Das alte Sprichwort "Sie bekommen das, wofür Sie bezahlen" trifft sicherlich zu, wenn es um ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS), auch bekannt als Unternehmensvermögensverwaltung (EAM) Software. Diese Programme ermöglichen es Unternehmen, Zeitpläne zu erstellen, zu planen, zu verwalten und Gleisinstandhaltungsarbeiten die mit Geräten, Fahrzeugen oder Anlagen verbunden sind. Der Einsatz eines CMMS hilft Unternehmen, die Lebensdauer ihrer Anlagen zu verlängern, die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsstandards zu gewährleisten, die Abschlussrate zu verbessern und letztendlich die Wartungskosten zu senken.

Aber nicht alle CMMS sind gleich - oder werden gleich verkauft. Tatsächlich kann der Preis für dieselbe Funktionalität enorm variieren. Da der Kauf und die Implementierung eines CMMS eine Investition ist, ist Kostentransparenz bei der Auswahl entscheidend. Dies ist der erste wichtige Schritt, um zu verstehen, warum ein CMMS nicht allein aufgrund des Preises ausgewählt werden sollte - ohne eine vorherige Beschreibung der Preise können versteckte Gebühren für Dienstleistungen wie Schulungen und Support anfallen, und niemand mag Überraschungen bei der Rechnungsstellung.

Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, um sicherzustellen, dass Sie eine gute Investition tätigen.

1. CMMS-Einführung und Schulung

Schätzungsweise 80 % der CMMS-Integrationen bleiben hinter den Erwartungen zurück, weil der Anbieter nicht in der Lage war, Schulungen und Support nach dem Kauf anzubieten. Deshalb ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der vor, während und nach der Implementierung Unterstützung bietet.

Achten Sie nicht nur auf die Einrichtung selbst, sondern auch auf solide Schulungsoptionen, Beratungsdienste und eine Kontoverwaltung, die Ihrem Zeitplan und Ihren Präferenzen entspricht. Die besten Anbieter bieten ihren Kunden Zugang zu persönlichen Schulungen, Anwenderkonferenzen, Online-Lernportalen, Implementierungs- und Beratungsdiensten sowie monatlichen Webinaren und Workshops.

Schließlich sollten Sie herausfinden, ob die Schulung die Funktionalität Ihres gesamten Systems oder nur den Softwareaspekt abdeckt. Der ideale Ansatz bietet eine End-to-End-Schulung für Prozesse, um sicherzustellen, dass die Benutzer verstehen, warum sie etwas im System tun müssen. Dabei wird eine gründliche, rollenbasierte Schulung darüber durchgeführt, was von den Mitarbeitern in den verschiedenen Funktionen erwartet wird.

2. Vor-Ort- oder Cloud-basiertes CMMS

Die Wahl zwischen einer Software-as-a-Service (SaaS)- Lösung oder einer Vor-Ort-Lösung ist eine wichtige Überlegung bei der Auswahl eines CMMS. Das SaaS-Modell, das auch als Cloud-basiert bezeichnet wird, bietet in der Regel niedrigere Gesamtbetriebskosten (TCO) und einen schnelleren Return on Investment (ROI) als herkömmliche, vor Ort installierte Software.

Ein cloudbasiertes System ermöglicht es Wartungsmanagern und Technikern außerdem, Informationen jederzeit und von überall aus einzusehen und einzugeben. Ob an einem Arbeitsplatz in der Anlage oder unterwegs mit einem Smartphone, die in der Cloud gespeicherten Daten sind immer verfügbar. SaaS-Modelle bieten oft verschiedene Abonnementstufen an, so dass Ihr Unternehmen die für Sie am besten geeignete Stufe auswählen kann, mit der Option, sie in Zukunft zu erweitern und zu skalieren.

SaaS-Lösungen sind auch schneller zu implementieren. Außerdem muss sich die IT-Abteilung nicht um Softwareverbesserungen kümmern, da Aktualisierungen automatisch und in Echtzeit vom Entwickler vorgenommen werden. Cloud-basierte Lösungen bedeuten viel weniger Ausfallzeiten des Systems aufgrund von Software-Wartung.

