A Sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) es una herramienta para ayudar a programar, planificar, gestionar y hacer un seguimiento de las actividades de mantenimiento relacionadas con el equipo, los vehículos o las instalaciones. Un proceso de implementación exitoso es crítico para aprovechar todo el poder de un CMMS. Un CMMS puede permitir a las organizaciones:

  • Mejorar el rendimiento del mantenimiento basado en los datos
  • Rastrear y gestionar el atraso de mantenimiento
  • Automatizar los flujos de trabajo y los procesos de mantenimiento
  • Seguimiento de los proyectos y los costos de mantenimiento asociados
  • Priorizar el trabajo y gestionar los recursos
  • Seguimiento y control del uso de los materiales de mantenimiento

Sin embargo, los expertos estiman que hasta el 80% de las implementaciones de CMMS no cumplen con las expectativas. Esto se debe en gran parte a la falta de planificación y preparación previas al salto a la implementación. La mayoría de las soluciones de GMAO también fallan poco después de que se desgasta la novedad de la implementación, y el centro de atención se desplaza a otro proyecto industrial importante e interesante.

¿Qué causa el fracaso de la implementación del CMMS?

Muchas organizaciones confunden la implementación de un GMC como un proyecto tecnológico. Se necesita mucho tiempo, tanto como un año o más, para asegurarse de que el programa informático cumple con los criterios específicos. Selección de las aplicaciones informáticas adecuadas es importante, sin embargo los proyectos de GMCM son más sobre la preparación y la gestión del cambio que sobre la tecnología. Las principales causas del fracaso de la aplicación de la GMAO son:

  • Gestión de proyectos deficiente o insuficiente
  • Falta de visión para el futuro

Muchas organizaciones fracasan en la gestión de proyectos y cambios porque no se aseguran de que sus planes de proyecto sean completos. El plan debe documentarse, seguirse y utilizarse para seguir y analizar los progresos. Las implantaciones fracasan porque los equipos no suelen responsabilizarse de sus tareas ni de los resultados.
La falta de visión de futuro es otra de las razones por las que fracasan las implantaciones. Un aspecto de la gestión del cambio es desarrollar objetivos y una visión de cómo funcionará el mantenimiento con una GMAO totalmente implantada. Es importante documentar y comunicar los objetivos para el papel del mantenimiento en facilitar el éxito de la organización, el enfoque de la empresa para el mantenimiento, y cómo un CMMS apoyará los procesos de negocio.
Cintas Corporation es uno de los principales fabricantes de uniformes de identidad corporativa, alfombras de entrada, servicios de gestión de documentos y mucho más para más de 800.000 empresas, a través de 430 instalaciones distribuidas en EE.UU. y Canadá. Tras unos años utilizando eMaint, el equipo de Cintas se dio cuenta de que necesitaba centrarse en los datos fundamentales para alcanzar sus objetivos. Para Cintas, esto significaba realizar el trabajo de cargar 28.000 activos en el sistema cuando el equipo ya estaba utilizando el sistema. De lo contrario, no podrían conseguir que eMaint CMMS arrojara datos importantes relativos a decisiones como reparar frente a sustituir, OEE, MTTR, MTBF y porcentajes de tiempo de actividad en tiempo real. Una vez completado ese trabajo, Cintas empezó a ver datos útiles y precisos que les ayudaban a mejorar su Retorno sobre Activos Netos (R.O.N.A) y mucho más. El director regional de proyectos e ingeniero de gestión de instalaciones James Wagoner señaló que ojalá el equipo hubiera incorporado este trabajo en el plan de implantación, para haber conseguido estos resultados antes.

¿Qué hace que las implementaciones tengan éxito?

Hay una gran cantidad de factores que contribuyen a una implementación rentable del CMMS. El proceso requiere una buena planificación, así como la inversión de tiempo y capacitación.

Establecer las necesidades, deseos y necesidades de la organización

Las implementaciones exitosas del CMMS son sistemáticas y metódicas. Una forma útil de empezar es con una lista de lo que su organización desea lograr con un GMCM desde una perspectiva de deseos/quieros/necesidades. Esto incluye:

  1. Identificar y documentar inmediatamente necesita ESO...
  2. Conducir el quiere para...
  3. Alimenta al deseos con el fin de apoyar la mejora continua.

El desarrollo de estos objetivos y un plan de aplicación bien definido es un proceso que ahorra tiempo y que conduce a la reducción de los costos y al cumplimiento de los objetivos. El proceso gira en torno a la priorización de esos objetivos para experimentar todo el potencial de una GMAO. Los Consultores Senior de eMaint señalan que se han incorporado las implementaciones más exitosas:

  • Una fase de definición del tiempo para desarrollar todas las normas de datos pertinentes, asegurando una recopilación de datos consistente.
  • Aprovechando los conocimientos de un implementador de CMMS experimentado para la orientación.
  • Una línea de tiempo inicial de implementación definida para ayudar a medir dónde está una organización, hacia dónde se dirige y qué es lo siguiente.

