Wie viele Anlagen besitzt Ihre Organisation? Wo befinden sie sich, und wie ist ihr aktueller Betriebsstatus? Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Strategie für die Verwaltung des Anlagenbestands zu überdenken. Ein gut geplantes Bestandsverwaltungssystem kann Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen helfen und Ihnen unzählige Stunden ungeplanter Ausfallzeiten, verschwendete Arbeitskraft und Produktivitätsverluste ersparen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Asset Inventory Management ist und wie es in der Praxis aussieht. Außerdem werden wir erörtern, wie die Anlageninventarisierung Ihr Werk verändern kann.
Was ist Asset Inventory Management?
Die Bestandsverwaltung vereint zwei wichtige Praktiken: die Bestandsverwaltung und die Inventarverwaltung. Kurz gesagt, bedeutet Bestandsverwaltung die Erstellung eines Katalogs aller Vermögenswerte Ihres Unternehmens.
Aber das ist natürlich noch nicht alles. Ihr Unternehmen ist nicht statisch, und Ihr Anlagenbestand ist es auch nicht. Deshalb verfolgt ein gutes Bestandsverwaltungssystem sowohl die Bewegungen als auch den Standort Ihrer Anlagen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Darüber hinaus erfasst die Bestandsverwaltung auch den Zustand und die Nutzung der Anlagen und hilft Ihnen dabei, den Überblick darüber zu behalten, wie und wo Ihre Anlagen genutzt werden und in welchem Zustand sie sich befinden.
Was ist ein Inventarwert?
Ein Inventarobjekt ist jeder Gegenstand, der Ihrem Team bei der Durchführung der Arbeit hilft. Meistens bedeutet Anlagegut ein Stück Maschine, ein Fahrzeug oder ein Gerät (wie ein Tablet oder ein Computer). Aber eine Anlage ist jedes Stück Ausrüstung, das ein Unternehmen verwendet, um seine Produkte herzustellen, Dienstleistungen zu erbringen und den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Wie Sie sich vorstellen können, ist es umso schwieriger, den Überblick über die Vermögenswerte zu behalten, je größer der Betrieb ist. Ein Agrarunternehmen, das eine Reihe von Obstplantagen und Ranches betreibt, muss zum Beispiel einen großen Fuhrpark unterhalten. Und es kann eine große Herausforderung sein, den Standort, den Zustand und die Nutzung jedes einzelnen Fahrzeugs im Auge zu behalten.
Hier kommt das Asset Inventory Management ins Spiel. Die Anlageninventarisierung erfasst alle Anlagen eines Unternehmens, damit sie jederzeit und überall verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.
Was ist Asset Inventory Management?
Ein System zur Verwaltung des Anlagenbestands ist eine Kombination aus Hardware, Software und Protokollen, die alle das gleiche Ziel verfolgen: die Verfolgung aller Ihrer Anlagen und deren Verfügbarkeit. Ein zuverlässiges System zur Verwaltung des Anlagenbestands erleichtert Ihren verschiedenen Teams die Eingabe von Daten und die Überprüfung der Standorte von Anlagen. Idealerweise sollte Ihr System zur Verwaltung des Anlagenbestands leicht anpassbar sein, da jeder Betrieb seine eigenen Bedürfnisse hat.
Doch bevor wir uns damit befassen, wie die Verwaltung von Anlagenbeständen in der Praxis funktioniert, sollten wir uns zunächst ein paar verwandte Begriffe erklären.
Was ist der Unterschied zwischen Asset Management und Inventory Management?
Die Vermögensverwaltung konzentriert sich auf die Verwaltung langfristiger, hochwertiger Güter, die Sie zur Schaffung von Geschäftswerten einsetzen. Dazu gehören Aufgaben wie die Maximierung der Kapitalrendite, die Verwaltung des Lebenszyklus von Anlagen von der Anschaffung bis zur Entsorgung und die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Wartung.
