La investigación del Grupo Standish muestra que más del 31% de los proyectos de implementación de software de TI se cancelan antes de que se completen. A medida que los investigadores estudian por qué algunos proyectos no se lanzan mientras que otros tienen éxito, han surgido algunos puntos en común.
En las implementaciones exitosas, el equipo responsable no sólo comienza su planificación mucho antes del inicio, sino que los miembros del equipo no avanzan hasta que han establecido firmemente la dirección estratégica, la justificación del proyecto y el impulso motivacional. Eso los posiciona para ganar el patrocinio de nivel ejecutivo necesario para asegurar los recursos requeridos para la duración del proyecto.
En su seminario web de octubre de 2020, "AIM first: Aligning your organization for a successful GMAO implementation", Scott Rojas denomina a esta planificación previa la "misión antes de la misión" o, de forma abreviada, AIM (Align, Integrate, Monitor/Measure).
Rojas, consultor senior y experto en implantación de sistemas de gestión de mantenimiento informatizadoGMAO) para Fluke Reliability, está especializado en excelencia operativa, análisis de procesos empresariales y gestión de calidad. Su enfoque de gestión de la cartera de proyectos (PPM) para la implantación GMAO software GMAO ha ayudado a aclarar la necesidad de una metodología "AIM first".
Para que la implantación tenga éxito, dice Rojas, hay que alinear tres visiones: la misión ejecutiva, el proceso de GMAO y el plan y la ejecución de la implantación de GMAO .
"¿Qué es cierto para la organización basada en la estrategia debe serlo también para el proyecto GMAO !", subraya.
AIM primero: Centrarse en la estrategia y la misión
El punto de vista de AIM es que la claridad en la estrategia y la misión debe estar por encima de todo. Alinear primero, luego integrar, y luego monitorear.
Un buen punto de partida para el proceso de alineación es confirmar la justificación del equipo o la finalidad del nuevo software GMAO . Cuando Rojas sondeó a los asistentes al seminario web, la mayoría respondió que la mejor forma de utilizar un GMAO es como parte de un programa estratégico o de varios programas (42%) y/o como base de datos de mantenimiento y fiabilidad (40%).
Rojas coincide con esa expectativa, pero advierte sobre la implantación de un GMAO como programa estratégico independiente. Afirma que la visión y la misión de la planta deben definir la estrategia, y el programa GMAO debe apoyar la visión y la misión.
La estrategia de la iniciativa GMAO , dice, debería ser:
- Estratégicamente enfocado
- Conducido por el objetivo
- Consciente de los recursos
- Técnicamente factible
- Económicamente viable
- Con los conductores justificados
La validación de esos seis puntos satisface el requisito del AIM primero y posiciona al equipo central para comenzar los preparativos. Observe dónde se encuentra AIM en la Figura 1: Al principio. El proceso de AIM comienza antes del plan de implementación y lleva a cabo toda la iniciativa.
Como ilustra la figura 1, un buen plan de implantación de GMAO requiere preparación, creación de un anteproyecto y un plan de implantación, y una cuidadosa conducción de la transferencia de datos, la confirmación del sistema y la formación para la puesta en marcha y las actividades de mantenimiento.
Figura 1. Las 10 claves del éxito de la implantación de GMAO
Al dedicar el tiempo extra a alinearse con la misión y la visión antes de comenzar el proceso de implementación, Rojas dice que el equipo no sólo atrae la aceptación, sino que tiene muchas más posibilidades de mantener esa aceptación a lo largo del proceso de implementación.
Puntos de fallo habituales en las implantaciones de GMAO
Rojas identifica cuatro niveles de dificultades encontradas durante las implantaciones GMAO y los 50 culpables frecuentes de los fracasos en la implantación de GMAO . Para ver la lista completa, consulte su presentación en el seminario web. He aquí algunos ejemplos:
Nivel 1
- La organización no está comprometida con la implantación de GMAO o carece de la cultura para cambiar
- Descubrimiento incompleto de impulsores y Beneficios estratégicos
Nivel 2
- Falta de comprensión y apoyo de la alta dirección
- Presupuesto o recursos insuficientes
Nivel 3
- Mala planificación de los proyectos
- No hay medidas de rendimiento del proyecto
Nivel 4
- Un proceso de selección defectuoso
- No hay un proceso de aplicación ni una metodología de ciclo de vida de los proyectos
¿Has oído alguna vez el consejo de que, cuando se planifica el plazo de un trabajo, debes hacer tu mejor evaluación y luego duplicarla?
