Quantos activos possui a sua organização? Onde estão localizados e qual é o seu estado de funcionamento atual? Se não conseguir responder a estas perguntas, talvez seja altura de repensar a sua estratégia de gestão do inventário de activos. Um sistema de gestão de inventário de activos bem planeado pode ajudá-lo a responder a estas questões e poupar inúmeras horas de inatividade não planeada, trabalho desperdiçado e perda de produtividade. Neste artigo, vamos falar sobre o que é a gestão do inventário de activos e como é na prática. Também discutiremos formas específicas de como a gestão do inventário de activos pode transformar a sua fábrica.
O que é a gestão do inventário de activos?
A gestão do inventário de activos combina duas práticas fundamentais: a gestão de activos e a gestão de inventário. Em suma, a gestão do inventário de activos significa criar um catálogo de todos os activos da sua organização.
Mas, claro, não se fica por aqui. A sua organização não é estática, e o seu inventário de activos também não. É por isso que um bom sistema de gestão de inventário de activos acompanha o movimento e a localização dos seus activos ao longo dos respectivos ciclos de vida. Além disso, a gestão do inventário de activos também acompanha o estado e a utilização dos activos, ajudando-o a saber exatamente como e onde os seus activos estão a ser utilizados e o seu estado geral.
O que é um ativo inventariado?
Um ativo de inventário é qualquer item que ajude a sua equipa a realizar o trabalho. Na maioria das vezes, ativo significa uma peça de maquinaria, um veículo ou um dispositivo (como um tablet ou um computador). Mas um ativo é qualquer peça de equipamento que uma empresa utiliza para produzir os seus produtos, prestar serviços e manter-se em funcionamento.
Como se pode imaginar, quanto maior for a operação, mais difícil é manter o controlo dos activos. Por exemplo, uma empresa agrícola que gere uma série de pomares e quintas tem de manter uma grande frota de veículos. E manter o controlo da localização, estado e utilização de cada veículo pode ser um grande desafio.
É aí que entra a gestão do inventário de activos. A gestão do inventário de activos mantém um registo de todos os activos que uma empresa possui para que estejam disponíveis quando e onde forem necessários.
O que é a gestão do inventário de activos?
Um sistema de gestão do inventário de activos é uma combinação de hardware, software e protocolos, todos com o mesmo objetivo: controlar todos os seus activos e a respectiva disponibilidade. Um sistema de gestão de inventário de activos fiável facilita a introdução de dados e a verificação da localização dos activos por parte das várias equipas. Idealmente, o seu sistema de gestão do inventário de activos deve ser fácil de personalizar, uma vez que cada operação tem necessidades únicas.
Mas antes de abordarmos a forma como a gestão do inventário de activos funciona na prática, vamos primeiro dedicar um minuto a compreender alguns termos relacionados.
Qual é a diferença entre a gestão de activos e a gestão de inventário?
A gestão de activos centra-se na gestão dos artigos de longo prazo e de elevado valor que utiliza para gerar valor comercial. Inclui tarefas como a maximização do ROI, a gestão do ciclo de vida dos activos, desde a aquisição até à eliminação, e a garantia de que a manutenção é efectuada corretamente.
A gestão de inventário centra-se nos itens que uma empresa compra ou cria, armazena e vende. Inclui consumíveis, matérias-primas e produtos acabados. A gestão de inventário assegura que o stock ou os artigos certos estão disponíveis no momento certo, evita o excesso de stock e optimiza os custos de encomenda e armazenamento.
Inventário é um termo abrangente. Os itens de inventário são todas as peças e materiais que são utilizados na produção de um produto final ou na elaboração de qualquer produto final. Os produtos intermédios ou trabalhos em curso (WIP) também contam como inventário, tal como os produtos acabados não vendidos. E, claro, todos os consumíveis MRO necessários para manter os seus activos a funcionar sem problemas fazem parte do seu inventário.
Existe uma grande sobreposição entre a gestão de inventário de activos e a gestão de inventário. Felizmente, um CMMS pode tratar de ambos, permitindo-lhe controlar os seus activos e peças sobresselentes na mesma base de dados central.
