Die Auswahl und Prüfung eines computergestützten Instandhaltungsmanagementsystems (CMMS) wurde zu einer Priorität, um den Übergang von einer reaktiven zu einer proaktiven Anlagenverwaltung innerhalb eines Schulsystems zu unterstützen. Die Instandhaltung eines Schulbezirks von der Größe einer Großstadt ist ein gewaltiges logistisches Unterfangen. Vor dieser Herausforderung standen Dianna L. Drew, Direktorin für Logistik und Dokumentenservice des Grand Prairie Independent School District (GPISD), und ihr Team.

Alle Bilder mit freundlicher Genehmigung von GPISD

GPISD ist ein 58 Quadratmeilen großer Bezirk in der Nähe von Dallas, Texas, und beschäftigt 4.198 Mitarbeiter, darunter 2.033 Lehrkräfte. GPISD unterrichtet mehr als 29.000 Schüler an 38 Standorten. Es wird erwartet, dass die Zahl der Schüler in Zukunft noch erheblich steigen wird.

Dank ihrer Erfahrung, die sie unter anderem bei den B-1Bombern der Boeing Corporation und den saudischen AWACS-Programmen gesammelt hat, ist Drew mit den Feinheiten der Logistik bestens vertraut. Vor drei Jahren wurde sie von der GPISD gebeten, dieses Fachwissen auf die Logistikprobleme des Bezirks anzuwenden.

Sobald Drew ihre Arbeit aufnahm, erkannte sie mehrere Herausforderungen. Drew erklärte: "Die [aktuelle] Software konnte mir zum Beispiel nicht sagen: 'Wie viel Geld haben Sie für die Reparatur dieser Einheit ausgegeben? Die Anlagen wurden nicht kontrolliert, und die Ticketsysteme wurden durch Fehlerlösungen und nicht durch vorbeugende Wartung betrieben - ein grundlegendes Problem, das es zu lösen galt."

Drew und das GPISD-Team prüften eine Vielzahl von SaaS-Softwarepaketen zur Automatisierung logistischer Routineaufgaben. "Wir haben uns für die Implementierung viel Zeit genommen und eine Menge Hausaufgaben gemacht", betont Drew. "Nach einem guten Jahr der Recherche entschieden wir uns für die Enterprise-Abonnementstufe der computergestützten Wartungsmanagement-Software (CMMS) eMaint™."

Zusätzlich zu Drews eigener Prüfung war die Zustimmung des Managements aus allen Abteilungen - einschließlich der Elektro-, Sanitär- und HLK-Abteilung - erforderlich. Die Teammitglieder, darunter auch leitende Angestellte wie der stellvertretende Hausmeister, wurden gebeten, das System zu testen und "was wäre wenn" durchzuführen. Nach diesem robusten Praxistest war das Team überzeugt.

Die Änderung der Arbeitsweise eines Unternehmens kann eine Tortur sein, aber die Einführung dieses CMMS war eine Ausnahme. "Ich habe im Laufe der Jahre Dutzende von Softwarepaketen in verschiedenen Logistikbereichen implementiert", so Drew. "Dieses System war bei weitem der reibungsloseste Übergang und am einfachsten zu handhaben.

Einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für die Implementierung war die Vorbereitung. "Wir haben sichergestellt, dass jeder vor der Einführung gut geschult wurde", erklärt Drew. "Für unsere Techniker, die fast ausschließlich Tablets verwenden, haben wir zunächst einen Leitfaden mit Screenshots bereitgestellt. Bevor sie zum Unterricht kamen, gaben wir ihnen einen Arbeitsauftrag, damit sie drei Wochen lang mit dem System 'spielen' konnten. Dann haben wir eine 30-minütige Live-Sitzung für mehrere Gruppen von Technikern abgehalten. Für Manager boten wir WebEx-Sitzungen mit eMaint an. Vorsichtshalber hatten wir in der Woche, in der wir das System in Betrieb nahmen, auch einen Experten von eMaint vor Ort, aber die Einführung hätte nicht besser laufen können.

Die einmalige Anmeldung hat den Zeitaufwand für Arbeitsanfragen und Ticketausstellung verringert. "Wir müssen keine separaten Konten einrichten, weil alles und jeder mit einer einzigen Anmeldung funktioniert", so Drew. "Die Benutzer geben an, um was für ein Problem es sich handelt (z. B. eine Anfrage zur Elektrik, zu Sanitärarbeiten oder zum Umzug) und die Zimmernummer. Das ist alles, was sie tun müssen."

Die Einfachheit der Enterprise eMaint-Schnittstelle förderte die Akzeptanz. "Wenn Sekretärinnen auf dem Campus Fragen hatten, genügten ein 30-sekündiger Videoclip und eine Kurzanleitung", so Drew. "Ich habe sogar E-Mails von Mitarbeitern erhalten, die sagten: 'Das ist so einfach!'"

Es wurde ein spezieller eMaint-Logistikkoordinator eingestellt, der sich um aktuelle Probleme kümmert, aber wie Drew bemerkte: "Wir nehmen 60 % der Änderungen selbst vor. Wenn wir entscheiden, dass wir etwas hinzufügen oder ändern müssen, können wir das im Handumdrehen tun. Es dauert 30 Sekunden, ein Feld hinzuzufügen. Es funktioniert einfach, und alles ist nahtlos.

