Was ist aufgeschobene Wartung? Mit einem CMMS immer einen Schritt voraus

Unter aufgeschobener Instandhaltung versteht man das Aufschieben von Instandhaltungsmaßnahmen - ob geplant oder ungeplant - in der Regel aufgrund fehlender Haushaltsmittel. Im Laufe der Zeit häufen sich die aufgeschobenen Instandhaltungsmaßnahmen und es entsteht ein Instandhaltungsrückstau.

Das Führen eines Instandhaltungsrückstands ist seit langem als normal akzeptiert worden; ein regelmäßiger Aufschub der Instandhaltung birgt jedoch Risiken. Je größer der Wartungsrückstand wird, desto schwieriger wird es, den Rückstand aufzuholen und die Aufgaben effektiv zu priorisieren. Bei aufgeschobener Wartung können wichtige Aufgaben durch die Maschen fallen, und kleine Probleme können sich zu Ausfällen ausweiten, wenn sie nicht rechtzeitig behoben werden.

Einige Unternehmen haben sich sogar für eine "Run-to-Failure"-Wartungsstrategie entschieden, bei der die Maschinen so lange in Betrieb bleiben, bis sie ausfallen. Diese Praxis beschleunigt jedoch den Verschleiß der Ausrüstung, verkürzt die Lebensdauer der Anlagen und erhöht das Risiko unerwarteter Ausfälle und Stillstandszeiten. Oft kostet eine aufgeschobene Wartung mehr Zeit und Geld, als wenn man sie einfach nur aufrechterhalten hätte.

Glücklicherweise macht es dieCMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) möglich, Ihre Instandhaltung sowohl auf dem neuesten Stand als auch im Rahmen des Budgets zu halten.

Nachdem wir nun die groben Züge skizziert haben, wollen wir uns die spezifischen Faktoren, die zu einer unterlassenen Instandhaltung beitragen, genauer ansehen und herausfinden, wie moderne Management-Tools praktikable Lösungen bieten.

Wann kann die Wartung aufgeschoben werden?

Es gibt nur wenige zwingende Gründe, die Instandhaltung routinemäßig über lange Zeiträume aufzuschieben - ein Ansatz, der im Allgemeinen zu einem erhöhten Zeit- und Ressourcenaufwand führt. Bestimmte Umstände können jedoch einen vorübergehenden Aufschub rechtfertigen, z. B. die Anpassung von Wartungsplänen an betriebliche Prioritäten oder Haushaltszyklen.

Diese Szenarien lassen sich häufig in zwei Hauptkategorien einteilen:

• Strategisch aufgeschobene Instandhaltung
  Strategisch aufgeschobene Instandhaltung bedeutet, dass weniger kritische Instandhaltungsaufgaben bewusst aufgeschoben werden, um Ressourcen für dringendere Aufgaben bereitzustellen. Bei unkritischen Komponenten kann es sinnvoll sein, eine Maschine bis zum Ausfall laufen zu lassen. Diese Strategie wird angewandt, wenn die durch einen Ausfall verursachte Ausfallzeit den Betrieb nicht wesentlich stört oder wenn die Kosten für die vorbeugende Instandhaltung die Kosten für den Austausch der Einheit übersteigen. Sie erfordert eine solide Vorbereitung, einschließlich der Bereitstellung der erforderlichen Teile und des Personals, um Ausfälle effektiv zu bewältigen und die Ausfallzeit zu minimieren.
• Unfreiwilliger Aufschub der Instandhaltung Unfreiwilliger Aufschub der Instandhaltung ist dagegen auf unkontrollierbare Faktoren wie plötzliche Budgetkürzungen oder unerwartete Ressourcenknappheit zurückzuführen. Diese Art des Aufschubs von Wartungsarbeiten ist nicht geplant und kann zu einer Kaskade von Problemen führen, bei der kleinere Probleme eskalieren und zu größeren Störungen und höheren Reparaturkosten führen.

Was treibt eine Organisation zu einer dieser Arten von aufgeschobener Wartung? Hier sind die Faktoren, die dazu beitragen.