Vantagens de um sistema de gestão de inventário de activos
A gestão do inventário de activos assegura que as fábricas e instalações têm inventários actualizados de todos os seus activos - o primeiro passo para criar um sistema sólido de gestão do ciclo de vida dos activos.
A gestão do inventário de activos pode ajudar a sua organização:
- Melhorar a gestão da cadeia de fornecimento: A gestão do inventário de activos mantém um registo da disponibilidade e localização de peças de manutenção e activos críticos. Isto ajuda as organizações a evitar atrasos causados por rupturas de stock ou equipamento mal colocado, ao mesmo tempo que proporciona visibilidade em tempo real dos níveis de inventário para simplificar as encomendas e otimizar a gestão de fornecedores.
- Acompanhar utilização de activos: Ao monitorizar a frequência e a intensidade com que os activos são utilizados, as organizações podem identificar equipamentos subutilizados ou sobreutilizados. Este conhecimento permite um melhor planeamento operacional, assegura que o equipamento é utilizado de forma eficiente e ajuda a prolongar a vida útil de activos valiosos.
- Acompanhe o movimento de activos entre locais de trabalho: A gestão do inventário de activos permite às organizações acompanhar os activos à medida que se deslocam entre instalações ou locais de trabalho. Isto assegura a responsabilidade, reduz o risco de perda ou extravio e facilita a programação de manutenção ou inspecções no local e hora certos.
- Melhorar a orçamentação e a previsão: Os registos precisos dos activos fornecem os dados necessários para planear as despesas de capital, prever os ciclos de substituição e gerir os custos de manutenção. Compreender o custo total do ciclo de vida dos activos - incluindo reparações, consumíveis e depreciação - permite um planeamento financeiro mais informado.
- Melhorar a programação: Com um conhecimento preciso da disponibilidade dos activos, as organizações podem programar a manutenção, a produção e o trabalho de projeto de forma mais eficiente. Isto reduz o tempo de inatividade, assegura que as ferramentas e peças certas estão disponíveis e evita conflitos ou atrasos nas operações.
- Apoiar estratégias de manutenção proactivas: A manutenção de um inventário de activos detalhado permite às organizações implementar programas de manutenção preventiva e preditiva. Saber quais os activos que devem ser inspeccionados, substituídos ou actualizados ajuda a reduzir o tempo de inatividade não planeado e prolonga a vida útil do equipamento crítico.
Melhores práticas para a gestão do inventário de activos
A gestão eficaz dos activos começa por saber exatamente o que tem, onde está localizado e como está a ser utilizado. A gestão do inventário de activos vai além da simples manutenção de uma lista - envolve a criação de registos precisos e actualizados que informam melhores decisões, reduzem o tempo de inatividade e prolongam a vida útil do equipamento crítico.
Seguir estas práticas recomendadas cria uma base fiável para o planeamento da manutenção, orçamentação e conformidade, ajudando os seus activos a fornecer o máximo valor ao longo do seu ciclo de vida.
1. Manter dados exactos e completos
Mantenha um registo detalhado de todos os seus bens. Registe informações como marca, modelo, número de série, data de compra, localização, departamento responsável e fotografias ou etiquetas digitais, como códigos de barras. Utilize convenções de nomenclatura e categorias coerentes para evitar duplicações ou confusões.
2. Integrar com os sistemas de manutenção
Utilize um CMMS para ligar os registos de activos diretamente às ordens de trabalho, ao histórico de manutenção e ao inventário de peças para obter uma única fonte de informação.
3. Localização e movimento do rasto
Atualizar registos e registar transferências entre locais de trabalho ou departamentos em tempo real.
4. Auditar e verificar regularmente
Compare as inspecções no local com os registos digitais para detetar activos em falta, mal colocados ou danificados. Atribua cada ativo a uma pessoa ou departamento responsável e limite as funções de edição do CMMS ao pessoal formado.
5. Utilizar os dados para tomar decisões mais inteligentes
Utilize o seu CMMS para registar as horas de utilização, ciclos de funcionamento ou outras métricas para identificar equipamento subutilizado ou sobreutilizado. Registe a data de aquisição, os detalhes da garantia, a depreciação e os calendários de substituição para uma melhor orçamentação. Utilize dados sobre a frequência de reparação, tempo de inatividade e custo de propriedade para orientar as decisões de reparação ou substituição.
