¿Qué es una orden de trabajo? La guía definitiva

¿Para ¿Qué es sirve una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo se utilizan para realizar un seguimiento formal de las tareas de mantenimiento, reparación y servicio en toda una organización. Proporcionan instrucciones detalladas, asignan responsabilidades y distribuyen recursos para que cada tarea se lleve a cabo de forma sistemática y eficiente.

Mediante el uso de órdenes de trabajo, los equipos de mantenimiento pueden programar la mano de obra y los materiales, compartir instrucciones con los técnicos y documentar cada paso del trabajo. Con el tiempo, estos registros crean un historial de mantenimiento completo para cada activo, lo que permite mejorar la planificación, la elaboración de presupuestos y la toma de decisiones.

¿Qué información debe incluir una orden de trabajo?

Una buena descripción de la orden de trabajo convierte una tarea imprecisa en pasos de acción claros. Para que el mantenimiento de las órdenes de trabajo tenga éxito, el formulario debe incluir todos los detalles relevantes por adelantado, porque una orden de trabajo bien estructurada no sólo sirve de guía a los técnicos, sino que se convierte en un valioso registro para el cumplimiento, la rendición de cuentas y el cuidado de los activos a largo plazo. Para que sea eficaz, debe incluir:

• Una descripción clara de la tarea: qué hay que hacer y por qué.
• Detalles de los activos - ID del equipo, ubicación e historial de servicio
• Nivel de prioridad: crítico, alto, medio o bajo
• Estimación de mano de obra y piezas - Tiempo requerido y materiales necesarios
• Técnico o equipo asignado - Quién es responsable de la ejecución
• Fechas previstas de inicio y vencimiento - Calendario y plazos
• Notas de finalización y seguimiento - Documentación para la trazabilidad

Cuando estos campos se rellenan sistemáticamente, el resultado no es sólo una mejor ejecución de las tareas, sino un historial completo y consultable de sus operaciones de mantenimiento. "Las órdenes de trabajo estandarizadas le proporcionan algo más que una lista de comprobación: le dan la seguridad de que todos los técnicos trabajan siempre con el mismo manual", afirma Michael Mills, jefe del equipo de ventas técnicas de Fluke Reliability. "Es la forma de convertir las tareas de mantenimiento en resultados fiables y repetibles, independientemente de quién esté de turno".

Ejemplo de orden de trabajo

¿Qué significa todo esto en la práctica?

Supongamos que un técnico detecta una correa de transmisión desgastada en una línea de producción. En lugar de repararla ad hoc, crea una orden de trabajo de mantenimiento en el GMAO. Para ello, tendrá que responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué activo hay que reparar? ¿Dónde se encuentra el activo?
• ¿Qué piezas hay que sustituir? ¿Están en stock?
• ¿Qué herramientas necesitará el personal de mantenimiento?
• ¿Cuántos trabajadores se necesitan para realizar este trabajo? ¿Qué tipo de conocimientos necesitan? ¿Necesitará ayuda externa?
• ¿Cuál es el plazo para realizar este trabajo? ¿Se trata de un proyecto de mantenimiento preventivo que debe realizarse en una fecha determinada? ¿Se trata de una reparación urgente en un activo clave que debe realizarse inmediatamente?
• ¿Cuáles son los costes?
• ¿Quién solicitó y autorizó las obras?

Una vez respondidas estas preguntas, la orden de trabajo pasa de ser un formulario básico a unas instrucciones de campo claras, como éstas:

Orden de trabajo: 002347
Type: Mantenimiento preventivo
Activo: Unidad HVAC #12 (Oficina Principal)
Ubicación: Edificio A - Azotea
Solicitado por: James McCallister
Prioridad: Media Media
Asignado a: Dana Williams - Técnico HVAC
Fecha programada: 20 de agosto de 2025
Tiempo estimado: 2 horas

Descripción:
Realizar el mantenimiento trimestral de la unidad HVAC nº 12 de la azotea. Limpiar las bobinas, cambiar los filtros de aire, inspeccionar las correas y el motor, comprobar los niveles de refrigerante y registrar los resultados.

Herramientas/materiales necesarios:

• Limpiador de bobinas
• Kit de herramientas estándar
• Filtros de recambio (Modelo: AF-22)
• Arnés de seguridad

Notas de seguridad:
Utilice protección contra caídas en la azotea. Desconecte la alimentación antes de iniciar cualquier inspección interna.

