Ein CMMS-System fungiert unter anderem als Arbeitsauftragssoftware zur Verfolgung von Wartungsaufträgen und zur Planung von Aufgaben. Es hilft den Wartungsteams bei der Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe und der Minimierung von Ausfallzeiten. Durch die Integration von Vibrationssensoren und anderen Tools ( zustandsüberwachung ) ermöglichen ein CMMS und seine Datenbank den Teams auch, den Zustand der Maschinen rund um die Uhr im Auge zu behalten, so dass sie eine zustandsorientierte Wartung durchführen können.

Andere wichtige CMMS-Integrationen, wie z. B. Enterprise Resource Planning-Software, können Instandhaltungsteams dabei helfen, ihre Tätigkeiten mit den Einkaufs- und Inventarfunktionen zu verbinden, die an anderer Stelle im Unternehmen verwendet werden. Während sich Wartungs- und Zuverlässigkeitsteams darauf konzentrieren, die Maschinen am Laufen zu halten, ist es in den heutigen Unternehmensumgebungen unerlässlich, dass ein CMMS nahtlos mit diesen anderen Geschäftssystemen kommunizieren kann.

Die Wartungsmanager von heute verlassen sich auf CMMS-Systeme, um ihre Wartungsprogramme zu optimieren, Prozesse zu rationalisieren und die Verfolgung und Analyse von Wartungs-KPIs zu verbessern. Ein CMMS kann auch eine genaue Dokumentation von Instandhaltungsaktivitäten ermöglichen, was für stark regulierte Branchen, die Audits unterliegen, unerlässlich ist.

Letztendlich ist ein CMMS eine Datenbank, und die darin enthaltenen Informationen unterstützen eine Vielzahl von Funktionen in verschiedenen Teams. Die Mitarbeiter in den Bereichen Betrieb oder Finanzen können von der Einsicht in den Bestandsstatus oder die Kosten, die Auftragsvergabe und andere Wartungsfunktionen profitieren.