Si busca una estrategia de mantenimiento más fiable y proactiva, ha llegado el momento de implantar un programa de mantenimiento preventivo. Programar el mantenimiento suele ser engorroso, con multitud de tareas que supervisar y técnicos a los que seguir la pista. Sin un plan sólido, puede resultar abrumador. Un programa de mantenimiento preventivo le proporciona el marco para elevar su mantenimiento al siguiente nivel. Cuando se combina con un sistema informatizado de gestión del mantenimiento, o GMAO, este enfoque puede ahorrarle tiempo y reducir sus costes de mantenimiento.
¿Qué es un programa de mantenimiento preventivo?
Un programa de mantenimiento preventivo, o programa PM, es un plan detallado que indica cuándo deben realizarse determinadas tareas de mantenimiento, como revisiones periódicas, en los equipos para evitar averías y prolongar su vida útil.
A diferencia del mantenimiento reactivo, en el que las reparaciones se realizan después de que el equipo falle, el mantenimiento preventivo garantiza que las inspecciones, revisiones y reparaciones rutinarias se lleven a cabo a intervalos regulares. El programa de mantenimiento preventivo puede basarse en el tiempo (por ejemplo, semanal o mensual) o en parámetros de uso (por ejemplo, horas de funcionamiento o ciclos de producción).
El objetivo del programa de mantenimiento preventivo es reducir el tiempo de inactividad inesperado de los equipos, mejorar la eficiencia operativa y reducir los costes de mantenimiento a largo plazo. Al realizar un mantenimiento periódico y documentar sistemáticamente lo que implica, las instalaciones pueden identificar y abordar posibles problemas antes de que se conviertan en costosas averías.
Además, un programa de mantenimiento preventivo bien planificado ayuda a optimizar la asignación de recursos, garantizando que el personal de mantenimiento, las herramientas y las piezas de repuesto estén disponibles cuando se necesiten. Sin embargo, cada operación tendrá un aspecto diferente. El número de activos, sus intervalos de mantenimiento y el número de técnicos disponibles son variables importantes que cambiarán de un programa a otro. No existe un programa único que se adapte a todos los casos, sino un programa y un calendario únicos que se ajusten a sus necesidades.
En los sectores en los que la fiabilidad de la maquinaria es crucial, como la fabricación, la sanidad o el transporte, la aplicación de un programa de mantenimiento preventivo eficaz es esencial para mantener la continuidad operativa. En última instancia, un programa de mantenimiento preventivo es un enfoque proactivo que mantiene los equipos en condiciones óptimas y evita interrupciones inesperadas que pueden afectar a la productividad.
¿Qué es un Planificador de Mantenimiento Preventivo?
Un programador de mantenimiento preventivo permite elaborar un calendario para planificar las tareas de mantenimiento periódico. Es una herramienta que facilita considerablemente el inventario de activos y la gestión de los intervalos de mantenimiento, gracias a los datos en tiempo real y a la posibilidad de programar órdenes de trabajo recurrentes.
Con un programador de mantenimiento preventivo, puede programar una tarea y enviar a un técnico al lugar de trabajo con toda la información necesaria en unos pocos clics. La funcionalidad exacta varía de una herramienta a otra, pero la mayoría de los programadores de mantenimiento preventivo son fáciles de usar, incluyen información basada en datos para planificar mejor el mantenimiento y ofrecen herramientas de automatización para agilizar el proceso de programación.
Plan de mantenimiento preventivo frente a programa de mantenimiento preventivo
Aunque los términos "plan de mantenimiento preventivo" y "programa de mantenimiento preventivo" suelen utilizarse indistintamente, se refieren a aspectos diferentes de una estrategia de mantenimiento.
Un plan de mantenimiento preventivo esboza la estrategia general para el mantenimiento de los equipos, centrándose en las tareas que deben realizarse, quién las hará y qué recursos se necesitan. Incluye documentación sobre procedimientos de mantenimiento, protocolos de seguridad y resultados esperados, garantizando que los esfuerzos de mantenimiento estén alineados con los objetivos operativos. Es un plan de alto nivel para el mantenimiento preventivo sobre el que se puede actuar.
