¿Qué es el software de mantenimiento?
El software de mantenimiento es un programa informático que centraliza toda la información de mantenimiento y proporciona herramientas para optimizar la conservación de los activos. El objetivo de cualquier software de gestión del mantenimiento es aumentar la disponibilidad, la utilización y la fiabilidad de sus equipos. Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (G MAO) es un software de mantenimiento que le permite gestionar, automatizar y racionalizar eficazmente sus operaciones de mantenimiento. El software de mantenimiento está generalmente basado en la nube, lo que significa que la información de mantenimiento es rápidamente accesible desde cualquier dispositivo, proporcionando una rápida visibilidad de todas sus operaciones de mantenimiento en todos los sitios de trabajo.
Las actividades de mantenimiento requieren mucha planificación y organización. Cada proceso debe documentarse y ser objeto de informes para garantizar que la fiabilidad y la sostenibilidad sean una prioridad en todas las operaciones de la empresa. El software de mantenimiento ofrece a los usuarios la posibilidad de sumergirse en sus activos, suministros, planos de planta y servicios públicos para realizar un seguimiento, supervisarlos y analizarlos.
¿Para qué sirve el software de mantenimiento?
Para gestionar los equipos con eficacia, necesita saber qué hay disponible para la producción en un día determinado. Aunque el tiempo de inactividad es inevitable, puede aplicar una estrategia que prolongue la vida útil de cada activo y elimine los residuos innecesarios. Las innovaciones modernas en software automatizado han abierto la puerta a la optimización de la coordinación del mantenimiento a muchos niveles, reduciendo así las averías y los fallos a largo plazo.
El software de mantenimiento es excepcional para ahorrar costes de mano de obra y material, ya que muestra qué piezas hay en stock y quién está cualificado para completar las órdenes de trabajo. Es mucho más fácil cumplir la normativa y los procedimientos normalizados de trabajo cuando se tienen archivados. Un sistema sólido también es ideal para poner en práctica las normas de salud y seguridad en el lugar de trabajo. Cuando se vincula a una aplicación, puede transmitir el estado del tiempo de actividad de los activos para alertarle de cualquier cambio que se produzca.
Características principales del software de gestión del mantenimiento
Las soluciones de software de gestión del mantenimiento ofrecen una amplia variedad de funciones y capacidades, entre ellas:
- Gestión y automatización del mantenimiento preventivo
- Gestión centralizada de activos durante todo su ciclo de vida
- Gestión y automatización de órdenes de trabajo
- Gestión de inventarios, seguimiento y reordenación automática de piezas
- monitoreo de condición y análisis para el mantenimiento predictivo y prescriptivo.
- Informes y cuadros de mando analíticos
- Registro digital para la preparación de auditorías
- Gestión de la seguridad y el cumplimiento
Un software de gestión del mantenimiento con una interfaz de usuario intuitiva facilita a los usuarios de cualquier nivel el acceso a la información y las herramientas que necesitan para realizar su trabajo con mayor eficacia.
¿Cuáles son los cinco tipos de software de mantenimiento?
1. Gestión del rendimiento de los activos (APM)
El software APM interviene en la adquisición de puntos de datos continuos sobre valoración y evaluación de riesgos. Se ocupa principalmente de alcanzar objetivos de fiabilidad mediante la consecución de mayores ingresos y el aumento de la confianza de los clientes. Mediante el uso de técnicas de IA, APM refuerza el ecosistema de activos acoplando dispositivos inteligentes con herramientas modernas como la RA para mejorar los sistemas de ingeniería y TI.
2. Gestión de Activos Empresariales (EAM)
El software EAM ofrece una amplia gama de funciones para escanear activos durante sus fases de construcción, mantenimiento y sustitución. Esto le permite recopilar información valiosa sobre la infraestructura de varias sedes para realizar un seguimiento del consumo de energía, las reparaciones en curso y las garantías en vigor. Le permite gestionar contratos con terceros, ampliar las funciones de los activos o invertir en nuevo capital.
3. Planificación de recursos empresariales (ERP)
El software ERP se encarga de las operaciones centrales del edificio que transfieren datos entre la cadena de fabricación, financiera o de suministro. Realizado en una única plataforma, mejora la productividad para que pueda distribuir los recursos en función de decisiones empresariales acertadas o de los intereses de las partes interesadas. Las soluciones ERP son conocidas por impulsar las experiencias digitales en el sector minorista.
