By Michael Mills, Technical Solutions Manager at Fluke Reliability
Updated: October 9, 2025 • Originally Posted: 2021 • 10 min read
¿Qué es un CMMS?
A CMMS, or Computerized Maintenance Management System, is a maintenance software that helps teams manage work orders, analyze asset health, optimize inventory, report on KPIs, and more, centralizing your data and increasing efficiency. Maintenance and reliability teams use CMMS software to plan, track, and report on their work, saving time and eliminating paperwork. The heart of a CMMS software is its database, centralizing and organizing all your maintenance and reliability data. A CMMS is key to maintenance strategy in 2025, a time when global economic uncertainty and supply chain issues make defeating downtime more important than ever. FinancesOnline.com reports that 66% of maintenance professionals now use a CMMS, up 24% from five years ago.
¿Qué es un sistema informatizado de gestión del mantenimiento?
Diagrama GMAO
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¿Cómo funciona el programa GMAO ?
A CMMS software works by collecting and organizing maintenance data into a single, centralized database for your teams. Maintenance teams give the CMMS work order, equipment, and parts inventory data, and the software serves as a maintenance and asset management hub.
A CMMS database is founded on a Relational Database Management System (RDBMS) like SQL. Data is organized into normalized tables. It’s composed of workflows, asset hierarchies, schema templates, preventive maintenance logic, and more that comes together into seamless system.
Understanding CMMS solutions is easier by breaking them into four basic parts:
- An operator interface by which you navigate the data
- A database, typically cloud-based these days
- Administrative settings and workflows that govern how the CMMS works
- Reporting dashboards.
Example of How a CMMS Works
1) A motor breaks, and a passerby submits a work request via mobile. 2) A manager fires off a work order in response – booking a critical part and ordering more for next time. 3) A maintenance tech fixes the motor, snaps a photo, and closes out the work order. 4) Later that month, the manager pulls the reports on uptime – which, thanks to the CMMS, is at a record 99%.
GMAO Características
Gestión de la orden de trabajo
A CMMS serves as work order management software. Teams can create, assign, and complete work orders and work requests, and track KPIs like work order completion. Getting work orders to techs instantly can save millions in downtime costs, reduce paper inefficiencies, and analyze costs.
Gestión de activos
What it is: Asset maintenance software like a CMMS solution is used to track assets, organized in hierarchies, and view detailed maintenance history. Maintenance managers don’t have to go searching for asset history details and can easily manage lifecycle, costs, and uptime.
Mantenimiento preventivo
A CMMS helps schedule recurring preventive maintenance work orders, or PMs, that include tasks, procedures, and parts. PMs can be scheduled by calendar or usage. PM scheduling allows teams to level-load schedules, avoid resource conflicts, and monitor on-time PM completion and PM compliance.
Gestión del inventario de piezas
Book spare parts for work orders and attach them to relevant assets – A CMMS system can be used as a global parts inventory management software. Technicians can book spare parts for work orders, optimize inventory levels, share parts across sites, and analyze spending.
Informes, análisis y cuadros de mando
CMMS reports and dashboard provide visibility into maintenance KPIs like uptime, MTBF, and work order completion. This provides managers with the ability to quickly see maintenance team performance and easily share enterprise-level reports with leadership.
Cumplimiento de la normativa y cuadros de mando de auditoría
A CMMS can build audit dashboards to demonstrate compliance to regulations like 21 CFR Part 11, SQF, BRC, and ISO. Many CMMS platforms also provide security and tracking features like an audit trail, electronic signatures, and the ability to route work for approvals from safety, quality, or sanitation teams.
Aplicación móvil GMAO
Mobile CMMS software allows users to complete work orders, view assets, and book parts on the go. Some CMMS apps allow offline work that syncs later, enabling work at remote sites. Mobile features include uploading photos and videos from the field and scanning QR codes to submit work requests.
Integraciones
CMMS software integrates with core business software like ERP, BI, or SCADA systems to eliminate data silos and automate time-wasting tasks. CMMS integration gives maintenance teams key visibility into asset data, financial records, and much more, reducing inefficiencies.
IA y mantenimiento predictivo
A CMMS maintenance software can be used for predictive maintenance by integrating with vibration sensors and AI-powered maintenance recommendations. Recent Fluke Reliability research states that 97% of maintenance professionals consider AI a viable solution to the manufacturing skills shortage.
EAM vs. GMAO: ¿Cuál es la diferencia?
The difference between CMMS vs. EAM is that CMMS software focuses on maintenance management, whereas EAM software is focused on the bigger picture of asset lifecycle management. A CMMS focuses on work orders, assets, parts inventory, and reporting. An EAM has those capabilities, but also tracks the acquisition, asset health, lifespan, and end of life (EoL) for assets.