Gründe für unterlassene Instandhaltung

• Budgetbeschränkungen
  Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für einen Aufschub der Instandhaltung entscheiden, aber der Hauptgrund sind die Kosten. Wenn die finanziellen Mittel knapp sind, müssen Instandhaltungsleiter oft schwierige Entscheidungen darüber treffen, welche Aufgaben Vorrang haben sollen. Aufgaben mit hoher Priorität, die für die Instandhaltung von großer Bedeutung sind, haben unter Umständen Vorrang, während weniger dringende Reparaturen und Ersatzbeschaffungen aufgeschoben werden. Auch wenn das Aufschieben von Wartungsarbeiten eine kurzfristige Lösung zu sein scheint, ist es wichtig, die langfristigen Folgen für Ihr Budget zu bedenken. Notreparaturen, die weitaus teurer sind als routinemäßige Wartungsarbeiten, sind oft die Folge aufgeschobener Aufgaben. Außerdem können ungeplante Ausfallzeiten dazu führen, dass Mitarbeiter untätig bleiben und die Produktion zum Stillstand kommt, was zu erheblichen Produktivitätsverlusten führt.
• Ineffiziente Entscheidungsfindung
  Selbst wenn zusätzliche Mittel beantragt werden können, können langsame Genehmigungsverfahren Instandhaltungsaktivitäten verzögern. Wenn es Wochen dauert, bis die Geschäftsleitung die erforderlichen Mittel genehmigt, können sich die anstehenden Aufgaben leicht im Instandhaltungsrückstand ansammeln. Effiziente Entscheidungsfindung und rasche Genehmigungen sind entscheidend, um einen Aufschub der Instandhaltung zu verhindern.
• Unternehmensrichtlinien
  Selbst in Unternehmen, die nicht absichtlich eine "Run-to-Failure"-Strategie verfolgen, kann die Arbeit aus einer Vielzahl von Gründen zurückgehalten werden, was das Team daran hindert, mit einer Wartungsaufgabe fortzufahren.
• Mangelnde Planung
  Schlechte Planung führt häufig dazu, dass es an Ressourcen mangelt, sei es in Form von Teilen oder Technikern, um Wartungsaufgaben rechtzeitig zu erledigen, was dazu führt, dass sie aufgeschoben werden. Ohne eine ordnungsgemäße Verwaltung des Ersatzteilbestands haben die Teams möglicherweise keine Ersatzteile vorrätig, was dazu führen kann, dass Aufgaben auf die lange Bank geschoben werden, da sie nicht erledigt werden können, bis die Teile bestellt und geliefert werden können.
  Ebenso kann eine unzureichende Personalausstattung dazu führen, dass die Teams nicht über das erforderliche Personal verfügen, um die Wartungsaufgaben rechtzeitig zu erledigen. Darüber hinaus können bestimmte Analysen oder Reparaturen für das vorhandene Team zu komplex sein, so dass der Einsatz von Drittanbietern erforderlich wird, die nicht immer verfügbar sind und teuer sein können.
• Unvorhergesehene Notfälle
  Unerwartete Ereignisse können die Aufmerksamkeit und die Ressourcen von routinemäßigen Wartungsaufgaben ablenken. In Notfällen kann es erforderlich sein, Mittel aus der geplanten Instandhaltung umzuwidmen, um das unmittelbare Problem zu lösen. Wenn beispielsweise wichtige medizinische Geräte ausfallen, hat die Gewährleistung der Sicherheit der Techniker Vorrang vor nicht dringenden Instandhaltungsaufgaben wie der Wartung eines funktionierenden HLK-Systems.
• Mangelndes Fachwissen
  Der Wert von Fachkenntnissen kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, wenn es um die Instandhaltung geht. Es ist von entscheidender Bedeutung, über eigenes Personal zu verfügen oder Zugang zu Personen mit Kenntnissen zu haben, um Probleme zu erkennen, bevor sie schwer zu lösen sind. Das Erkennen von Wartungsbedarf kann spezielle Fähigkeiten oder Schulungen erfordern, in die es sich zu investieren lohnt.
• Personalausstattung
  Ein weiteres Hindernis bei der Ermittlung des Wartungsbedarfs ist eine zu dünne Personaldecke. Ohne ausreichendes Personal verzichten die Wartungsteams möglicherweise auf Routinekontrollen, die potenzielle Probleme frühzeitig erkennen könnten. Die Zeit, die für die Überholung und Inspektion von Anlagen eingeplant ist, sollte nicht übersehen werden.
• Die Denkweise der korrektiven Instandhaltung
  Wenn man sich ausschließlich auf die korrektive Instandhaltung verlässt, bei der Probleme erst dann behoben werden, wenn sie auftreten, kann dies auch zu einem Aufschub der Instandhaltung führen. Ohne einen proaktiven Wartungsplan ist es schwierig, die Ursache von Ausfällen zu ermitteln. Außerdem ist die Budgetierung von Instandsetzungsmaßnahmen schwierig, da die Kosten unvorhersehbar sind und ohne entsprechende Daten und Dokumentation schnell eskalieren können.
• Ein Mangel an Leistungsdaten
  Reparaturen können leicht durch die Maschen fallen und vernachlässigt werden, wenn kein metrikorientierter Ansatz verfolgt wird und keine Anstrengungen unternommen werden, die KPIs für die Wartung zu verfolgen.