A utilização de um CMMS simplifica a gestão do inventário de activos ao recolher todas as informações numa única fonte. Qualquer pessoa na empresa, desde técnicos a diretores executivos, pode aceder aos dados e ver o estado dos activos, o histórico, a localização e outras informações úteis para a tomada de decisões e a gestão de activos.
Como escolher o melhor software de gestão de inventário de activos
A escolha do software certo é fundamental para tirar o máximo partido da sua estratégia de gestão do inventário de activos. A ferramenta certa deve não só controlar os activos, mas também tornar o processo mais eficiente, preciso e ligado ao resto das suas operações. Eis algumas das principais caraterísticas a procurar:
Facilidade de utilização: Uma interface simples e intuitiva facilita à sua equipa a atualização de registos e a procura de informações sem formação adicional.
Seguimento em tempo real: Capacidades como códigos de barras, RFID ou GPS garantem que os activos podem ser localizados com precisão nos locais de trabalho ou departamentos. O software com plantas interactivas pode ajudar a seguir e localizar activos e permitir-lhe aceder facilmente ao estado dos activos a partir de um mapa do piso.
Acesso móvel: As equipas no terreno devem poder atualizar os registos de activos diretamente a partir de dispositivos móveis, mantendo os dados actualizados e reduzindo a papelada. O acesso móvel offline também é ideal, uma vez que as equipas no terreno podem nem sempre ter acesso à ligação à Internet.
Relatórios personalizáveis: Procure painéis de controlo flexíveis e ferramentas de elaboração de relatórios que lhe permitam analisar a utilização, os custos de manutenção e os dados do ciclo de vida para apoiar uma melhor tomada de decisões. O melhor software permitir-lhe-á personalizar facilmente os relatórios de acordo com as necessidades específicas da sua organização, sem ter de recorrer à ajuda de um programador.
Integração: Se já utiliza outros tipos de software para contabilidade, gestão de edifícios, gestão de produção ou outras tarefas, procure um software de gestão de inventário de activos que possa ser integrado no seu software existente. Esta capacidade mantém os departamentos ligados em toda a empresa e facilita a partilha de dados, elimina entradas duplicadas e simplifica os fluxos de trabalho.
Escalabilidade: O software deve crescer com a sua organização, suportando mais activos, utilizadores e sítios sem grandes interrupções.
Segurança e conformidade: Os controlos integrados ajudam a proteger os dados de activos sensíveis e a garantir a conformidade com os regulamentos da indústria ou os requisitos de auditoria.
O melhor software de gestão de inventário de activos integrar-se-á perfeitamente nos seus fluxos de trabalho, reduzirá o esforço manual e fornecerá informações fiáveis sobre o estado e o valor dos seus activos.
Utilização do eMaint para a gestão do inventário de activos
Um CMMS como o eMaint dá-lhe visibilidade instantânea da localização e do estado dos activos. E todos os dados introduzidos no sistema são automaticamente actualizados em toda a plataforma, para que as suas equipas tenham sempre acesso às informações de que necessitam, independentemente da localização. Isto torna o eMaint uma excelente escolha para qualquer organização com várias localizações ou equipas remotas.
Mas o eMaint também lhe dá uma visão mais alargada. O software pode ajudá-lo a simplificar o inventário de activos, o rastreio e os programas de gestão do ciclo de vida dos activos, para que tenha todos os dados de que necessita na ponta dos dedos.
O eMaint mostra-lhe o histórico de manutenção dos seus activos, as monitoramento de condição e o inventário de peças sobresselentes - tudo numa única plataforma. Também pode utilizar as funções de relatório do eMaint para pesquisar e visualizar informações mais detalhadas sobre qualquer um dos seus activos.
Ter todos os dados de que necessita diretamente na ponta dos dedos abre a porta a uma maior eficiência, melhores decisões e previsões mais eficazes. É por isso que o eMaint ajuda a criar um caminho seguro para melhorar a produtividade, diminuir os custos e reduzir o tempo de inatividade não planeado.
