¿Cuántos activos posee su organización? ¿Dónde están ubicados y cuál es su estado operativo actual? Si no puede responder a estas preguntas, puede que haya llegado el momento de replantearse su estrategia de gestión del inventario de activos. Un sistema de gestión de inventario de activos bien planificado puede ayudarle a responder a estas preguntas y ahorrar incontables horas de tiempo de inactividad no planificado, mano de obra desperdiciada y pérdida de productividad. En este artículo, hablaremos sobre qué es la gestión del inventario de activos y cómo es en la práctica. También hablaremos de las formas específicas en que la gestión del inventario de activos puede transformar su planta.
¿Qué es la gestión del inventario de activos?
La gestión de inventarios de activos combina dos prácticas fundamentales: la gestión de activos y la gestión de inventarios. En pocas palabras, la gestión del inventario de activos significa crear un catálogo de todos los activos de su organización.
Pero, por supuesto, la cosa no acaba ahí. Su organización no es estática, como tampoco lo es su inventario de activos. Por eso, un buen sistema de gestión de inventario de activos realiza un seguimiento tanto del movimiento como de la ubicación de sus activos a lo largo de su ciclo de vida. Además, la gestión del inventario de activos también realiza un seguimiento del estado y la utilización de los activos, lo que le ayuda a saber exactamente cómo y dónde se utilizan sus activos y su estado general.
¿Qué es un activo de inventario?
Un activo de inventario es cualquier artículo que ayude a su equipo a realizar su trabajo. La mayoría de las veces, activo significa una pieza de maquinaria, un vehículo o un dispositivo (como una tableta o un ordenador). Pero un activo es cualquier pieza del equipo que una empresa utiliza para fabricar sus productos, prestar servicios y mantenerse en funcionamiento.
Como se puede imaginar, cuanto mayor es la empresa, más difícil es hacer un seguimiento de los activos. Por ejemplo, una agroindustria que gestiona una serie de huertos y ranchos debe mantener una gran flota de vehículos. Y controlar la ubicación, el estado y la utilización de cada vehículo puede suponer un gran reto.
Ahí es donde entra en juego la gestión del inventario de activos. La gestión del inventario de activos hace un seguimiento de todos los activos que posee una empresa para que estén disponibles cuando y donde se necesiten.
¿Qué es la gestión del inventario de activos?
Un sistema de gestión de inventario de activos es una combinación de hardware, software y protocolos, todos con el mismo objetivo: hacer un seguimiento de todos sus activos y su disponibilidad. Un sistema fiable de gestión del inventario de activos facilita a los distintos equipos la introducción de datos y la comprobación de la ubicación de los activos. Lo ideal es que su sistema de gestión de inventario de activos sea fácil de personalizar, ya que cada operación tiene necesidades únicas.
Pero antes de entrar en cómo funciona en la práctica la gestión de inventarios de activos, dediquemos un minuto a entender algunos términos relacionados.
¿Cuál es la diferencia entre gestión de activos y gestión de inventarios?
La gestión de activos se centra en la gestión a largo plazo de los elementos de alto valor que se utilizan para generar valor empresarial. Incluye tareas como maximizar el retorno de la inversión, gestionar el ciclo de vida de los activos desde su adquisición hasta su eliminación y garantizar que el mantenimiento se realiza correctamente.
La gestión de inventarios se centra en los artículos que una empresa compra o crea, almacena y vende. Incluye consumibles, materias primas y productos acabados. La gestión de inventarios garantiza la disponibilidad de las existencias o artículos adecuados en el momento oportuno, evita el exceso de existencias y optimiza los costes de pedido y almacenamiento.
Inventario es un término amplio. Los artículos del inventario son todas las piezas y materiales que entran en la fabricación de un producto final o en la elaboración de cualquier entrega. Los productos intermedios o los trabajos en curso (WIP) también cuentan como inventario, al igual que los productos acabados no vendidos. Y, por supuesto, todos los suministros MRO necesarios para mantener sus activos funcionando sin problemas forman parte de su inventario.
Existe un gran solapamiento entre la gestión del inventario de activos y la gestión de inventarios. Afortunadamente, una GMAO puede encargarse de ambas cosas, permitiéndole hacer un seguimiento de sus activos y piezas de repuesto en la misma base de datos central.