Die Bestandsverwaltung konzentriert sich auf Artikel, die ein Unternehmen kauft oder herstellt, lagert und verkauft. Dazu gehören Verbrauchsmaterialien, Rohmaterialien und Fertigwaren. Die Bestandsverwaltung stellt sicher, dass der richtige Bestand oder die richtigen Artikel zur richtigen Zeit verfügbar sind, vermeidet eine Überbevorratung und optimiert die Bestell- und Lagerkosten.
Inventar ist ein weit gefasster Begriff. Zu den Vorräten zählen alle Teile und Materialien, die in die Herstellung eines Endprodukts oder einer Lieferung eingehen. Zwischenprodukte oder unfertige Erzeugnisse (WIP) zählen ebenfalls zum Inventar, ebenso wie unverkaufte Fertigprodukte. Und natürlich gehören auch alle MRO-Bedarfsartikel, die für den reibungslosen Betrieb Ihrer Anlagen erforderlich sind, zu Ihrem Bestand.
Es gibt viele Überschneidungen zwischen der Verwaltung des Anlagenbestands und der Bestandsverwaltung. Glücklicherweise kann ein CMMS beides übernehmen, indem es Ihnen ermöglicht, Ihre Anlagen und Ersatzteile in derselben zentralen Datenbank zu verfolgen.
Vorteile eines Asset Inventory Management Systems
Die Anlageninventarisierung stellt sicher, dass Anlagen und Einrichtungen über aktuelle Inventare aller ihrer Anlagen verfügen - der erste Schritt zum Aufbau eines starken Asset-Lifecycle-Management-Systems.
Asset Inventory Management kann Ihrem Unternehmen helfen:
- Verbessern Sie das Management der Lieferkette: Die Bestandsverwaltung verfolgt die Verfügbarkeit und den Standort von wichtigen Wartungsteilen und Anlagen. Dies hilft Unternehmen, Verzögerungen aufgrund von Fehlbeständen oder verlegter Ausrüstung zu vermeiden, und bietet gleichzeitig Echtzeiteinblicke in die Lagerbestände, um Bestellungen zu rationalisieren und das Lieferantenmanagement zu optimieren.
- Verfolgen Sie Vermögensnutzung: Durch die Überwachung der Häufigkeit und Intensität der Nutzung von Anlagen können Unternehmen feststellen, welche Anlagen zu wenig oder zu viel genutzt werden. Dieser Einblick ermöglicht eine bessere Betriebsplanung, stellt sicher, dass die Anlagen effizient eingesetzt werden, und hilft, die Lebensdauer wertvoller Anlagen zu verlängern.
- Verfolgen Sie die Bewegung von Vermögenswerten zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen: Die Verwaltung des Anlagenbestands ermöglicht es Unternehmen, Anlagen zu verfolgen, während sie sich zwischen Einrichtungen oder Baustellen bewegen. Dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit, verringert das Risiko von Verlust oder Verlagerung und erleichtert die Planung von Wartungsarbeiten oder Inspektionen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit.
- Bessere Budgetierung und Prognosen: Genaue Anlagendatensätze liefern die Daten, die für die Planung von Investitionsausgaben, die Vorhersage von Austauschzyklen und die Verwaltung von Wartungskosten benötigt werden. Die Kenntnis der gesamten Lebenszykluskosten von Anlagen - einschließlich Reparaturen, Verbrauchsmaterialien und Abschreibungen - unterstützt eine fundierte Finanzplanung.
- Bessere Planung: Durch die genaue Kenntnis der Anlagenverfügbarkeit können Unternehmen Wartungs-, Produktions- und Projektarbeiten effizienter planen. Dies reduziert Ausfallzeiten, stellt sicher, dass die richtigen Werkzeuge und Teile vorrätig sind, und verhindert Konflikte oder Verzögerungen im Betrieb.
- Unterstützung proaktiver Wartungsstrategien: Die Führung eines detaillierten Anlageninventars ermöglicht es Unternehmen, vorbeugende und vorausschauende Wartungsprogramme zu implementieren. Zu wissen, welche Anlagen zur Inspektion, zum Austausch oder zur Aufrüstung anstehen, hilft, ungeplante Ausfallzeiten zu reduzieren und die Lebensdauer wichtiger Anlagen zu verlängern.
Bewährte Praktiken für die Verwaltung von Anlagenbeständen
Die effektive Verwaltung von Anlagen beginnt damit, dass man genau weiß, was man hat, wo es sich befindet und wie es genutzt wird. Die Verwaltung des Anlagenbestands geht über das bloße Führen einer Liste hinaus. Es geht darum, genaue, aktuelle Aufzeichnungen zu erstellen, die bessere Entscheidungen ermöglichen, Ausfallzeiten reduzieren und die Lebensdauer wichtiger Anlagen verlängern.
Die Befolgung dieser Best Practices schafft eine zuverlässige Grundlage für die Instandhaltungsplanung, Budgetierung und Einhaltung von Vorschriften und trägt dazu bei, dass Ihre Anlagen während ihres gesamten Lebenszyklus einen maximalen Wert liefern.
1. Genaue und vollständige Daten pflegen
Führen Sie ein detailliertes Anlagenverzeichnis, in dem alle Ihre Anlagen aufgeführt sind. Halten Sie Informationen wie Marke, Modell, Seriennummer, Kaufdatum, Standort, zuständige Abteilung und Fotos oder digitale Kennzeichnungen wie Strichcodes fest. Verwenden Sie einheitliche Benennungskonventionen und Kategorien, um Duplikate oder Verwechslungen zu vermeiden.
2. Integration in Instandhaltungssysteme
Nutzen Sie ein CMMS, um Anlagendatensätze direkt mit Arbeitsaufträgen, Wartungsverläufen und Ersatzteilbeständen zu verknüpfen und so eine einheitliche Datenbasis zu schaffen.
3. Standort und Bewegung verfolgen
Aktualisieren Sie Datensätze und protokollieren Sie Versetzungen zwischen Arbeitsplätzen oder Abteilungen in Echtzeit.
4. Regelmäßige Prüfung und Verifizierung
Vergleichen Sie Inspektionen vor Ort mit digitalen Aufzeichnungen, um fehlende, verlegte oder beschädigte Anlagen zu erkennen. Weisen Sie jede Anlage einer verantwortlichen Person oder Abteilung zu und beschränken Sie die CMMS-Bearbeitungsfunktionen auf geschultes Personal.
5. Daten für klügere Entscheidungen nutzen
Nutzen Sie Ihr CMMS, um Nutzungsstunden, Betriebszyklen oder andere Metriken zu erfassen, um zu wenig oder zu viel genutzte Geräte zu identifizieren. Erfassen Sie Anschaffungsdatum, Garantiedetails, Abschreibung und Ersatzpläne für eine bessere Budgetierung. Nutzen Sie Daten über Reparaturhäufigkeit, Ausfallzeiten und Betriebskosten, um Entscheidungen über Reparatur oder Ersatz zu treffen.
Die Verwendung eines CMMS vereinfacht die Verwaltung des Anlagenbestands, da alle Informationen in einer einzigen Quelle gesammelt werden. Jeder im Unternehmen, vom Techniker bis zum CEO, kann auf die Daten zugreifen und den Status, die Historie, den Standort und andere Informationen einsehen, die für die Entscheidungsfindung und die Anlagenverwaltung nützlich sind.
Wie man die beste Software für die Bestandsverwaltung auswählt
Die Wahl der richtigen Software ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie das Beste aus Ihrer Strategie zur Bestandsverwaltung herausholen wollen. Das richtige Tool sollte nicht nur die Bestände erfassen, sondern den Prozess auch effizienter und genauer machen und mit den übrigen Abläufen in Ihrem Unternehmen verknüpfen. Hier sind einige wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:
Benutzerfreundlichkeit: Eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche macht es Ihrem Team leicht, Datensätze zu aktualisieren und Informationen ohne zusätzliche Schulung zu finden.
