What is Emergency Maintenance (EM)? Definition & Types

¿Qué es mantenimiento de emergencia?

Emergency maintenance is urgent repair work required when equipment unexpectedly fails and poses an immediate risk to safety or operations. This type of urgent maintenance needs to be completed as soon as possible to restore functionality and prevent injury to employees or damage to assets.

El mantenimiento de emergencia es la prueba definitiva para cualquier organización. Significa que algún aspecto de sus operaciones ha ido desastrosamente mal y requiere atención inmediata para evitar más riesgos para la salud y la seguridad. El mantenimiento de emergencia también es necesario si un activo crítico ha fallado y ha paralizado la línea de producción, impidiendo que toda la planta funcione como debería.

Este tipo de emergencias pueden salir caras. Estos sucesos impredecibles y repentinos pueden exigir que todos los empleados disponibles dejen de hacer lo que están haciendo y se centren en evitar que la crisis se agrave. Los costes pueden aumentar rápidamente debido a la necesidad de realizar pedidos urgentes de piezas de repuesto, pagar horas extraordinarias inesperadas, sustituir o reparar equipos cercanos debido a daños inesperados y otras partidas costosas que merman los resultados de una organización.

Emergency maintenance is unpredictable, but emergencies do happen, and your team must be prepared to handle them when they occur.

¿Cuándo se convierte el mantenimiento en mantenimiento de urgencia?

As any maintenance technician can attest, failures are a normal part of business operations. But not every maintenance issue is considered an emergency, and it’s important for your team to be able to recognize the difference between a maintenance emergency and less urgent maintenance.

Here are a few categories of questions your team can answer to help determine whether you’re dealing with regular maintenance or emergent breakdown maintenance.

1. Riesgos para la seguridad y el cumplimiento de la normativa

• ¿Supone el problema un riesgo inmediato para la seguridad de los empleados, los clientes o el público?
• ¿Podría el fallo dar lugar a incumplimientos o infracciones de la normativa?
• ¿Existe riesgo de incendio, electrocución, explosión o exposición a materiales peligrosos?

2. Equipamiento e impacto operativo

• ¿Causará el fallo una parada crítica de la producción?
• ¿Existe riesgo de daños en cascada a otros sistemas o equipos?
• ¿Impide el problema el funcionamiento de servicios esenciales (calefacción, ventilación, electricidad, agua, etc.)?
• ¿Corre el equipo el riesgo de sufrir un fallo catastrófico si no se soluciona inmediatamente?

3. Consideraciones financieras y de costes

• ¿Retrasar las reparaciones supondrá un aumento significativo de los costes de reparación?
• ¿Existe riesgo de pérdida importante de productos, deterioro o daños en las existencias?
• ¿Influye el problema en los compromisos con los clientes?

4. Soluciones provisionales y alternativas

• ¿Puede solucionarse temporalmente el problema?
• ¿Se dispone de sistemas de reserva para mantener las operaciones?

Every situation is different, but answering these questions can help you decide if the problem is an emergency, warrants a top-priority work order, or can wait for routine maintenance during normal business hours.

3 Types of Emergency Maintenance Requests

Across various industries, there are three common types of emergency maintenance requests.

Emergency automated maintenance takes place without human intervention. Instead, an automatic system initiates a safety protocol or shuts down to avoid immediate damage. This is common in the production or processing of hazardous materials. Utility companies, such as natural gas and electric companies, also employ this method.

Automated response maintenance requests also happen automatically, triggered by critical system failures. These electronic maintenance requests alert human technicians to issues that require immediate attention. This type of request is common in property management. For example, elevator breakdowns may trigger automated response maintenance requests.

Finally, human requests occur when maintenance teams — or any humans present during an emergency maintenance situation — submit manual maintenance requests. Maintenance teams may flag an emergency in a plant, warehouse, or the grounds of any type of building. But in public spaces or private residences, civilians may call attention to an issue that compromises health and safety or threatens serious property damage.

The right type of response depends on your industry, equipment type, failure type, and threat of the emergency — whether it poses an immediate threat to health and safety, property, inventory, or something else. While you can’t completely avoid emergency maintenance concerns, choosing the right response helps mitigate and streamline these tasks.

Beneficios y retos de una estrategia de mantenimiento de emergencia

Es esencial contar con una estrategia de mantenimiento de emergencia porque mantiene sus instalaciones y empleados a salvo cuando ocurre algo inesperado. Sin embargo, es arriesgado e ineficaz confiar únicamente en el mantenimiento de emergencia. He aquí los Beneficios de su estrategia de mantenimiento de emergencia, junto con los retos de una dependencia excesiva.