Beneficios de un sistema de gestión de inventario de activos
La gestión del inventario de activos garantiza que las plantas e instalaciones dispongan de inventarios actualizados de todos sus activos: el primer paso para crear un sólido sistema de gestión del ciclo de vida de los activos.
La gestión del inventario de activos puede ayudar a su organización:
- Mejore la gestión de la cadena de suministro: La gestión del inventario de activos realiza un seguimiento de la disponibilidad y ubicación de las piezas y activos de mantenimiento críticos. Esto ayuda a las organizaciones a evitar retrasos causados por roturas de stock o equipos extraviados, al tiempo que proporciona visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario para agilizar los pedidos y optimizar la gestión de proveedores.
- Seguimiento de utilización de activos: Al controlar la frecuencia y la intensidad de uso de los activos, las organizaciones pueden identificar los equipos infrautilizados o sobreutilizados. Esta información permite una mejor planificación operativa, garantiza que los equipos se utilicen de forma eficiente y ayuda a prolongar la vida útil de los activos valiosos.
- Rastree el movimiento de activos entre lugares de trabajo: La gestión del inventario de activos permite a las organizaciones realizar un seguimiento de los activos cuando se desplazan entre instalaciones o lugares de trabajo. Esto garantiza la rendición de cuentas, reduce el riesgo de pérdida o extravío y facilita la programación del mantenimiento o las inspecciones en el lugar y el momento adecuados.
- Mejorar la elaboración de presupuestos y previsiones: Los registros precisos de activos proporcionan los datos necesarios para planificar los gastos de capital, predecir los ciclos de sustitución y gestionar los costes de mantenimiento. Comprender el coste del ciclo de vida completo de los activos, incluidas las reparaciones, los consumibles y la depreciación, contribuye a una planificación financiera más informada.
- Mejorar la programación: Con un conocimiento preciso de la disponibilidad de los activos, las empresas pueden programar el mantenimiento, la producción y los proyectos de forma más eficiente. Esto reduce el tiempo de inactividad, garantiza la disponibilidad de las herramientas y piezas adecuadas y evita conflictos o retrasos en las operaciones.
- Apoyar estrategias de mantenimiento proactivas: Mantener un inventario detallado de los activos permite a las organizaciones implantar programas de mantenimiento preventivo y predictivo. Saber qué activos deben inspeccionarse, sustituirse o actualizarse ayuda a reducir el tiempo de inactividad imprevisto y prolonga la vida útil de los equipos críticos.
Buenas prácticas para la gestión del inventario de activos
La gestión eficaz de los activos empieza por saber exactamente qué se tiene, dónde se encuentra y cómo se utiliza. La gestión del inventario de activos va más allá del simple mantenimiento de una lista: implica la creación de registros precisos y actualizados que permitan tomar mejores decisiones, reducir el tiempo de inactividad y prolongar la vida útil de los equipos críticos.
Siguiendo estas buenas prácticas se crea una base fiable para la planificación del mantenimiento, la elaboración de presupuestos y el cumplimiento de la normativa, lo que ayuda a que sus activos ofrezcan el máximo valor a lo largo de su ciclo de vida.
1. Mantener datos precisos y completos
Lleve un registro detallado de todos sus activos. Registre información como la marca, el modelo, el número de serie, la fecha de compra, la ubicación, el departamento responsable y fotos o etiquetas digitales como códigos de barras. Utilice convenciones de nomenclatura y categorías coherentes para evitar duplicados o confusiones.
2. Integración con sistemas de mantenimiento
Utilice un GMAO para vincular los registros de activos directamente con las órdenes de trabajo, el historial de mantenimiento y el inventario de piezas para obtener una única fuente de verdad.
3. Seguimiento de la ubicación y el movimiento
Actualice los registros y registre los traslados entre lugares de trabajo o departamentos en tiempo real.
4. Auditoría y verificación periódicas
Compare las inspecciones in situ con los registros digitales para detectar activos perdidos, extraviados o dañados. Asigne cada activo a una persona o departamento responsable y limite las funciones de edición de GMAO al personal formado.