Notas de finalización:
Dana completó todas las tareas, reemplazó 2 filtros y observó un desgaste menor en la correa del ventilador. No se necesitan medidas urgentes, pero se sugiere controlar la tensión de la correa el próximo trimestre.

Mirando esta orden de trabajo, esto es lo que salta a la vista:

• Sabes exactamente dónde ir -a la azotea del edificio A- y en qué unidad trabajar.
• La lista de tareas abarca todos los pasos clave, para que no se le pase por alto algo como los niveles de refrigerante.
• Te dicen lo que tienes que llevar (bobinas, filtros, arnés), así que no hay que adivinar ni hacer viajes extra.
• Los avisos de seguridad le recuerdan que debe cortar el suministro eléctrico y utilizar protección contra caídas, para evitar sorpresas en mitad del trabajo.
• El formato estructurado también muestra cómo un técnico de mantenimiento entiende el orden de los trabajos, lo que reduce los retrasos y mantiene la seguridad en primer plano.

Es el tipo de orden de trabajo que te permite presentarte, ponerte manos a la obra y hacer bien el trabajo.

¿Por qué son importantes las órdenes de trabajo? 

Si nos fijamos en el ejemplo anterior, está claro que cuando una orden de trabajo se cumplimenta con ese nivel de claridad, no sólo se hace el trabajo, sino que se sientan las bases para una mejor coordinación, menos retrasos y decisiones más inteligentes en el futuro. Desde el campo hasta la oficina, ese entendimiento compartido es lo que hace que las operaciones de mantenimiento funcionen realmente.

Esto es lo que significa en la práctica:

• Responsabilidad clara. Todo el mundo sabe quién es responsable de qué y cuándo debe hacerlo. Se acabaron las tareas pendientes y los señalamientos.
• Planificación más inteligente. Las órdenes de trabajo ayudan a los planificadores de mantenimiento a anticipar las necesidades de mano de obra, piezas y tiempos de inactividad, especialmente para tareas preventivas.
• Mejor documentación. Con registros digitales precisos, las auditorías son más fáciles, las reclamaciones de garantía son más fluidas y el cumplimiento es más sencillo.
• Menos tiempo de inactividad. Unas instrucciones claras y una mejor programación se traducen en menos idas y venidas, reparaciones más rápidas y más tiempo de actividad para los activos críticos.
• Mejor toma de decisiones. La retrospectiva le ayuda a decidir mejor cuándo reparar, cuándo sustituir y cómo presupuestar.

Las órdenes de trabajo digitales van un paso más allá. Con un sistema moderno de gestión informatizada del mantenimientoGMAO), muchos de los detalles -como la identificación del activo, la ubicación, el historial de servicio y el técnico asignado- pueden rellenarse automáticamente. Esto no sólo ahorra tiempo. Reduce errores, mejora el seguimiento y ayuda a los equipos de mantenimiento a ser proactivos en lugar de reactivos. Profundizaremos en el papel de las plataformas GMAO en una sección posterior.

Pero no importa lo sofisticado que sea el sistema, el objetivo principal de una orden de trabajo sigue siendo el mismo: asignar, seguir y completar un tipo específico de tarea de mantenimiento. Y no todas las tareas son iguales. Por eso las órdenes de trabajo suelen agruparse en categorías, cada una de ellas diseñada para gestionar un tipo de necesidad diferente, desde el mantenimiento rutinario hasta las reparaciones urgentes.

Tipos habituales de órdenes de trabajo

Conocer los distintos tipos de órdenes de trabajo -y para qué sirve cada una de ellas- ayuda a su equipo a priorizar la tarea adecuada en el momento oportuno.

Las órdenes de trabajo suelen clasificarse en varias categorías: preventivas, correctivas, de emergencia, de inspección, etc., cada una con su propia finalidad, urgencia y necesidad de recursos. Estas categorías reflejan normas ampliamente aceptadas en el mundo del mantenimiento, incluidas las descritas por la Society for Maintenance & Reliability Professionals (SMRP). He aquí seis de los tipos más comunes de órdenes de trabajo utilizadas en los programas de mantenimiento actuales.

1. Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo

En qué consiste: Las órdenes de trabajo para el mantenimiento preventivo se programan con antelación para que los equipos funcionen sin problemas y reducir el riesgo de paradas imprevistas. Pueden incluir la limpieza rutinaria, la lubricación y otras tareas de mantenimiento preventivo para garantizar un rendimiento constante de los activos. Suelen basarse en intervalos de tiempo (como cada 90 días) o en activadores de uso (como cada 1.000 horas de funcionamiento).

Lo mejor para: Inspecciones rutinarias, cambios de aceite, sustitución de filtros

2. Órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo (reactivo)

En qué consiste: Las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo se emiten para solucionar nuevos problemas antes de que se agraven. Los técnicos pueden descubrir un problema al realizar inspecciones rutinarias o sus herramientas de IA pueden diagnosticar un nuevo fallo en su equipo. Una orden de trabajo de mantenimiento correctivo puede incluir la reparación o sustitución de piezas desgastadas o dañadas de su equipo.

Lo mejor para: Sustituir un motor averiado, arreglar una tubería con fugas

3. Órdenes de trabajo de inspección

En qué consiste: Las órdenes de trabajo de inspección programan la visita de un técnico para inspeccionar un activo concreto. Si se detecta un problema durante una orden de trabajo de inspección, se crea una nueva orden de trabajo para resolverlo. Lo que desencadena una orden de inspección dependerá de su estrategia de mantenimiento.

Ideal para: Inspecciones visuales, controles de seguridad, auditorías de conformidad

4. Órdenes de trabajo de emergencia

Qué es Las órdenes de trabajo de emergencia se crean en respuesta a una avería inesperada. Estas órdenes de trabajo requieren una respuesta inmediata para evitar costosos tiempos de inactividad. Al responder a las órdenes de trabajo de emergencia, los técnicos deben registrar por qué falló el activo, qué se hizo para restablecer su estado normal de funcionamiento y proporcionar recomendaciones para evitar que este tipo de fallo vuelva a ocurrir.

Lo mejor para: Cortes de electricidad, fugas de gas, averías críticas de equipos

5. Órdenes de trabajo eléctricas

En qué consiste Las órdenes de trabajo eléctricas se centran en la reparación o instalación de equipos eléctricos. Puede tratarse de instalar cableado nuevo, arreglar luces o solucionar cualquier problema de suministro eléctrico.

Lo mejor para: Instalar cableado, reparar cuadros eléctricos, arreglar problemas de iluminación y electricidad

6. Órdenes de trabajo para proyectos especiales

En qué consiste Las órdenes de trabajo para proyectos especiales tienen que ver con equipos nuevos y mejorados. Es el tipo de orden de trabajo que se necesita siempre que hay que instalar un nuevo activo. Pueden utilizarse por diversos motivos, como mejorar la eficacia de las operaciones o sustituir equipos obsoletos.

Lo mejor para: Instalación de nuevos equipos, actualización de sistemas, mejora de infraestructuras

Los programas de mantenimiento mejor gestionados no se basan en un solo tipo de orden de trabajo, sino que utilizan estratégicamente toda la gama. Pero conocer el tipo es sólo el principio. Lo que ocurre después, desde la presentación hasta el cierre, es lo que determina el éxito.

Ciclo de vida de una orden de trabajo: Guía paso a paso

El ciclo de vida de una orden de trabajo, es decir, el proceso de creación y aprobación de una orden de trabajo, consta de seis pasos:

Paso 1: Identificar la demanda

Ya sea presentada por un técnico, un operario de una máquina o un ocupante de un edificio, toda orden de trabajo debe comenzar con una solicitud claramente definida. Sin embargo, también puede desencadenarse por actividades predefinidas, como tareas de mantenimiento preventivo o inspecciones rutinarias. El proceso es mucho más sencillo cuando el mantenimiento está planificado y los recursos pueden asignarse con antelación.

Paso 2: Crear una nueva solicitud de trabajo

Una vez identificada la tarea, se presenta una solicitud de mantenimiento al equipo de mantenimiento. Por ejemplo, si una máquina se avería inesperadamente, se envía una solicitud de trabajo para repararla. Si la tarea forma parte de un programa planificado, un GMAO como eMaint puede emitir automáticamente la solicitud en el momento oportuno.

