¿Qué es el software de gestión del mantenimiento?

Por Michael Mills, Director de soluciones técnicas de Fluke Reliability
Actualizado: 16 de julio de 2025 - Publicado originalmente: 2021 - 10 min read

¿Qué es el software de mantenimiento?

El software de mantenimiento, que a menudo hace referencia al software del sistema informatizado de gestión del mantenimientoGMAO), se utiliza para realizar un seguimiento, organizar e informar sobre las actividades de mantenimiento. El software de gestión del mantenimiento ayuda a planificar y organizar el trabajo de mantenimiento y a aumentar la eficiencia, el tiempo de actividad y la vida útil de los activos.

¿Cómo funciona? El software de mantenimiento le ahorra tiempo en papeleo manual. Su equipo está conectado: en sus ordenadores de sobremesa o sobre el terreno con una aplicación móvil. Y esta vista de águila de sus operaciones de mantenimiento le da el poder de vencer los tiempos de inactividad: prevenir los fallos antes de que se produzcan. En última instancia, el mejor software de mantenimiento mejora sus indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de actividad, la OEE o el MTBF, y reduce los costes en toda la organización.

Pero realmente, ¿Qué es software de mantenimiento? El softwareGMAO y el software de gestión de activos empresariales (EAM ) son los tipos más comunes. Encontrará muchos equipos que utilizan herramientas gratuitas, pequeños sistemas o incluso módulos de mantenimiento de plataformas de recursos empresariales (ERP), pero nada es comparable a un GMAO o un EAM.

He aquí un ejemplo de cómo funciona un software de gestión del mantenimiento...

• Digamos que usted es un fabricante mundial como SKF. Necesita una estrategia de mantenimiento que los gobierne a todos. Pero todo el mundo está aislado: papel y lápiz, sistemas diferentes, software variado. Necesita una solución...
• Entre en el software de mantenimiento. SKF adquiere la capacidad de utilizar una "plantilla maestra dorada", agilizando la coherencia de los datos, haciendo un seguimiento del trabajo sobre el terreno con una aplicación móvil y potenciando sus despliegues globales de nuevos programas de mantenimiento.
• Resultados: SKF estandarizó el mantenimiento y redujo el tiempo de inactividad en 81 instalaciones y 76.000 activos con eMaint.

Siga leyendo para profundizar: ¿cuáles son los principales usos, tipos, ventajas y retos que conllevan los sistemas de mantenimiento?

Y si busca un GMAO o un EAM, ¿cuál es el mejor software de gestión del mantenimiento?

¿Para ¿Qué es sirve el software de mantenimiento?

Aumentar el tiempo de actividad

¿Cómo ayuda el software de mantenimiento? Puede emitir una orden de trabajo de inmediato cuando los activos críticos se averían, evitando el tiempo de inactividad. Se calcula que el tiempo de inactividad costará miles de millones a los fabricantes en 2025. También puede planificar con antelación el mantenimiento preventivo, encontrar tendencias con informes o utilizar monitoreo de condición para prever fallos.

Ahorrar tiempo

¿Cómo ayuda el software de mantenimiento? Su equipo no tiene que perder cientos de horas al año en papeleo. Las órdenes de trabajo se registran automáticamente, las piezas se inventarian y el historial de activos está disponible en unos pocos clics. Todo lo que necesita está en una aplicación móvil GMAO o EAM.

Reducir costes

¿Cómo ayuda un software de mantenimiento? Además de reducir los costes de los tiempos de inactividad, un software de programación del mantenimiento también simplifica la optimización del inventario: disponer de repuestos críticos en caso de emergencia y reducir el exceso de inventario. Tomemos como ejemplo a SCGC, que ahorró 1 millón de dólares con un GMAO. Desde la mano de obra de los proveedores hasta las multas reglamentarias, el software es la clave para controlar el gasto.

Conectar equipos y procesos

¿Cómo ayuda el software de mantenimiento? Los equipos aislados ralentizan las cosas. Un software que le permite hacer una foto de un motor averiado, enviar una orden de trabajo y compartir su experiencia con compañeros de otros siete centros de trabajo lo cambia todo. El software de mantenimiento también se conecta a sus sistemas clave: ERPs, Bis, SCADA, BMS, etc., ofreciéndole una visión completa del estado y los costes de los activos.

Seguridad y conformidad

¿Cómo ayuda el software de mantenimiento? Su sistema de gestión de mantenimiento es un centro de flujos de trabajo conformes, controles de seguridad y preparación de auditorías simplificada. Puede almacenar procedimientos normalizados de trabajo y dirigir las órdenes de trabajo a través de calibración o calidad para su aprobación. Y cuando llegue el día de la auditoría, podrá mostrar un cuadro de mandos o un registro de auditoría optimizado para normas como la FDA 21 CFR Parte 11.

¿Cuáles son los cuatro tipos de software de mantenimiento?