5. Utilizar los datos para tomar decisiones más inteligentes
Utilice su GMAO para realizar un seguimiento de las horas de uso, los ciclos de funcionamiento u otras métricas para identificar los equipos infrautilizados o sobreutilizados. Registre la fecha de adquisición, los detalles de la garantía, la depreciación y los calendarios de sustitución para mejorar la presupuestación. Utilice los datos sobre la frecuencia de las reparaciones, el tiempo de inactividad y el coste de propiedad para orientar las decisiones de reparar o sustituir.
El uso de un GMAO simplifica la gestión del inventario de activos al recopilar toda la información en una única fuente. Cualquier persona de la empresa, desde técnicos hasta directores generales, puede acceder a los datos y ver el estado de los activos, su historial, su ubicación y otros datos útiles para la toma de decisiones y la gestión de activos.
Cómo elegir el mejor software de gestión de inventario de activos
Elegir el software adecuado es fundamental para sacar el máximo partido a su estrategia de gestión del inventario de activos. La herramienta adecuada no sólo debe realizar un seguimiento de los activos, sino también hacer que el proceso sea más eficiente, preciso y conectado con el resto de sus operaciones. He aquí algunas Características clave que debe tener en cuenta:
Facilidad de uso: Una interfaz limpia e intuitiva facilita a su equipo la actualización de registros y la búsqueda de información sin necesidad de formación adicional.
Seguimiento en tiempo real: Funciones como los códigos de barras, la RFID o el GPS garantizan un seguimiento preciso de los activos en todos los lugares de trabajo o departamentos. Los programas informáticos con planos de planta interactivos ayudan a seguir y localizar los activos y permiten acceder fácilmente a su estado desde un plano de planta.
Acceso móvil: Los equipos sobre el terreno deben poder actualizar los registros de activos directamente desde dispositivos móviles, para mantener los datos actualizados y reducir el papeleo. El acceso móvil sin conexión también es ideal, ya que los equipos sobre el terreno no siempre tienen acceso a internet.
Informes personalizables: Busque cuadros de mando flexibles y herramientas de generación de informes que le permitan analizar la utilización, los costes de mantenimiento y los datos del ciclo de vida para apoyar una mejor toma de decisiones. El mejor software le permitirá personalizar fácilmente los informes según las necesidades específicas de su organización, sin tener que acudir a un desarrollador en busca de ayuda.
Integración: Si ya utiliza otros tipos de software para la contabilidad, la gestión de edificios, la gestión de la producción u otras tareas, busque un software de gestión de inventario de activos que pueda integrarse con su software actual. Esta capacidad mantiene conectados a los departamentos de toda la empresa y facilita el intercambio de datos, la eliminación de entradas duplicadas y la racionalización de los flujos de trabajo.
Escalabilidad: El software debe crecer con su organización, admitiendo más activos, usuarios y sitios sin interrupciones importantes.
Seguridad y cumplimiento: Los controles integrados ayudan a proteger los datos sensibles de los activos y garantizan el cumplimiento de las normativas del sector o los requisitos de auditoría.
El mejor software de gestión de inventario de activos se adaptará perfectamente a sus flujos de trabajo, reducirá el esfuerzo manual y le proporcionará información fiable sobre el estado y el valor de sus activos.
Uso de eMaint para la gestión del inventario de activos
Un GMAO como eMaint le ofrece visibilidad instantánea tanto de la ubicación como del estado de los activos. Y cualquier dato que introduzca en el sistema se actualiza automáticamente en toda la plataforma, de modo que sus equipos siempre tienen acceso a la información que necesitan, independientemente de su ubicación. Esto hace de eMaint una excelente opción para cualquier organización con múltiples ubicaciones o equipos remotos.
Pero eMaint también le ofrece una visión más amplia. El software puede ayudarle a racionalizar su inventario de activos, el seguimiento y los programas de gestión del ciclo de vida de los activos para que tenga todos los datos que necesita al alcance de la mano.
eMaint le muestra los historiales de mantenimiento de sus activos, la actualidad monitoreo de condición y el inventario de piezas de repuesto, todo en una sola plataforma. También puede utilizar las funciones de informes de eMaint para ver información más detallada de cualquiera de sus activos.
Disponer de todos los datos necesarios directamente al alcance de la mano abre la puerta a una mayor eficiencia, a una mejor toma de decisiones y a una previsión más eficaz. Por eso eMaint ayuda a crear un camino seguro hacia la mejora de la productividad, la reducción de los costes y la disminución de los tiempos de inactividad imprevistos.