Paso 3: Priorizar el trabajo

No todos los trabajos son igual de urgentes. Cuando se presentan solicitudes, corresponde al equipo de mantenimiento evaluarlas y establecer prioridades. Un proceso sólido incluye el triaje: categorizar la solicitud, asignar prioridad y obtener una aprobación rápida basada en la seguridad o el impacto empresarial. Algunas tareas son más sensibles al tiempo que otras, dependiendo de su efecto descendente. Una vez aprobada, se asigna el personal y los repuestos adecuados, y la solicitud se convierte en una orden de trabajo.

Paso 4: Crear una orden de trabajo

Una vez que la solicitud de trabajo se ha aprobado y priorizado adecuadamente, se crea oficialmente una orden de trabajo. Debe contener toda la información necesaria para completar la tarea, con los recursos ya asignados y listos.

Paso 5: Completar y documentar el trabajo

A continuación, la orden de trabajo se asigna a un técnico para que actúe. Este realizará el trabajo, seguirá los procedimientos estándar y registrará los detalles clave, como las horas de trabajo, las piezas utilizadas, las notas y las fotos. Esto es vital para el historial de activos y el seguimiento de la fiabilidad.

Paso 6: Analizar los resultados

Los supervisores revisan la orden de trabajo para confirmar que se ha completado, añaden cualquier paso de seguimiento y la cierran en el sistema. Este paso suele incluir la generación de informes o la activación de PM de seguimiento.

"No se detenga ahí", advierte Michael Mills, jefe del equipo de ventas técnicas de Fluke Reliability. "Su historial de órdenes de trabajo ofrece información valiosa sobre su equipo y sus procesos existentes para impulsar la mejora continua. Asegúrese de medir y ajustar según sea necesario".

Consejo adicional: Automatice todo lo que pueda

Los flujos de trabajo automatizados y el acceso móvil eliminan los cuellos de botella y evitan que las órdenes de trabajo se pierdan en la confusión. Cuantos menos pasos manuales, más rápido podrá responder su equipo.

Cuando cada paso se gestiona con cuidado, desde la solicitud hasta el cierre, se reducen los retrasos, se mejora la rendición de cuentas y se mantiene la fluidez de las operaciones.

6 Buenas prácticas en materia de órdenes de trabajo

Una vez establecidos los pasos, el siguiente reto es hacerlos bien. Para sacar el máximo partido de su proceso de órdenes de trabajo, tenga en cuenta estos consejos probados, muchos de los cuales se hacen eco de las mejores prácticas del sector compartidas por los profesionales de Plant Engineering y Reliable Plant.

1. Estandarice sus campos y plantillas: Utilice formatos coherentes para las descripciones de tareas, las etiquetas de activos y las notas de los técnicos para que todos puedan leerlas y actuar en consecuencia rápidamente.

2. Vincule las órdenes de trabajo al historial de activos: Los técnicos rinden mejor cuando saben qué ocurrió la última vez. Un GMAO conectado permite disponer de ese contexto al instante.

3. Incluya fotos o archivos adjuntos: Añade fotos, manuales o diagramas de cableado para que los técnicos tengan todo lo que necesitan en el trabajo.

4. Automatice las órdenes de trabajo preventivas: Utilice su GMAO para generar automáticamente órdenes de trabajo basadas en el tiempo, el uso o los datos de los sensores. Esto mantiene a los PM en el buen camino, sin conjeturas. Por ejemplo, eMaint permite programar automáticamente órdenes de trabajo basadas en los datos de estado de los equipos, para que pueda resolver los problemas a tiempo antes de que provoquen un fallo.

5. Haga un seguimiento del tiempo, el coste y la finalización: No se limite a cerrar la orden de trabajo: registre el tiempo empleado, los materiales utilizados y las medidas de seguimiento necesarias.

6. Forme a los equipos sobre las expectativas: Asegúrese de que todo el mundo sabe cómo rellenar y cerrar una orden de trabajo correctamente. Unas normas claras reducen las repeticiones y mejoran el rendimiento.

Cada orden de trabajo sigue el mismo ciclo de vida: desde la solicitud hasta el cierre. Tanto si gestiona este flujo manualmente como si utiliza un sistema de órdenes de trabajo como eMaint GMAO, contar con un proceso definido le ayuda a controlar el mantenimiento, reducir el tiempo de inactividad y mantener a los equipos alineados. Profundizaremos un poco más en este tema en la siguiente sección.