Da wir nun wissen, was zu einer Verschiebung der Wartung führen kann, wollen wir einen Gang höher schalten und uns ansehen, woran man erkennt, dass dies tatsächlich geschieht.

Anzeichen für unterlassene Instandhaltung erkennen

Die Anzeichen für unterlassene Instandhaltung sind je nach Branche, Anlage und Funktion sehr unterschiedlich.

Hier sind einige universelle Symptome für wartungsbedürftige Geräte:

Worauf ist zu achten?

1. Geräusche - ein Gerät könnte ein anderes Geräusch machen, z. B. ein Klirren, oder lauter werden.
2. Geruch - Brand-, Gas- oder Schimmelgeruch oder irgendetwas anderes, das Sie veranlassen könnte, die Nase zu rümpfen.
3. Vibrationen - wenn das Gerät wackelt oder zittert.
4. Hitze - Maschinen können heiß werden und überhitzen, bevor sie ausfallen.
5. Lecks - wenn Flüssigkeit aus dem Gerät austritt.
6. Schäbigkeit - jede sichtbare Abnutzung, einschließlich Rost, abblätternde Farbe und Risse.

Wenn Sie eines dieser Zeichen entdecken, ist es an der Zeit, Wartungsarbeiten zu planen. Wenn mehrere dieser Anzeichen gleichzeitig auftreten, deutet dies auf einen Rückstand bei der Wartung hin.

Natürlich kann ein Fachmann zahlreiche weitere Anzeichen für unterlassene Instandhaltung feststellen - die obige Liste ist nicht erschöpfend.

Das Wichtigste ist, auf Anzeichen zu achten und mit regelmäßigen Kontrollen zu reagieren. Werden sie ignoriert, kann dies schwerwiegende Folgen haben.

Welche Risiken birgt die unterlassene Instandhaltung?

Zu den Hauptrisiken einer verzögerten Wartung gehören in allen Branchen:

• Kosten für Reparaturen: Ein Aufschub der Wartung kann zu teureren Notreparaturen führen. Außerdem werden die Kosten für Ersatzteile im Laufe der Zeit wahrscheinlich aufgrund der Inflation steigen.
• Geringere Gesamtanlageneffektivität (OEE): Das Aufschieben notwendiger Reparaturen kann die Anlageneffektivitätverringern, waszu einer geringeren Maschinenverfügbarkeit, gestörten Produktionsplänen und einer schlechteren Produktqualität führen kann.
• Sicherheitsrisiken: Unsachgemäß gewartete Geräte können ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen, was die Wahrscheinlichkeit von Unfällen und möglichen OSHA-Verstößen und teuren Geldstrafen erhöht.
• Vermögensverschlechterung: Eine verzögerte Wartung kann die Lebensdauer und den Wert von Anlagen verringern und sogar zu einem vorzeitigen Ausfall der Geräte und einer geringeren Kapitalrendite führen.
• Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften: Verzögerungen bei der Wartung können zu Verstößen gegen Sicherheitsvorschriften oder Bauvorschriften führen, was rechtliche Schritte, Geldstrafen oder die Schließung des Unternehmens zur Folge haben kann.
• Einnahmeverluste: Unerwartete betriebliche Ausfallzeiten aufgrund unterlassener Wartung können sich negativ auf Produktion und Gewinn auswirken. Unternehmen können auch Geschäftskunden oder Kunden aufgrund von Rufschädigung verlieren.
• Vermindertes Wohlbefinden: Wenn wichtige Anlagen nicht wie vorgesehen funktionieren, können übermäßiger Lärm oder andere Verschleißerscheinungen die Arbeitsbedingungen und damit auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter beeinträchtigen.

Strategien zum Abbau des Rückstands bei der Instandhaltung

Es ist wichtig, eine Strategie zu haben, wenn es darum geht, einen Rückstand bei der Instandhaltung aufzuarbeiten.

Es kann helfen, Ihren Instandhaltungsbedarf sorgfältig zu prüfen und die Aufgaben auf der Grundlage von Wichtigkeit, Sicherheit und Hauptzielen zu priorisieren.