4. Gestión de inventarios (GI)
Los sistemas de IM contribuyen a la calidad y la entrega de los productos. Le ayuda con los pedidos de compra comparando los precios de los artículos entre proveedores. En general, fomenta la conectividad de los datos mostrando balances que le indican si hay escasez o problemas de tesorería en la cartera de pedidos. IM localiza exactamente dónde se almacenan los materiales.
5. Orden de trabajo (OT)
El software de órdenes de trabajo está diseñado para medir KPI ajustables y diseñar plantillas para recopilar resultados más rápidamente. Para cubrir el alcance del ciclo de vida de un activo, necesitará un GMAO para programar órdenes repetidas que recuerden a sus técnicos la reparación de equipos vitales en curso. Como el software captura valores en tiempo real, ya no tendrá que imprimir registros para las próximas inspecciones.
En definitiva, la gestión del mantenimiento tiene más éxito si se adopta un enfoque proactivo, en el que la aplicación portátil ya incluye una visión general de la logística, que si se adopta una mentalidad reactiva, consistente en limpiar a posteriori.
¿Quién utiliza el software de gestión del mantenimiento?
Los usuarios frecuentes del software son los empleados que tienen estas ocupaciones:
- Supervisores de mantenimiento: Revisan y aprueban los PNT o los informes de auditoría para que se ajusten a las mejores prácticas de mantenimiento. Supervisa los programas PM y la movilidad de los activos.
- Operadores de máquinas: Inspeccionan las máquinas desgastadas en busca de signos de daños y, a continuación, presentan solicitudes de trabajo a los técnicos. Pueden basarse en la detección de imágenes para instalar piezas que requieren mayor precisión.
- Ingenieros de fiabilidad: Toma lecturas sobre las métricas de mantenimiento y las utiliza para preparar diagramas o gráficos que sopesen las limitaciones de costes frente a la disponibilidad de determinados procesos.
- Técnicos: Declaran los códigos de avería de un activo y se encargan de finalizar las órdenes de trabajo. Lo utilizan para recuperar las piezas necesarias para reparar un activo cuando las condiciones se deterioran.
- Líderes ejecutivos: Discuten las previsiones de negocio presentando informes que miden los costes de producción frente a los beneficios trimestrales. Se encargan de asignar presupuestos a las directivas de marketing y desarrollo.
- Gestores de inventario: Rellena las transacciones de una base de datos de inventario y establece las cantidades específicas de piezas de repuesto para garantizar que no haya escasez ni artículos que desborden los almacenes.
¿Cuáles son las ventajas del software de gestión del mantenimiento?
Aprovechar un software de gestión del mantenimiento, o GMAO, sin sus operaciones de mantenimiento tiene muchas ventajas.
1. Centraliza la información
Una comunicación clara y eficaz en toda la organización es fundamental. Una GMAO proporciona una única fuente de información para todas las actividades de mantenimiento y la información relacionada. Esto reduce el riesgo de falta de comunicación, por lo que las decisiones se toman basándose en la información más actualizada y precisa posible, al tiempo que mantiene a los equipos de mantenimiento en la misma página con su programa de mantenimiento.
2. Aumenta el tiempo de actividad de los activos a la vez que reduce costes
Al ayudar a los equipos de mantenimiento a afinar sus operaciones, un software de gestión del mantenimiento puede aumentar la eficacia de su programa de mantenimiento. Por ejemplo, un GMAO agrega datos críticos de monitoreo de condición y emite alertas cuando se detecta un problema potencial. Esto permite a los equipos de mantenimiento responder con prontitud cuando y donde más se les necesita. En última instancia, al permitir enfoques de mantenimiento más proactivos como el mantenimiento predictivo, el software de gestión del mantenimiento reduce los costosos tiempos de inactividad no planificados y reduce los costes generales de mantenimiento.
3. Agiliza la gestión de las órdenes de trabajo para lograr flujos de trabajo más eficientes
La gestión y automatización de las órdenes de trabajo es la capacidad clave de cualquier software de gestión de activos. Esto reduce el riesgo de errores debidos a la gestión manual de las órdenes de trabajo, al tiempo que aumenta la eficiencia al facilitar a los técnicos ver lo que hay que hacer.
4. Digitaliza y automatiza el mantenimiento de registros para el cumplimiento de normativas y las auditorías
A menudo, una solución de GMAO puede sustituir al archivado manual en papel y a las hojas de cálculo, lo que facilita la organización y el mantenimiento adecuado de toda la documentación necesaria en caso de auditoría. Por ejemplo, un software de gestión del mantenimiento puede utilizarse para registrar automáticamente información sobre cada activo de sus instalaciones en una ubicación centralizada. En caso de auditoría, este registro digital puede exportarse fácilmente a un archivo o informe. Esto no sólo garantiza el cumplimiento de las normas pertinentes, sino que también puede facilitar auditorías más rápidas y evitar el tiempo de inactividad para las investigaciones.