Die Vor-Ort-Option ist immer noch praktikabel, wenn die Software in hoch gesicherten und kontrollierten Datenumgebungen eingesetzt werden soll. Dies bringt jedoch den zusätzlichen Aufwand für interne Wartung und Support mit sich. Auch wenn ein CMMS-System vor Ort anfangs billiger ist als eine SaaS-Lösung, kann es sein, dass Sie auf lange Sicht mehr ausgeben.

3. Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit eines CMMS

Sie werden viel mehr erreichen, wenn Sie so arbeiten können, wie Sie es möchten. Suchen Sie nach einem flexiblen System, mit dem Sie Formularfelder und Layouts konfigurieren, benutzerdefinierte Berichte und Dashboards erstellen, Daten filtern und sortieren und Prioritäten verfolgen können. Es sollte auch eine Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche (UI) enthalten. Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche macht die Verwaltung von Wartungsaktivitäten für jedes Team einfach und erhöht die Akzeptanzrate.

Holen Sie mehr aus Ihrem CMMS heraus und verbessern Sie die Überwachung des Anlagenzustands, indem Sie Daten aus unterschiedlichen Quellen und Geräten zusammenführen und integrieren. Die Integration von Daten aus verschiedenen Geräten erleichtert die Übertragung, verringert die Fehleranfälligkeit manueller Eingaben und ermöglicht schnellere und bessere Wartungsentscheidungen. Letztendlich sollte das CMMS in der Lage sein, Maschinendaten zu integrieren, die verwertbare, ereignisgesteuerte Prozesse liefern - etwas, das Sie möglicherweise nicht bekommen, wenn Sie Ihr CMMS allein nach dem Preis auswählen.

4. Der Mythos der kostenlosen CMMS-Software

Einige Anbieter behaupten, ihr CMMS sei "kostenlos", stellen Ihnen dann aber Telefon- und E-Mail-Support, Hosting-Gebühren, zusätzliche Benutzer und andere Dienste in Rechnung. Bei der Bewertung eines CMMS ist es wichtig, die TCO und den potenziellen ROI zu kennen. Eine erfolgreiche Implementierung sollte nicht allein vom Preis abhängen. Ohne angemessene Unterstützung und Schulung ist eine CMMS-Implementierung weit weniger erfolgversprechend.

Die Verwendung einer Excel-Tabelle zur Verwaltung der Instandhaltung ist zwar eine kostengünstigere Option, kann aber schnell umständlich und schwierig zu verwalten und zu durchsuchen werden. Außerdem kann Excel keine automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen liefern wie ein CMMS-System. Ungeplante Ausfallzeiten sind vorprogrammiert, wenn man von einem Problem an einer Maschine erst erfährt, wenn es zu spät ist. Die Kosten für die Lieferung von Ersatzteilen, die Arbeitskosten und die Verzögerung Ihres Produktionsplans können sehr teuer werden.

Denken Sie daran: Wenn Sie es in Excel können, können Sie es in einem CMMS viel besser.

5. Mehr als CMMS-Software

Anstatt Ihre CMMS-Entscheidung auf den Preis zu stützen, sollten Sie sich nach einem Unternehmen umsehen, das eine umfassende Wartungslösunganbietet - nichtnur Software. Für den Anfang sollte eine ganzheitliche Lösung unbegrenzten Support, Kontoverwaltung, Online- und persönliche Schulungen sowie professionelle Dienstleistungen umfassen. Das ideale System bietet außerdem:

  • Unterstützung des Wartungspersonals bei der Erfassung genauerer Fehlerdaten
  • Automatisierung von Arbeitsabläufen
  • Aufzeichnung der Wartungskosten für bessere Budgetentscheidungen
  • Ermöglicht den Mitarbeitern eine einfache Planung und Terminierung der Wartung
  • Bestimmung kritischer und/oder wichtiger Ersatzteile, Verfolgung von Garantiedaten und Bereitstellung von Prozessen für die Aufarbeitung und Wiederherstellung von Geräten
  • Messen Sie wichtige KPIs, wie z. B. Maschinenstillstandszeiten (bzw. Betriebszeiten), Arbeit, Leistung, Schraubenschlüsselzeit, Fehler und Pareto-Daten
  • Informationen in Reichweite des Technikers platzieren

Weitere Informationen über die Auswahl eines computergestützten Instandhaltungsmanagementsystems finden Sie unter 5 häufige Fehler bei der Auswahl von CMMS.

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