, mensualmente, etc. Por ejemplo, lubricar una máquina una vez a la semana o cambiar un filtro de aire cada mes.
El mantenimiento preventivo también puede realizarse en activos mecánicos en función del uso. Por ejemplo, el mantenimiento puede realizarse en una carretilla elevadora después de un determinado número de horas de uso o en una máquina después de que produzca un determinado número de componentes.
Este tipo de mantenimiento es proactivo. Puede ayudar a prevenir averías en los equipos y reducir el número de reparaciones costosas que experimenta una instalación. Sin embargo, incluso el mejor programa de mantenimiento preventivo no aborda todos los problemas potenciales que pueden surgir en una instalación.
Mantenimiento predictivo de instalaciones
El mantenimiento predictivo de instalaciones utiliza una serie de sensores y análisis para supervisar el rendimiento, las vibraciones y la temperatura de los activos. Cuando los sensores reciben lecturas fuera de los parámetros normales de un activo, el software de gestión informatizada del mantenimientoGMAO) envía alertas, lo que permite a los técnicos programar el mantenimiento y mitigar el problema antes de que se produzca una avería inesperada.
El mantenimiento predictivo es el tipo de mantenimiento más rentable para muchos activos. Mientras que el mantenimiento preventivo intenta adivinar cuándo hay que reparar una máquina, el mantenimiento predictivo garantiza que una máquina reciba servicio exactamente cuando lo necesita, en lugar de antes de que sea necesario o después de que falle.
Ejemplos de mantenimiento de instalaciones
Muchas propiedades comerciales cuentan con las estrategias de mantenimiento de instalaciones mencionadas para continuar con las operaciones y evaluar el rendimiento de los activos. Sin embargo, el mantenimiento de las instalaciones puede ser muy diferente en cada empresa.
Instalaciones sanitarias
El objetivo principal del mantenimiento de instalaciones sanitarias es la atención al paciente y la seguridad del personal. Incluye el mantenimiento de clínicas, hospitales y empresas farmacéuticas, así como la gestión de los riesgos ambientales y las máquinas de las que dependen los pacientes para el diagnóstico y la atención sanitaria. Preocupaciones como la eliminación de la propagación de enfermedades, el cumplimiento de la normativa gubernamental y la protección de la información también pueden afectar al mantenimiento de las instalaciones.
Los gestores de instalaciones son responsables de redactar las políticas, supervisar las nuevas construcciones, controlar el saneamiento de las habitaciones de los pacientes e inspeccionar los sistemas de agua y gas de emergencia.
Instalaciones de laboratorio
Los laboratorios se enfrentan a una inmensa presión para lanzar nuevos productos, y agotan un gran porcentaje de su presupuesto en investigación y desarrollo. Contratiempos aparentemente menores, como la falta de un registro, pueden provocar retrasos importantes en la investigación, por lo que los responsables de mantenimiento de las instalaciones deben ser proactivos en su estrategia de mantenimiento preventivo para superar las inspecciones reglamentarias, como las basadas en normas de seguridad química.
La supervisión de los componentes del laboratorio, como las campanas extractoras o los procesos de contención química, es necesaria para el mantenimiento de las instalaciones del laboratorio. El personal de mantenimiento de las instalaciones también puede tener que supervisar de cerca los niveles de inventario para garantizar la disponibilidad de suministros de investigación adecuados para que el trabajo pueda continuar.
Gestión del mantenimiento de almacenes y centros de distribución
El mantenimiento de las instalaciones de un almacén se centra en maximizar el cumplimiento de los pedidos y minimizar los tiempos de inactividad evitables. Implica mantener activos como carretillas elevadoras y cajas, así como activos fijos como estanterías para cargas pesadas. También puede incluir el mantenimiento de un entorno de trabajo limpio y seguro para los trabajadores que recogen y embalan los artículos. Los espacios limpios y organizados simplifican el cumplimiento de los pedidos y garantizan que los usuarios finales puedan recibir el artículo correcto en excelentes condiciones en el momento en que lo esperan.