Beneficios

• Simple, low-cost implementation. Emergency maintenance doesn’t require large-scale changes to daily operations. And since maintenance is less frequent, you save time and resources (at least, until an emergency occurs).
• Los empleados son libres de establecer prioridades en función de la urgencia, sin preocuparse de que una emergencia desvíe sus tareas de mantenimiento diarias o semanales.
• Data-driven assessments. Tracking real-time emergencies by equipment, failure type, and more can help you identify trends for immediate or long-term improvement.

Desafíos

• Unplanned downtime. Proactive maintenance plans allow for planned downtime, which enables consistent equipment performance and minimizes emergencies. Overreliance on emergency maintenance can increase the frequency and duration of unplanned downtime.
• Unpredictable costs. With a proactive approach, you can repair parts and predict when you’ll need to replace them. But emergency maintenance is more likely to require replacement instead of repair, which can take longer and cost more. Plus, since it’s difficult to predict which part will malfunction, you might not have the correct part in your inventory.
• Resource allocation. Some days will have fewer maintenance emergencies, which may leave maintenance teams without enough to do. But days with more failures may leave your team understaffed and unable to promptly and effectively respond to every emergency.

El mantenimiento de emergencia es una parte fundamental de su estrategia general de mantenimiento. Aun así, es mejor dar prioridad a un enfoque proactivo.

Buenas prácticas de mantenimiento de emergencia

Aunque su estrategia de emergencia será única en función del tamaño y alcance de su empresa, hay cuatro reglas que pueden ayudar a guiar cualquier plan de mantenimiento de emergencia:

1. Evalúe sus riesgos y protocolos de emergencia

Considere los activos y el inventario de que dispone y evalúe los riesgos y posibles emergencias de cada uno de ellos. Asegúrese de que su equipo entiende lo que constituye una emergencia y establezca flujos de trabajo claros para la respuesta a emergencias. Por ejemplo, ¿cómo presentará el personal una solicitud de emergencia? ¿Qué autorizaciones son necesarias? ¿Quién está cualificado para responder en una situación de emergencia? y así sucesivamente.

2. Adelántese al mantenimiento de emergencia con el mantenimiento preventivo y predictivo

Puede reducir significativamente el riesgo de emergencias siendo proactivo en su estrategia de mantenimiento. El mantenimiento preventivo programado con regularidad es imprescindible para que las máquinas funcionen sin problemas. También puede ir un paso más allá utilizando el monitoreo de condición para mantener el pulso de la salud de su equipo y recibir alertas cuando empiecen a surgir problemas. El uso de estos datos de monitoreo de condición para predecir y resolver problemas de mantenimiento antes de que se agraven se conoce como mantenimiento predictivo.

Para obtener más información, consulte nuestro artículo Cómo cambiar a una estrategia de mantenimiento predictivo.

3. Reduzca al mínimo los retrasos en el mantenimiento

El mantenimiento de emergencia suele ser el resultado de tareas de mantenimiento que llevan demasiado tiempo sin abordarse. Si el retraso es demasiado largo, también suele significar que falta personal y que el equipo tendrá dificultades para responder adecuadamente a las situaciones de emergencia.

4. Forme a su personal

Su equipo debe sentirse seguro de las tareas de mantenimiento que se le asignen, ya sean de emergencia o de otro tipo. Una de las principales causas de las situaciones de emergencia es el error humano, por lo que asegurarse de que su equipo dispone de las herramientas, la formación y el tiempo necesarios para realizar sus tareas de forma minuciosa y precisa contribuirá en gran medida a prevenir las emergencias en primer lugar. Y si se produce una emergencia, deben estar bien preparados para responder en consecuencia.

Ejemplos de mantenimiento de emergencia

Un mantenimiento imprevisto no siempre significa una emergencia. Una solicitud de mantenimiento urgente tampoco puede ser una emergencia. Sin embargo, el verdadero mantenimiento de emergencia es una situación crítica y requiere una respuesta inmediata. Estas son algunas situaciones comunes que requieren reparaciones de emergencia en entornos industriales:

• Una fuga de gas que supone un riesgo de explosión.
• Un fallo del sistema de alarma contra incendios.
• Cables con corriente expuestos o fallos eléctricos que puedan causar electrocución.
• Una avería en el sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado de un hospital o almacén de alimentos pone en peligro la salud de los pacientes o el deterioro de los productos.
• La rotura de una tubería inunda un almacén o un edificio de oficinas.
• Un fallo del sistema de vigilancia en una instalación de alta seguridad.
• Fallo total de los activos críticos para la producción.