Por otro lado, un programa de mantenimiento preventivo es el calendario que dicta cuándo se llevarán a cabo las tareas de mantenimiento. Detalla la frecuencia y el calendario de cada tarea, garantizando que el mantenimiento se realice antes de que se produzcan averías en los equipos. El calendario ayuda a organizar las actividades y a distribuir uniformemente la carga de trabajo entre el equipo de mantenimiento.
El plan es más estratégico, mientras que el calendario es operativo, ya que garantiza la ejecución diaria del plan. Ambos son esenciales para un sistema eficaz de mantenimiento preventivo. Sin embargo, sin un programa de mantenimiento preventivo sólido, incluso el plan de mantenimiento más completo puede no dar resultados. Los planes son estupendos sobre el papel, pero las tareas mal programadas pueden provocar averías en los equipos y otras ineficiencias.
¿Por qué son importantes los programas de mantenimiento preventivo?
Los programas de mantenimiento preventivo son esenciales para mantener la salud y la longevidad de los equipos, así como para garantizar un funcionamiento sin problemas. Un programa bien organizado garantiza que los equipos se revisen antes de que surjan problemas, lo que reduce el riesgo de fallos inesperados y costosos tiempos de inactividad. Además, los programas de mantenimiento preventivo contribuyen a una mejor gestión de los recursos, permitiendo a las organizaciones asignar tiempo, mano de obra y piezas de repuesto de manera más eficiente.
Además, los programas de mantenimiento preventivo también mejoran la seguridad en el lugar de trabajo al garantizar que todas las máquinas y sistemas funcionan correctamente, minimizando así el riesgo de accidentes. Esto es especialmente importante en sectores como la fabricación, la sanidad y el transporte, en los que los fallos de los equipos pueden suponer importantes riesgos para la seguridad.
En general, un programa de mantenimiento preventivo ayuda a racionalizar los procesos de mantenimiento, garantizando intervenciones a tiempo, ahorro de costes y el buen funcionamiento continuo de los sistemas críticos.
Beneficios del mantenimiento preventivo
Los Beneficios del mantenimiento preventivo van de la mano de los de un programa de mantenimiento preventivo. En cierto modo, son una misma cosa, ya que el programa de mantenimiento preventivo es simplemente un marco para completar el mantenimiento preventivo. Al realizar tareas de mantenimiento con regularidad, puede detectar problemas menores antes de que se conviertan en reparaciones significativas y costosas. Esto prolonga la vida útil de los equipos y ayuda a las empresas a evitar costosas sustituciones. Cuando los equipos funcionan con la máxima eficiencia, consumen menos energía, lo que se traduce en una reducción de los costes operativos. El mantenimiento preventivo es un elemento clave para mantener la maquinaria funcional, segura y rentable.
Tipos de programas de mantenimiento preventivo
Existen varios tipos de programas de mantenimiento preventivo, cada uno diseñado para satisfacer necesidades operativas específicas. El tipo de programa de mantenimiento preventivo que deba utilizar dependerá de sus activos, sus recursos y su forma de realizar el mantenimiento.
Horarios PM en función del tiempo
Este tipo es el más común y consiste en realizar tareas de mantenimiento a intervalos predeterminados. Por ejemplo, revisar la maquinaria cada tres meses o sustituir los filtros dos semanas después de haberlos cambiado por última vez. Los programas basados en el tiempo son ideales para equipos que funcionan continuamente o en entornos de alta demanda. Hay dos tipos de programación temporal: fija y flotante. Los fijos son siempre en fechas establecidas, mientras que los flotantes tienen en cuenta el mantenimiento previo.
Programas de mantenimiento preventivo basados en contadores
También llamado programa basado en el uso, el mantenimiento se activa por el uso real del equipo. Por ejemplo, un vehículo puede someterse a mantenimiento cada 10.000 millas recorridas. Este tipo de programa es ideal para equipos cuyo desgaste depende del uso y no del tiempo.