The Journal of Industrial Information Integration describes the difference as follows:
¿Qué es EAM (Enterprise Asset Management) Software: "EAM tiene como objetivo gestionar el ciclo de vida de los activos mejorando su eficiencia y fiabilidad, reduciendo los costes de mantenimiento y los riesgos."
¿Qué es GMAO (Sistema Informatizado de Gestión del Mantenimiento) Software: "GMAO tiene como objetivo ayudar en la planificación, gestión y función administrativa necesarias para un mantenimiento eficaz y eficiente."
Beneficios del software GMAO
¿Cuáles son los Beneficios del software GMAO ?
Aumente el tiempo de actividad
Teams can react to machine failures in real-time with a CMMS solution in the short term. And in the long-term, careful maintenance planning leads to sustained uptime and reliability.
Reducir costes
CMMS reporting can identify cost savings in maintenance work, labor, and inventory purchasing. Teams with a strong work order and inventory system can prevent failures, saving on disastrous downtime costs.
Maximizar la eficiencia
A CMMS system increases efficiency with real-time work order management. Personnel can quickly find assets or parts and schedule preventive maintenance, so the team is free to do the work that matters.
Gestión del personal móvil
Mobile maintenance management empowers techs to work in the field and offline, maximizing data entry quality. Mobile CMMS apps save techs an average of 44 minutes per day, according to SchorpGroup.
Salud, seguridad y conformidad
A CMMS software simplifies regulatory compliance and boosts health, safety and quality. Managers can reference audit trails, SOPs, compliant workflows, and audit dashboards.
Automatización
Automation saves time, reduces human error, and increases efficiency. With a CMMS solution, teams can automate everything from inventory reorders to work order assignments and compliance reports.
Mejorar la visibilidad y fiabilidad de los activos
A CMMS system allows teams to track and manage asset health and lifecycle from pre-installation planning and engineering to decommissioning. This enables smarter maintenance planning.
Normalización y consolidación
Maintenance standardization is a complex challenge, from best practices to data formats. A CMMS helps consolidate maintenance management across a global workforce.
Centralizar datos
A CMMS is a source of truth for maintenance, giving the power to report on KPIs like work order completion, mean time between failures (MTBF), multi-site inventory levels, and much more.
What is the Best CMMS Software in 2025? The 5 Key Factors
Careful consideration is key when choosing a CMMS, as only about 25 – 40% of CMMS implementations are successful. The following are the five key factors to consider when shopping for a CMMS.
- Connected reliability: Businesses are not getting the maximum ROI from their CMMS if they can’t connect your tools and software in a maintenance ecosystem. Leading CMMS software integrates with tools, vibration sensors, AI recommendations, ERPs, SCADA, BIs, and beyond. Case Study Example: Asahi Kasei – 97% PM Completion, Power BI Integration
- Configurability: Expert maintenance software providers are experienced in industry-specific configurations, from PM procedures to 21 CFR Part 11 workflows.
- Mobile: The best CMMS software has a strong mobile app that is easy to use and empowers offline work in the field. Maintenance should be drive by real-time, actionable insights, always at the team’s fingertips.
- Global standardization: Leading CMMS platforms have decades of experience in managing global, multi-site CMMS implementation that delivers results in uptime, OEE, and production efficiency. Case Study Example: SKF – Standardization Across 81 Sites
- Trusted technology partner with decades of experience: The leading CMMS providers prepare their users for the future of maintenance, standardizing digital transformation for enterprise projects that span years.
Overall, the best CMMS solution is the one that best fits an organization’s particular needs – whether that’s optimizing 21 CFR Part 11 compliance, multi-site parts sharing, or something else specific to its operations. Have detailed conversations about those unique capabilities that matter the most.
Cómo abordar las objeciones más comunes al software de mantenimiento GMAO
Objection: “We won’t end up using the CMMS.”
Respuesta: Pregunte a su proveedor por sus planes de formación, adopción y retorno de la inversión (ROI).
Objection: “Our data won’t be safe. IT will say no.”
Respuesta: Su programa GMAO debe ser transparente en cuanto a seguridad, privacidad y cumplimiento de normas como ISO 27001:2022 o GDPR. El estándar de oro es el centro de confianza de Fluke. Todo está ahí para que su equipo de TI lo revise.
Objection: “We don’t need a CMMS, we have an ERP. And it won’t work with our other software”
Respuesta: Una plataforma GMAO como eMaint está diseñada para los equipos de mantenimiento - los módulos de mantenimiento de los ERP son a menudo anticuados e ineficaces. Su equipo también debe recordar que el mejor software de mantenimiento funciona brillantemente con su ERP, BI, BMS, y más allá.
Los 3 secretos de la implantación perfecta de GMAO
- Getting leadership buy in by demonstrating return on investment (ROI) with content like case studies. Example: How Johns Hopkins achieved 92% uptime.
