A selecção e verificação de um sistema informático de gestão de manutenção (CMMS ) tornou-se uma prioridade para ajudar a passar de uma gestão reactiva para uma gestão proactiva de activos dentro de um sistema escolar. A manutenção de serviços para um distrito escolar da dimensão de uma grande cidade é um empreendimento logístico maciço. Este é o desafio enfrentado por Dianna L. Drew, Directora de Serviços de Logística e Documentos para o Distrito Escolar Independente da Grande Pradaria (GPISD), e a sua equipa.

Todas as imagens cortesia do GPISD

Um distrito de 58 milhas quadradas perto de Dallas, Texas, GPISD emprega 4.198 indivíduos, incluindo 2.033 funcionários de instrução. O GPISD serve mais de 29.000 estudantes em 38 campi. Prevê-se que o número de estudantes aumente substancialmente no futuro.

Com experiência que inclui trabalho nos programas B-1Bomber e AWACS sauditas da Boeing Corporation, a Drew está bem familiarizada com os meandros da logística. Há três anos, o GPISD pediu-lhe que aplicasse essa perícia a questões logísticas distritais.

Assim que Drew começou o seu trabalho, identificou múltiplos desafios. Drew explicou: "Por exemplo, o software [actual] não me podia dizer 'Quanto dinheiro gastou na reparação desta unidade? Os bens não eram controlados, e os sistemas de bilhetes eram geridos por soluções de falha em vez de manutenção preventiva - um problema fundamental a resolver".

O Drew e a equipa GPISD reviram pontuações de pacotes de software SaaS para automatizar tarefas logísticas de rotina. "Fizemos uma longa abordagem à implementação e fizemos muitos trabalhos de casa", salientou Drew. "Após um ano sólido de investigação, decidimos que o nível de assinatura Enterprise de eMaint™ software de gestão de manutenção informatizada (CMMS) era o caminho a seguir".

Para além da própria verificação do Drew, a compra de cada departamento pela direcção - incluindo electricidade, canalização e AVAC - era obrigatória. Pediu-se aos membros da equipa, incluindo funcionários superiores como o superintendente adjunto, que "espancassem" e conduzissem "e se" para testar o sistema. Após este robusto teste de estrada, a equipa comprou o sistema.

Mudar a forma como uma organização funciona pode ser uma provação, mas acrescentar este CMMS foi uma excepção. "Tenho implementado dezenas e dezenas de pacotes de software ao longo dos anos em diferentes funções logísticas", disse Drew. "De longe, este tem sido o sistema de transição mais suave e mais fácil de trabalhar".

Um dos factores críticos para o sucesso da implementação foi a preparação. "Assegurámo-nos de que todos tinham recebido formação muito antes do lançamento", explicou Drew. "Para os nossos técnicos que utilizam comprimidos quase exclusivamente, começámos por fornecer um guia com capturas de ecrã. Antes de chegarem à aula, demos-lhes uma ordem de trabalho, para que pudessem 'brincar' com o sistema durante três semanas. Tivemos então uma sessão ao vivo de 30 minutos para múltiplos grupos de técnicos. Para os gestores, proporcionámos sessões WebEx com eMaint. Por via das dúvidas, tivemos também um perito de eMaint no local na semana em que entrámos em directo, mas o lançamento não poderia ter corrido melhor".

O single sign-on tem feito pedidos de trabalho e emissão de bilhetes menos demorados. "Não temos de criar contas separadas porque tudo e todos trabalham com um single sign-on", disse Drew. "Os utilizadores declaram qual é o seu problema (um pedido eléctrico, de canalização ou de mudança, por exemplo) e o número do quarto. Isto é tudo o que têm de fazer".

A simplicidade da interface Enterprise eMaint suportou a adopção. "Se os secretários do campus tivessem perguntas, um vídeo clipe de 30 segundos e uma folha de instruções rápidas eram tudo o que era necessário", de acordo com Drew. "De facto, recebi e-mails de funcionários que disseram 'Isto é tão fácil!"".

Foi contratado um coordenador logístico dedicado de eMaint para tratar das questões do momento, mas como Drew observou, "Nós próprios fazemos 60% das mudanças. Se decidirmos que há algo que precisamos de acrescentar ou alterar, podemos fazê-lo na mosca. São necessários 30 segundos para adicionar um campo. Simplesmente funciona, e tudo é perfeito".

