Was ist Pencil Whipping?

Pencil Whipping bedeutet, dass hastig Arbeitsaufträge oder andere Aufgaben abzeichnet, die nicht ordnungsgemäß erledigt wurden. Dies kann das Risiko von Geräteausfällen, Bestandsproblemen, Sicherheitsrisiken und mehr für Ihr Unternehmen erhöhen.

Zu den Aufgaben, die häufig mit dem Bleistift erledigt werden müssen, gehören die vorbeugende Wartung (Preventive Maintenance, PM), die Überprüfung des Lagerbestands, die Freigabe von Lieferungen, Sicherheitsinspektionen und Schulungszertifizierungen.

Wo der Bleistift in der Wartung geschlagen wird

Dies sind die häufigsten Instandhaltungstätigkeiten, bei denen Bleistiftpeitschen auftreten, sowie die Gründe, warum das Management die Bleistiftpeitschen in diesen Bereichen reduzieren sollte.

1. Sicherheitsprüfungen

Sicherheitsprüfungen sind besonders anfällig für das Auspeitschen des Bleistifts. Das liegt daran, dass sie sich wiederholen und häufig stattfinden (oft wöchentlich oder sogar täglich), so dass Techniker sie als langweilig empfinden und darauf bedacht sind, sie schnell zu erledigen. Natürlich können unsachgemäße Sicherheitsprüfungen große Gefahren mit sich bringen.

2. Geplante Überprüfungen

Alle planmäßigen Kontrollen sind anfällig für Bleistiftpeitschen. Wenn Mitarbeiter die Ausrüstung regelmäßig und ohne offensichtliche Probleme benutzen, gehen sie möglicherweise davon aus, dass die Ausrüstung die Inspektion bestehen wird. Diese Annahme kann dazu führen, dass die Inspektionen übereilt durchgeführt oder übersprungen werden. Wenn Techniker immer wieder dieselben Geräte mit dem Bleistift bearbeiten, kann es vorkommen, dass diese Anlagen wochen- oder monatelang keiner ordnungsgemäßen Prüfung unterzogen werden.

3. Bestandskontrollen

Lagermitarbeiter können Inventurformulare als mühsam, entmutigend oder beides empfinden. Ob absichtlich oder aus Versehen, unvorsichtig handelnde Teammitglieder können Verzögerungen verursachen, sich auf das Budget auswirken und zu Fehlbeständen führen. Wiederholte Fehlzählungen können den Betrieb, die Kundenzufriedenheit und die KPIs erheblich beeinträchtigen - ganz zu schweigen vom Ruf Ihres Unternehmens.

4. Ausbildung Zertifizierungen

Wenn ein erfahrener neuer Mitarbeiter zu Ihrem Team stößt, verlangt die Geschäftsleitung dann von ihm, dass er sich für Aufgaben, die er bereits beherrscht, zertifizieren lässt? Ist dies nicht der Fall, dann haben Sie ihre Ausbildung vernachlässigt. Wenn sie ihre Kompetenz unter Beweis gestellt haben, mag dies den Managern harmlos erscheinen - aber ein Compliance-Bewerter wäre da anderer Meinung. Die Umgehung von Ausbildungszertifikaten könnte Sie sogar in rechtliche Schwierigkeiten bringen.

Warnzeichen und Beispiele für Bleistiftpeitsche

Achten Sie in den Wartungsabteilungen auf die folgenden Muster:

• Ungewöhnliche Prüfgeschwindigkeit. Erfahrene Techniker arbeiten zwar schnell, aber manche Geschwindigkeiten sind unangemessen. Achten Sie auf lange Checklisten, die in wenigen Minuten abgearbeitet sind.
• Identische Fertigstellungszeiten. Hat ein Techniker vier Arbeitsaufträge mit demselben Zeitstempel abgeschlossen? Das ist ein Zeichen dafür, dass etwas nicht stimmt.
• Übersprungene Felder und Checklistenpunkte. Leere Felder auf Wartungschecklisten zeigen an, dass ein Techniker wichtige Schritte übersehen hat.
• Kopierte Kommentare. Wenn Sie in jedem Feld der Checkliste oder in mehreren Checklisten dieselbe Notiz sehen, ist das ein Zeichen dafür, dass jemand die Inspektion überstürzt oder ganz ausgelassen hat.
• Wiederkehrende Probleme bei geprüften Anlagen. Angenommen, eine Anlage fällt immer wieder aus, aber alle Sicherheitsprüfungen und Inspektionen scheinen positiv zu verlaufen. Prüfen Sie die Arbeitsaufträge genau, um Ungenauigkeiten zu erkennen.