1. Sistema informatizado de gestión del mantenimientoGMAO)

   • Resumen: El softwareGMAO es su sistema de gestión de mantenimiento clásico, el mejor de su clase, con órdenes de trabajo, inventario, gestión de activos, informes, monitoreo de condición y útiles integraciones.
   • Lo mejor para... Equipos que buscan sistemas configurables y orientados al mantenimiento.

2. Software de Gestión de Activos Empresariales (EAM)

   • Resumen: El software EAM le ofrece la mayor parte de lo que hace un GMAO , con el añadido de la gestión del ciclo de vida de los activos, desde la adquisición hasta el estado de los activos y el final de su vida útil.
   • Lo mejor para... Empresas que necesitan una estandarización global y una potente orquestación de activos.

Consejo profesional: El mejor software de mantenimiento lo hace todo: funciona tanto como GMAO como EAM, combinando los poderes de los flujos de trabajo de mantenimiento especializados con una sofisticada gestión de activos.

3. Planificación de recursos empresariales (ERP)

   • Resumen: Su ERP está en el centro de sus actividades empresariales, desde las compras hasta la contabilidad y los procesos de fabricación.
   • Lo mejor para... La mayoría de las grandes empresas necesitan un ERP, pero no siempre son lo mejor para el mantenimiento. Un ERP carece de funcionalidades clave para el mantenimiento, por lo que funciona mejor cuando se integra con un sistema GMAO o EAM.

4. Gestión del rendimiento de los activos (ERP)

   • Resumen: El software APM se centra en la recopilación de datos en tiempo real para analizar el rendimiento y el estado de los activos.
   • Lo mejor para... Organizaciones centradas en el rendimiento de los activos y que dan prioridad a las capacidades de mantenimiento predictivo.

Pruebe gratis el software de mantenimiento

¿Listo para probar un sistema de mantenimiento? Eche un vistazo a las siguientes experiencias interactivas para realizar un recorrido gratuito.

• Visita a la aplicación móvil GMAO
• Recorrido por la gestión de activos
• Recorrido por la gestión de órdenes de trabajo
• Recorrido por la gestión de inventarios
• Gira mundial de gestión multisede

¿Quién utiliza el software de seguimiento del mantenimiento?

Jefes de mantenimiento: "El cerebro"

Gestionar las órdenes de trabajo, crear procesos e informar sobre los KPI. Los responsables de mantenimiento hacen de todo, desde supervisar a los técnicos hasta crear cuadros de mando para métricas como el tiempo medio entre fallos (MTBF).

Operadores: "El Cliente"

Miembros del equipo de producción que son la primera línea de defensa, y que envían solicitudes de trabajo cuando el equipo que manejan se avería.

Técnicos de mantenimiento: "El hacedor"

Hacer reparaciones, completar órdenes de trabajo y mantener el mundo en funcionamiento.

Planificadores de mantenimiento: "El Planificador"

Diseño de programas de trabajo y planificación del mantenimiento preventivo, todo ello optimizado para reducir la mano de obra y maximizar el impacto.

Inventario: "El Armero"

Equipar a los equipos con las piezas de repuesto críticas que necesitan: siempre a mano, nunca fuera de presupuesto.

Ingenieros de fiabilidad: "El Investigador"

Profundizar en la salud de los activos, las evaluaciones de análisis de criticidad, las métricas de mantenimiento y la fiabilidad general.

Liderazgo: "El visionario"

Altos directivos, directores y altos ejecutivos que tienen una visión de águila de los KPI de mantenimiento y de cómo se relacionan con el tiempo de actividad global, la eficiencia de la producción y los costes.

Consejo profesional: Su equipo directivo debería estar familiarizado con su software de mantenimiento. De este modo, verán su valor, el gran trabajo que está haciendo y el pulso de su tiempo de actividad y fiabilidad. Disponer de un GMAO o EAM también puede ser el mejor currículum: las grandes métricas pueden dar grandes recompensas.

Ventajas y Beneficios del software de gestión del mantenimiento

¿Por qué utilizar un software de mantenimiento? He aquí los Beneficios y ventajas desglosados por diferentes conjuntos de herramientas GMAO.

Gestión de activos

• Con el software de gestión de mantenimiento obtendrá una visión detallada del historial de activos: una completa jerarquía de activos al alcance de su equipo proporciona a los técnicos las claves del éxito, desde notas clave hasta piezas relevantes e historial de fallos.

Gestión de la orden de trabajo

• Un software de seguimiento del mantenimiento simplifica las órdenes de trabajo, pasando de las notas adhesivas y las hojas de cálculo a un sistema centralizado. Puede enviar solicitudes de trabajo al instante, hacer fotos o rellenar listas de comprobación de mantenimiento sobre el terreno, y realizar un seguimiento de la finalización de la orden de trabajo con su dispositivo móvil.

Mantenimiento preventivo

• El software de programación del mantenimiento le permite planificar las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo (PM) en lugar de combatir los tiempos de inactividad, liberando tiempo para el trabajo que importa.