Cada una de estas situaciones puede ser peligrosa para los empleados y provocar graves daños en bienes, edificios e inventario. Pueden tener graves consecuencias y deben resolverse lo antes posible.

What Are the 4 Types of Maintenance? Reactive vs Proactive Maintenance Strategies

Hay una gran diferencia entre el mantenimiento de emergencia -que debe resolverse sea la hora que sea- y los problemas urgentes que pueden esperar hasta el horario laboral habitual.

The four basic maintenance strategies are:

1. Preventive maintenance (PM): Aims to reduce downtime and prolong asset lifespans through performing regular maintenance at time- or usage-based intervals.
2. Predictive maintenance (PdM): Uses real-time monitoring to assess asset health and performance, reducing unnecessary replacement and repair while preventing failure.
3. Reliability-centered maintenance (RCM): Analyzes potential failures across all assets to prioritize the best approach for each individual asset.
4. Reactive maintenance (RM): Creates and prioritizes work orders only once an asset has failed (also known as run-to-failure). This includes emergency maintenance.

It’s best to use a combination of proactive and reactive maintenance strategies. For example, preventive maintenance may lead to overreplacement — replacing parts that still have a safe, usable lifespan. But reliability-centered maintenance helps assess the useful life of a part or asset, so maintenance teams can make informed decisions about part replacement.

Similarly, relying solely on reactive maintenance may save money on preventive maintenance in the short term, but can lead to higher costs overall. Equipment failures often require replacement parts, instead of repairs. And while this approach has minimal planned downtime compared to more proactive maintenance strategies, you’ll likely see more unplanned downtime and urgent repairs outside of normal business hours.

Both emergency maintenance and corrective maintenance are types of reactive maintenance, which just means that the maintenance is not planned. These types of maintenance activities are a reaction to a situation that has already occurred. That makes them very different from proactive maintenance strategies like preventive and predictive maintenance.

Diferencia entre mantenimiento de emergencia y mantenimiento preventivo

Preventive maintenance is meant to prevent emergencies with strategic planning and scheduling. Preventive maintenance typically involves following a time-based schedule (also known as calendar-based maintenance) or a usage-based schedule (also known as runtime-based maintenance) to keep equipment running smoothly. A computerized maintenance management system (CMMS) helps maintenance teams stay on track with scheduled maintenance and keep detailed maintenance records for all assets.

To learn more, see What Is Preventive Maintenance?

Diferencia entre mantenimiento de emergencia y mantenimiento correctivo

Like emergency maintenance, corrective maintenance, or breakdown maintenance, is a reaction to any sort of equipment failure. Corrective maintenance, however, is used for non-emergency situations. A corrective maintenance strategy is needed for fairly obvious problems that require attention but haven’t escalated to the point of shutting down production or causing a safety issue.

For example, if a component or non-critical asset breaks between scheduled maintenance visits, you would perform corrective maintenance to repair it. The issue was not planned and requires corrective action, making it reactive maintenance — but it’s not an emergency.

A clogged toilet may be a non-emergency maintenance concern if it simply puts the toilet out of commission. However, it may be an emergency maintenance situation if a sewage backup or burst pipe floods the entire building and compromises the building’s assets.

Both corrective and emergency maintenance plans should be prepared so that your team can respond appropriately to both emergency and non-emergency maintenance issues .

Cómo responder a una solicitud de emergencia de mantenimiento

Las solicitudes de mantenimiento de emergencia son serias, y es crucial gestionarlas adecuadamente para evitar retrasos en las reparaciones y garantizar una comunicación clara entre los miembros del equipo. Estas son las mejores prácticas que deben seguir los equipos al responder a solicitudes de mantenimiento de emergencia:

