Seleccionar y examinar un sistema informático de gestión del mantenimiento (GMAO ) se convirtió en una prioridad para ayudar a pasar de una gestión de activos reactiva a una proactiva dentro de un sistema escolar. Mantener los servicios de un distrito escolar del tamaño de una gran ciudad es una ingente tarea logística. Ese es el reto al que se enfrentan Dianna L. Drew, Directora de Logística y Servicios de Documentos del Distrito Escolar Independiente de Grand Prairie (GPISD), y su equipo.

Todas las imágenes son cortesía de GPISD

Un distrito de 58 millas cuadradas cerca de Dallas, Texas, GPISD emplea a 4.198 personas, incluyendo 2.033 miembros del personal de instrucción. GPISD atiende a más de 29.000 estudiantes en 38 campus. Se prevé que el número de estudiantes aumente considerablemente en el futuro.

Con una experiencia que incluye el trabajo en los programas B-1Bomber y Saudi AWACS de Boeing Corporation, Drew conoce bien los entresijos de la logística. Hace tres años, el GPISD le pidió que aplicara esa experiencia a los problemas logísticos del distrito.

Nada más empezar a trabajar, Drew detectó múltiples dificultades. Drew explicó: "Por ejemplo, el software [actual] no podía decirme '¿Cuánto dinero se ha gastado en reparar esta unidad? Los activos no estaban controlados, y los sistemas de tickets funcionaban por soluciones de averías en lugar de por mantenimiento preventivo, un problema fundamental que había que resolver."

Drew y el equipo de GPISD revisaron decenas de paquetes de software SaaS para automatizar las tareas logísticas rutinarias. "Adoptamos un enfoque prolongado para la implementación e hicimos muchos deberes", subrayó Drew. "Después de un año sólido de investigación, decidimos que el nivel de suscripción Enterprise del software de gestión de mantenimiento informatizado (CMMS) eMaint™ era el camino a seguir".

Además de la propia investigación de Drew, era obligatoria la participación de la dirección de todos los departamentos, incluidos los de electricidad, fontanería y calefacción, ventilación y aire acondicionado. Se pidió a los miembros del equipo, incluidos altos cargos como el ayudante del superintendente, que "dieran palos de ciego" y probaran el sistema. Después de estas duras pruebas, el equipo lo aceptó.

Cambiar la forma de trabajar de una organización puede ser una odisea, pero añadir este GMAO fue una excepción. "He implantado docenas y docenas de paquetes de software a lo largo de los años en diferentes funciones logísticas", dijo Drew. "Con diferencia, esta ha sido la transición más suave y el sistema más fácil con el que trabajar".

Uno de los factores críticos para el éxito de la implantación fue la preparación. "Nos aseguramos de que todo el mundo estuviera bien formado antes del lanzamiento", explica Drew. "Para nuestros técnicos que utilizan tabletas casi exclusivamente, empezamos proporcionándoles una guía con capturas de pantalla. Antes de que vinieran a clase, les dimos una orden de trabajo, para que pudieran 'jugar' con el sistema durante tres semanas. A continuación, organizamos una sesión en directo de 30 minutos para varios grupos de técnicos. Para los directivos, organizamos sesiones WebEx con eMaint. Por si acaso, también tuvimos a un experto de eMaint in situ la semana de la puesta en marcha, pero el lanzamiento no pudo ir mejor".

El inicio de sesión único ha hecho que las solicitudes de trabajo y la emisión de tickets lleven menos tiempo. "No tenemos que crear cuentas separadas porque todo y todos funcionan con un inicio de sesión único", dice Drew. "Los usuarios indican cuál es su problema (una solicitud de electricidad, fontanería o mudanza, por ejemplo) y el número de habitación. Eso es todo lo que tienen que hacer".

La sencillez de la interfaz de Enterprise eMaint favoreció la adopción. "Si las secretarias del campus tenían preguntas, bastaba con un videoclip de 30 segundos y una hoja de instrucciones rápidas", según Drew. "De hecho, recibí correos electrónicos de empleados que decían: '¡Esto es muy fácil!".

Se contrató a un coordinador logístico especializado en eMaint para que se ocupara de los problemas sobre la marcha, pero, como señaló Drew, "hacemos el 60% de los cambios nosotros mismos. Si decidimos que hay algo que tenemos que añadir o cambiar, podemos hacerlo sobre la marcha. Tardamos 30 segundos en añadir un campo. Simplemente funciona, y todo es fluido".