Programas de mantenimiento predictivo
El mantenimiento predictivo se basa en tecnologías de supervisión del estado para evaluar el estado de los equipos en tiempo real. Las tareas de mantenimiento sólo se llevan a cabo cuando indicadores específicos, como niveles de vibración o umbrales de temperatura, señalan que el mantenimiento es necesario. Se trata de un método eficaz para reducir al mínimo el mantenimiento innecesario y evitar averías inesperadas. Debido al carácter incierto del momento en que se señalan los indicadores, este calendario será mucho menos fijo que otros métodos.
Programas de mantenimiento PM estacionales
Para los equipos que sólo se utilizan durante épocas concretas del año, lo ideal es un programa de mantenimiento estacional. Por ejemplo, los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado pueden requerir mantenimiento antes del comienzo del verano o del invierno para garantizar un rendimiento óptimo durante los picos de uso.
Diferencia entre los programas de mantenimiento preventivo fijo y flotante
Los horarios PM se dividen en fijos o flotantes.
Un programa de mantenimiento preventivo fijo sigue una rutina estricta en la que las tareas de mantenimiento se realizan a intervalos regulares, independientemente de si se han completado tareas anteriores. Por ejemplo, si se inspeccionan los medidores cada dos martes, esto se consideraría un programa fijo. Este tipo de horario es predecible, pero puede dar lugar a solapamientos de tareas si el mantenimiento anterior no se completa a tiempo. Sin embargo, sus Beneficios se derivan de su estabilidad, que permite una programación segura.
En cambio, un programa de mantenimiento preventivo flotante se basa en el uso de los activos y en el historial de mantenimiento. Las tareas sólo se programan una vez finalizadas las órdenes de trabajo anteriores. Esto significa que si una tarea de mantenimiento se retrasa, las tareas futuras se posponen hasta que se cierra la anterior. Aunque este método ofrece más flexibilidad, también requiere una supervisión y un seguimiento cuidadosos para garantizar que no se pierda nada.
Cómo crear un programa de mantenimiento preventivo
A continuación se indican cinco pasos fundamentales para establecer un programa de mantenimiento preventivo.
- Haga inventario de sus activos
Antes de programar nada, necesita una lista de los activos que requerirán un mantenimiento periódico. No es necesario que se trate de todos y cada uno de los activos de su empresa. No todas las piezas de maquinaria requieren un mantenimiento rutinario estricto. Identifique las que sí lo necesitan, ya sea por antigüedad, importancia o diseño, y elabore una lista de inventario a partir de ahí. No olvide anotar la marca, el modelo, la ubicación, las piezas necesarias y el historial de mantenimiento.
- Ordenar los activos críticos por prioridad
Una vez que tenga una lista de los activos más vitales, puede empezar a delegarles flujos de trabajo. La priorización de determinados activos garantizará que las máquinas más importantes o en riesgo reciban atención inmediata. Plantéese ciertas preguntas, como: ¿qué elementos tienen los costes de reparación más elevados? ¿Existen modos de avería que puedan evitarse con la PM? ¿Cuál es el ritmo de depreciación de estos activos? Para identificar los activos con tareas atrasadas, puede calcular el porcentaje crítico de mantenimiento programado. Asegúrese también de registrar los datos sobre las órdenes de trabajo y los tiempos de inactividad no planificados de cada máquina. Calcule cuánto tiempo dedicó anteriormente al mantenimiento preventivo para solucionar problemas comunes.
- Alinee sus intervalos de mantenimiento
A continuación, debe decidir con qué frecuencia desea programar el mantenimiento rutinario de sus activos. Esto dependerá del tipo de programa que utilice. La mejor fuente de información, tanto para los intervalos basados en el tiempo como para los basados en el uso, es la guía del OEM que acompaña a los equipos instalados. Debería indicarle los calendarios recomendados y cómo colocar las piezas de repuesto. Pregunte a sus técnicos e ingenieros sobre la frecuencia de las averías.
Ahora también sería un buen momento para diseñar una plantilla de calendario de mantenimiento preventivo. Un formulario de programación debe incluir campos para la descripción, el estado, la vida útil y la fecha de comprobación.
