El Whispering Woods Resort está situado en 10 acres en la ciudad de Welches en el majestuoso Territorio del Monte Hood de Oregón. El desarrollo comenzó en 1981 y Whispering Woods se ha convertido en lo que ahora es un complejo vacacional de 74 unidades con 10 condominios tradicionales de propiedad completa, además de una casa club, piscina y patio de recreo. Vacation Resorts International (VRI), la mayor empresa independiente de gestión de tiempo compartido del país, ha prestado servicios de gestión a Whispering Woods desde 1996.

Pat Easterbrooks, Gerente General, supervisa la operación que incluye la limpieza y un personal de mantenimiento de tres empleados a tiempo completo. Whispering Woods se compone de unidades de alquiler, tiempo compartido y condominios de un solo propietario, cada uno de los cuales se rige por una asociación diferente con su propio presupuesto. Mientras que los condominios sólo tienen necesidades de mantenimiento exterior, los de tiempo compartido tienen necesidades de mantenimiento interior, junto con la piscina de la casa club, el jacuzzi y un patio de recreo que necesitan ser mantenidos. Pat y su equipo necesitaban una forma de gestionar las peticiones de los huéspedes y el personal del complejo, hacer un seguimiento de los atrasos y de lo que se ha completado y asignar los costes al presupuesto apropiado.

Pat compró eMaint CMMS en 2007 después de darse cuenta de que el CMMS anterior que habían comprado era demasiado engorroso para satisfacer sus necesidades. Las órdenes de trabajo se inician en el sistema en respuesta a las solicitudes de los huéspedes o como resultado de las inspecciones de las habitaciones. El director de operaciones también introduce las órdenes de trabajo en eMaint CMMS y las codifica para las diversas categorías de gastos. Esto permite al equipo producir informes para la junta directiva que muestran los gastos de mantenimiento incurridos por cada entidad. El equipo de mantenimiento utiliza eMaint para supervisar las solicitudes de mantenimiento recurrentes para determinar si se justifica la sustitución de un activo. Más de 50 órdenes de trabajo se producen cada semana y se asignan a través de 12 códigos de gastos diferentes. eMaint es también una herramienta de gestión que se utiliza para hacer un seguimiento del trabajo realizado y el tiempo para completar el trabajo para que se pueda medir la productividad. Pat se reúne con su equipo de mantenimiento para asegurarse de que las solicitudes se cumplan con prontitud, asegurando el más alto nivel de satisfacción de los clientes.

• 20% de mejora en la productividad y el tiempo de respuesta a las solicitudes
• Capacidad de mantenerse al día con las crecientes necesidades de mantenimiento y limpieza
• Los informes muestran el atraso en el mantenimiento y el trabajo que se realizará próximamente
• Los gastos de mantenimiento se asignan al centro de costos apropiado para el seguimiento del presupuesto
• Informes periódicos de situación y gastos elaborados para cada asociación y miembros de la junta directiva
• Trabajando hacia el uso de eMaint para el inventario de la casa

Pat E., Gerente General, Whispering Woods Resort