Digitalizar las órdenes de trabajo para mejorar la eficiencia

Las órdenes de trabajo creadas manualmente forman parte del mundo del mantenimiento desde hace mucho tiempo. Aunque las órdenes de trabajo en papel pueden ser más sencillas en algunos aspectos, no funcionan bien a gran escala. Las órdenes de trabajo en papel pueden provocar retrasos en las comunicaciones, costes adicionales por la introducción de datos y dolores de cabeza al intentar almacenarlas todas de forma segura. Y, sobre todo, son sencillamente lentas. En el vertiginoso mundo del mantenimiento actual, las órdenes de trabajo en papel son ineficaces, por no hablar de que no son respetuosas con el medio ambiente.

Un GMAO puede ayudar a las organizaciones a aprovechar el poder del software de órdenes de trabajo en línea basado en la nube y poner fin a las repetidas llamadas telefónicas, las notas adhesivas y el papeleo que falta. Centralizar y agilizar el proceso de órdenes de trabajo mejora la claridad y hace que se trabaje más a tiempo.

Aplicaciones de órdenes de trabajo

Además, una aplicación de software de órdenes de trabajo, también conocida como GMAO móvil, es la versión para smartphone o tableta de un software de órdenes de trabajo que puede ayudar aún más a agilizar el mantenimiento. Las aplicaciones de software de órdenes de trabajo permiten a los técnicos introducir datos desde dispositivos móviles a medida que completan las órdenes de trabajo. Para planificar y programar las tareas de mantenimiento preventivo, los técnicos pueden utilizar sus dispositivos para realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo en curso, así como de los activos que aún deben ser reparados. La aplicación les proporciona información sobre el rendimiento histórico y los registros de inspección al alcance de la mano, lo que facilita más que nunca el mantenimiento in situ.

Desde el trabajo de campo hasta la recepción de solicitudes, todo el flujo de trabajo Beneficios de la digitalización. Tanto si un técnico está registrando las tareas completadas como si un miembro del equipo de la instalación está enviando una nueva solicitud, un sistema centralizado crea transparencia en todas las etapas.

Pero incluso con las tareas planificadas funcionando sin problemas, siempre surgirá trabajo inesperado. Ahí es donde entra en juego la gestión digital de solicitudes: captura, priorización y seguimiento del trabajo reactivo en tiempo real.

Gestión de las solicitudes de órdenes de trabajo digitales

Como no todos los trabajos pueden planificarse con antelación, tiene que haber un sistema de solicitudes para cuando se requieran trabajos correctivos o surjan necesidades de los clientes. Los responsables de mantenimiento deben adaptar los procesos de flujo de trabajo para la presentación, aprobación, rechazo y finalización de solicitudes a las necesidades específicas de su organización. Identificar un proceso de flujo de trabajo con antelación garantiza:

• Todos los usuarios se adhieren a los Procedimientos Operativos Estándar (SOP)
• El trabajo pasa por un proceso de aprobación
• Las áreas de responsabilidad y las expectativas son claras para los usuarios
• Se realiza una auditoría periódica de los procesos
• Se están introduciendo datos válidos en un GMAO
• Flujo de comunicación eficiente entre todas las partes

Captura de pantalla de gestión simplificada de órdenes de trabajo de eMaint que muestra la lista de órdenes de trabajo con ID de activos, estado y columnas de programación.

Con eMaint, las organizaciones pueden elegir entre tres opciones de presentación de solicitudes de trabajo:

1. Los solicitantes de trabajo disponen de un nombre de usuario eMaint que les permite enviar solicitudes y consultar el historial y el estado de las mismas.
2. Los solicitantes de trabajo envían un correo electrónico a una dirección de correo electrónico designada que se convierte en una solicitud de trabajo de eMaint
3. Los solicitantes de trabajo envían las solicitudes a eMaint a través de un formulario web personalizado incrustado en el sitio web o la intranet de la empresa

Este tipo de herramientas reducen los errores de comunicación. Las organizaciones pueden enviar a los solicitantes alertas automáticas por correo electrónico cuando se aprueba o rechaza una solicitud de trabajo, seguidas de una alerta automática por correo electrónico con una encuesta de satisfacción una vez finalizado el trabajo.

Con las modernas soluciones móviles GMAO , los solicitantes pueden enviar solicitudes de órdenes de trabajo en cualquier momento y lugar utilizando su dispositivo móvil. Los solicitantes pueden adjuntar imágenes a sus solicitudes, incluido el equipo que necesita reparación.