Sobald die oben genannten Punkte geklärt sind, ist es sinnvoll, eine Instandhaltungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen.

Es kann hilfreich sein, ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) zu verwenden, das Ihnen hilft, Aufgaben und Ressourcen zu verfolgen, zuzuordnen und zu planen.

Lassen Sie uns das in Schritte unterteilen:

1. Diagnostisches Audit

Führen Sie alle erforderlichen Instandhaltungsmaßnahmen auf, einschließlich der Details zu den betroffenen Anlagen, den erforderlichen Geräten, Materialien oder Werkzeugen, die zur Lösung des Problems benötigt werden. Möglicherweise benötigen Sie die Hilfe Ihres Teams oder eines Wartungstechnikers, um alle Informationen zu erhalten, die für ein Diagnoseaudit erforderlich sind.

2. Risikobewertung

Die Sicherheit hat immer oberste Priorität. Nachdem Sie die anstehenden Aufgaben geprüft haben, ist es an der Zeit, die möglichen Auswirkungen einer Verschiebung zu bedenken. Dabei sollten Sie auch potenzielle Gefahren berücksichtigen, z. B. das Risiko für Ihre Mitarbeiter, die Allgemeinheit oder die Umwelt.

3. Prioritätensetzung

Sobald Sie das unmittelbarste Risiko unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit und der betrieblichen Auswirkungen ermittelt haben, ist es an der Zeit, Prioritäten zu setzen. Führen Sie die Notfallwartung auf der Grundlage der Kritikalität der einzelnen Aufgaben durch.

4. Ressourcenzuteilung

Lenken Sie Personal, Material und Budget so schnell wie möglich auf die Aufgaben mit der höchsten Priorität. Bei der internen Entscheidungsfindung kann es hilfreich sein, die Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen gegen die Kosten für den Ersatz von Wirtschaftsgütern abzuwägen, wenn diese nach einer weiteren Verschlechterung ausfallen.

5. Technologie nutzen

Wenn möglich, ist es jetzt an der Zeit, in Technologien wie CMMS oder IoT-Sensoren (Internet of Things) zu investieren, damit Sie Ihre Anlagen strategischer überwachen und schneller auf mögliche Ausfälle oder Risiken reagieren können. Ein CMMS ermöglicht Ihnen die Planung von Aufgaben, die Verfolgung von Aktivitäten und Ressourcen, die Verwaltung von Beständen und die Aufzeichnung von Echtzeitdaten, die analysiert werden können, um Ausfallzeiten vorzubeugen.

6. Analyse der Grundursache

Sobald die unmittelbaren Risiken für die Sicherheit und die Unternehmensziele beseitigt sind, ist es an der Zeit, aus dem, was schief gelaufen ist, zu lernen. Führen Sie regelmäßige Treffen mit Mitarbeitern, Wartungstechnikern und anderen Beteiligten durch, um Informationen, Ratschläge und Analysen auszutauschen. Klare Kommunikation, gegenseitiges Feedback und eine Kultur der Offenheit werden Ihrem Team helfen, zukünftige Probleme besser zu erkennen.

Vorbeugende Strategien umsetzen

Die Wahl eines proaktiven, präventiven oder vorausschauenden Wartungskonzepts kann Ihnen helfen, den Rückstand bei der Instandhaltung zu verringern, indem Probleme erkannt werden, bevor sie eskalieren, regelmäßige Kontrollen geplant werden und Daten und Software genutzt werden, um Wartungsentscheidungen zu treffen, bevor Probleme kritisch werden. Dieser Ansatz kann die Zuverlässigkeit des Unternehmens verbessern, die Lebensdauer der Anlagen verlängern und unerwartete Ausfallzeiten oder teure Notfallreparaturen verhindern.

Beispiel für aufgeschobene Instandhaltung: Internationaler Flughafen Denver

Der Denver International Airport (DIA) ist ein anschauliches Beispiel für die Herausforderungen und Folgen der unterlassenen Instandhaltung. Trotz milliardenschwerer Erweiterungsinvestitionen hat der Flughafen mit der Instandhaltung seiner bestehenden Infrastruktur zu kämpfen. Eine städtische Prüfung ergab, dass der Flughafen mit der Instandhaltung seiner Gebäude und Geräte in Verzug geraten ist und in den letzten drei Jahren mehr als 7.000 Wartungsarbeiten liegen geblieben sind.