Warum ist das Aufschlagen von Bleistiften ein Problem?

Das Auspeitschen von Bleistiften mag harmlos erscheinen. Wenn diese Praxis jedoch zur Gewohnheit wird, kann sie zu einem Schneeballeffekt werden und Ihrem Unternehmen ernste Probleme bereiten. So können unzureichende Inspektionen zu unerwarteten und kostspieligen Reparaturen, verpassten Terminen, minderwertigen Produkten und verärgerten Kunden führen. Im schlimmsten Fall kann die Bleistiftpeitsche sogar zu katastrophalen Ausfällen führen, die die Sicherheit der Mitarbeiter gefährden.

Bleibt sie unkontrolliert, kann die Bleistiftpeitsche auch Probleme im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften, der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, teuren Geldstrafen oder sogar rechtlichen Problemen verursachen. Arbeitgeber können Mitarbeiter, deren Handlungen zu schweren Verletzungen führen, strafrechtlich belangen. Betroffene Dritte können auch Schadenersatzansprüche geltend machen. Deshalb ist es so wichtig, Pencil Whipping zu erkennen und zu unterbinden.

Was ist die Ursache für die Bleistiftpeitsche?

Für das Auspeitschen von Bleistiften gibt es eine Vielzahl von Gründen - Faulheit der Arbeitnehmer gehört in der Regel nicht dazu. Lesen Sie weiter, um die Hauptursachen für das Auspeitschen von Bleistiften zu erfahren.

Überlastete Mitarbeiter

Wenn zu wenige Mitarbeiter mit zu vielen Aufgaben betraut werden, setzen sie oft Prioritäten auf der Grundlage dessen, was sie für am wichtigsten halten. Dies kann dazu führen, dass sie die Arbeit, die sie als wenig prioritär oder risikoarm ansehen, mit dem Bleistift erledigen. Arbeitsauftragssoftware ist eine hervorragende Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Aufzeichnungen zu automatisieren, so dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für die Erledigung aller geplanten Wartungsaufgaben haben.

Ineffizientes Management

Techniker und andere Mitarbeiter, die an vorbeugenden Wartungsarbeiten beteiligt sind, sollten wissen, warum sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen - und dies zu vermitteln, ist die Aufgabe der Wartungsmanager. Arbeitsauftragssoftware ermöglicht die Erstellung von anpassbaren Vorlagen, die genau beschreiben, wie und warum bestimmte Arbeiten ausgeführt werden sollten. So bleiben Ihre Mitarbeiter über sich ändernde Prioritäten informiert und auf dem Laufenden, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass gemeinsame Standards von allen befolgt werden.

Druck zur Verbesserung der Metrik

Die Mitarbeiter fühlen sich unter Umständen unter Druck gesetzt, die ihrer Meinung nach unerreichbaren Leistungskennzahlen oder Key Performance Indicators (KPIs) zu erreichen, was manchmal zu mit dem Bleistift geschriebenen Arbeitsaufträgen führt. Mit einer Software für Arbeitsaufträge kann Ihr Unternehmen automatisch alle Wartungsaktivitäten prüfen und analysieren. So können Sie potenzielle Verbesserungsbereiche identifizieren und realistische und erreichbare Ziele für Ihr Wartungsteam festlegen.

Problem der Arbeitskultur

Unabhängig von der Ursache kann sich die Bleistiftpeitsche in Ihrem Unternehmen schnell verbreiten und zu Ausfällen, Produktivitätsverlusten und Geldverschwendung führen. Aus diesem Grund müssen Prozesse eingerichtet werden, die sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter über die nötigen Werkzeuge verfügen, um alle vorbeugenden Wartungsarbeiten problemlos durchführen und dokumentieren zu können. Mit Software für Arbeitsaufträge können Mitarbeiter schnell elektronische Unterschriften leisten, anpassbare Formulare ausfüllen, ihre Wartungsaufgaben verfolgen und vieles mehr.

Wie Sie die Bleistiftpeitsche in Ihrer Organisation vermeiden können

Der beste Weg, um Pencil Whip zu verhindern, ist die Förderung von Verantwortung, Transparenz und Feedback durch alle Mitarbeiter.