Gestión de inventario

• ¿Cómo puede gestionar cientos o miles de piezas sin un sistema de mantenimiento? La gestión del inventario de piezas hace que la compra, el recuento cíclico, el reordenamiento y mucho más sean un proceso fluido en lugar de una tarea.

Informes y análisis

• Un GMAO o EAM le ayuda a pasar de las conjeturas a la toma de decisiones basada en datos cuando se trata de gestionar los costes globales de mano de obra, inventario y activos. Los paneles de control en tiempo real pueden revelar el tiempo de actividad, el % de finalización de mantenimiento preventivo, el tiempo medio entre fallos (MTBF) y mucho más. Los informes de mantenimiento pueden simplificar las auditorías e inspecciones.

Móvil

• Equipe a su equipo con un software de sistema de gestión de mantenimiento móvil para que puedan trabajar sobre el terreno y fuera de línea, mejorando la finalización de las órdenes de trabajo y la calidad de las notas en todos los equipos globales.

Integraciones

• Su software de mantenimiento debería desbloquear un ecosistema de fiabilidad conectado, liberándole para conectar los datos de mantenimiento con su ERP, BI o sistema SCADA.

monitoreo de condición y mantenimiento predictivo

• Los programas de mantenimiento del mañana ya están aquí, y se basan en el software GMAO y EAM que le da el poder de ver venir los fallos con sensores de vibración y análisis basados en IAguiados por expertos.

¿Cuánto podría ahorrarle un sistema de gestión del mantenimiento? Averigüémoslo.

Retos del software de gestión del mantenimiento

Los equipos de mantenimiento se enfrentan a retos similares en todos los sectores. Busque...

1. Implantación: La mayoría de los proveedores de software de mantenimiento fracasan en las implantaciones globales y multisede. Muchos ni siquiera siguen adelante con las implantaciones básicas. Sabemos que solo entre el 25 % y el 40 % de las implementaciones GMAO tienen éxito. Elija un proveedor como Fluke, con décadas de experiencia en transformación digital, que le acompañe durante el duro trabajo de planificación, formación, adopción y asistencia.
2. Asistencia y formación: Descubrirá que muchos proveedores de EAM no ofrecen soporte interno dedicado. Lo subcontratan a equipos de^terceros. No cuentan con personal que lleve toda su vida en el sector del mantenimiento, como Fluke y eMaint. Pero sabemos que un soporte de primera clase es la clave del éxito a largo plazo.
3. Normalización: La estandarización del mantenimiento es un reto incluso en los equipos más pequeños y organizados - y cuando se trata de equipos globales y multilingües, estandarizar los procedimientos de las órdenes de trabajo, los códigos de fallo y mucho más puede parecer imposible. Asegúrese de que su proveedor tiene la visión necesaria no sólo para poner en marcha su software de mantenimiento, sino también para conseguir que sus equipos trabajen en armonía para incidir en los KPI estándar.
4. Tecnología, integración, seguridad: ¿En qué medida encajará su EAM o GMAO en su pila tecnológica? En algún momento lo averiguará, y es mejor saber ahora si su software se integra con sistemas clave como su ERP o BMS. Su equipo de TI también necesitará estar seguro de que están trabajando con la seguridad de primera categoría de un proveedor como Fluke.

Consejo profesional: Su proveedor tecnológico debe tener un centro de confianza tecnológica que demuestre la seguridad, la privacidad y el cumplimiento. ¿Cumplen normas como ISO 27001:2013, ISO 27001:2022, GDPR o NIST 800-171? ¿Proporcionan recursos, listas de subprocesadores y actualizaciones?

How To Choose the Right Maintenance Management Software

Choosing the best maintenance management software for your organization requires balancing your team’s needs against your budget and long-term goals. Start by thinking about your current problems. What’s causing the most challenges for your organization right now? Is it information silos? Limited access for technicians working in the field? Something else altogether? Whatever those struggles are, look for a CMMS capable of overcoming them.

Here are a few key features to look for:

Training and implementation support: Since over half of CMMS implementations fail, make sure your company lands on the right side of the statistics. Look for a provider with world-class training and support, whether that’s through webinars, online training, in-person support, or, better yet, all three options, so you have the flexibility to find what works best for your team.

Scalability: If your organization is planning for future growth, how easy is it for your CMMS to grow with you? Look for one that is flexible and capable of handling multi-site and even global organizations, including support for multiple languages and currencies.

Integrations: A CMMS should be fully capable of integrating with systems you already use, so you can get all your information in one place and avoid information silos.

Mobile availability: Your technicians need to access key data and send updates to the CMMS, even when they’re working in the field. A mobile CMMS lets them do just that. And if they’re working without internet access, they should be able to save the details locally and upload them when they’re back online.

Pro tip: Don’t be afraid to ask plenty of questions before you commit to a CMMS. Your maintenance management software should be flexible enough to fit your needs, whatever they may be.