- Getting the organization ready. Teams should move away from run-to-failure and towards proactive maintenance. Strong records of your team, assets, parts, and work orders are key.
- Investing in training early on; early adoption is the key to long-term ROI.
El veredicto: el mejor software GMAO
eMaint is the best CMMS and EAM software when it comes to functionality, implementation, support, and software Return on Investment (ROI).
"eMaint ha sido un gran sistema a utilizar. Muy fácil de usar y los equipos de soporte son increíbles". - Lisa T., Ingeniera de Servicios de Campo. ★★★★★
"Sin lugar a dudas, el mejor GMAO que he usado o visto". - Michael R., Supervisor de mantenimiento. ★★★★★
"Simplemente el mejor GMAO". - Carlos M, Coordinador de Mantenimiento Preventivo. ★★★★★
Explore eMaint success stories to see the Fluke software in action.
Primeros pasos con un GMAO
¿Está listo para saber más sobre cómo puede ahorrar tiempo, maximizar el tiempo de actividad y reducir costes con una plataforma GMAO ? Póngase en contacto con un especialista de GMAO .
Sobre el autor
Michael Mills es director de soluciones técnicas en Fluke Reliability y dirige un equipo de ingenieros de soluciones dedicados a la innovación y la excelencia en la aplicación de estrategias de mantenimiento, fiabilidad y operaciones (MRO) a la implementación de GMAO y EAM. Con más de una década de experiencia en gestión de activos empresariales (EAM), mantenimiento centrado en la fiabilidad (RCM), mantenimiento basado en la condición (CBM) y monitoreo de condición integrado monitoreo de condición (ICM), Mills es un líder de opinión autorizado en los ámbitos de gestión de activos, implementación GMAO móvil y monitoreo de IIoT.
Preguntas frecuentes GMAO
¿Quién utiliza el software GMAO ?
Equipos de mantenimiento de todos los tamaños utilizan programas informáticos de gestión del mantenimiento. Los usuarios pueden ser desde técnicos principiantes hasta jefes de mantenimiento, altos directivos o propietarios de empresas. La flexibilidad de un GMAO significa que puede utilizarse tanto en empresas globales con múltiples sedes como en organizaciones más pequeñas con una única sede.
Los programas informáticos de sistemas de gestión del mantenimiento se utilizan en una gran variedad de sectores:
-
- Fabricación de automóviles
- Ciencias de la vida
- Hostelería (hoteles, complejos turísticos, complejos de apartamentos, etc.)
- Petróleo y Gas
- Energía
- Química
- Y muchos más
¿Cuánto cuesta una GMAO ? ¿Y si no tengo suficiente dinero para una GMAO?
El coste de su software de mantenimiento variará en función del número de instalaciones que gestione y de sus necesidades. eMaint es lo suficientemente configurable como para tener un paquete de software sólido para cada rango de precios.
What Is the Return on Investment (ROI) of a CMMS?
Most companies want to know what kind of return on investment (ROI) they can expect after implementing a CMMS. That’s a fair question, but it’s hard to answer because every company starts from a different place in its maintenance journey. The software will have both an initial cost and an ongoing cost, but the best CMMS software has excellent potential for a strong ROI.
Here are some key questions to think about when calculating the ROI of a CMMS:
- How much money could you save by streamlining inventory? A CMMS can keep track of inventory, share inventory between sites, and help cut unnecessary inventory costs by giving your team a clear picture of what’s on hand and where it’s located.
- How much time do your technicians spend on administrative tasks like paperwork instead of actual maintenance? Since maintenance history is documented in a CMMS, record-keeping is streamlined, giving your technicians more time to perform maintenance tasks.
- How much time do technicians or administrative personnel spend gathering data for audits? With a CMMS, audit-ready reports are ready with just a few clicks, saving countless hours of digging through paper records or sifting through spreadsheets.
- How often are preventive maintenance tasks missed or delayed? With a CMMS, these can be scheduled and assigned automatically, so PM tasks are never missed. These both extend asset lifespan and reduce downtime, saving money over the long term.
- What systems can a CMMS replace? If you’re juggling multiple types of software for tasks like work order management, document control, or inventory tracking, consolidating into one type of software can cut costs right out of the gate by replacing multiple types of software with one easy-to-use CMMS.
These questions highlight just some of the money-saving potential a CMMS can have across an organization.
¿Cómo apoya un GMAO ...
Mantenimiento preventivo: programación de órdenes de trabajo PM y habilitación de listas de comprobación PM.
Historial de activos: proporciona una jerarquía completa de activos que muestra el historial de mantenimiento, incluidas las órdenes de trabajo, las piezas y las notas.
Inventario de piezas: simplificación de la optimización del inventario de piezas con una gestión sencilla, reordenación e informes de costes.