Cómo el software GMAO permite mejorar las órdenes de trabajo

Un software moderno de órdenes de trabajo como eMaint simplifica cada parte del proceso de órdenes de trabajo, desde la creación de una orden de trabajo de mantenimiento hasta el seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo. He aquí cómo:

✅ Acceso y visibilidad centralizados

Todo el mundo trabaja desde la misma fuente de información. Los técnicos pueden ver las tareas pendientes, los supervisores pueden hacer un seguimiento del estado y las partes interesadas pueden consultar el historial de activos, todo en una sola plataforma.

Captura de pantalla de gestión simplificada de órdenes de trabajo de eMaint que muestra la lista de órdenes de trabajo con ID de activos, estado y columnas de programación.

Programación Calendario - Visualice un calendario por día, semana o mes con todos los recursos laborales y órdenes de trabajo abiertas. También puede ajustar las vistas del calendario y filtrar el trabajo por empleado, tipo de orden de trabajo y más. Las organizaciones también pueden utilizar la función Proyección PM para planificar los próximos trabajos y asegurarse de que se dispone de las piezas, la mano de obra y las herramientas adecuadas.

Interfaz del planificador eMaint GMAO que muestra un control dinámico de las órdenes de trabajo mediante arrastrar y soltar por técnico y fecha, con tareas codificadas por colores y vista de calendario.

✅ Informes y cuadros de mando - Apalancamiento Informes y cuadros de mando para mantenerse al día. Clasifique las órdenes de trabajo por tipo, técnico, departamento o cualquier otro campo definido por el usuario.

Panel de control eMaint GMAO que muestra las métricas de las órdenes de trabajo, el estado de los activos en tiempo real y los indicadores visuales de rendimiento con widgets personalizables.

✅ Mantenimiento móvil - Utilizando servicios móviles de mantenimiento GMAO como MX Mobile de eMaint, las organizaciones pueden acceder a datos en tiempo real y realizar funciones en todas sus instalaciones y en la carretera, incluyendo el envío y la aprobación de solicitudes de trabajo, la firma y el cierre de órdenes de trabajo, y mucho más.

✅ S eguimiento de proyectos - Los grandes proyectos de reforma y renovación pueden ser un quebradero de cabeza, pero el proceso de gestión no tiene por qué serlo. Con las herramientas de gestión de proyectos de eMaint, las organizaciones pueden crear fácilmente proyectos y asignar y seguir órdenes de trabajo desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Los activos, los inventarios y las acciones que afectan a los objetivos operativos pueden gestionarse desde una única plataforma. Con los diagramas de Gantt, los usuarios pueden obtener una clara comprensión visual de las tasas de finalización de las órdenes de trabajo en comparación con la fecha de finalización de un proyecto.

Dado que un GMAO está conectado al registro de activos y al inventario de piezas, no se limita a asignar trabajo, sino que resuelve los problemas de forma holística.

Hecho: Los equipos que utilizan eMaint a menudo ven una reducción del 20-50% en el tiempo de inactividad después de cambiar a órdenes de trabajo digitales.

Este tipo de impacto no se produce por casualidad, sino cuando los procesos de órdenes de trabajo se crean para crecer con el equipo y la tecnología. Entonces, ¿cómo se configura un programa de órdenes de trabajo que no solo funcione hoy, sino que siga funcionando cuando su equipo, su carga de trabajo y su lista de activos crezcan?

Creación de un proceso de órdenes de trabajo escalable

Tanto si se parte de cero como si se pasa de las notas adhesivas y las hojas de cálculo, crear un proceso sólido de órdenes de trabajo es uno de los pasos más inteligentes que puede dar un equipo de mantenimiento. Pero la clave no está solo en crear un sistema, sino en hacerlo escalable.

He aquí cómo llegar:

Empiece con lo que tiene
No espere a tener una lista de activos perfecta o un inventario completo. Empiece por los equipos más importantes, documente las tareas más habituales y tome impulso a partir de ahí.

Elija el sistema de órdenes de trabajo adecuado
Busque un GMAO que sea lo suficientemente flexible como para crecer con usted. eMaint, por ejemplo, le permite empezar con poco -gestionar digitalmente las órdenes de trabajo- y ampliarlo al seguimiento de activos, monitoreo de condición y la gestión de inventario cuando esté preparado.