Diese Vernachlässigung der Wartung hat dazu geführt, dass Rolltreppen und Fahrsteige nicht mehr funktionieren, was sich auf den Passagierfluss und die Gesamtfunktionalität des Flughafens auswirkt. Das Wartungsteam, das zu 23 % unterbesetzt ist, wurde häufig zu Notreparaturen abgezogen, so dass Routineinspektionen und Präventivmaßnahmen nicht durchgeführt werden konnten.

Die Situation am DIA veranschaulicht den Schneeballeffekt unterlassener Instandhaltung: Kleinere Probleme eskalieren zu größeren Störungen und verursachen langfristig höhere Kosten durch Notreparaturen und eine geringere Lebenserwartung der Anlagen. Die Konzentration des Flughafens auf Großprojekte bei gleichzeitiger Vernachlässigung der grundlegenden Instandhaltung ist ein abschreckendes Beispiel dafür, wie wichtig es ist, ein Gleichgewicht zwischen Expansion und der wichtigen Aufgabe der Instandhaltung herzustellen.

5 Schritte zur Verringerung der aufgeschobenen Wartung

Wenn man sich die Auswirkungen beim DIA ansieht, wird klar, dass wirksame Managementstrategien entscheidend sind, um ähnliche Folgen zu verhindern. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte, die Sie im Rahmen Ihrer Gebäudewartung in Erwägung ziehen sollten - einige davon mögen offensichtlich sein, andere sind vielleicht weniger offensichtlich, aber ebenso wichtig.

• Schritt 1: Wartungsaktivitäten protokollieren
  Die Zentralisierung von Daten zu Anlagen, Geräten, Arbeitsanforderungen und Arbeitsaufträgen ist entscheidend für den Abbau eines aufgeschobenen Wartungsstaus. Die Investition in ein CMMS- oder EAM-System erfasst wichtige Informationen wie Schraubenschlüsselzeit, Zeit bis zur Fertigstellung, Wartungskosten und Garantien, die für Audits und ROI-Fälle hilfreich sind.
• Schritt 2: Durchführen eines Audits
  Das Sammeln von Daten ermöglicht es Ihnen, das Ausmaß der wartungsbezogenen Probleme zu überprüfen. Zu den wichtigsten Fragen, die dabei zu berücksichtigen sind, gehören das Auslaufen von Garantien, die Häufigkeit und Unvorhersehbarkeit von Anlagenausfällen sowie die Sicherheitsrisiken oder die Auswirkungen auf Personal und Produktion.
• Schritt 3: Priorisierung des Backlogs
  Kategorisieren Sie den Rückstand in Aufgaben mit sofortiger und verzögerter Aufmerksamkeit. Verwenden Sie Kriterien wie Kosten, Zeit bis zur Reparatur, Lebensdauer der Anlage und Reparaturabhängigkeiten, um eine effektive Priorisierung vorzunehmen.
• Schritt 4: Vorbeugende Wartung (PM) einführen oder verstärken
  Vorbeugende Wartungsaufgaben sind entscheidend für die Vermeidung von Notfällen und aufgeschobener Wartung. CMMS-Systeme ermöglichen eine einfache Planung der PM, individuelle Checklisten und laufzeitbasierte PMs.
• Schritt 5: Zusätzliches Budget sichern
  Zeigen Sie, wo Ihr derzeitiges Budget zugewiesen ist, um zusätzliche Mittel zu sichern. Zeigen Sie, wie Investitionen in die Instandhaltung langfristig Geld sparen, indem Sie teure Reparaturen und Ausfallzeiten vermeiden.

Wie man aufgeschobene Wartung mit CMMS und IIoT bekämpft

Software für computergestützte Wartungsmanagementsysteme (CMMS) hilft den Wartungsteams, den Überblick über die Arbeitsaufträge und die Terminplanung zu behalten und die Wartungs-KPIs zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Arbeiten pünktlich abgeschlossen werden.

IIoT-Geräte, wie zustandsüberwachung Sensoren können an Ihren Maschinen installiert werden, um automatisch Schlüsseldaten zu erfassen, wie z. B. Veränderungen bei Vibrationen und Temperatur, die den Zustand Ihrer Ausrüstung anzeigen. Datenanalysesoftware kann dann die Sensordaten analysieren, um genaue Vorhersagen über den Wartungsbedarf Ihrer Geräte zu treffen.

Diese Technologien werden zu Ihren Augen und Ohren und verschaffen Ihnen einen Überblick über die Leistung der Anlagen und den Wartungsbedarf auf der Grundlage von Daten aus den Maschinen selbst. So können Sie die Prioritäten bei der Wartung besser setzen und die Risiken einer aufgeschobenen Wartung verringern.

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