La empresa de gestión inmobiliaria ayuda a garantizar la comodidad y la seguridad de los inquilinos con eMaint
Cliente desde: 2017 | Industria: Servicios
EP2 Investment Holdings, LLC, una empresa de desarrollo y gestión de propiedades con sede en Ann Arbor, MI, necesitaba un software de sistema de gestión de mantenimiento informatizado (CMMS) que le permitiera mejorar la visibilidad de las actividades y los costes de mantenimiento. Además, la empresa necesitaba que el software que sustituyera a su sistema WO inactivo se integrara con los procesos de orden de compra, facturación y contabilidad general de la empresa y avanzara en la gestión del mantenimiento de sus quince instalaciones sanitarias repartidas por Ann Arbor.
Desde la implantación de eMaint, la empresa y sus clientes se benefician de flujos de trabajo de mantenimiento más sencillos, de una facturación más simple y de procesos de solicitud de OT de los clientes. Además, crean rápidamente informes detallados utilizando los datos almacenados de la GMAO para mejorar las estimaciones y la precisión del presupuesto anual.
ANTECEDENTES
La EP2 contrata y supervisa el mantenimiento de 15 edificios que albergan una gran variedad de prácticas comerciales en el sector sanitario. Estas instalaciones oscilan entre los 4.000 pies cuadrados y los 82.000 pies cuadrados y contienen más de 3.600 activos.
La organización gestiona diversas actividades de mantenimiento necesarias en función de los acuerdos de arrendamiento suscritos con los inquilinos de sus instalaciones médicas. Sus solicitudes de órdenes de trabajo incluyen desde pequeñas reparaciones en zonas comunes, como desatascar inodoros y cambiar bombillas, hasta tareas de mantenimiento preventivo crítico en sistemas de climatización y activos relacionados con la seguridad.
Hace cuatro años, la EP2 decidió sustituir su sistema WO inactivo por un sistema informático de gestión del mantenimiento. Stephanie Moore, directora de proyectos de desarrollo inmobiliario de EP2, dirigió la búsqueda. Tras considerar las funciones de GMAO de cada proveedor, eligió el software de GMAO eMaint por sus capacidades generales y su escalabilidad. Moore es también la administradora del software del sistema.
DESAFÍOS
El personal de la organización incluye un gerente, tres técnicos de mantenimiento, un contable y numerosos contratistas, como electricistas y fontaneros.
EP2 quería alcanzar varios objetivos con el software de GMAO eMaint:
- Agilizar los procesos de facturación y pago de los trabajos de mantenimiento para cumplir los plazos.
- Asignación y seguimiento de las órdenes de trabajo y del trabajo realizado
- Mejorar la precisión de los presupuestos a corto y largo plazo utilizando los datos almacenados de la GMAO
- Elevar el servicio de mantenimiento planificado y no planificado de las instalaciones del inquilino, la orden de compra y los procesos de facturación
IMPLEMENTACIÓN
Moore aprovechó al máximo la formación ofrecida por eMaint asistiendo a todas las sesiones del campamento de entrenamiento. A continuación, formó a su jefe y visitó cada una de las sedes para formar a otros usuarios esenciales. Su primera tarea fue introducir todos los activos en el sistema.
EP2 aprovechó muchas de las características clave del sistema eMaint y otras funciones vitales, como la personalización de los campos de los formularios, los cuadros de mando y la integración de las órdenes de compra y la facturación con la GMAO.
Dado que la organización gestiona 15 instalaciones, la función de mapas interactivos de eMaint fue especialmente beneficiosa. Moore quería facilitar a los técnicos la identificación de los lugares en los que había que realizar trabajos de mantenimiento. Utilizando un identificador de activo, los técnicos pueden consultar un WO en un smartphone o a través de un monitor in situ. A partir de la identificación del activo, el mapa interactivo muestra la instalación y la sala en la que deben realizar el trabajo.
Moore también utilizó el sistema para desarrollar un flujo de trabajo que designara y rellenara automáticamente los niveles de prioridad de WO. Los responsables y técnicos de mantenimiento pueden utilizar el panel de control de eMaint para ver las prioridades y otras órdenes de trabajo en una sola pantalla y ver el número de días que tienen para completar el trabajo.
EP2 incluso ha optimizado la función de campos personalizados añadiendo un campo que informa a la persona que contrata si la certificación de un contratista está actualizada o caducada.
RESULTADOS
Algunos trabajadores de mantenimiento siguen siendo reacios a utilizar el sistema de forma sistemática. Para ayudar a ello, EP2 puede crear un informe que ayude a las partes interesadas de la organización a identificar dónde existen lagunas de uso y decidir cómo cerrarlas. Además, antes de eMaint, cada mes se elaboraba manualmente un informe que mostraba los gastos superiores a 500 dólares. Ahora Moore ahorra tiempo al utilizar la GMAO para obtener las cifras al instante.
La GMAO también está ayudando a la organización a acumular datos más fiables. Por ejemplo, Moore se dio cuenta de que el tiempo que se tardaba en explicar el trabajo a un contratista no se contabilizaba en las órdenes de trabajo. Con eMaint, este tipo de errores pueden detectarse y resolverse, haciendo que la facturación basada en el tiempo y la mano de obra sea más precisa.
También ha utilizado recientemente los datos históricos almacenados en el sistema para obtener rápidamente informes que muestran a los municipios de las instalaciones que la EP2 ha cumplido sus acuerdos de mantenimiento de la planta de tratamiento de aguas residuales.
BENEFICIOS
"Hemos añadido algunas cosas nuevas en las que tenemos que hacer informes a los municipios para documentar los acuerdos de mantenimiento de las aguas pluviales. Así que me resulta muy fácil entrar en eMaint, mirar, asegurarme de que el trabajo se ha realizado, marcar todas las casillas y luego enviar la documentación al municipio, de modo que no estamos violando nuestros acuerdos".
- Stephanie Moore, gestora de proyectos de desarrollo inmobiliario y administradora de eMaint para la EP2