Además, bienes como los alimentos pueden necesitar almacenarse a determinadas temperaturas, por lo que mantener el entorno correcto para el producto es otra parte importante del mantenimiento de almacenes. Cuando las instalaciones de un almacén no están bien mantenidas, pueden producirse daños en el inventario, ineficacia, clientes insatisfechos o incluso trabajadores lesionados.
Gestión del mantenimiento de las instalaciones de los inmuebles
Muchos edificios comerciales, como hoteles, restaurantes, escuelas y oficinas, necesitan algún tipo de mantenimiento: por ejemplo, reparar aparatos eléctricos o limpiar el paisaje cercano. El mantenimiento de instalaciones abarca muchos aspectos, como la conservación de la energía, la comodidad de los ocupantes y el mantenimiento del valor de los inmuebles en general.
Tipos de trabajadores de mantenimiento de instalaciones
El mantenimiento de instalaciones no es posible sin los muchos tipos de trabajadores que apoyan todas las tareas necesarias. Las empresas pueden tener distintos tipos y números de trabajadores en función de sus necesidades. En algunas empresas, solo una o dos personas pueden encargarse de todo el mantenimiento de las instalaciones, llevando varios sombreros a lo largo de cada jornada laboral para que las instalaciones funcionen correctamente.
He aquí algunos ejemplos de las funciones más comunes en el mantenimiento de instalaciones:
Responsables de mantenimiento de instalaciones: A veces también se les llama planificadores de mantenimiento de instalaciones. Supervisan la programación del mantenimiento en toda la instalación o, a veces, en un área específica de operaciones. También programan las órdenes de trabajo y supervisan su ejecución.
Ingenieros de mantenimiento: Los ingenieros optimizan la maquinaria y los equipos en todas las instalaciones. Garantizan el funcionamiento óptimo de los activos y ayudan a crear o ajustar los programas de mantenimiento según sea necesario.
Técnicos de mantenimiento: Estos trabajadores realizan la mayor parte del trabajo diario en toda la instalación. Pueden realizar reparaciones técnicas complicadas o prestar servicios como limpieza, pintura u otros trabajos.
Beneficios del mantenimiento de instalaciones
El mantenimiento de instalaciones ofrece numerosos Beneficios que contribuyen a la eficiencia y seguridad generales de los edificios:
- Aumento de la vida útil de los activos: El mantenimiento regular prolonga la vida útil de los componentes y sistemas del edificio, retrasando la necesidad de costosas sustituciones.
- Mayor seguridad: Las inspecciones y reparaciones rutinarias garantizan que los edificios cumplen las normas de seguridad, lo que reduce el riesgo de accidentes y lesiones.
- Mayor eficiencia: Los sistemas bien mantenidos funcionan de forma más eficiente, reduciendo el consumo de energía y los costes operativos.
- Ahorro de costes: El mantenimiento preventivo puede evitar averías importantes y costosas reparaciones de emergencia, lo que supone un ahorro a largo plazo.
- Mayor satisfacción de los ocupantes: Unas instalaciones limpias, seguras y bien mantenidas mejoran el confort y la satisfacción de los ocupantes, ya sean empleados, clientes, pacientes o invitados.
- Cumplimiento de la normativa: El cumplimiento de los programas de mantenimiento ayuda a garantizar la conformidad con las normativas de salud, seguridad y medio ambiente, evitando posibles multas y problemas legales.
Retos comunes del mantenimiento de instalaciones
El mantenimiento de las instalaciones, aunque esencial, conlleva sus propios retos:
- Limitaciones presupuestarias: La asignación de fondos suficientes para programas de mantenimiento integral puede ser difícil, lo que a menudo conduce a un mantenimiento diferido y a un aumento de los costes a largo plazo.
- Infraestructura envejecida: Los edificios más antiguos pueden requerir reparaciones más frecuentes y costosas, lo que complica las labores de mantenimiento y los presupuestos.