Quando a assistência é necessária, Drew declarou que nunca houve mais do que um dia para a sua instalação. Segundo Drew, "o apoio eMaint é excelente: podemos conversar, enviar e-mails ou fazer uma chamada telefónica, e a equipa de apoio é muito reactiva".

Um funcionário de logística utiliza um dispositivo de ajuda manual para fazer o inventário

A tarefa mais urgente enfrentada foi a de tomar o controlo do inventário. "A informação no nosso antigo sistema era tão pobre que não podíamos importar os dados para o eMaint. Estávamos a lidar com uma situação de arranque do zero", disse Drew. "Trouxemos uma equipa que trabalhou connosco (através do eMaint) para compilar um inventário completo. Com a sua ajuda, levou apenas oito a dez dias úteis, e eu sei que teríamos levado oito a dez meses a passar sem a ajuda do eMaint".

O sistema anterior mostrava 10.000 itens de linha de inventário com múltiplas SKUs para a mesma peça. Depois da instalação de eMaint, Drew pôde ver que havia apenas 2.987 itens no inventário. Drew relatou: "Também posso dizer-vos que, desses, 1.200 são eléctricos, e 456 são HVAC. Detalhes como este estão agora acessíveis em tempo real".

O objectivo é passar de uma gestão reactiva para uma gestão pró-activa de activos. "Este nível de precisão de inventário é uma mudança de jogo", disse Drew.

De acordo com Drew, o amadurecimento do sistema para passar do nível do edifício "vista de pássaro" para o nível do activo poupará ainda mais tempo e dinheiro ao prolongar a vida útil do equipamento com manutenção atempada.

Actualmente, fazer mais com orçamentos restritos é vital para distritos escolares de qualquer dimensão, em qualquer parte dos EUA. "O eMaint custa menos do que o nosso anterior CMMS. Poupámos 25% em custos difíceis", informou Drew. "O sistema anterior carecia de tantas características e era inflexível - mas as taxas de subscrição eram mais elevadas".

Ainda mais do que dinheiro, o GPISD poupa agora tempo. Em apenas seis semanas, foi criado um fluxo de trabalho com itens encaminhados automaticamente para o técnico apropriado, com base em diferentes tarefas no campus. Os operadores de expedição tinham anteriormente de aceder a cada bilhete, determinar manualmente que tipo de trabalho era necessário, o local, e que técnico atribuir. Agora que os fluxos de trabalho estão ligados, tudo isto é completado automaticamente pelo software.

Num distrito como o GPISD com mais de 40 edifícios, é solicitado um elevado número de tarefas de manutenção e reparação que abrangem todos os tipos de sistemas: irrigação, canalização, refrigeração, aquecimento e ventilação, questões de solos, fechaduras e chaves, pedidos de mudança - até à preparação da graduação. Com o novo sistema, o número é significativamente reduzido.

"Normalmente nesta altura (o final do ano escolar), teríamos tido 700 ou mais pedidos de trabalho, mas temos 584", relatou Drew. "Isso é porque agora somos capazes de analisar bilhetes e verificá-los antes de se tornarem ordens de trabalho". “

Compreender onde e como o trabalho é realizado e segui-lo é um benefício significativo do novo sistema. "Agora, cada bilhete que passa e é fechado tem trabalho associado a ele", explicou Drew. "Passámos de 0% de custos de mão-de-obra para 100% porque agora temos relatórios. Os gestores, que são obrigados a verificar estes bilhetes, sabem o que está concluído e o atraso, também. Os relatórios podem ser executados automaticamente e enviados por correio electrónico a pessoas específicas. Em pouco tempo, fizemos enormes progressos na compreensão de como precisamos de trabalhar para atingir os nossos objectivos".

A população do Texas, particularmente na área de Dallas, continua a crescer devido ao baixo custo de vida, ao mercado de trabalho em expansão, e ao excelente transporte. Esta é uma tendência que se reflecte também no aumento da população estudantil do GPISD.

"Vamos abrir uma nova escola no final de Julho de 2018", disse Drew, "Teremos dados do empreiteiro, e utilizando esses dados e o eMaint, passaremos imediatamente para o modo de activos e desenvolveremos essa informação tanto para as instalações actuais como para as futuras".