Elegir un software de gestión de mantenimiento
A la hora de seleccionar un software de gestión del mantenimiento, es importante tener en cuenta no sólo las funciones y capacidades. También es importante considerar si el proveedor ofrece el nivel de soporte que necesita para ejecutar la solución con eficacia dentro de su organización. Por ejemplo, además de sus capacidades básicas, la tecnología debe poder ampliarse para incluir otras funciones de mantenimiento, como sensores o monitoreo de condición en línea.
Los proveedores de soluciones de gestión del mantenimiento también deben ofrecer sólidos servicios de formación y asistencia antes, durante y después de la implantación del software para ayudar a reducir la curva de adopción y permitir la mejora continua del sistema instalado.
También es importante garantizar que los sistemas heredados puedan integrarse en software más reciente para proteger la integridad de las bases de datos y ahorrar el tiempo y la frustración de trabajar con sistemas incompatibles.
¿Qué es el software de gestión de activos?
El software de gestión de activos (AMS) es un tipo de software diseñado para ayudar a las organizaciones a rastrear, gestionar y optimizar los activos físicos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su eliminación. Un AMS es una plataforma centralizada para registrar y almacenar información sobre los activos, supervisar su estado, facilitar su mantenimiento y mucho más.
Un software AMS puede incluir funciones como el seguimiento de activos, la gestión del ciclo de vida de los activos, la supervisión del estado, la gestión del mantenimiento, el análisis de la utilización y el rendimiento de los activos, y funciones de elaboración de informes y cumplimiento de la normativa.
¿Por qué es importante la gestión de activos?
La gestión de activos es esencial para el buen funcionamiento de cualquier instalación: garantizar la fiabilidad y el rendimiento de los activos, mantener las líneas de producción funcionando al máximo de su potencial, ahorrar costes y garantizar unas operaciones empresariales seguras y conformes a la normativa.
Una gestión eficaz del mantenimiento de activos puede ayudarle:
Optimizar la utilización: Una gestión eficaz de los activos puede ayudar a garantizar que éstos se utilicen en todo su potencial, maximizando su productividad y rendimiento. Cuando se supervisa de forma proactiva el uso y el rendimiento de los activos, es más fácil identificar los activos de bajo rendimiento o infrautilizados y tomar medidas rápidas basadas en datos para mejorar la eficiencia.
Aumente la fiabilidad: La gestión de activos le ayuda a programar las tareas de mantenimiento preventivo, realizar un seguimiento de los historiales de mantenimiento de los activos y gestionar las reparaciones de forma proactiva. Esto reduce el riesgo de averías en los equipos y los tiempos de inactividad imprevistos, ahorrando tiempo y costes.
Ahorre costes: Una gestión adecuada de los activos le permite hacer un seguimiento del coste total de propiedad de sus equipos, incluidos los costes de adquisición y los gastos de mantenimiento, y le permite identificar oportunidades de ahorro, optimizar los programas de mantenimiento y tomar decisiones informadas sobre la reparación o sustitución de los activos.
Garantice la seguridad y el cumplimiento: La gestión de activos garantiza el cumplimiento mediante el seguimiento de los registros de mantenimiento e inspección de activos, lo que le permite demostrar el cumplimiento en caso de auditoría. Mantener el buen funcionamiento de los activos también puede proteger la seguridad de los trabajadores y evitar el mantenimiento de emergencia.
Optimice la gestión del inventario: Una gestión eficaz de los activos también facilita la gestión del inventario de materias primas, componentes y piezas de repuesto, lo que permite reducir el riesgo de desabastecimiento, minimizar los costes de transporte y agilizar la cadena de suministro.
Facilite la planificación estratégica y la toma de decisiones: La gestión eficaz de sus activos puede proporcionarle datos y perspectivas valiosos para impulsar su toma de decisiones. Al analizar el estado, el rendimiento, la utilización y los costes de los activos, puede tomar decisiones informadas sobre la planificación del mantenimiento, las inversiones en activos, la asignación de recursos, la programación de la producción y mucho más para garantizar la eficiencia operativa.
¿Cómo se utiliza el software de gestión del mantenimiento?