- Programar tareas recurrentes
Este es el paso más importante de cualquier programa de mantenimiento que se precie. El mantenimiento sólo es rutinario si es recurrente. Ahora que tiene una lista de activos y sus intervalos requeridos, organícelos por tareas de mantenimiento y con qué frecuencia realizarlas. A continuación, puede empezar a fijar la programación real de las tareas. Una vez definido el mantenimiento inicial, puede programarlo para que se repita con la cadencia deseada. Este es un paso en el que un GMAO puede facilitarle mucho la vida.
- Verificar y ajustar para la mejora continua
Un programa de mantenimiento no es inamovible. Debe mejorarse y ajustarse siempre que sea necesario. Recopile informes de mantenimiento e identifique dónde puede hacer correcciones para eliminar ineficiencias o añadir apoyo adicional. Ningún programa inicial es perfecto. Utilícelo a su favor para perfeccionar sus habilidades y mejorar su mantenimiento preventivo.
Ejemplos de programas de mantenimiento preventivo
Un ejemplo de mantenimiento preventivo sería el de un equipo que debe revisar periódicamente un sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado y unos generadores eléctricos. El equipo podría programar el mantenimiento de los activos cada 100-200 horas de funcionamiento, utilizando un calendario basado en contadores. Completar el mantenimiento preventivo a tiempo garantizaría que el sistema no experimente fallos inesperados que puedan afectar a los plazos de producción.
Otro ejemplo de actividad crítica de mantenimiento preventivo es mantener lubricadas las piezas giratorias. Para evitar fallos prematuros por desgaste, se aplica un programa fijo de lubricación de piezas que se ajusta a las instrucciones del fabricante.
Buenas prácticas para programar con éxito el mantenimiento preventivo
Para garantizar el éxito del proceso de programación del mantenimiento preventivo, se pueden aplicar varias estrategias para mejorar la eficacia y la coherencia. Siguiendo estas estrategias, las empresas pueden maximizar el tiempo de actividad de los equipos, reducir los fallos inesperados y optimizar la eficacia de sus programas de mantenimiento preventivo.
- Utilice un planificador de mantenimiento preventivo
Una de las formas más eficaces de gestionar las tareas es utilizar un sistema informatizado de gestión del mantenimientoGMAO) o un planificador de mantenimiento preventivo específico. Estas herramientas pueden programar automáticamente las tareas, enviar recordatorios y realizar un seguimiento de las actividades completadas, garantizando que nada se pierda.
- Priorizar adecuadamente los activos críticos
No todos los equipos tienen la misma importancia. Un error en la priorización puede hacer que todo el programa se venga abajo. Asegúrese de priorizar correctamente cada equipo en función de su función crítica en las operaciones, y evite generalizar grupos de máquinas. Por ejemplo, una máquina que afecte directamente a las líneas de producción debe programarse para un mantenimiento frecuente y exhaustivo, sobre todo si es antigua o suele tener problemas. En cambio, los equipos no esenciales pueden someterse a revisiones menos frecuentes.
- Comprometerse plenamente con el calendario
Un programa de mantenimiento preventivo no puede tratarse como una sugerencia. Para que tenga éxito, necesita la aprobación de todos los compañeros de equipo de la organización. Evite los retrasos a toda costa, asegurándose de que el mantenimiento se realiza correctamente y a tiempo. Si se acumula trabajo atrasado, hay que tratar de resolverlo con la mayor eficacia posible. Utilice su programa como fuente de información para orientar sus prácticas de mantenimiento.
- Haga ajustes continuamente
Revise periódicamente la eficacia de su programa analizando los índices de averías, los tiempos de reparación y los costes. Si determinados equipos se averían con frecuencia a pesar del mantenimiento regular, puede ser necesario ajustar la frecuencia o la intensidad de sus tareas. La flexibilidad y la mejora continua son la clave del éxito a largo plazo.
Por qué fracasa un programa de mantenimiento preventivo
Incluso con las mejores intenciones, los planes de mantenimiento preventivo pueden fracasar por diversas razones.