Rojas está de acuerdo con el plazo previsto entre el patrocinio de la carta del proyecto GMAO y la puesta en marcha de los datos: Es posible que haya que duplicarlo. Aunque el 47% de los asistentes al seminario quería entre 6 y 12 meses para la implantación (según una pregunta de la encuesta), Rojas advierte de que incluso ese plazo puede no ser suficiente si inicialmente no se han colocado todas las piezas en su sitio.
Los cinco elementos "verdes" de la figura 2 deben estar presentes para que la implantación de GMAO aporte el valor esperado. Si falta alguno al principio, cabe esperar que el proyecto dure más de lo deseado o no tenga éxito. Trace a la derecha para ver cómo responde el cultivo de plantas a los elementos que faltan.
Figura 2. Trazado de las cinco condiciones necesarias a nivel de la iniciativa para la ejecución satisfactoria de los proyectos
Sin una metodología diligente de AIM-first, es probable que se produzcan esas lagunas en la Figura 2, lo que provocaría una "sensación dominante de frustración y desgaste organizativo", además de otros efectos perjudiciales, dice Rojas.
Éstas son las señales de que un proyecto GMAO tiene problemas:
- Importante "alcance" sin control de cambios
- Costes crecientes acompañados de un deterioro del valor y Beneficios
- Desviaciones de la lista que no pueden ser corregidas
- No se han cumplido los plazos
- Baja moral, acompañada de cambios en el personal clave del proyecto
Cómo es el "buen AIM"
Para evitar todo esto, debes realinear el valor estratégico del proyecto y el caso de negocio.
Aquí hay algunos ejemplos de aplicación de los principios de AIM y de empezar correctamente:
- El Director Corporativo de Mantenimiento está listo para desplegar un GMAO en toda la empresa.
- Forma un equipo de Desarrollo de Casos de Negocio (BCD) para poner en marcha la pelota.
- El equipo lleva a cabo la debida diligencia y trabaja para preparar un sólido caso comercial, incluyendo un análisis de costo-beneficio en el que todos los criterios de selección de la cartera dan en el blanco con los escenarios de mejor caso, caso promedio, peor caso y no hacer nada.
- El analista de negocios del equipo presenta el caso de negocios para la aprobación del comité ejecutivo.
- Una vez aprobado, se inicia el proyecto y se asigna un director de proyecto para que comience a trabajar, comenzando con una investigación y un examen minuciosos del alcance de alto nivel y del área de trabajo sujeta a la aplicación.
- Con la ayuda de PYMES cruciales, el PM trabaja diligentemente en la Carta del Proyecto. El PM proporciona actualizaciones y algunos elementos de alcance adicionales necesarios para el estudio de viabilidad y los amplía con otras necesidades de recursos.
- El PM presenta el Estatuto del Proyecto y actualizaciones de la alineación estratégica, y el retorno de la inversión sigue siendo prometedor, gracias al excelente trabajo inicial del equipo de BCD.
- El equipo central del proyecto entra en la fase de planificación y comienza a trabajar con un analista de negocios, como se solicita en la Carta del Proyecto, para desarrollar todo el alcance de los requisitos comerciales.
Rojas sugiere involucrar a un analista de negocios en el proyecto desde el principio y apoyarse fuertemente en su aporte.
También aconseja minuciosidad a la hora de especificar otros recursos: ¿puede el equipo interno hacerlo todo, o se necesitará ayuda externa?
Y, dice, siempre realice un análisis exhaustivo de costo-beneficio, haga su debida diligencia y desarrolle un caso comercial "sólido como una roca" en la etapa preliminar.
Artículos relacionados: