Grinnell College steigert mit eMaint den PM-Abschluss um 27 % und spart 15 Stunden pro Woche

Das Grinnell College ist eine private Hochschule für freie Künste mit Sitz in Grinnell, Iowa. Auf dem 192 Hektar großen Campus werden über 1.700 Studenten unterrichtet.

Sicherheit und Komfort für Studenten und Mitarbeiter haben für die Hochschule oberste Priorität. Bei 90 Gebäuden und über 10.000 Anlagen, darunter 3.000 Sicherheitseinrichtungen wie Feuerlöscher und Ausgangsschilder, war die Dokumentation des Zustands und der Inspektionen der Anlagen eine Herausforderung.

Vor der Einführung von eMaint verwendete das Grinnell College eine Microsoft Access-Datenbank, um seine Inspektionen zu dokumentieren. Die Mitarbeiter verwendeten außerdem mehrere Systeme, um die Inspektionen zu verfolgen und Arbeitsaufträge zu verwalten. Das College wollte jedoch alles in einem einzigen System zusammenfassen, das die Nachverfolgung vereinfacht, die Erstellung von Berichten ermöglicht und die Einhaltung der monatlichen Inspektionsanforderungen gewährleistet.

Die Studenten mussten auch in der Lage sein, Wartungsanfragen zu stellen, und die Techniker mussten in der Lage sein, unabhängig vom Gebäude, in dem sie arbeiteten, auf die Arbeitsaufträge und den Anlagenverlauf zuzugreifen.

Sie wandten sich an eMaint CMMS, um eine Lösung zu finden.

Die Umstellung auf eMaint war ein einfacher Prozess, der durch die Unterstützung des eMaint-Implementierungsteams noch erleichtert wurde. "Wir hatten Mitarbeiter, die uns unterstützt haben, und das eMaint-Implementierungsteam war immer zur Stelle, wenn wir es brauchten", sagt Charles Besick, Maintenance Manager am Grinnell College. "Sie haben von Anfang bis Ende hervorragende Arbeit geleistet und dafür gesorgt, dass wir vor der Inbetriebnahme die meisten Probleme beseitigt hatten.

Außerdem erleichterte die persönliche Schulung durch das eMaint-Implementierungsteam dem Wartungspersonal von Grinnell, alle Vorteile des CMMS zu nutzen. "Von Anfang an war die Schulung phänomenal", sagte er. "Die eMaint-Bootcamps lohnen sich für Leute, die sie wirklich brauchen.

Jeder Anlage wurde ein Strichcode zugewiesen, den die Mitarbeiter scannen konnten, um auf die Historie zuzugreifen. Von ihren Laptops aus konnten die Techniker Inspektionen dokumentieren, Arbeitsaufträge erstellen oder aktualisieren oder andere Aufgaben ausführen, ohne den Bereich zu verlassen. Und das Wichtigste: Anstatt mehrere Systeme zu verwenden, war alles in der eMaint-Datenbank enthalten.

Es dauerte nicht lange, bis das Grinnell College die Vorteile seines neuen CMMS zu erkennen begann.

Das Team des Grinnell College stellte auf ein papierloses Wartungsmanagement um, stattete jeden Handwerker mit einem Laptop aus und erhielt die Möglichkeit, projektspezifische Kosten zu verfolgen.

Mit eMaint können die Techniker jetzt bei ihren monatlichen Sicherheitsinspektionen die Anlagen einfach scannen. Sie dokumentieren den Zustand der Anlagen, während sie durch die einzelnen Einrichtungen gehen, und stellen so sicher, dass sie die behördlichen Anforderungen erfüllen und dass alle Anlagen so funktionieren, wie sie sollen. Das System erstellt bei Bedarf automatisch Arbeitsaufträge, sodass Reparaturen schnell erledigt werden können.

"Wir haben jetzt die Daten, mit denen wir nachweisen können, dass wir die Vermögenswerte monatlich überprüft haben, falls wir jemals geprüft werden", sagte Besick. "Das Wichtigste ist einfach, dass die Studenten und Mitarbeiter und alle anderen hier auf dem Campus sicher sind.

Studenten und Mitarbeiter können auch über einen speziellen Weblink Arbeiten an ihren Anlagen anfordern. "Die Studenten wissen nicht, dass eine Klimaanlage repariert werden muss, sie wissen nur, dass ihre Klimaanlage nicht funktioniert", erklärt Besick. "Wir haben das System vereinfacht und so eingerichtet, dass die Studenten nur das Gebäude identifizieren müssen, damit unsere Handwerker wissen, wohin sie gehen müssen, um das Problem zu beheben.

Neben der Dokumentation von Inspektionen und der Rationalisierung von Arbeitsaufträgen nutzt das Grinnell College eMaint auch zur Optimierung seines Ersatzteilbestands. Das Wartungsteam kann leicht überprüfen, ob Ersatzteile vorrätig sind, und das Buchhaltungsteam kann Bestandsberichte für die Berichterstattung zum Monatsende erstellen. "All das ist sehr wichtig für unseren Erfolg", so Besick.

Das Grinnell College freut sich auf die Implementierung von eMaint X5 im kommenden Jahr, das noch mehr Funktionen bieten wird. "Die Geschwindigkeit wird fantastisch sein", sagte Besick. "Es wird schön sein, einen eigenen Server für X5 zu haben, und wir freuen uns darauf, mehr Fotos zu unseren Arbeitsaufträgen hinzufügen zu können." Das Unternehmen plant, auch andere Abteilungen des Gebäudemanagements in das papierlose Wartungsmanagement einzubeziehen.