Cuando se necesita ayuda, Drew afirma que nunca se ha tardado más de un día en configurarlo. Según Drew, "el soporte de eMaint es excelente: podemos chatear, enviar un correo electrónico o llamar por teléfono, y el equipo de soporte es muy receptivo."

Un empleado de logística utiliza un dispositivo de ayuda manual para hacer inventario

La tarea más apremiante a la que se enfrentaron fue tomar el control del inventario. "La información de nuestro antiguo sistema era tan escasa que no podíamos importar los datos a eMaint. Teníamos que partir de cero", explica Drew. "Contratamos a un equipo que trabajó con nosotros (a través de eMaint) para elaborar un inventario completo. Con su ayuda, sólo tardamos entre ocho y diez días laborables, y sé que habríamos tardado entre ocho y diez meses sin la ayuda de eMaint".

El sistema anterior mostraba 10.000 artículos de inventario con múltiples SKU para la misma pieza. Una vez instalado eMaint, Drew pudo ver que sólo había 2.987 artículos en el inventario. Drew informó: "También puedo decir que de ellos, 1.200 son eléctricos y 456 son de HVAC". Ahora se puede acceder a detalles como estos en tiempo real".

El objetivo es pasar de una gestión de activos reactiva a una proactiva. "Este nivel de precisión del inventario cambia las reglas del juego", afirma Drew.

Según Drew, el perfeccionamiento del sistema para pasar de la "vista de pájaro" a nivel de edificio a trabajar a nivel de activos ahorrará aún más tiempo y dinero al prolongar la vida útil de los equipos con un mantenimiento a tiempo.

Hoy en día, hacer más con presupuestos restringidos es vital para los distritos escolares de cualquier tamaño, en cualquier lugar de EE.UU. "eMaint cuesta menos que nuestro GMAO anterior. Hemos ahorrado un 25% en costes", afirma Drew. "El sistema anterior carecía de tantas funciones y era inflexible - pero las tarifas de suscripción eran más altas".

Más que dinero, GPISD ahorra ahora tiempo. En tan sólo seis semanas, se había establecido un flujo de trabajo en el que los elementos se enviaban automáticamente al técnico adecuado en función de las asignaciones de los distintos campus. Antes, los operadores tenían que acceder a cada solicitud, determinar manualmente qué tipo de trabajo se necesitaba, la ubicación y qué técnico asignar. Ahora, al activar los flujos de trabajo, todo esto lo realiza automáticamente el software.

En un distrito como el GPISD, con más de 40 edificios, se solicita un elevado número de tareas de mantenimiento y reparación que abarcan todo tipo de sistemas: riego, fontanería, refrigeración, calefacción y ventilación, cuestiones relacionadas con el terreno, cerraduras y llaves, solicitudes de mudanza... hasta la preparación de la graduación. Con el nuevo sistema, el número se reduce considerablemente.

"Normalmente, en esta época (el final del curso escolar), tendríamos 700 o más solicitudes de trabajo, pero tenemos 584", explica Drew. "Eso se debe a que ahora podemos filtrar las entradas y verificarlas antes de que se conviertan en órdenes de trabajo". "

Comprender dónde y cómo se realiza el trabajo y hacer un seguimiento del mismo es una ventaja significativa del nuevo sistema. "Ahora, todos los tickets que llegan y se cierran llevan asociada la mano de obra", explica Drew. "Hemos pasado de un 0% de costes de mano de obra a un 100% porque ahora tenemos informes. Los gestores, que tienen que comprobar estos tickets, saben lo que se ha completado y también el trabajo atrasado. Los informes pueden ejecutarse automáticamente y enviarse por correo electrónico a personas concretas. En poco tiempo, hemos avanzado mucho en la comprensión de cómo tenemos que trabajar para alcanzar nuestros objetivos."

La población de Texas, particularmente en el área de Dallas, continúa creciendo debido al bajo costo de vida, el floreciente mercado laboral y el excelente transporte. Esta es una tendencia que se refleja en el aumento de la población estudiantil GPISD también.

"Vamos a abrir una nueva escuela a finales de julio de 2018", dijo Drew. "Tendremos datos del contratista del edificio y, utilizando esos datos y eMaint, pasaremos inmediatamente al modo de activos y nos basaremos en esa información tanto para las instalaciones actuales como para las futuras."