Wenn die Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn sie über die Ressourcen verfügen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, und wenn sie die Möglichkeit haben, problemlos mit dem Management zu kommunizieren, sind sie produktiver, fühlen sich wertgeschätzt und neigen weniger dazu, mit dem Bleistift zu peitschen.

Quoten neu bewerten oder aufheben

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, eine Quote für die Erledigung von Arbeitsaufträgen zu erfüllen, für die Sie einen Bonus oder eine Gehaltserhöhung erhalten. Würden Sie sich Zeit nehmen, um jede Aufgabe gründlich zu erledigen? Oder würden Sie sich ein wenig beeilen - vor allem am Ende des Tages, am Ende der Woche oder kurz vor dem Erreichen der Frist für die Erfüllung Ihrer Quote?

Unrealistische Quoten können dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben im Eiltempo erledigen. Manche lassen bewusst Schritte aus, um Zeit zu sparen, während andere dies vielleicht aus Versehen tun. Wenn es um Sicherheit und Betriebszeit geht, spielt es leider keine Rolle, warum sie Schritte auslassen. Die Folgen sind für Ihre Anlagen, Einrichtungen, Mitarbeiter und Dritte die gleichen.

Fragen Sie Mitarbeiter über Pencil Whip

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, das Auspeitschen von Bleistiften zu melden. Sie können Versammlungen für alle Mitarbeiter abhalten, ein System für anonyme Hinweise einrichten oder mit den Mitarbeitern unter vier Augen sprechen. Die beste Vorgehensweise hängt von Ihrer Arbeitsplatzkultur ab.

Seien Sie direkt, aber verständnisvoll mit Mitarbeitern, die sich als Bleistiftpeitscher betätigen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihr Verhalten zu korrigieren und sich zu verbessern. Damit zeigen Sie Ihrem Team, dass es in Ordnung ist, Fehler zu machen, solange Sie die Verantwortung dafür übernehmen.

Durchführung von Stichprobenkontrollen

Um die Bleistiftpeitsche zu verhindern oder sie frühzeitig zu entdecken, sollten Sie stichprobenartige Kontrollen von Geräten und Anlagen durchführen. Rufen Sie aktuelle Checklisten auf und vergleichen Sie sie mit Ihrer Live-Inspektion. Im besten Fall stimmt alles überein, und Ihre Ausrüstung ist sicher. Und im schlimmsten Fall entdecken Sie etwas, das einen kritischen Ausfall verhindert.

Vertrauen Sie Ihrer CMMS-Software

Checklisten mögen eine gründliche Inspektion anzeigen, aber wenn Echtzeitdaten einen potenziellen Fehler aufzeigen, wissen Sie, dass etwas nicht stimmt.

Eine leistungsstarke Software für Arbeitsaufträge, die in einem computergestützten Wartungsmanagementsystem (CMMS) wie eMaint enthalten ist, macht die Verwaltung Ihres Wartungsteams zu einem Kinderspiel. Da alle Informationen organisiert und in Echtzeit von jedem intelligenten Gerät aus abrufbar sind, können Manager potenzielle Mängel in den aktuellen Wartungspraktiken schnell erkennen und beheben.

Die Bleistiftpeitsche schleicht sich ein, aber mit der richtigen CMMS-Software können Sie sie verhindern

Die Bekämpfung der Bleistiftpeitsche mit Hilfe von Arbeitsauftragssoftware hilft Ihrem Unternehmen, wichtige Wartungsaufgaben schnell und korrekt auszuführen und so die Produktivität und Effektivität Ihres Wartungsteams zu maximieren.

Und mit den robusten Berichtsfunktionen der eMaint CMMS-Software haben Sie die Gewissheit, dass Sie über genaue, aktuelle Aufzeichnungen verfügen, die mit allen relevanten Normen konform sind. Denn mit der Arbeitsauftragssoftware wird jede Aktivität elektronisch dokumentiert und mit einem Zeitstempel versehen, so dass sie im Falle eines Audits leicht wiedergefunden werden kann.

Durch die Erhöhung der Betriebszeit von Anlagen, die Verringerung ungeplanter Ausfallzeiten, die Minimierung von Wartungskosten und die Automatisierung von Aufzeichnungen macht sich eine Software für Arbeitsaufträge schnell bezahlt.

Warten Sie nicht, sondern nutzen Sie eMaint, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsaufträge nicht mehr mit dem Bleistift geschrieben werden.