Este fue el método de Marc Cote, Laboratorios C.B. Fleet Director de Mantenimiento e Ingeniería. CB Fleet es un fabricante líder de productos de cuidado de la salud y la belleza sin receta médica. Con objetivos de crecimiento agresivos a la cabeza de la estrategia de la empresa, Cotes y su equipo entrevistaron a los técnicos, recopilaron datos fundamentales y desarrollaron una declaración de visión sobre dónde quería estar la empresa en 5 años. Cote rellenó los cuadros de mando de eMaint con estos objetivos, y proporciona constantemente actualizaciones de esta información.
El enfoque de Cote para la implementación y el despliegue puede ser visto como una lección para cualquier empresa con objetivos de crecimiento similares. Identificar los puntos de dolor de los empleados y desarrollar una visión clara de dónde se quiere estar, es una forma organizada de mantenerse en el camino de las mejoras a medida que la emoción inicial de la implementación se desvanece.

Proporcionar capacitación en GMCM a los usuarios finales

Además de establecer esos objetivos, es igualmente crítico proporcionar formación completa en GMAO para los usuarios finales, y crear un equipo de implementación interfuncional. Con una formación eficaz sobre la GMAO, los usuarios aprenden a realizar las funciones correctamente, lo que elimina el tiempo de prueba y error y permite ahorrar tiempo en el sistema para poder realizar otras tareas.
Las implantaciones más exitosas también están lideradas por un empleado que es el dueño del proyecto. Esta persona debe elegir un equipo de apoyo que se nutra de la experiencia de diversos departamentos, desde la tecnología de la información hasta las compras y la gestión de materiales.
Herbalife NutritionHerbalife Nutrition, una empresa global de nutrición, fabrica y vende productos de nutrición, control de peso y cuidado de la piel. Para preparar la expansión de la fabricación en una instalación de 800.000 pies cuadrados en la costa este, la empresa buscó un GMAO. Las mejores prácticas fueron el centro del enfoque de la empresa para la implementación.
Paul Sheehy, Director de Ingeniería e Instalaciones, Laura Phillips, Administradora de GMAO y el resto del equipo de gestión de mantenimiento seleccionaron cuidadosamente un equipo de trabajo de alto rendimiento para liderar el proyecto. "Se trata de un sólido equipo de expertos en mantenimiento. Desde el principio de la implantación, hicimos una inversión en formación para asegurarnos de que pudieran aprovechar lo que estaban aprendiendo", dijo Sheehy.
Para conocer las principales claves del éxito de la GMAO, consulte "¿Cuál es el secreto del éxito de la GMAO?"por el Consultor Senior de Servicios Profesionales de eMaint.

Enfoque en la mejora continua

Hay tantas formas de implementar una GMAO que siempre es posible mejorar. A medida que las organizaciones utilizan la inteligencia de una GMAO para tomar decisiones, los jefes de equipo comprenderán las causas de los fallos y podrán realizar ajustes continuos. Establecer métricas de éxito desde el principio, junto con un equipo responsable de un proceso de revisión continua, es la clave para la mejora continua y una implementación exitosa.
Para empezar, los responsables del proyecto deben centrarse en cuestiones como

  • ¿Qué datos o informes le facilitarían la vida?
  • ¿Qué información pide tu jefe constantemente?
  • ¿Cuál es su actual relación PM:CM (Mantenimiento Planificado: Mantenimiento Correctivo)?
  • ¿Qué tipo de relación PM:CM necesita su empresa?
  • ¿Qué es lo que está pasando con el presupuesto de mantenimiento?
  • ¿Cuál es su rendimiento o cumplimiento de la PM a tiempo?

Las respuestas a estas preguntas han ayudado a muchas organizaciones a decidir cuáles son las métricas correctas que deben seguirse, sobre todo los indicadores de rendimiento principales y los atrasados. Los acontecimientos futuros se consideran indicadores adelantados, e incluyen el cumplimiento del PM, o la estimación frente al rendimiento real. Por su parte, los indicadores retardados explican los acontecimientos pasados. Algunos indicadores de retraso útiles son el tiempo medio entre fallos (MTBF) y el tiempo medio de reparación (MTTR). El seguimiento de las métricas de la GMAO que incluye tanto las métricas principales como las atrasadas es el más propicio para impulsar la mejora continua.
Para obtener más información sobre las métricas que marcan la diferencia y que han hecho que las implementaciones tengan éxito, consulte el libro blanco de eMaint "Métricas de rendimiento que importan."