¿Cómo funciona el almacenamiento de datos GMAO ?
El software GMAO es esencialmente una base de datos que contiene toda la información sobre el mantenimiento y los activos de una organización. Funciona recopilando y organizando datos sobre la creación y asignación de órdenes de trabajo, seguimiento, informes, estado de los activos y mucho más. A continuación, coloca esa información en una única base de datos centralizada a la que los distintos departamentos pueden acceder y utilizar para agilizar sus procesos.
GMAO en la nube frente a GMAO in situ
En el mercado existe una amplia gama de soluciones de sistemas de gestión del mantenimiento, pero en general se dividen en dos tipos: GMAO in situ o basado en la nube. Pero, ¿cuál es el más adecuado para su empresa? Depende.
Las soluciones GMAO in situ suelen implicar un mayor coste inicial debido a los gastos de adquisición e instalación de la infraestructura necesaria para soportar el GMAO. También requieren más experiencia interna.
Las soluciones GMAO en la nube se basan en suscripciones y suelen costar bastante menos, ya que no hay que comprar hardware para mantenerlo in situ ni contratar a profesionales de TI internos para que se ocupen de la instalación, el mantenimiento y las actualizaciones. También son más fáciles de ampliar. La mayoría de los proveedores de plataformas GMAO basadas en la nube emiten actualizaciones gratuitas para los usuarios existentes e incluyen Características para proteger sus datos.
¿Qué es la diferencia entre ERP y GMAO?
El software de planificación de recursos empresariales (ERP) se centra en las compras, la contabilidad y el panorama general de la planificación de recursos en toda la organización. Un software de mantenimiento GMAO se centra en la gestión de las actividades de mantenimiento y fiabilidad, y puede recopilar datos de activos para permitir el mantenimiento basado en la condición.
¿Puede utilizarse SAP como GMAO?
Sistemas, aplicaciones y productos (SAP) no es un sistema GMAO . Es un tipo de paquete de software ERP. Aunque existe cierto solapamiento entre GMAO y ERP, no tienen la misma finalidad.
GMAO se diseñó para racionalizar y optimizar las operaciones de mantenimiento. El ERP, por su parte, gestiona un abanico mucho más amplio de funciones empresariales, como las finanzas, los recursos humanos y las relaciones con los clientes.
Integrating your CMMS with a SAP or other ERP can be very useful.
¿Qué es a GMAO Software Mobile App?
Una GMAO móvil es una aplicación para smartphone que simplifica la gestión del mantenimiento sobre la marcha.
Las aplicaciones móviles GMAO conectan a su equipo de mantenimiento, reducen la mano de obra y ayudan a maximizar el tiempo de actividad de sus activos. La comunicación se agiliza y su equipo puede trabajar sobre el terreno, simplificando la gestión del mantenimiento.
La aplicación eMaint GMAO le permite gestionar órdenes de trabajo, enviar solicitudes de trabajo mediante código QR, reservar piezas de repuesto, realizar un seguimiento de las horas de trabajo y mucho más, todo ello desde un smartphone o una tableta.
Un GMAO móvil premium como eMaint le ofrece una gran cantidad de Características:
- Trabajar fuera de línea
- Ver y actualizar órdenes de trabajo
- Cargar fotos y documentos
- Registrar las horas de trabajo
- Acceso a datos de multímetros Fluke y otras herramientas
- Recibe notificaciones push para alertas puntuales
- Gestionar activos y equipos
- Escanee los códigos QR de los activos para obtener información o enviar solicitudes de trabajo
- Seguimiento de los cambios con una pista de auditoría
- Mucho más.
Un GMAO móvil, alimentado por un GMAO de categoría mundial como eMaint, rompe las barreras de los datos industriales y proporciona a su equipo información vital sobre el terreno.
¿Qué tipo de formación GMAO existe?
Los principales proveedores de software GMAO ofrecen muchos tipos diferentes de formación sobreGMAO . Pueden tener seminarios web grabados o cursos que puede seguir a su propio ritmo, lo que facilita la elección de lo que desea aprender. También pueden ofrecer formación in situ adaptada a sus necesidades específicas, para que su equipo se ponga al día rápidamente y pueda empezar a beneficiarse de su nuevo GMAO aún más rápido. La formación continua, como los seminarios web en directo y los talleres de formación de varios días, pueden ayudarle a aprovechar el poder de las nuevas actualizaciones y a sacar aún más partido de su GMAO.
¿Puedo obtener el certificado GMAO ?
Los mejores proveedores de software de sistemas informatizados de gestión del mantenimiento también tendrán programas de certificaciónGMAO . Esto ayuda a los equipos a aumentar su adopción y uso, pero también supone un incentivo para los trabajadores. La certificación es la marca de un profesional del mantenimiento.