Wenn Hilfe benötigt wird, hat es laut Drew nie länger als einen Tag gedauert, bis die Einrichtung abgeschlossen war. Laut Drew "ist der eMaint-Support hervorragend: Wir können chatten, mailen oder anrufen, und das Support-Team ist sehr reaktionsschnell."

Ein Logistikmitarbeiter benutzt ein Handgerät zur Ausgabe von Inventar

Die dringlichste Aufgabe bestand darin, die Kontrolle über das Inventar zu übernehmen. "Die Informationen in unserem alten System waren so schlecht, dass wir die Daten nicht in eMaint importieren konnten. Wir hatten es mit einer Situation zu tun, in der wir bei Null anfangen mussten", so Drew. "Wir haben ein Team hinzugezogen, das mit uns (über eMaint) zusammengearbeitet hat, um ein vollständiges Inventar zu erstellen. Mit ihrer Hilfe dauerte es nur acht bis zehn Arbeitstage, und ich weiß, dass wir ohne die Hilfe von eMaint acht bis zehn Monate dafür gebraucht hätten."

Das vorherige System zeigte 10.000 Lagerpositionen mit mehreren SKUs für dasselbe Teil. Nach der Einführung von eMaint konnte Drew feststellen, dass sich nur 2.987 Artikel im Bestand befanden. Drew berichtet: "Ich kann Ihnen auch sagen, dass davon 1.200 aus dem Bereich Elektrik und 456 aus dem Bereich HVAC stammen. Details wie diese sind jetzt in Echtzeit abrufbar."

Das Ziel ist es, von einer reaktiven zu einer proaktiven Bestandsverwaltung überzugehen. "Dieser Grad an Bestandsgenauigkeit ist ein entscheidender Faktor", so Drew.

Laut Drew wird die Weiterentwicklung des Systems von der "Vogelperspektive" auf der Gebäudeebene zur Arbeit auf der Anlagenebene noch mehr Zeit und Geld sparen, indem die Lebensdauer der Anlagen durch rechtzeitige Wartung verlängert wird.

Heutzutage ist es für Schulbezirke jeder Größe überall in den USA unerlässlich, mit begrenzten Budgets mehr zu erreichen. eMaint kostet weniger als unser vorheriges CMMS. Wir haben 25 % an harten Kosten eingespart", berichtet Drew. "Dem vorherigen System fehlten so viele Funktionen und es war unflexibel - aber die Abonnementgebühren waren höher."

Mehr noch als Geld spart die GPISD jetzt Zeit. In nur sechs Wochen wurde ein Arbeitsablauf eingerichtet, bei dem die Anfragen automatisch an den entsprechenden Techniker weitergeleitet werden, je nachdem, welchem Campus sie zugewiesen sind. Zuvor mussten die Disponenten auf jedes einzelne Ticket zugreifen und manuell bestimmen, welche Art von Arbeit erforderlich war, wo sie durchgeführt werden sollte und welcher Techniker zuzuweisen war. Jetzt, da die Workflows aktiviert sind, wird dies alles automatisch von der Software erledigt.

In einem Bezirk wie GPISD mit mehr als 40 Gebäuden wird eine große Anzahl von Wartungs- und Reparaturarbeiten angefordert, die alle Arten von Systemen betreffen: Bewässerung, Sanitäranlagen, Kältetechnik, Heizung und Belüftung, Grundstücksangelegenheiten, Schlösser und Schlüssel, Umzugsanfragen - bis hin zur Vorbereitung von Schulabschlüssen. Mit dem neuen System wird diese Zahl erheblich reduziert.

"Normalerweise hätten wir um diese Zeit (Ende des Schuljahres) 700 oder mehr Arbeitsanfragen, aber wir haben 584", sagte Drew. "Das liegt daran, dass wir jetzt in der Lage sind, Tickets zu prüfen und zu verifizieren, bevor sie zu Arbeitsaufträgen werden. "

Ein wesentlicher Vorteil des neuen Systems besteht darin, dass man nun weiß, wo und wie die Arbeit erledigt wurde, und dass man sie nachverfolgen kann. "Jetzt ist jedes einzelne Ticket, das wir erhalten und abgeschlossen haben, mit Arbeit verbunden", erklärt Drew. "Wir sind von 0 % Arbeitskosten auf 100 % gestiegen, weil wir jetzt ein Berichtswesen haben. Die Manager, die diese Tickets überprüfen müssen, wissen, was erledigt wurde und wie hoch der Rückstand ist. Die Berichte können automatisch ausgeführt und per E-Mail an bestimmte Personen versandt werden. In kurzer Zeit haben wir große Fortschritte gemacht und wissen jetzt, wie wir arbeiten müssen, um unsere Ziele zu erreichen.

Die Bevölkerung von Texas, insbesondere im Großraum Dallas, wächst aufgrund der niedrigeren Lebenshaltungskosten, des aufstrebenden Arbeitsmarktes und der ausgezeichneten Verkehrsanbindung weiter an. Dieser Trend spiegelt sich auch in der steigenden Zahl der GPISD-Schüler wider.

"Wir werden Ende Juli 2018 eine neue Schule eröffnen", so Drew. "Wir werden Daten vom Bauunternehmen erhalten, und mit diesen Daten und eMaint werden wir sofort in den Asset-Modus wechseln und auf diesen Informationen für aktuelle und zukünftige Einrichtungen aufbauen."