Para utilizar eficazmente un software de gestión del mantenimiento, siga estos pasos generales:
- Defina sus objetivos: Identifique las metas y objetivos específicos que desea alcanzar con el software. Qué indicadores clave de rendimiento utilizará para determinar el éxito?
- Programe el mantenimiento preventivo: Utilice las funciones de mantenimiento preventivo y programación de órdenes de trabajo del software para crear planes y programas de mantenimiento para sus activos. Configure tareas de mantenimiento recurrentes, asigne técnicos responsables y defina activadores para garantizar la finalización puntual de sus tareas de mantenimiento preventivo.
- Gestione las órdenes de trabajo: Genere órdenes de trabajo para las tareas de mantenimiento que surjan, planificadas o no. Asigne órdenes de trabajo a los técnicos, establezca prioridades y siga su progreso a través del software. Actualice las órdenes de trabajo con los detalles de finalización y cualquier nota o documentación relevante para futuras referencias y el cumplimiento de la normativa pertinente.
- Seguimiento del historial de mantenimiento de los activos: Actualice periódicamente los registros de mantenimiento en el software para mantener un historial preciso de cada activo. Registre las tareas completadas, los materiales utilizados y los costes asociados. Estos datos históricos servirán de apoyo para futuros análisis y toma de decisiones.
- Analice y elabore informes sobre las principales conclusiones: Utilice las funciones de generación de informes y análisis del software para generar informes personalizados sobre las actividades de mantenimiento, el rendimiento de los activos, los costes y otras métricas clave. Analice estos informes para identificar tendencias, patrones y áreas de mejora.
- Formar e implicar a los usuarios: Proporcione formación a su equipo de mantenimiento y a otros usuarios relevantes para asegurarse de que entienden cómo utilizar eficazmente el software. Fomente su participación activa y proporcione asistencia continua para resolver cualquier duda o problema.
- Evalúe y optimice continuamente: Evalúe periódicamente la eficacia del software para alcanzar sus objetivos de mantenimiento. Recopile los comentarios de los usuarios y las partes interesadas, y realice los ajustes necesarios para optimizar sus procesos de gestión del mantenimiento.
Las etapas y funcionalidades específicas pueden variar según el software de gestión de mantenimiento que elija. Con eMaint, puede hacer un tour de nuestro software recorriendo las pestañas destacadas. Tenemos una vista de lista de activos, solicitudes de piezas, páginas de proyectos, órdenes de trabajo programadas y otras categorías que le ayudarán a mantenerse organizado.
GMAO y SGA: cómo distinguirlos
Una GMAO y una SGA pueden parecer similares porque ambas pueden utilizarse para gestionar sus activos; sin embargo, existen algunas diferencias importantes. Un AMS es esencialmente un sistema integral que se centra en la gestión de activos en toda la organización a lo largo de todo su ciclo de vida.
En comparación con una GMAO, una SGA suele abarcar una gama más amplia de activos, más allá del mantenimiento. El objetivo de una GMAO es optimizar los activos a lo largo de su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su eliminación.
En comparación, una GMAO es un subconjunto de la AMS que se centra específicamente en el mantenimiento y la gestión de activos físicos durante su vida útil. Una GMAO está diseñada para ayudar a los equipos de mantenimiento a racionalizar sus operaciones, programar y realizar un seguimiento del mantenimiento preventivo, gestionar las órdenes de trabajo, realizar un seguimiento del historial de mantenimiento y optimizar el rendimiento y la fiabilidad.
Software de mantenimiento eMaint para su equipo
El software de mantenimiento de eMaint ayuda a los equipos a programar de forma sencilla y eficaz las actividades de mantenimiento, a asignar órdenes de trabajo y a supervisar el rendimiento con informes de KPI y cuadros de mando. Al utilizar las herramientas de planificación y programación del software de mantenimiento, su organización verá una mejora en la eficiencia, la reducción de los retrasos en el mantenimiento, un mejor control de la gestión del inventario y las horas extras, y una mayor disponibilidad de los equipos. Con la capacidad de asignar el trabajo con un clic y ver todo el trabajo en un calendario, la comunicación y la coordinación entre los programadores, el personal de mantenimiento y los gerentes mejorará considerablemente.
Lo esencial
La implementación y el uso de un software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado tiene muchos beneficios de eficiencia y ciclo de vida. En general, permite a los equipos alinear sus prácticas y actividades de mantenimiento con otros departamentos y objetivos empresariales. Cuando se dispone de un sistema que permite compartir datos entre departamentos, el trabajo de todos se vuelve más eficiente.