Forme a su equipo, no sólo a sus técnicos
Incluso el mejor sistema no servirá de nada si no se utiliza. Implique a los técnicos desde el principio, facilíteles formación práctica y asegúrese de que el proceso funciona para ellos, no sólo para la dirección.

Seguimiento, revisión, mejora
Utilice su historial de órdenes de trabajo para detectar tendencias, tomar mejores decisiones y mejorar continuamente. Cuanto más aprenda del trabajo anterior, menos reactivo será su equipo.

Conecte los puntos
A medida que su programa madure, vincule las órdenes de trabajo con los programas de mantenimiento preventivo, los niveles de inventario y los historiales de los activos. A partir de ese momento, empezará a aumentar la eficacia.

Y cuando todas esas piezas se juntan -desde los puntos de partida inteligentes hasta la formación del equipo y la integración del sistema- la recompensa puede ser espectacular. El enfoque correcto de las órdenes de trabajo no sólo mejora las operaciones de mantenimiento en teoría. Produce resultados cuantificables sobre el terreno.

Resultados reales de órdenes de trabajo más inteligentes

Cuando las órdenes de trabajo digitales se hacen bien -y se apoyan en el sistema adecuado- hacen algo más que documentar tareas. Impulsan la eficiencia, la responsabilidad y las ganancias a largo plazo.

A continuación le mostramos cómo organizaciones de diferentes sectores han utilizado eMaint para convertir una mejor gestión de las órdenes de trabajo en un impacto medible:

Empresa Bemis 

Antes de eMaint, Bemis se enfrentaba a una acumulación de más de 120 órdenes de trabajo atrasadas y a un asombroso 20% de tiempo de inactividad no planificado. A los seis meses de pasar al PM automatizado y a las órdenes de trabajo digitales en eMaint, lo consiguieron:

• Reducción del 85% del tiempo de inactividad de los equipos (del 20% al 3%).
• La utilización de técnicos pasó del 50% al ➝ 80%.
• Las órdenes de trabajo cerradas en 30 días han pasado del 13% ➝ al 73%.
• Reducción del tiempo de preparación del informe semanal de unas 5 horas a sólo 30 minutos.

👉 Mira cómo lo hicieron

XTO Energy

Una oplanta 24/7 luchaba con pedidos extraviados y registros manuscritos dispersos. Tras pasar a eMaint:

• La finalización de las órdenes de trabajo pasó del 70% al 100%, sin necesidad decontratar personal adicional.
• Mejora espectacular de la visibilidad de la cartera de pedidos
• Los PM de seguridad se automatizan

👉 Mira cómo lo hicieron

Diseño y fabricación Troy

Cuando se gestionan tareas de calibración, mantenimiento preventivo y seguridad en cuatro ubicaciones diferentes, la visibilidad lo es todo. TDM utilizó el sistema automatizado de órdenes de trabajo eMaint para:

• Lograr una tasa de finalización del trabajo superior al 96
• Elimine el papeleo con notificaciones digitales y acceso móvil
• Seguimiento y mejora de la calidad del servicio mediante herramientas de encuesta integradas

"Todo es muy visible... nos ha ayudado a gestionar mejor el mantenimiento en nuestras cuatro sedes".
- Bill G., Director de instalaciones

👉 Leer el estudio de caso completo

Orden de Trabajo Beneficios: Lo que realmente ofrece un sistema bien gestionado

Cuando se da un paso atrás en la rutina diaria, las órdenes de trabajo se convierten en algo más que simples rastreadores de tareas. Son el motor de una operación de mantenimiento más inteligente, que ayuda a los equipos a priorizar, comunicar y crear fiabilidad a largo plazo.

Cada tipo de orden de trabajo -emergencia, correctiva, PM- desempeña un papel en el paso de reactiva a proactiva. Y cuando ese trabajo está estructurado, es visible y digital, no solo se realiza, sino que genera un impacto.

Esto es lo que hace posible un buen proceso de órdenes de trabajo:

• Una comprensión compartida de las prioridades entre técnicos, planificadores y directivos
• Responsabilidad clara sobre qué se hace, cuándo y por quién
• Conocimiento de tendencias, problemas recurrentes y oportunidades de mejora
• Menos lucha contra el fuego. Más planificación. Mejores resultados.