- Escasez de mano de obra cualificada: Encontrar y retener personal de mantenimiento cualificado puede ser complicado, lo que repercute en la calidad y la eficiencia de las actividades de mantenimiento.
- Integración tecnológica: Implantar y gestionar tecnologías avanzadas de mantenimiento, como los sistemas de gestión de edificios (BMS) y los dispositivos del Internet de las Cosas (IoT), requiere una inversión y unos conocimientos técnicos considerables.
- Cumplimiento de la normativa: Garantizar el cumplimiento continuo de las cambiantes normativas de salud, seguridad y medio ambiente exige una vigilancia y adaptación constantes.
- Averías inesperadas: A pesar de las medidas preventivas, pueden producirse averías inesperadas en los equipos, lo que interrumpe las operaciones y requiere atención inmediata.
- Gestión de recursos: La gestión y el despliegue eficientes de los recursos de mantenimiento, incluidas las herramientas, los materiales y el personal, son cruciales para un mantenimiento eficaz de las instalaciones.
Técnicas de mantenimiento de instalaciones y herramientas comunes
Gestionar todo el mantenimiento que necesitan las instalaciones para funcionar de forma óptima es un trabajo enorme. Afortunadamente, los responsables de mantenimiento de las instalaciones disponen de muchas herramientas que pueden utilizar para ayudarles a gestionar todas las tareas asociadas a su función.
Los sistemas de gestión de activos ayudan a los responsables y al personal de mantenimiento de instalaciones a organizar sus activos y procesos. Esta información solía almacenarse principalmente en papel, pero cada vez son más las empresas que recurren al software para almacenar información sobre todos los activos de la empresa. Este software también puede gestionar programas de mantenimiento, analizar registros e incluso integrarse con otros programas, como los de contabilidad, para ayudar a gestionar más eficazmente los ciclos de vida de los activos.
Aunque normalmente se utilizan hojas de cálculo para la gestión de inventarios, el cambio a sistemas especializados de gestión de repuestos e inventarios puede suponer una gran mejora. Estos sistemas garantizan que las piezas esenciales estén siempre a mano, notifican a los usuarios cuándo es el momento de reabastecerse e incluso conectan los almacenes de piezas de varios centros, lo que simplifica el uso compartido de piezas difíciles de encontrar o poco utilizadas.
Cómo optimizar las operaciones de gestión del mantenimiento de instalaciones
En la mayoría de los casos, la calidad de un programa de mantenimiento de instalaciones depende de lo bien que pueda coordinar cada departamento y utilizar técnicas de mantenimiento para proteger sus activos tangibles. El software de gestión del mantenimiento ayuda a mantener su planta en funcionamiento al proporcionar una supervisión completa de las instalaciones, ayudando a reducir el tiempo de inactividad de los equipos. Una vez implantado, un GMAO también aumentará la transparencia en los flujos de trabajo de su equipo y automatizará los sistemas que impulsan la productividad.
Establecer la gestión del mantenimiento es una forma excelente de determinar la criticidad de los activos, prolongar la vida útil de los equipos, operar dentro de su presupuesto y comprometerse con una rutina de mantenimiento. Para estar al día de todas las piezas interconectadas, el software de gestión del mantenimiento de instalaciones le ayudará a programar las cargas de trabajo en función del número de técnicos y piezas de repuesto de que disponga.
Gestión del mantenimiento de instalaciones con un GMAO
Con un GMAOpuede automatizar en gran medida las actividades de toda la planta, reduciendo los gastos generales, mejorando la coherencia, ahorrando tiempo en documentación y aumentando la productividad general.
Un GMAO puede proporcionar a las empresas una única fuente de información para el mantenimiento de las instalaciones de toda la organización. En lugar de almacenar la información en calendarios individuales, registros en papel y hojas de cálculo, el GMAO contiene toda la documentación, programación, órdenes de trabajo, etc. en una ubicación centralizada. -
Un GMAO simplifica la gestión del mantenimiento de las instalaciones para organizaciones grandes y pequeñas, y puede ser la clave para una gestión eficaz del mantenimiento de las instalaciones.