Verfolgung in Echtzeit: Funktionen wie Barcoding, RFID oder GPS sorgen dafür, dass Anlagen an verschiedenen Arbeitsplätzen oder in verschiedenen Abteilungen genau verfolgt werden können. Software mit interaktiven Etagenplänen hilft bei der Verfolgung und Lokalisierung von Anlagen und ermöglicht den einfachen Zugriff auf den Anlagenstatus über einen Etagenplan.
Mobiler Zugriff: Außendienstmitarbeiter sollten in der Lage sein, Bestandseinträge direkt von mobilen Geräten aus zu aktualisieren, um die Daten auf dem neuesten Stand zu halten und den Papierkram zu reduzieren. Ein mobiler Offline-Zugang ist ebenfalls ideal, da Außendienstmitarbeiter nicht immer Zugang zum Internet haben.
Anpassbare Berichte: Achten Sie auf flexible Dashboards und Berichtstools, mit denen Sie Auslastung, Wartungskosten und Lebenszyklusdaten analysieren können, um eine bessere Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Mit der besten Software können Sie die Berichte leicht an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen, ohne einen Entwickler um Hilfe bitten zu müssen.
Integration: Wenn Sie bereits andere Software für die Buchhaltung, das Gebäudemanagement, das Produktionsmanagement oder andere Aufgaben verwenden, sollten Sie nach einer Software für die Bestandsverwaltung suchen, die sich in Ihre vorhandene Software integrieren lässt. Diese Funktion sorgt dafür, dass die Abteilungen im gesamten Unternehmen miteinander verbunden sind und erleichtert die gemeinsame Nutzung von Daten, die Beseitigung doppelter Einträge und die Rationalisierung von Arbeitsabläufen.
Skalierbarkeit: Die Software sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und mehr Anlagen, Benutzer und Standorte ohne größere Unterbrechungen unterstützen.
Sicherheit und Compliance: Integrierte Kontrollen helfen beim Schutz sensibler Anlagendaten und gewährleisten die Einhaltung von Branchenvorschriften oder Audit-Anforderungen.
Die beste Software für die Bestandsverwaltung fügt sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe ein, reduziert den manuellen Aufwand und gibt Ihnen zuverlässige Einblicke in den Zustand und den Wert Ihrer Anlagen.
Verwendung von eMaint für die Verwaltung des Anlagenbestands
Ein CMMS wie eMaint gibt Ihnen sofortigen Einblick in den Standort und den Status von Anlagen. Und alle Daten, die Sie in das System eingeben, werden automatisch auf der gesamten Plattform aktualisiert, so dass Ihre Teams immer Zugang zu den benötigten Informationen haben, unabhängig vom Standort. Dies macht eMaint zu einer ausgezeichneten Wahl für jedes Unternehmen mit mehreren Standorten oder entfernten Teams.
Aber eMaint bietet Ihnen auch einen Blick über den Tellerrand. Die Software kann Ihnen dabei helfen, Ihr Anlageninventar, Ihre Nachverfolgung und Ihre Asset-Lifecycle-Management-Programme zu optimieren, sodass Sie alle benötigten Daten direkt zur Hand haben.
eMaint zeigt Ihnen die Wartungshistorie Ihrer Anlagen, aktuelle zustandsüberwachung und den Ersatzteilbestand - alles auf einer Plattform. Sie können auch die Berichtsfunktionen von eMaint nutzen, um detailliertere Informationen für jede Ihrer Anlagen zu erhalten.
Wenn Sie alle benötigten Daten direkt zur Hand haben, können Sie Ihre Effizienz steigern, bessere Entscheidungen treffen und effektivere Prognosen erstellen. Deshalb hilft eMaint dabei, einen sicheren Weg zur Verbesserung der Produktivität, zur Senkung der Kosten und zur Reduzierung ungeplanter Ausfallzeiten zu schaffen.
