RCS disfruta de un mejor tiempo de respuesta a las solicitudes de servicio de más de 5000 residentes
Cliente desde: 2006 | Industria: Gestión de la Propiedad
Realtec Community Services, Inc. (RCS) abarca más de 2.500 casas privadas y adosadas, 2 conjuntos de condominios, así como 2 piscinas privadas y 10 pistas de tenis. Con un sistema menos que ideal que involucra hojas de cálculo de Excel, RCS necesitaba una solución de CMMS asequ ible que hiciera más por menos. A los 30 días de la implementación, todas las órdenes de trabajo recurrentes estaban en el sistema, y las órdenes de trabajo se estaban generando y asignando. RCS pudo hacer todo esto, y personalizar los campos de los formularios de las órdenes de trabajo según sus especificaciones exactas.
ANTECEDENTES
Realtec Community Services, Inc, (RCS) es el agente administrativo de la Asociación de Propietarios de Colonia de Ford (FCHOA) ubicada en Williamsburg, Virginia, una comunidad que más de 5.000 residentes llaman hogar. Dentro de la comunidad hay más de 2.500 casas privadas y casas adosadas, 2 conjuntos de condominios, así como 2 piscinas privadas, y 10 canchas de tenis. RCS es responsable de mantener 48 millas de caminos privados, 2700 acres privados y múltiples áreas comunitarias y vehículos de servicio. Audrey Miller, Coordinadora de Servicios al Propietario, y Ryan Lee, Gerente de Mantenimiento de Caminos y Proyectos buscaron una forma más eficiente de manejar las solicitudes de los propietarios, el mantenimiento recurrente y los informes del comité.
EL DESAFÍO
Antes de la aplicación de eMaint CMMS, el RCS se basaba en hojas de cálculo de Excel que proporcionaban información general sobre el trabajo a realizar. Este sistema se estaba volviendo poco manejable y no proporcionaba los informes detallados que deseaban los comités de la HOA. El RCS necesitaba un sistema para hacer un seguimiento de las tareas de mantenimiento recurrentes, gestionar el creciente número de solicitudes de mantenimiento de los residentes y proporcionar informes semanales y mensuales detallados a los jefes de los comités de la HOA, incluidos los de seguridad, recreación, carreteras, mantenimiento de proyectos, presupuesto y administración de los proyectos y el presupuesto de mantenimiento recurrente de su departamento.
IMPLEMENTACIÓN
eMaint CMMS fue recomendado por un residente y un miembro del comité de la HOA y fue elegido en base a su precio asequible y la capacidad de adaptar el sistema para que se ajuste a sus necesidades. Dentro de los 30 días siguientes a la implementación, todas las órdenes de trabajo recurrentes se cargaron en el sistema y las órdenes de trabajo se estaban generando y asignando. Ryan y Audrey pudieron personalizar los campos de los formularios de las órdenes de trabajo para que coincidieran con su terminología.
Un enlace en su sitio web a un formulario de solicitud de mantenimiento personalizado permite a RCS para aprobar, asignar y hacer un seguimiento de las solicitudes de los propietarios cada mañana. Audrey y Ryan fueron capaces de crear fácilmente informes que contienen la información detallada requerida por cada uno de los 13 comités de la HOA. Un beneficio añadido de eMaint CMMS fue la capacidad de invocar y rastrear proactivamente las medidas de "autoayuda" en propiedades que están abandonadas o en ejecución hipotecaria, preservando los valores de la propiedad para todos los residentes.
BENEFICIOS
"eMaint CMMS nos ha permitido proporcionar un servicio superior a nuestros residentes disminuyendo drásticamente el tiempo de respuesta a las solicitudes de mantenimiento, así como proporcionar informes detallados automatizados a nuestros diversos comités de la HOA".
Audrey M., Coordinadora de Servicios al Propietario, Servicios de la Comunidad Realtec