Y cuando todas esas piezas encajan, se consigue algo más que completar una tarea. Se consigue tracción. Eso es lo que sienta las bases para un mantenimiento más inteligente y escalable, empezando por la siguiente orden de trabajo.

¿Está listo para tomar el control de su flujo de trabajo de mantenimiento?

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Preguntas frecuentes

¿Cómo rellenar una orden de trabajo de mantenimiento?

Para rellenar eficazmente una orden de trabajo de mantenimiento, asegúrese de que incluye toda la información siguiente:

1. Descripción del problema: Describa claramente el problema o la tarea de mantenimiento.
2. Emplazamiento: Especifique dónde se va a realizar el trabajo.
3. Prioridad: Asigne un nivel de prioridad para guiar la acción oportuna.
4. Asignado a: Detalla quién es el responsable de completar la tarea.
5. Tiempo estimado: Proporcione una estimación de la duración de la tarea.
6. Herramientas y materiales necesarios: Enumere todas las herramientas y materiales necesarios.
7. Notas de seguridad: Incluya cualquier precaución de seguridad o normativa pertinente.

¿Qué diferencia hay entre una solicitud de trabajo y una orden de trabajo?

Una solicitud de trabajo es enviada por alguien que identifica una necesidad (por ejemplo, "La unidad de calefacción, ventilación y aire acondicionado hace ruido"). Una vez revisada y aprobada la solicitud, se crea una orden de trabajo. Es el documento formal emitido en respuesta a la solicitud de trabajo, que autoriza y detalla las tareas específicas requeridas. Incluye los recursos asignados, los plazos y las instrucciones, así como los pasos necesarios para llevar a cabo el trabajo.

¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar al crear una orden de trabajo?

Entre los escollos más comunes se encuentran las descripciones vagas de las tareas, la falta de detalles sobre los activos, los niveles de prioridad poco claros y la falta de documentación de finalización. Estos problemas pueden provocar retrasos, falta de comunicación y repetición del trabajo.

¿Las órdenes de trabajo pueden ser recurrentes o automatizadas?

Sí. Con un GMAO como eMaint, puede configurar órdenes de trabajo recurrentes basadas en el tiempo, el uso o los desencadenantes de condiciones, garantizando que las tareas de mantenimiento automatizadas se realicen según lo programado sin entrada manual.

¿Qué es diferencia hay entre una orden de trabajo preventiva y una orden de trabajo correctiva?

Una orden de trabajo preventiva se programa con antelación para evitar averías en el equipo (por ejemplo, cambiar un filtro cada 90 días), mientras que una orden de trabajo correctiva responde a un problema identificado (por ejemplo, arreglar una bomba con fugas tras una inspección).

¿Por qué es importante la documentación en una orden de trabajo?

La documentación de las órdenes de trabajo garantiza la trazabilidad, facilita las auditorías, ayuda a presupuestar y planificar, y crea un historial de activos que orienta futuras decisiones de mantenimiento.

¿Qué es la diferencia entre una orden de trabajo y una orden de compra o factura?

Una orden de trabajo, una orden de compra y una factura tienen finalidades muy distintas dentro de una organización. Una orden de trabajo es un documento de mantenimiento en el que se detallan las tareas que deben realizarse. En cambio, una orden de compra es un documento que se envía a los proveedores para adquirir bienes o servicios, especificando los artículos, las cantidades y los precios acordados. Una factura es un recibo emitido por un proveedor para solicitar el pago de bienes o servicios prestados. Una orden de trabajo inicia las tareas de mantenimiento, una orden de compra inicia las actividades de compra y una factura facilita las transacciones financieras y la tramitación de los pagos.

¿Qué es diferencia hay entre las órdenes de trabajo y las órdenes de mantenimiento?

Aunque en la mayoría de los casos nos hemos referido a las órdenes de trabajo como aplicables a las operaciones de mantenimiento, son más versátiles que eso. Una orden de trabajo puede aplicarse a diversas tareas operativas, como el mantenimiento, la construcción o los servicios informáticos; una orden de mantenimiento se refiere explícitamente a órdenes de trabajo creadas para el mantenimiento, la reparación o la inspección de equipos e instalaciones. Todas las órdenes de mantenimiento son órdenes de trabajo, pero no todas las órdenes de trabajo son órdenes de mantenimiento.