1. Acknowledge Receipt of the Request Immediately: Confirm the receipt of the work order by notifying the requestor as soon as possible. If you’re using a paper work order system, you may need to make a phone call. If using a CMMS, this happens automatically.
2. Assess the Severity: Determine if the problem meets emergency maintenance criteria by using the checklist above. If the situation is unclear, send a technician to perform an on-site assessment.
3. Ensure Safety: If there is a safety risk (electrical hazard, gas leak, structural damage, etc.), secure the area and notify the necessary personnel. Shut down affected equipment if running it could cause further damage. Follow lockout/tagout (LOTO) procedures if applicable.
4. Assign Technician(s): Dispatch the appropriate technicians based on the type of issue (electrical; mechanical; heating, ventilation, and air conditioning [HVAC]; plumbing; etc.). Ensure they have the necessary tools and parts. Communicate expected arrival time to the requester or operations team.
5. Ejecutar las reparaciones: Los técnicos deben realizar el diagnóstico necesario y ejecutar las reparaciones o, si no es posible, estabilizar la situación hasta que se puedan realizar las reparaciones. Mantenga al resto del equipo informado de los progresos.
6. Restablecimiento de las operaciones: Pruebe el equipo implicado en las reparaciones para asegurarse de que se han completado las reparaciones y de que todo el equipo funciona correctamente. Actualice su registro de órdenes de trabajo o GMAO para anotar qué reparaciones se han completado.
7. Realice una revisión posterior al mantenimiento: Si es posible, identifique la causa raíz del fallo que provocó la emergencia. Actualice los programas de mantenimiento preventivo para evitar este tipo de fallos en el futuro.

Emergency Maintenance Situations: Industry Use Cases

How do emergency maintenance issues show up in specific industries?

Manufactura

Essential manufacturing equipment fails, causing production delays and putting worker safety at risk. With the right condition-based maintenance tools and systems in place, the equipment automatically shuts down and triggers an emergency maintenance work order for immediate repair. Teams restore the equipment safely and efficiently.

Energy, Natural Gas, and Other Utilities

A malfunctioning solar panel creates an arc flash during otherwise normal operations. The built-in safety system activates automatically. However, the panel needs immediate inspection and repair to diagnose the issue, ensure the rest of the power station is safe, and resume normal operations. With advanced maintenance management software, teams receive instant alerts and automated work orders to carry out efficient inspection and repair.

Mantenimiento de Flotillas

A truck breaks down during service, delaying a series of critical and time-sensitive deliveries. The team receives initial data, driver notes, and location information to determine whether to repair the truck onsite or send a replacement. This automated process reduces downtime, allowing efficient recovery to resume essential deliveries.

Property Management and Hospitality

A power outage impacts your entire building, leaving residents trapped inside an elevator without air conditioning during an extreme heat event. Your generator powers on, but the circuit breaker, elevator, and HVAC systems require manual repair.

Automated alerts notify your maintenance team before the callbox does, dispatching the nearest technician for diagnostics and repair while the property manager or other representative speaks with the residents. Real-time data and faster response times can improve diagnosis and speed up repairs in your apartment buildings — especially valuable for medical emergencies.

Atención médica

An essential piece of lab equipment fails, delaying crucial testing for emergency room patients. Real-time reporting enables techs to diagnose the issue remotely, before arriving on site. This allows them to bring the right tools and replacement parts, meaning the issue is resolved quickly — potentially saving lives.

How To Minimize or Avoid Emergency Maintenance Issues

While preventive maintenance as a part of a Maintenance, Repair, and Operations (MRO) plan can prevent many unexpected failures, some failures simply can’t be predicted. Minimizing emergency maintenance starts with having a strong MRO strategy.

Preventive maintenance includes performing regular inspections of equipment and components, as well as performing tasks like lubrication, oil changes, filter changes, and other needed maintenance. Staying on top of this type of maintenance keeps assets running smoothly and can help avoid emergency repairs.

Predictive maintenance involves using sensors that track asset temperature or vibration. Warmer-than-usual temperatures or higher-than-usual vibration readings can indicate a developing problem. When the sensors note these changes, a CMMS can send an alert to technicians. Then, the technicians can inspect the asset and perform any needed repairs before a major failure occurs.

Sometimes, needed maintenance is put off to a later date due to budget constraints or other problems. Carefully selecting which maintenance tasks qualify for deferred maintenance and which tasks should be prioritized can also help minimize reactive maintenance and emergency maintenance.

Esté preparado para cualquier reto de mantenimiento

Emergency maintenance is a critical aspect of any organization’s operational preparedness, ensuring maintenance teams are prepared to take action quickly to prevent risks to health, safety, and production. To effectively manage emergencies and streamline your maintenance processes, consider leveraging a comprehensive CMMS like eMaint to take control of your maintenance management.