Comunicación deficiente
Uno de los problemas más comunes es la falta de comunicación clara. Si el equipo de mantenimiento no es plenamente consciente de qué tareas hay que hacer o cuándo hay que realizarlas, pueden pasarse por alto pasos críticos. Esto suele provocar averías en los equipos o retrasos en el mantenimiento.
Mantenimiento incoherente del horario
Otro problema frecuente es la ejecución incoherente. Sin herramientas de seguimiento o programación adecuadas, las tareas pueden omitirse, reprogramarse indefinidamente o no ejecutarse a los intervalos correctos.
Falta de recursos
La insuficiencia de recursos es otro factor. Si no hay suficiente personal cualificado, piezas o herramientas para realizar el mantenimiento necesario, las tareas pueden retrasarse o realizarse incorrectamente. Además, una mala planificación puede hacer fracasar el plan de mantenimiento. Si el plan de mantenimiento preventivo no tiene en cuenta las prioridades de los equipos o unos plazos realistas, el equipo de mantenimiento puede centrarse en tareas menos críticas e ignorar las urgentes.
Cuestiones organizativas
La resistencia al cambio también puede ser un obstáculo, sobre todo en organizaciones en las que las prácticas de mantenimiento están muy arraigadas. Los empleados pueden volver al mantenimiento reactivo, abordando los problemas sólo después de que se produzcan. Superar estos retos requiere una planificación cuidadosa, la asignación de recursos y una comunicación coherente para garantizar que el plan de mantenimiento se ejecuta según lo previsto.
Cómo utilizar un planificador de mantenimiento preventivo para mejorar el flujo de trabajo
Los programas de mantenimiento preventivo solían hacerse con lápiz y papel, pero hoy en día muchas actividades de mantenimiento preventivo pueden racionalizarse y automatizarse con la ayuda del softwareGMAO . Un GMAO le ofrece la posibilidad de planificar, programar, asignar y actualizar órdenes de trabajo para incluir procedimientos, piezas de repuesto, documentos clave y mucho más.
Un GMAO también puede ayudarle a automatizar el mantenimiento de registros y facilitar la visualización y el análisis de las tendencias históricas de cada uno de sus activos. El software GMAO es ideal para identificar y analizar sus activos críticos con una Evaluación de la criticidad de los activos (ACA). El uso de un programador de mantenimiento preventivo es fundamental para realizar un seguimiento del progreso de su mantenimiento y optimizar esos flujos de trabajo en futuras ejecuciones. Acelera todos los procesos y abre todo un nuevo mundo de mantenimiento preventivo.
Preguntas frecuentes sobre el programa de mantenimiento preventivo
¿Por qué debe utilizar un programa de mantenimiento preventivo?
Los Beneficios de utilizar un programa de mantenimiento preventivo son inmensos. Ayuda a garantizar que el mantenimiento rutinario se realiza a tiempo y antes de que un activo crítico se acerque a la avería, reduciendo el costoso gasto en piezas de repuesto y el tiempo de inactividad imprevisto. También mejora la gestión de los recursos operativos, la gestión del tiempo y la seguridad en el lugar de trabajo.
¿Con qué frecuencia debe actualizar su horario PM?
Las actualizaciones exactas del programa dependerán de los intervalos específicos de mantenimiento que se hayan programado, pero deberían realizarse con bastante regularidad. Cada vez que cambie el estado de un activo o se añada uno nuevo, deberá actualizarse el programa. Si no hay cambios sustanciales en los activos, el programa debe, como mínimo, reevaluarse para detectar posibles mejoras después de cada ronda completa de mantenimiento.
¿Cuáles son las Beneficios de utilizar un planificador de mantenimiento preventivo?
El uso de un planificador de mantenimiento preventivo, como GMAO, aumentará la eficacia de la programación y los informes. Permite un seguimiento completo del mantenimiento y es crucial para supervisar el estado de los activos clave. Puede automatizar la programación de tareas recurrentes y actualizar las órdenes de trabajo sobre la marcha. Es la mejor herramienta para elaborar el programa de mantenimiento ideal.
